Comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise

Les professionnels occupés peuvent toujours utiliser plus d'heures dans leur journée, et décider d'embaucher un assistant virtuel (AV) est l'un des moyens les meilleurs et les plus recommandés pour créer ce temps. Les AV fournissent à peu près tous les types de services d'assistance auxquels vous pouvez penser et qui peuvent être effectués à distance. Ils travaillent avec des particuliers, des solopreneurs, des petites entreprises, des équipes de taille moyenne, des entreprises, etc.

Il existe des assistants virtuels généraux qui gèrent les tâches administratives de base et des assistants virtuels spécialisés qui ont une expérience avancée dans des tâches de niveau supérieur, des industries spécifiques ou les deux. Lorsque vous commencerez à séparer vos tâches, vous vous rendrez compte que presque toutes peuvent être enseignées à quelqu'un d'autre. Et bien que vous ne puissiez pas toujours trouver quelqu'un pour penser comme vous, il y a beaucoup de conseillers virtuels qui seront capables d'agir comme vous.

Différents types d'assistants virtuels

Les VA fonctionnent de différentes manières :

• Le VA gère sa propre entreprise. Ils sont en mesure de facturer plus, en commençant généralement autour de 25 $ de l'heure, puis en augmentant leur tarif au fur et à mesure de leur carrière. Ils établissent leur propre calendrier et déterminent les tâches qu'ils effectueront ou non.
• Le VA travaille pour une entreprise qui connecte les clients avec les VA. Leur taux est généralement inférieur, allant de 10 $ à 15 $ l'heure.
• Le VA se connecte avec les clients via un site de micro-travail, comme Fiverr. Au lieu d'être employés sur une base continue, ils effectuent des travaux rapides et ponctuels pour les clients. Les tarifs sont bas, voire inférieurs à l'embauche d'un VA en entreprise car les tâches sont simples et/ou le VA est en tout début de carrière.

Alors que de nombreux VA internationaux facturent une prime, certains auront un taux horaire très bas en fonction de l'endroit où ils se trouvent dans le monde et du coût de la vie. Si l'embauche d'un anglophone n'est pas votre principale préoccupation, vous pouvez obtenir beaucoup d'aide même si votre budget est petit.

Assistants virtuels généraux ou spécialisés

Un VA général peut gérer le travail et les processus administratifs quotidiens - les tâches qui vous aident à gérer votre entreprise, mais ne la développeront pas nécessairement. Cela inclut des tâches telles que les préparatifs de voyage, la gestion de votre boîte de réception, la planification des articles de blog et la réalisation de recherches. Un VA spécialisé est avancé dans certaines compétences liées à la croissance, comme le service client, la retouche photo ou la commercialisation de vos plateformes de médias sociaux.

Lorsque vous sous-traitez le travail à un VA général, vous devez leur donner une formation détaillée et des processus étape par étape. Lorsque vous sous-traitez le travail à un VA spécialisé, vous pouvez lui indiquer les résultats que vous espérez – vous embauchez un expert, afin qu'il connaisse la meilleure façon d'obtenir des résultats.

Avantages et inconvénients de l'embauche d'un assistant virtuel

En fin de compte, décider d'embaucher un assistant virtuel est une excellente décision pour pratiquement n'importe quel professionnel, mais cela comporte quelques inconvénients.

Avantages

• Le travail que vous ne supportez pas de faire peut être transféré.
• Vous avez la possibilité de travailler moins d'heures ou d'en faire plus avec les heures que vous travaillez actuellement.
• Vous serez globalement plus productif. Deux personnes travailleront au lieu d'une; le travail sera fait même lorsque vous vous absentez ; et vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur des tâches de haut niveau.
• Vous aurez plus de temps pour poursuivre vos passions, que ces passions soient liées au travail ou non.
• Si vous êtes un entrepreneur solo, l'embauche d'un VA vous donnera l'expérience de la gestion des autres, dont vous aurez besoin si vous envisagez de développer votre entreprise et d'embaucher une équipe. En attendant, vous pouvez obtenir l'aide dont vous avez besoin sans embaucher du personnel sur place.
• Étant donné que les assistants virtuels travaillent à distance, vous avez le choix entre un vaste bassin au lieu d'avoir à faire appel à une personne locale.

