Jak zatrudnić wirtualnego asystenta dla swojej firmy

Zapracowani profesjonaliści zawsze mogą wykorzystać więcej godzin w ciągu dnia, a decyzja o zatrudnieniu wirtualnego asystenta (VA) jest jednym z najlepszych i najbardziej polecanych sposobów na wygospodarowanie tego czasu. VA zapewniają prawie każdy rodzaj usługi wsparcia, o której myślisz, a którą można wykonać zdalnie. Współpracują z osobami fizycznymi, jednoosobowymi, małymi firmami, średnimi zespołami, przedsiębiorstwami itp.

Istnieją ogólne VA, które zajmują się podstawowymi zadaniami administracyjnymi, oraz wyspecjalizowane VA, które mają zaawansowane doświadczenie w zadaniach wyższego poziomu, określonych branżach lub obu. Kiedy zaczniesz rozdzielać swoje zadania, zdasz sobie sprawę, że prawie wszystkich z nich można nauczyć kogoś innego. I chociaż nie zawsze możesz znaleźć kogoś, kto będzie myślał tak jak ty, jest wielu VA, którzy będą mogli zachowywać się jak ty.

Różne typy wirtualnych asystentów

Istnieje kilka różnych sposobów działania VA:

• VA prowadzi własną działalność gospodarczą. Są w stanie pobierać więcej, zwykle zaczynając od 25 USD za godzinę, a następnie podnosząc stawkę w miarę kontynuowania kariery. Ustalają własny harmonogram i określają, jakie zadania będą wykonywać, a których nie.
• VA pracuje dla firmy, która łączy klientów z VA. Ich stawka jest zwykle niższa i wynosi od 10 do 15 dolarów za godzinę.
• VA łączy się z klientami za pośrednictwem witryny mikropracy, takiej jak Fiverr. Zamiast być zatrudnieni na bieżąco, wykonują szybkie, jednorazowe zlecenia dla klientów. Stawki są niskie, nawet niższe niż zatrudnienie VA przez firmę, ponieważ zadania są proste i/lub VA jest na samym początku kariery.

Podczas gdy wiele międzynarodowych VA pobiera premię, niektórzy mają bardzo niską stawkę godzinową, w zależności od tego, gdzie się znajdują na świecie i od kosztów utrzymania. Jeśli zatrudnienie native speakera nie jest Twoim głównym problemem, możesz uzyskać dużą pomoc, nawet jeśli Twój budżet jest niewielki.

Ogólni a wyspecjalizowani wirtualni asystenci

Ogólne urządzenie wirtualne może obsługiwać codzienną pracę i procesy administracyjne — zadania, które pomagają prowadzić firmę, ale niekoniecznie ją rozwijają. Obejmuje to takie zadania, jak organizowanie podróży, zarządzanie skrzynką odbiorczą, planowanie wpisów na blogu i przeprowadzanie badań. Specjalista VA jest zaawansowany w pewnych umiejętnościach związanych z rozwojem, takich jak obsługa klienta, edycja zdjęć lub marketing platform społecznościowych.

Kiedy zlecasz pracę ogólnemu VA, powinieneś zapewnić im szczegółowe szkolenie i szczegółowe procedury. Zlecając pracę wyspecjalizowanej firmie wirtualnej, możesz powiedzieć im, jakich wyników oczekujesz – zatrudniasz eksperta, aby znali najlepszy sposób na osiągnięcie wyników.

Plusy i minusy zatrudniania wirtualnego asystenta

Ostatecznie decyzja o zatrudnieniu wirtualnego asystenta jest świetnym posunięciem dla praktycznie każdego profesjonalisty, ale ma kilka wad.

Plusy

• Praca, której nie możesz znieść, może zostać zlecona.
• Masz możliwość pracy krócej lub więcej godzin, w których aktualnie pracujesz.
• Będziesz ogólnie bardziej produktywny. Zamiast jednej będą pracować dwie osoby; praca zostanie wykonana, nawet jeśli weźmiesz wolne; i będziesz mieć więcej czasu na skupienie się na zadaniach wysokiego poziomu.
• Będzie więcej czasu na realizowanie swoich pasji, niezależnie od tego, czy są to pasje związane z pracą, czy nie.
• Jeśli jesteś samodzielnym przedsiębiorcą, zatrudnienie VA da Ci doświadczenie w zarządzaniu innymi, które będzie Ci potrzebne, jeśli planujesz rozwijać swoją firmę i zatrudniać zespół. W międzyczasie możesz uzyskać potrzebną pomoc bez zatrudniania personelu na miejscu.
• Ponieważ VA pracują zdalnie, masz ogromną pulę do wyboru, zamiast iść z kimś lokalnym.

