如何為您的企業僱用虛擬助理

忙碌的專業人士總是可以在他們的一天中使用更多的時間，而決定聘請虛擬助理 (VA) 是創造這段時間的最佳和最推薦的方法之一。 VA 提供幾乎所有您能想到的可以遠程執行的支持服務。 他們與個人、個體創業者、小型企業、中型團隊、企業等合作。

有處理基本管理任務的一般 VA，也有在更高級別任務、特定行業或兩者都有高級經驗的專業 VA。 當你開始挑選你的任務時，你會意識到幾乎所有的任務都可以教給其他人。 雖然你不能總是找到像你一樣思考的人，但有很多 VA 能夠像你一樣行事。

不同類型的虛擬助手

VA 有幾種不同的工作方式：

• VA 經營自己的業務。 他們能夠收取更多費用，通常起價為每小時 25 美元左右，然後隨著他們的職業生涯繼續提高收費率。 他們設定自己的時間表，並確定他們將執行和不執行的任務。
• VA 為一家將客戶與 VA 連接起來的公司工作。 他們的費率通常較低，從每小時 10 美元到 15 美元不等。
• VA 通過諸如 Fiverr 之類的微型工作站點與客戶聯繫。 他們不是持續受僱，而是為客戶執行快速、一次性的工作。 費率很低，甚至低於通過公司僱用 VA，因為任務很簡單和/或 VA 才剛剛開始他們的職業生涯。

雖然許多國際 VA 收取額外費用，但根據他們在世界上的位置和生活成本，有些會收取超低的小時費率。 如果聘請母語為英語的人不是您的主要關注點，那麼即使您的預算很少，您也可以獲得很多幫助。

一般與專業虛擬助理

一般 VA 可以處理日常管理工作和流程 - 幫助您經營業務的任務，但不一定會發展業務。 這包括安排旅行、管理收件箱、安排博客文章和進行研究等任務。 專業的 VA 在某些與增長相關的技能方面有進步，例如客戶服務、照片編輯或營銷您的社交媒體平台。

將工作外包給一般 VA 時，您應該為他們提供詳細的培訓和分步流程。 將工作外包給專業的 VA 時，您可以告訴他們您希望得到的結果——您正在聘請專家，因此他們知道交付結果的最佳方式。

僱用虛擬助理的利弊

最終，決定聘請虛擬助理對幾乎任何專業人士來說都是一個很好的舉措，但它確實有一些缺點。

優點

• 您無法忍受的工作可以移交。
• 您可以選擇減少工作時間或利用當前工作時間做更多工作。
• 整體上你會更有效率。 兩個人而不是一個人工作； 即使您請假，工作也會完成； 並且您將有更多時間專注於高級任務。
• 無論這些熱情是否與工作有關，都會有更多的時間來追求您的熱情。
• 如果您是一名個體創業者，僱用一名 VA 會給您提供管理他人的經驗，如果您計劃發展業務並僱用一個團隊，您將需要這些經驗。 同時，您無需僱用現場工作人員即可獲得所需的幫助。
• 由於 VA 是遠程工作的，因此您可以選擇一個巨大的池，而不必與本地人一起去。

缺點

• 您可能無法在第一次嘗試時就找到完美的 VA，雖然您仍在處理 100% 的任務，但您必須尋找、採訪和試用 VA。
• 培訓、管理和與 VA 溝通可能會佔用您的大量時間，因此您必須確保考慮到它需要的額外時間和工作，這仍然值得。
• 您必須將一些您喜歡做的任務外包出去，因為您知道它們會浪費您的時間。
• 在您的業務中信任其他人是一件令人生畏的事情，尤其是在他們可以訪問敏感信息的情況下。

如何查找、僱用和管理虛擬助手

將 VA 添加到您的工作流程需要大量工作，但如果您能夠以有組織的、有意識的方式進行，您的企業可以在幾個月後蓬勃發展。

決定分配哪些任務

VA 處理各種各樣的任務，從文書工作、數據輸入和收件箱管理到創意寫作、平面設計、營銷和網站開發。 想想你經常做的那些需要很多時間而且你不是專家的任務。與其花時間去了解一個低級任務的更多信息，為什麼不聘請一個已經是一個虛擬助手的虛擬助手呢？專家呢？

