Come assumere un assistente virtuale per la tua azienda

I professionisti impegnati possono sempre utilizzare più ore nella loro giornata e decidere di assumere un assistente virtuale (VA) è uno dei modi migliori e più consigliati per creare quel tempo. I VA forniscono praticamente ogni tipo di servizio di supporto che si possa pensare che possa essere eseguito da remoto. Lavorano con individui, imprenditori solisti, piccole imprese, team di medie dimensioni, imprese, ecc.

Esistono VA generici che gestiscono attività di amministrazione di base e VA specializzati che hanno esperienza avanzata in attività di livello superiore, settori specifici o entrambi. Quando inizi a distinguere i tuoi compiti, ti renderai conto che quasi tutti possono essere insegnati a qualcun altro. E anche se non riesci sempre a trovare qualcuno che la pensi come te, ci sono molti VA che saranno in grado di agire come te.

Diversi tipi di assistenti virtuali

Esistono diversi modi in cui funzionano i VA:

• La VA gestisce la propria attività. Sono in grado di addebitare di più, di solito a partire da circa $ 25 all'ora e poi aumentando la loro tariffa man mano che la loro carriera continua. Impostano il proprio programma e determinano quali attività eseguiranno e non eseguiranno.
• Il VA lavora per un'azienda che collega i clienti con i VA. La loro tariffa è generalmente inferiore, compresa tra $ 10 e $ 15 all'ora.
• Il VA si connette con i clienti tramite un sito di micro-lavoro, come Fiverr. Invece di essere assunti su base continuativa, svolgono lavori rapidi e una tantum per i clienti. Le tariffe sono basse, persino inferiori rispetto all'assunzione di un VA attraverso un'azienda perché i compiti sono semplici e/o il VA è all'inizio della loro carriera.

Mentre molti VA internazionali applicano un premio, alcuni avranno una tariffa oraria super bassa a seconda di dove si trovano nel mondo e del costo della vita. Se assumere un madrelingua inglese non è la tua principale preoccupazione, puoi ottenere molto aiuto anche se il tuo budget è ridotto.

Assistenti virtuali generali e specializzati

Un VA generico può gestire il lavoro e i processi amministrativi quotidiani, le attività che ti aiutano a gestire la tua attività, ma non necessariamente la faranno crescere. Ciò include attività come organizzare il viaggio, gestire la posta in arrivo, pianificare i post del blog e svolgere ricerche. Un VA specializzato è avanzato in alcune competenze relative alla crescita, come il servizio clienti, il fotoritocco o il marketing delle piattaforme di social media.

Quando esternalizzi il lavoro a un VA generale, dovresti fornire loro una formazione dettagliata e processi passo-passo. Quando esternalizzi il lavoro a un VA specializzato, puoi dire loro i risultati che speri: stai assumendo un esperto, in modo che sappiano il modo migliore per fornire risultati.

Pro e contro di assumere un assistente virtuale

In definitiva, decidere di assumere un assistente virtuale è un'ottima mossa praticamente per qualsiasi professionista, ma presenta alcuni aspetti negativi.

Professionisti

• Il lavoro che non sopporti di fare può essere passato.
• Hai la possibilità di lavorare meno ore o di fare di più con le ore che stai attualmente lavorando.
• Sarai più produttivo nel complesso. Lavoreranno due persone invece di una; il lavoro verrà svolto anche quando ti prendi del tempo libero; e avrai più tempo per concentrarti su compiti di alto livello.
• Ci sarà più tempo per perseguire le tue passioni, che siano legate al lavoro o meno.
• Se sei un imprenditore solitario, assumere un VA ti darà esperienza nella gestione di altri, di cui avrai bisogno se prevedi di far crescere la tua attività e assumere una squadra. Nel frattempo, puoi ottenere l'aiuto di cui hai bisogno senza assumere personale in loco.
• Poiché i VA lavorano in remoto, hai un enorme pool tra cui scegliere invece di dover andare con qualcuno del posto.

Contro

• Potresti non trovare il VA perfetto al primo tentativo e, mentre stai ancora gestendo il 100% delle tue attività, dovrai trovare, intervistare e provare i VA.
• La formazione, la gestione e la comunicazione con un VA possono richiedere molto tempo, quindi devi assicurarti che ne valga ancora la pena considerando il tempo extra e il lavoro che richiederà.
• Dovrai esternalizzare alcune attività che ti piacciono perché sai che sono perditempo per te.
• È scoraggiante affidare a qualcun altro la tua attività, soprattutto se può accedere a informazioni sensibili.