Cons

• Możesz nie znaleźć idealnego VA za pierwszym razem, a podczas gdy nadal wykonujesz 100% swoich zadań, będziesz musiał znaleźć, przeprowadzić wywiad i wypróbować VA.
• Szkolenie, zarządzanie i komunikowanie się z VA może zająć dużo czasu, więc musisz upewnić się, że nadal jest to warte, biorąc pod uwagę dodatkowy czas i nakład pracy, który będzie wymagał.
• Będziesz musiał zlecić na zewnątrz niektóre zadania, które lubisz wykonywać, ponieważ wiesz, że to dla ciebie strata czasu.
• Powierzenie swojej firmie komuś innemu jest zniechęcające, zwłaszcza jeśli ma on dostęp do poufnych informacji.

Jak znaleźć, zatrudnić i zarządzać wirtualnym asystentem

Dodanie urządzenia wirtualnego do przepływu pracy wymaga dużo pracy, ale jeśli jesteś w stanie zrobić to w zorganizowany, celowy sposób, Twoja firma może dobrze prosperować za kilka miesięcy.

Zdecyduj, które zadania przypisać

Istnieją różne rodzaje zadań, które wykonują VA, od pracy biurowej, wprowadzania danych i zarządzania skrzynką odbiorczą po kreatywne pisanie, projektowanie graficzne, marketing i tworzenie stron internetowych. Myśleć o zadaniach można zrobić w sposób regularny, które zajmują dużo czasu i że nie jesteś ekspertem. Zamiast poświęcenie czasu, aby dowiedzieć się więcej o zadania niskiego poziomu, dlaczego nie zatrudnić wirtualnego asystenta, który znajduje się już ekspert w tym?

Jeśli potrafisz wykonać zadanie lepiej niż VA, a zadanie jest ogromnym elementem Twojej firmy, nie zlecaj tego na zewnątrz. Staraj się również nie zatrudniać VA, którzy specjalizują się w tym zadaniu (a zatem pobierają za niego opłaty). Na przykład, jako niezależny pisarz, nie potrzebuję VA do pisania, edytowania lub korekty dla mnie. Mogę zatrudnić wirtualnego asystenta, który potrafi wykonać te umiejętności, a także kilka innych, których naprawdę potrzebuję, ale uniknę VA, którego główna oferta dotyczy pisania – po co płacić za tę wiedzę, skoro jest to moja specjalizacja?

Kategoryzuj wszystkie swoje zadania

Zrób listę wszystkich wykonywanych zadań, dużych lub małych. Następnie podziel je na cztery kategorie:

1. Zadania o wysokiej wartości, w których jesteś dobry i które lubisz wykonywać
2. Zadania o niskiej wartości, w których jesteś dobry i które lubisz wykonywać, nawet jeśli nie są zbyt dobrym sposobem na wykorzystanie Twojego czasu
3. Zadania, których nienawidzisz robić
4. Zadania, do których nie masz wystarczających umiejętności

Jedyne zadania, które absolutnie powinieneś zachować dla siebie, to te z pierwszej kategorii. Do wszystkiego innego zatrudnij wirtualnego asystenta. Jest to również dobry moment, aby całkowicie wyeliminować niektóre zadania z Twojej firmy – prawdopodobnie jest jakiś martwy ciężar, którego możesz się pozbyć.

Zrobić matematykę

Przy podejmowaniu decyzji, co zlecić na zewnątrz, będziesz musiał złamać kilka liczb. Musisz uzyskać większą wartość z outsourcingu pracy niż kwota, którą płacisz VA.

Załóżmy na przykład, że zarabiasz 100 USD na godzinę, a VA zarabia 25 USD na godzinę. Chcesz, aby szukali dla Ciebie potencjalnych koncertów freelancerskich. Wiesz, że jeden niezależny koncert może zapłacić około 1000 USD miesięcznie. Jeśli spędzą 40 godzin na przeszukiwaniu stanowisk pracy i wylądujesz jedną z tych, które znajdą, w ciągu miesiąca osiągniesz próg rentowności, aw ciągu dwóch miesięcy zarobisz na kwocie, którą zapłaciłeś VA. Ponadto w ciągu tych 40 godzin możesz pracować nad innymi rodzajami płatnej pracy, co oznacza, że ​​zysk osiągniesz jeszcze wcześniej.

Obliczenie matematyki dla każdego przydzielonego zadania może zająć dużo czasu, ale warto. Celem jest otrzymanie czegoś w zamian za to, co płacisz, bez względu na to, czy są to prawdziwe pieniądze, czy coś innego, co ma wartość, na przykład czas spędzony z dziećmi, więcej dni urlopu lub godzin na zainwestowanie w projekt, który zwróci się w przyszłym roku.

Aby na początku było to proste, zatrudnij wirtualnego asystenta za wszystko, co ma niższą stawkę godzinową niż zarabiasz. Jeśli więc coś będzie Cię kosztować mniej, niż zarobiłabyś za tę godzinę pracy, zleć to. To, co zarobisz na zadaniach o wysokiej wartości, zapłaci za Twój VA.