Les inconvénients

• Vous ne trouverez peut-être pas le VA parfait du premier coup, et pendant que vous gérez toujours 100% de vos tâches, vous devrez trouver, interviewer et essayer des VA.
• La formation, la gestion et la communication avec un assistant virtuel peuvent prendre beaucoup de temps, vous devez donc vous assurer que cela en vaut toujours la peine compte tenu du temps et du travail supplémentaires que cela nécessitera.
• Vous devrez sous-traiter certaines tâches que vous aimez faire parce que vous savez qu'elles vous font perdre du temps.
• Il est intimidant de faire confiance à quelqu'un d'autre pour votre entreprise, surtout s'il peut accéder à des informations sensibles.

Comment trouver, embaucher et gérer un assistant virtuel

L'ajout d'un VA à votre flux de travail demande beaucoup de travail, mais si vous êtes capable de le faire de manière organisée et intentionnelle, votre entreprise peut prospérer dans quelques mois.

Décider quelles tâches attribuer

Les assistants virtuels gèrent toutes sortes de tâches, allant du travail de bureau à la saisie de données et à la gestion de la boîte de réception, en passant par la rédaction créative, la conception graphique, le marketing et le développement de sites Web. Pensez aux tâches que vous effectuez régulièrement qui prennent beaucoup de temps et pour lesquelles vous n'êtes pas un expert. Au lieu de prendre le temps d'en savoir plus sur une tâche de bas niveau, pourquoi ne pas engager un assistant virtuel qui est déjà un expert en la matière ?

Si vous pouvez faire la tâche mieux que le VA, et si la tâche est une partie énorme de votre entreprise, ne la sous-traitez pas. Aussi, essayez de ne pas embaucher des assistants virtuels qui se spécialisent (et donc facturent) cette tâche. Par exemple, en tant qu'écrivain indépendant, je n'ai pas besoin d'un assistant virtuel pour écrire, éditer ou relire pour moi. Je peux embaucher un assistant virtuel qui peut faire ces compétences, ainsi que plusieurs autres dont j'ai réellement besoin, mais j'éviterai un assistant virtuel dont l'offre principale est liée à l'écriture - pourquoi payer pour cette expertise alors que c'est mon domaine d'expertise ?

Catégorisez toutes vos tâches

Faites une liste de chaque tâche que vous effectuez, grande ou petite. Ensuite, divisez-les en quatre catégories :

1. Tâches de grande valeur pour lesquelles vous êtes bon et que vous aimez faire
2. Tâches de faible valeur pour lesquelles vous êtes bon et que vous aimez faire, même si elles ne sont pas une bonne utilisation de votre temps
3. Tâches que vous détestez faire
4. Tâches pour lesquelles vous n'êtes pas assez qualifié

Les seules tâches que vous devez absolument garder pour vous sont celles de la première catégorie. Pour tout le reste, engagez un assistant virtuel. En outre, c'est le bon moment pour éliminer complètement certaines tâches de votre entreprise - il y a probablement un poids mort dont vous pouvez vous débarrasser.

Faire le calcul

Vous allez devoir calculer quelques chiffres au moment de décider quoi sous-traiter. Vous devez obtenir plus de valeur de l'externalisation du travail que le montant que vous payez la VA.

Par exemple, disons que vous gagnez 100 $ de l'heure et que le VA gagne 25 $ de l'heure. Vous voulez qu'ils recherchent pour vous des concerts indépendants potentiels. Vous savez qu'un travail indépendant peut payer environ 1 000 $ par mois. S'ils passent 40 heures à parcourir les offres d'emploi et que vous décrochez l'un des emplois qu'ils trouvent, dans un délai d'un mois, vous atteindrez le seuil de rentabilité et dans les deux mois, vous réaliserez un profit sur le montant que vous avez payé la VA. De plus, pendant ces 40 heures, vous pouvez travailler sur d'autres types de travaux facturables, ce qui signifie que vous réaliserez un profit encore plus tôt.

Le calcul des mathématiques pour chaque tâche que vous assignez peut prendre beaucoup de temps, mais cela en vaut la peine. L'objectif est d'obtenir quelque chose en échange de ce que vous payez, que ce soit de l'argent réel ou quelque chose d'autre qui a de la valeur, comme du temps avec vos enfants, plus de jours de vacances ou d'heures à investir dans un projet qui sera rentable l'année prochaine.

Pour rester simple au début, engagez un assistant virtuel pour tout ce qui a un taux horaire inférieur à celui que vous gagnez. Donc, si quelque chose vous coûte moins que ce que vous gagneriez pour cette heure de travail, externalisez-le. Ce que vous gagnez de vos tâches de grande valeur paiera pour votre VA.