如果您可以比 VA 更好地完成任務，並且該任務是您業務的一大塊，請不要將其外包。 此外，盡量不要雇用專門從事（因此收費）該任務的 VA。 例如，作為一名自由作家，我不需要 VA 來為我寫作、編輯或校對。 我可能會聘請一位能夠掌握這些技能的虛擬助理，以及我實際需要的其他幾項技能，但我會避免使用主要與寫作相關的 VA——當那是我的專業領域時，為什麼要為該專業知識付費？

對所有任務進行分類

列出您所做的每一項任務，無論大小。 然後，將它們分為四類：

1. 你擅長和喜歡做的高價值任務
2. 你擅長和喜歡做的低價值任務，即使它們並沒有很好地利用你的時間
3. 你討厭做的任務
4. 你不夠熟練的任務

您絕對應該為自己保留的唯一任務是第一類中的任務。 對於其他一切，請聘請虛擬助手。 此外，現在是從您的業務中完全取消某些任務的好時機 - 您可能可以擺脫一些無謂的負擔。

算一算

在決定外包什麼時，您將不得不處理一些數字。 您必須從外包工作中獲得比您支付 VA 的金額更多的價值。

例如，假設您每小時賺 100 美元，VA 每小時賺 25 美元。 您希望他們為您尋找潛在的自由職業。 你知道一個自由職業者每月可以支付大約 1,000 美元。 如果他們花費 40 小時尋找工作職位，而您找到了他們找到的其中一份工作，則在一個月內您將實現收支平衡，而在兩個月內，您將通過支付 VA 的金額獲利。 此外，在這 40 小時內，您可能會從事其他類型的收費工作，這意味著您會更快地看到利潤。

為您分配的每項任務計算出數學可能需要很多時間，但這是值得的。 我們的目標是用你付出的代價得到一些回報，無論是實際的金錢還是其他有價值的東西，比如和孩子在一起的時間，更多的假期或時間來投資一個明年就會有回報的項目。

為了一開始就保持簡單，請為時薪低於您的收入的任何事情聘請虛擬助理。 因此，如果某件事的成本低於您在該小時工作中的收入，請將其外包。 您從高價值任務中獲得的收益將用於支付您的 VA。

為每個任務創建詳細說明

為每項任務創建標準操作程序 (SOP)。 定期更新 SOP 以配合新策略並澄清 VA 令人困惑的要點。 過時的 SOP 沒有多大價值。 考慮將 SOP 存儲在 Google Drive 中，以便您和您的 VA 可以在評論中相互標記並留下筆記。

包括盡可能多的細節——假設 VA 一無所知。 過度解釋總比解釋不足好。 確保添加指向他們必須使用的任何工具或軟件的鏈接。 您可能需要創建額外的 SOP 或培訓材料，以使他們快速了解這些工具。

只要有可能，包括填空模板。 例如，如果您的 VA 將在社交媒體上為您發帖，則模板將確保每個帖子都包含必要的信息並遵循您的品牌和聲音。

確定何時需要虛擬助手工作

在您聘請 VA 之前，您必須知道他們每周和/或每月需要工作多少小時，以及有關該工作何時進行的任何具體信息。 例如，如果您的 VA 將管理您的收件箱，您可能希望他們每天早上在您第一次查看電子郵件之前工作。 您可能希望有人在不同的時區，他的一天比您早幾個小時開始。

此外，決定何時需要 VA 進行通信，這可能與他們的工作時間不同（儘管他們應該為通信時間付費）。 例如，您可能需要 VA 在您工作的時間里工作，但您可能還想在每個星期日下午與下一周的基本情況聯繫。 請記住，如果您從不同的州或國家/地區僱用 VA，則必須考慮時區差異以及不同的慶祝活動和假期。

尋找潛在的虛擬助理

在像 Upwork 這樣的自由職業者平台上搜索 VA。 您可以發布您的職位描述和/或對 VA 個人資料進行分類。 一些像這樣的平台還會跟踪時間和管理付款，從而減輕您的管理負擔。 此外，您可以在 Craigslist 上列出工作職位，但您不會獲得任何特定於平台的管理特權。