Utwórz szczegółowe instrukcje dla każdego zadania

Utwórz standardową procedurę operacyjną (SOP) dla każdego zadania. Regularnie aktualizuj SOP, aby koordynować z nowymi strategiami i wyjaśniać punkty, które są mylące dla VA. Przestarzały SOP nie jest wiele wart. Zastanów się nad przechowywaniem SOP na Dysku Google, aby Ty i Twój VA mogliście się wzajemnie oznaczać w komentarzach i zostawiać notatki.

Podaj jak najwięcej szczegółów – załóżmy, że VA nic nie wie. Lepiej wyjaśniać przesadnie niż niedostatecznie wyjaśniać. Pamiętaj, aby dodać linki do wszelkich narzędzi lub oprogramowania, z których będą musieli korzystać. Być może będziesz musiał stworzyć dodatkowe SOP lub materiały szkoleniowe, aby zapoznać się z tymi narzędziami.

Jeśli to możliwe, dołącz szablony do wypełniania pustych miejsc. Na przykład, jeśli Twój VA będzie publikował dla Ciebie w mediach społecznościowych, szablon zapewni, że każdy post będzie zawierał niezbędne informacje i będzie podążał za Twoją marką i głosem.

Określ, kiedy potrzebujesz wirtualnego asystenta do pracy

Zanim będziesz mógł zatrudnić VA, musisz wiedzieć, ile godzin tygodniowo i/lub miesięcznie będą musieli przepracować, a także wszelkie szczegóły dotyczące tego, kiedy ta praca powinna się odbyć. Na przykład, jeśli Twój VA będzie zarządzać Twoją skrzynką odbiorczą, możesz chcieć, aby pracowali wcześnie rano, zanim po raz pierwszy sprawdzisz pocztę e-mail tego dnia. Możesz chcieć kogoś w innej strefie czasowej, którego dzień zaczyna się kilka godzin przed twoim.

Zdecyduj również, kiedy chcesz, aby VA był dostępny do komunikacji, które mogą różnić się od ich godzin pracy (chociaż należy im zapłacić za czas komunikacji). Na przykład możesz potrzebować VA do pracy w godzinach, w których pracujesz, ale możesz również chcieć kontaktować się z bazą o nadchodzącym tygodniu w każdą niedzielę po południu. Pamiętaj, że jeśli zatrudniasz VA z innego stanu lub kraju, musisz uwzględnić różnice w strefach czasowych oraz różne uroczystości i święta.

Znajdź potencjalnych wirtualnych asystentów

Szukaj VA na platformie freelancerów, takiej jak Upwork. Możesz opublikować opis stanowiska i/lub sortować profile VA. Niektóre platformy, takie jak ta, będą również śledzić godziny i zarządzać płatnościami, co ułatwia administratorowi. Dodatkowo możesz umieścić ofertę pracy na Craigslist, ale nie otrzymasz żadnych korzyści związanych z zarządzaniem platformą.

Kiedy publikujesz opis stanowiska, ukryj w nim wskaźnik. Na przykład w trzech czwartych opisu stanowiska możesz napisać „Użyj słowa „zebra” w swojej odpowiedzi”. Dzięki temu dowiesz się, którzy respondenci dokładnie przeczytali całą ofertę pracy. Możesz również podać swoje imię i nazwisko w opisie stanowiska i zobaczyć, kto dostosowuje do Ciebie swoją odpowiedź. Brak zadzwonienia do ciebie po imieniu niekoniecznie jest zerwaniem umowy, ale profesjonalni i zorientowani na szczegóły VA skorzystają z szansy na spersonalizowanie swojej odpowiedzi.

Możesz również współpracować z firmą, która wynajmuje VA i łączy ich z klientami. Oznacza to, że możesz pominąć proces wyszukiwania, rozmowy kwalifikacyjnej i selekcji. Ponadto firmy dysponują dużymi pulami VA o różnych umiejętnościach, więc prawdopodobnie znajdziesz dokładnie to, czego potrzebujesz.

Poproś ich o wykonanie testu

Utwórz zadanie testowe, które jest reprezentatywne dla najważniejszego lub złożonego zadania, do którego obsługi potrzebujesz urządzenia wirtualnego. Jasno określ, czego potrzebujesz i ile czasu powinno to zająć, i poproś ich, aby powiedzieli, ile czasu na to spędzili.

Płacenie VA za test jest etyczne – niektórzy klienci nie oferują płatności, ale jest to słuszne. Właściwa jest niewielka zryczałtowana opłata; nie musisz dostosowywać płatności do stawki każdego VA.