Créer des instructions détaillées pour chaque tâche

Créez une procédure opérationnelle standard (SOP) pour chaque tâche. Mettez régulièrement à jour les SOP pour vous coordonner avec les nouvelles stratégies et pour clarifier les points qui prêtent à confusion pour l'AV. Une SOP obsolète ne vaut pas grand-chose. Envisagez de stocker les SOP dans Google Drive afin que vous et votre assistant virtuel puissiez vous identifier dans les commentaires et laisser des notes.

Incluez autant de détails que possible - supposez que le VA ne sait rien. Il vaut mieux sur-expliquer que sous-expliquer. Assurez-vous d'ajouter des liens vers tous les outils ou logiciels qu'ils devront utiliser. Vous devrez peut-être créer des SOP ou du matériel de formation supplémentaires pour les mettre à jour sur ces outils.

Dans la mesure du possible, incluez des modèles à remplir. Par exemple, si votre VA publiera pour vous sur les réseaux sociaux, un modèle garantira que chaque publication comprend les informations nécessaires et suit votre image de marque et votre voix.

Déterminez quand vous avez besoin de l'assistant virtuel pour travailler

Avant de pouvoir embaucher un assistant virtuel, vous devez savoir combien d'heures par semaine et/ou par mois il devra travailler, ainsi que des détails sur le moment où ce travail doit avoir lieu. Par exemple, si votre assistant virtuel gère votre boîte de réception, vous voudrez peut-être qu'il travaille tôt chaque matin, avant de vérifier votre courrier électronique pour la première fois ce jour-là. Vous voudrez peut-être quelqu'un dans un fuseau horaire différent dont la journée commence quelques heures avant la vôtre.

Décidez également quand vous avez besoin que le VA soit disponible pour la communication, ce qui peut être différent de ses heures de travail (bien qu'il doive être payé pour le temps de communication). Par exemple, vous aurez peut-être besoin du VA pour travailler pendant les heures où vous travaillez, mais vous voudrez peut-être également discuter de la semaine à venir tous les dimanches après-midi. N'oubliez pas que si vous embauchez un VA d'un État ou d'un pays différent, vous devez tenir compte des différences de fuseau horaire, ainsi que des différentes célébrations et jours fériés.

Trouver des assistants virtuels potentiels

Recherchez des VA sur une plateforme de freelance comme Upwork. Vous pouvez publier votre description de poste et/ou trier les profils VA. Certaines plates-formes comme celle-ci suivront également les heures et géreront les paiements, ce qui allège l'administration pour vous. De plus, vous pouvez répertorier le poste sur Craigslist, mais vous n'obtiendrez aucun de ces avantages de gestion spécifiques à la plate-forme.

Lorsque vous publiez une description de poste, masquez un indicateur dans celle-ci. Par exemple, aux trois quarts de la description de poste, vous pouvez écrire : « Utilisez « zèbre » dans votre réponse. » Cela vous indiquera quels répondants ont réellement lu attentivement l'intégralité de l'offre d'emploi. Vous pouvez également indiquer votre nom dans la description de poste et voir qui personnalise sa réponse. Ne pas vous appeler par votre nom n'est pas nécessairement une rupture, mais les VA professionnels et soucieux des détails sauteront sur l'occasion de personnaliser leur réponse.

Vous pouvez également travailler avec une entreprise qui embauche des assistants virtuels et les jumeler avec des clients. Cela signifie que vous pouvez ignorer le processus de recherche, d'entretien et de sélection. De plus, les entreprises disposent d'un grand nombre d'assistants virtuels aux compétences variées, il est donc probable que vous trouviez exactement ce dont vous avez besoin.

Demandez-leur de faire un test

Créez un devoir de test représentatif de la tâche la plus importante ou la plus complexe que votre assistant virtuel devra gérer. Soyez clair sur ce dont vous avez besoin et combien de temps cela devrait prendre, et demandez-leur de vous dire combien de temps ils ont passé dessus.

Il est éthique de payer le VA pour le test - certains clients n'offriront pas de paiement, mais c'est la bonne chose à faire. Un petit montant forfaitaire est approprié; vous n'avez pas à personnaliser le paiement en fonction du taux de chaque VA.

