如何为您的企业雇用虚拟助理

忙碌的专业人士总是可以在一天中使用更多的时间，而决定聘请虚拟助理 (VA) 是创造这段时间的最佳方式之一，也是最受推荐的方式之一。 VA 提供几乎所有您能想到的可以远程执行的支持服务。 他们与个人、个体创业者、小型企业、中型团队、企业等合作。

有处理基本管理任务的一般 VA，也有在更高级别任务、特定行业或两者都有高级经验的专业 VA。 当你开始挑选你的任务时，你会意识到几乎所有的任务都可以教给其他人。 虽然你不能总是找到像你一样思考的人，但有很多 VA 能够像你一样行事。

不同类型的虚拟助手

VA 有几种不同的工作方式：

• VA 经营自己的业务。 他们能够收取更多费用，通常起价为每小时 25 美元左右，然后随着他们的职业生涯继续提高收费率。 他们设定自己的时间表，并确定他们将执行和不执行的任务。
• VA 为一家将客户与 VA 连接起来的公司工作。 他们的费率通常较低，从每小时 10 美元到 15 美元不等。
• VA 通过诸如 Fiverr 之类的微型工作站点与客户连接。 他们不是持续受雇，而是为客户执行快速、一次性的工作。 费率很低，甚至低于通过公司雇用 VA，因为任务很简单和/或 VA 才刚刚开始他们的职业生涯。

虽然许多国际 VA 收取额外费用，但根据他们在世界上的位置和生活成本，有些会收取超低的小时费率。 如果聘请母语为英语的人不是您的主要关注点，那么即使您的预算很少，您也可以获得很多帮助。

一般与专业虚拟助理

一般 VA 可以处理日常管理工作和流程 - 帮助您经营业务的任务，但不一定会发展业务。 这包括安排旅行、管理收件箱、安排博客文章和进行研究等任务。 专业的 VA 在某些与增长相关的技能方面有进步，例如客户服务、照片编辑或营销您的社交媒体平台。

将工作外包给一般 VA 时，您应该为他们提供详细的培训和分步流程。 将工作外包给专业的 VA 时，您可以告诉他们您希望得到的结果——您正在聘请专家，因此他们知道交付结果的最佳方式。

雇用虚拟助理的利弊

最终，决定聘请虚拟助理对几乎任何专业人士来说都是一个很好的举措，但它确实有一些缺点。

优点

• 您无法忍受的工作可以移交。
• 您可以选择减少工作时间或利用当前工作时间做更多工作。
• 整体上你会更有效率。 两个人而不是一个人工作； 即使您请假，工作也会完成； 并且您将有更多时间专注于高级任务。
• 无论这些热情是否与工作有关，都会有更多的时间来追求您的热情。
• 如果您是一名个体创业者，雇用一名 VA 会给您提供管理他人的经验，如果您计划发展业务并雇用一个团队，您将需要这些经验。 同时，您无需雇用现场工作人员即可获得所需的帮助。
• 由于 VA 是远程工作的，因此您可以选择一个巨大的池，而不必与本地人一起去。

缺点

• 您可能无法在第一次尝试时就找到完美的 VA，虽然您仍在处理 100% 的任务，但您必须寻找、采访和试用 VA。
• 培训、管理和与 VA 沟通可能会占用您的大量时间，因此您必须确保考虑到它需要的额外时间和工作，这仍然值得。
• 您必须将一些您喜欢做的任务外包出去，因为您知道它们会浪费您的时间。
• 在您的业务中信任其他人是一件令人生畏的事情，尤其是在他们可以访问敏感信息的情况下。

如何查找、雇用和管理虚拟助手

将 VA 添加到您的工作流程需要大量工作，但如果您能够以有组织的、有意识的方式进行，您的企业可以在几个月后蓬勃发展。

决定分配哪些任务

VA 处理各种各样的任务，从文书工作、数据输入和收件箱管理到创意写作、平面设计、营销和网站开发。 想想你经常做的那些需要很多时间而且你不是专家的任务。与其花时间去了解一个低级任务的更多信息，为什么不聘请一个已经是一个虚拟助手的虚拟助手呢？专家呢？