當您發布職位描述時，請在其中隱藏一個指標。 例如，在職位描述的四分之三，你可以寫下，“在你的回復中使用‘斑馬’。” 這將告訴您哪些回复者實際上仔細閱讀了整個招聘信息。 您還可以在職位描述中說出您的姓名，並查看誰對您的回復進行了自定義。 不按你的名字稱呼你不一定是一個交易破壞者，但專業和注重細節的 VA 會抓住機會個性化他們的回應。

您還可以與僱用 VA 並將其與客戶配對的公司合作。 這意味著您可以跳過搜索、面試和選擇過程。 此外，公司擁有大量具有不同技能的 VA，因此您很可能會找到您所需要的。

要求他們參加考試

創建一個測試作業，代表您需要 VA 處理的最重要或最複雜的任務。 明確你需要什麼以及需要多長時間，並讓他們告訴你他們花了多長時間。

為測試支付 VA 是合乎道德的——有些客戶不會提供付款，但這是正確的做法。 少量的固定費用是合適的； 您不必為每個 VA 的費率定制付款。

採訪您感興趣的虛擬助手

進行電話或視頻採訪，以更好地了解您的潛在 VA。 您將能夠評估他們對工作的興趣程度以及他們接受您所談論內容的速度。 此外，如果精通英語對您很重要，那麼口頭面試將幫助您評估他們的能力。 如果 VA 不願意接聽電話或進行視頻通話，請考慮這表明您不應該與他們合作。

從試用開始

即使 VA 在工作申請、測試和麵試中取得優異成績，他們也可能不適合長期工作。 有些人很擅長找到工作，但他們很快就會失去動力並開始表現不佳。 此外，您無法知道他們是否會在您提前分配給他們的每項任務中表現出色。

在試用基礎上，您可以嘗試一起工作，您將看到他們是否可以處理任務和工作量。 給它一些時間——一個月到六周是期望 VA 調整的合理時間，但如果你願意，你可以給他們整整三個月的時間來證明自己。 提前與 VA 了解試用期 - 讓他們知道將持續多長時間以及在此期間您需要查看什麼。

為任務設置時間限制

始終設置時間限制。 告訴 VA 某項任務應該花費多長時間或者他們應該在什麼時候停止（比如 X 小時後）。 如果他們還沒有完成任務，他們仍然應該停下來與你聯繫。 否則，本應花費 3 小時的任務可能需要 15 個小時，這將比您的預算高出很多。

安排定期入住

定期與您的 VA 保持聯繫，就像每天或每週一樣。 了解他們正在做什麼、他們最近完成了什麼以及他們是否有任何問題。 讓他們填寫一份要求提供以下信息的報告：

• 當週完成的任務或項目
• 花在每個任務或項目上的時間
• 他們仍在處理的任務或項目
• 他們面臨的挑戰或問題
• 他們認為需要的額外培訓
• 反饋、想法或問題

您還可以使用項目跟踪器，例如看板或帶有更新的簡單電子表格，以便您可以隨時彈出並找出任務和項目狀態。

營造開放文化

那些定期簽到是向您的 VA 展示他們對您的開放和誠實的最佳時機。 您的 VA 是您團隊的一部分，即使您只是一個由兩人組成的團隊。 他們應該很自在地分享他們的想法和意見，特別是如果他們認為你們中的任何一個都有更有效的方式來完成工作。

最後的想法

選擇聘請虛擬助理是減輕大部分工作負擔的一種經濟高效的方式。 除了他們的小時費率，在使用 VA 時幾乎不需要擔心開銷。 外包一堆任務意味著你可以真正開始像企業家一樣工作，通過盡可能多的高價值任務來填補你的時間。

事實是，無論您是否認為可以外包某些任務，在某個時候您都必須這樣做。 企業主通常會碰壁並意識到自己不可能處理所有事情。 無論是容易進行過渡還是您正在努力弄清楚如何信任某人與您的業務，它最終必鬚髮生。 否則，您將面臨精疲力竭的風險，這意味著工作時間長、注意力不集中、睡眠不佳、感覺自己快要淹死了，並且餘生的時間或精力都為零。

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