Interviewez les assistants virtuels qui vous intéressent

Menez un entretien téléphonique ou vidéo pour avoir une meilleure idée de votre potentiel VA. Vous serez en mesure d'évaluer à quel point ils sont intéressés par le travail et à quelle vitesse ils comprennent ce dont vous parlez. De plus, si une bonne maîtrise de la langue anglaise est importante pour vous, un entretien verbal vous aidera à évaluer leurs capacités. Si le VA ne veut pas téléphoner ou passer un appel vidéo, considérez cela comme un signe que vous ne devriez pas travailler avec lui.

Commencer à titre d'essai

Même si un VA réussit la demande d'emploi, le test et l'entretien, il se peut qu'il ne convienne pas à long terme. Certaines personnes sont douées pour décrocher des emplois, mais elles perdent rapidement de la vitesse et commencent à mal performer. De plus, vous ne pouvez pas savoir s'ils seront doués pour chaque tâche que vous leur confiez à l'avance.

Une base d'essai vous permet à la fois de travailler ensemble et vous verrez s'ils peuvent gérer les tâches et la charge de travail. Donnez-lui un peu de temps - un mois à six semaines est un délai raisonnable pour s'attendre à ce qu'un VA s'ajuste, mais si vous le souhaitez, vous pouvez lui donner trois mois complets pour faire ses preuves. Soyez franc avec le VA au sujet de la période d'essai - faites-lui savoir combien de temps elle durera et ce que vous devez voir pendant cette période.

Définir des limites de temps pour les tâches

Fixez toujours des limites de temps. Dites au VA combien de temps une certaine tâche devrait prendre ou à quel moment elle devrait s'arrêter (comme après X heures). S'ils n'ont pas terminé la tâche, ils devraient quand même s'arrêter et vérifier avec vous. Sinon, une tâche qui devrait prendre trois heures peut en prendre 15, ce qui coûtera beaucoup plus cher que prévu.

Planifiez des enregistrements réguliers

Restez en contact avec votre VA sur une base régulière, comme chaque jour ou chaque semaine. Découvrez sur quoi ils travaillent, ce qu'ils ont récemment terminé et s'ils ont des questions. Demandez-leur de remplir un rapport qui demande les informations suivantes :

• Tâches ou projets terminés cette semaine-là
• Temps consacré à chaque tâche ou projet
• Tâches ou projets sur lesquels ils travaillent encore
• Défis ou problèmes auxquels ils ont été confrontés
• Une formation supplémentaire dont ils estiment avoir besoin
• Commentaires, idées ou questions

Vous pouvez également utiliser un suivi de projet, comme un tableau kanban ou une simple feuille de calcul avec des mises à jour, afin de pouvoir accéder à tout moment et connaître l'état des tâches et des projets.

Créer une culture d'ouverture

Ces vérifications régulières sont le moment idéal pour montrer à votre VA à quel point il peut être ouvert et honnête avec vous. Votre VA fait partie de votre équipe, même si vous n'êtes qu'une équipe de deux. Ils devraient se sentir suffisamment à l'aise pour partager leurs pensées et leurs opinions, surtout s'ils pensent qu'il existe un moyen plus efficace pour l'un de vous de faire votre travail.

Dernières pensées

Opter pour l'embauche d'un assistant virtuel est un moyen rentable d'alléger une grande partie de votre travail. Mis à part leur taux horaire, il y a peu de frais généraux à craindre lors de l'embauche d'un VA. L'externalisation d'un ensemble de tâches signifie que vous pouvez vraiment commencer à travailler comme un entrepreneur en remplissant votre temps avec autant de tâches de grande valeur que possible.

La vérité est que, que vous pensiez ou non pouvoir sous-traiter certaines tâches, vous devrez le faire à un moment donné. Les propriétaires d'entreprise se heurtent généralement à un mur et réalisent qu'il est impossible de tout jongler par eux-mêmes. Qu'il soit facile de faire la transition ou que vous ayez du mal à trouver comment faire confiance à quelqu'un pour votre entreprise, cela doit finir par arriver. Sinon, vous risquez l'épuisement professionnel, ce qui signifie de longues journées de travail, une concentration vacillante, un mauvais sommeil, l'impression de vous noyer et de n'avoir ni temps ni énergie pour le reste de votre vie.

Vous voulez entrer encore plus dans l'état d'esprit de croissance? L'externalisation de votre travail à un VA ne fait qu'effleurer la surface. Consultez cet article sur L'importance d'investir dans vous-même et dans votre entreprise.

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