Wywiad z wirtualnymi asystentami, którymi jesteś zainteresowany

Przeprowadź wywiad telefoniczny lub wideo, aby lepiej poznać potencjalnego VA. Będziesz mógł ocenić, jak bardzo są zainteresowani pracą i jak szybko łapią to, o czym mówisz. Ponadto, jeśli dobra znajomość języka angielskiego jest dla Ciebie ważna, rozmowa ustna pomoże Ci ocenić ich umiejętności. Jeśli VA nie chce rozmawiać przez telefon lub wideo, uważaj, że to znak, że nie powinieneś z nimi pracować.

Rozpocznij na podstawie próbnej

Nawet jeśli VA asystuje przy podawaniu o pracę, teście i rozmowie kwalifikacyjnej, mogą nie być odpowiednie na dłuższą metę. Niektórzy ludzie świetnie radzą sobie z lądowaniem, ale szybko tracą rozpęd i zaczynają słabnąć. Nie możesz też wiedzieć, czy będą świetni w każdym zleconym im wcześniej zadaniu.

Wersja próbna pozwala obojgu poeksperymentować ze wspólną pracą, a zobaczysz, czy poradzą sobie z zadaniami i obciążeniem pracą. Daj mu trochę czasu – jeden miesiąc do sześciu tygodni to rozsądna ilość czasu, aby oczekiwać, że VA się przystosuje, ale jeśli chcesz, możesz dać im pełne trzy miesiące, aby się wykazać. Bądź szczery z VA na temat okresu próbnego – daj im znać, jak długo potrwa i co musisz w tym czasie zobaczyć.

Ustaw limity czasu dla zadań

Zawsze ustalaj limity czasowe. Powiedz VA, ile czasu powinno zająć dane zadanie lub w którym momencie powinni się zatrzymać (np. po X godzinach). Jeśli nie ukończyli zadania, powinni zatrzymać się i skontaktować z Tobą. W przeciwnym razie zadanie, które powinno zająć trzy godziny, może zająć 15, co będzie kosztować znacznie więcej niż zaplanowałeś.

Zaplanuj regularne zameldowanie

Bądź w stałym kontakcie ze swoim VA, na przykład każdego dnia lub tygodnia. Dowiedz się, nad czym pracują, co ostatnio ukończyli i czy mają jakieś pytania. Niech wypełnią raport z prośbą o podanie następujących informacji:

• Zadania lub projekty ukończone w tym tygodniu
• Czas spędzony na każdym zadaniu lub projekcie
• Zadania lub projekty, nad którymi nadal pracują
• Wyzwania lub problemy, z którymi się borykali
• Dodatkowe szkolenie, którego czują, że potrzebują
• Informacje zwrotne, pomysły lub pytania

Możesz także użyć narzędzia do śledzenia projektu, takiego jak tablica kanban lub prosty arkusz kalkulacyjny z aktualizacjami, dzięki czemu możesz w dowolnym momencie wskoczyć i sprawdzić status zadania i projektu.

Stwórz kulturę otwartości

Te regularne meldunki to idealny czas, aby pokazać swojemu VA, jak bardzo mogą być wobec Ciebie otwarci i uczciwi. Twój VA jest częścią twojego zespołu, nawet jeśli jesteś tylko zespołem dwóch osób. Powinni czuć się na tyle swobodnie, aby dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami, zwłaszcza jeśli uważają, że istnieje bardziej wydajny sposób na wykonanie pracy przez któreś z was.

Końcowe przemyślenia

Zatrudnienie wirtualnego asystenta to opłacalny sposób na odciążenie dużej części Twojej pracy. Oprócz stawki godzinowej, nie musisz martwić się o koszty ogólne, gdy włączasz VA. Outsourcing pakietu zadań oznacza, że ​​możesz naprawdę zacząć pracować jak przedsiębiorca, wypełniając swój czas jak największą liczbą zadań o najwyższej wartości.

Prawda jest taka, że ​​niezależnie od tego, czy uważasz, że możesz zlecić wykonanie niektórych zadań, w pewnym momencie będziesz musiał to zrobić. Właściciele firm zazwyczaj uderzają w ścianę i zdają sobie sprawę, że nie da się samemu żonglować wszystkim. Niezależnie od tego, czy przejście jest łatwe, czy też nie potrafisz wymyślić, jak zaufać komuś w swojej firmie, w końcu musi się to wydarzyć. W przeciwnym razie ryzykujesz wypalenie, co oznacza długie dni pracy, chwiejną koncentrację, słaby sen, uczucie, że toniesz i nie masz czasu ani energii do końca życia.

Chcesz jeszcze bardziej zagłębić się w nastawienie na rozwój? Zlecanie pracy VA to tylko drapanie powierzchni. Przeczytaj ten artykuł o znaczeniu inwestowania w siebie i swój biznes.

Polecane zdjęcie za pośrednictwem LanKogal / shutterstock.com