如果您可以比 VA 更好地完成任务，并且该任务是您业务的一大块，请不要将其外包。 此外，尽量不要雇用专门从事（因此收费）该任务的 VA。 例如，作为一名自由作家，我不需要 VA 来为我写作、编辑或校对。 我可能会聘请一位能够掌握这些技能的虚拟助理，以及我实际需要的其他几项技能，但我会避免使用主要与写作相关的 VA——当那是我的专业领域时，为什么要为该专业知识付费？

对所有任务进行分类

列出您所做的每一项任务，无论大小。 然后，将它们分为四类：

1. 你擅长和喜欢做的高价值任务
2. 你擅长和喜欢做的低价值任务，即使它们并没有很好地利用你的时间
3. 你讨厌做的任务
4. 你不够熟练的任务

您绝对应该为自己保留的唯一任务是第一类中的任务。 对于其他一切，请聘请虚拟助手。 此外，现在是从您的业务中完全取消某些任务的好时机 - 您可能可以摆脱一些无谓的负担。

算一算

在决定外包什么时，您将不得不处理一些数字。 您必须从外包工作中获得比您支付 VA 的金额更多的价值。

例如，假设您每小时赚 100 美元，VA 每小时赚 25 美元。 您希望他们为您寻找潜在的自由职业。 你知道一个自由职业者每月可以支付大约 1,000 美元。 如果他们花费 40 小时寻找工作职位，而您找到了他们找到的其中一份工作，则在一个月内您将实现收支平衡，而在两个月内，您将通过支付 VA 的金额获利。 此外，在这 40 小时内，您可能会从事其他类型的收费工作，这意味着您会更快地看到利润。

为您分配的每项任务计算出数学可能需要很多时间，但这是值得的。 我们的目标是用你付出的代价得到一些回报，无论是实际的金钱还是其他有价值的东西，比如和孩子在一起的时间，更多的假期或时间来投资一个明年就会有回报的项目。

为了一开始就保持简单，请为时薪低于您的收入的任何事情聘请虚拟助理。 因此，如果某件事的成本低于您在该小时工作中的收入，请将其外包。 您从高价值任务中获得的收益将用于支付您的 VA。

为每个任务创建详细说明

为每项任务创建标准操作程序 (SOP)。 定期更新 SOP 以配合新策略并澄清 VA 令人困惑的要点。 过时的 SOP 没有多大价值。 考虑将 SOP 存储在 Google Drive 中，以便您和您的 VA 可以在评论中相互标记并留下笔记。

包括尽可能多的细节——假设 VA 一无所知。 过度解释总比解释不足好。 确保添加指向他们必须使用的任何工具或软件的链接。 您可能需要创建额外的 SOP 或培训材料，以使他们快速了解这些工具。

只要有可能，包括填空模板。 例如，如果您的 VA 将在社交媒体上为您发帖，则模板将确保每个帖子都包含必要的信息并遵循您的品牌和声音。

确定何时需要虚拟助手工作

在您聘请 VA 之前，您必须知道他们每周和/或每月需要工作多少小时，以及有关该工作何时进行的任何具体信息。 例如，如果您的 VA 将管理您的收件箱，您可能希望他们每天早上在您当天第一次查看电子邮件之前工作。 您可能希望有人在不同的时区，他的一天比您早几个小时开始。

此外，决定何时需要 VA 进行通信，这可能与他们的工作时间不同（尽管他们应该为通信时间付费）。 例如，您可能需要 VA 在您工作的时间里工作，但您可能还想在每个星期日下午与下一周的基本情况联系。 请记住，如果您从不同的州或国家/地区雇用 VA，则必须考虑时区差异以及不同的庆祝活动和假期。

寻找潜在的虚拟助理

在像 Upwork 这样的自由职业者平台上搜索 VA。 您可以发布您的职位描述和/或对 VA 个人资料进行分类。 一些像这样的平台还会跟踪时间和管理付款，从而减轻您的管理负担。 此外，您可以在 Craigslist 上列出工作职位，但您不会获得任何特定于平台的管理特权。

当您发布职位描述时，请在其中隐藏一个指标。 例如，在职位描述的四分之三，你可以写下，“在你的回复中使用‘斑马’。” 这将告诉您哪些回复者实际上仔细阅读了整个招聘信息。 您还可以在职位描述中说出您的姓名，并查看谁对您的回复进行了自定义。 不按你的名字称呼你不一定是一个交易破坏者，但专业和注重细节的 VA 会抓住机会个性化他们的回应。

您还可以与雇用 VA 并将其与客户配对的公司合作。 这意味着您可以跳过搜索、面试和选择过程。 此外，公司拥有大量具有不同技能的 VA，因此您很可能会找到您所需要的。

要求他们参加考试

创建一个测试作业，代表您需要 VA 处理的最重要或最复杂的任务。 明确你需要什么以及需要多长时间，并让他们告诉你他们花了多长时间。

为测试支付 VA 是合乎道德的——有些客户不会提供付款，但这是正确的做法。 少量的固定费用是合适的； 您不必为每个 VA 的费率定制付款。

采访您感兴趣的虚拟助手

进行电话或视频采访，以更好地了解您的潜在 VA。 您将能够评估他们对工作的兴趣程度以及他们接受您所谈论内容的速度。 此外，如果精通英语对您很重要，口头面试将帮助您评估他们的能力。 如果 VA 不愿意接听电话或进行视频通话，请考虑这表明您不应该与他们合作。

从试用开始

即使 VA 在工作申请、测试和面试中取得优异成绩，他们也可能不适合长期工作。 有些人很擅长找到工作，但他们很快就会失去动力并开始表现不佳。 此外，您无法知道他们是否会在您提前分配给他们的每项任务中表现出色。

在试用基础上，您可以尝试一起工作，您将看到他们是否可以处理任务和工作量。 给它一些时间——一个月到六周是期望 VA 调整的合理时间，但如果你愿意，你可以给他们整整三个月的时间来证明自己。 提前与 VA 了解试用期 - 让他们知道将持续多长时间以及在此期间您需要查看什么。

为任务设置时间限制

始终设置时间限制。 告诉 VA 某项任务应该花费多长时间或者他们应该在什么时候停止（比如 X 小时后）。 如果他们还没有完成任务，他们仍然应该停下来与你联系。 否则，本应花费 3 小时的任务可能需要 15 个小时，这将比您的预算高出很多。

安排定期入住

定期与您的 VA 保持联系，就像每天或每周一样。 了解他们正在做什么、他们最近完成了什么以及他们是否有任何问题。 让他们填写一份要求提供以下信息的报告：

• 当周完成的任务或项目
• 花在每个任务或项目上的时间
• 他们仍在处理的任务或项目
• 他们面临的挑战或问题
• 他们认为需要的额外培训
• 反馈、想法或问题

您还可以使用项目跟踪器，例如看板或带有更新的简单电子表格，以便您可以随时弹出并找出任务和项目状态。

营造开放文化

那些定期签到是向您的 VA 展示他们对您的开放和诚实的最佳时机。 您的 VA 是您团队的一部分，即使您只是一个由两人组成的团队。 他们应该很自在地分享他们的想法和意见，特别是如果他们认为你们中的任何一个都有更有效的方式来完成工作。

最后的想法

选择聘请虚拟助理是减轻大部分工作负担的一种经济高效的方式。 除了他们的小时费率，在使用 VA 时几乎不需要担心开销。 外包一堆任务意味着你可以真正开始像企业家一样工作，通过尽可能多的高价值任务来填补你的时间。

事实是，无论您是否认为可以外包某些任务，在某个时候您都必须这样做。 企业主通常会碰壁并意识到自己不可能处理所有事情。 无论是容易进行过渡还是您正在努力弄清楚如何信任某人与您的业务，它最终必须发生。 否则，您将面临精疲力竭的风险，这意味着工作时间长、注意力不集中、睡眠不佳、感觉自己快要淹死了，并且余生的时间或精力都为零。

想要更多地进入成长心态吗？ 将您的工作外包给 VA 只是皮毛。 查看这篇关于投资于您自己和您的企业的重要性的文章。

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