Come trovare, assumere e gestire un assistente virtuale

L'aggiunta di un VA al tuo flusso di lavoro richiede molto lavoro, ma se sei in grado di farlo in modo organizzato e intenzionale, la tua attività può prosperare tra qualche mese.

Decidi quali compiti assegnare

Ci sono tutti i tipi di compiti che i VA gestiscono, che vanno dal lavoro d'ufficio, all'inserimento dei dati e alla gestione della posta in arrivo alla scrittura creativa, alla progettazione grafica, al marketing e allo sviluppo di siti Web. Pensate alle operazioni che si fanno su base regolare che prendono un sacco di tempo e che non sei un esperto. Invece di prendere il tempo di imparare di più su un compito di basso livello, perché non noleggiare un assistente virtuale che è già un esperto in esso?

Se riesci a svolgere l'attività meglio del VA e se l'attività è una parte importante della tua attività, non esternalizzarla. Inoltre, cerca di non assumere VA specializzati in (e quindi addebitare) tale compito. Ad esempio, come scrittore freelance, non ho bisogno di un VA per scrivere, modificare o correggere le bozze per me. Potrei assumere un assistente virtuale in grado di svolgere tali competenze, insieme a molti altri di cui ho effettivamente bisogno, ma eviterò un VA la cui offerta principale è relativa alla scrittura: perché pagare per tale competenza quando questa è la mia area di competenza?

Classifica tutte le tue attività

Fai un elenco di ogni singola attività che svolgi, grande o piccola che sia. Quindi, dividili in quattro categorie:

1. Compiti di alto valore in cui sei bravo e che ti piace svolgere
2. Attività di basso valore in cui sei bravo e che ti piace svolgere, anche se non sono un ottimo uso del tuo tempo
3. Compiti che odi fare
4. Compiti che non sei abbastanza abile per svolgere

Gli unici compiti che dovresti assolutamente tenere per te sono quelli della prima categoria. Per tutto il resto, assumi un assistente virtuale. Inoltre, questo è un buon momento per eliminare del tutto alcune attività dalla tua attività: probabilmente c'è un peso morto di cui puoi liberarti.

Fai la matematica

Dovrai sgranocchiare alcuni numeri quando decidi cosa esternalizzare. Devi ottenere più valore dall'esternalizzazione del lavoro rispetto all'importo che paghi al VA.

Ad esempio, supponiamo che guadagni $ 100 all'ora e il VA guadagni $ 25 all'ora. Vuoi che cerchino potenziali lavori freelance per te. Sai che un concerto freelance può pagare circa $ 1.000 al mese. Se trascorrono 40 ore a setacciare gli annunci di lavoro e ottieni uno dei lavori che trovano, entro un mese andrai in pareggio e entro due mesi realizzerai un profitto sull'importo che hai pagato il VA. Inoltre, durante quelle 40 ore, potresti lavorare su altri tipi di lavoro fatturabile, il che significa che vedrai un profitto anche prima.

Può volerci molto tempo per elaborare i calcoli per ogni attività che assegni, ma ne vale la pena. L'obiettivo è ottenere qualcosa in cambio di ciò che paghi, che si tratti di denaro reale o di qualcos'altro che abbia valore, come il tempo con i tuoi figli, più giorni di vacanza o ore da investire in un progetto che ripagherà l'anno prossimo.

Per semplificare le cose all'inizio, assumi un assistente virtuale per qualsiasi cosa abbia una tariffa oraria inferiore a quella che guadagni. Quindi, se qualcosa ti costerà meno di quanto guadagneresti per quell'ora di lavoro, esternalizzalo. Quello che guadagni dalle tue attività di alto valore pagherà per il tuo VA.

Crea istruzioni dettagliate per ogni attività

Creare una procedura operativa standard (SOP) per ogni attività. Aggiorna regolarmente le SOP per coordinarti con le nuove strategie e per chiarire i punti che creano confusione per il VA. Un SOP obsoleto non vale molto. Prendi in considerazione la possibilità di archiviare le SOP in Google Drive in modo che tu e il tuo VA possiate taggarvi a vicenda nei commenti e lasciare note.

Includi quanti più dettagli possibili - supponi che il VA non sappia nulla. È meglio sovraspiegare che sottospiegare. Assicurati di aggiungere collegamenti a qualsiasi strumento o software che dovranno utilizzare. Potrebbe essere necessario creare SOP aggiuntive o materiali di formazione per aggiornarli su tali strumenti.

Quando possibile, includi modelli da riempire. Ad esempio, se il tuo VA pubblicherà sui social media per te, un modello assicurerà che ogni post includa le informazioni necessarie e segua il tuo marchio e la tua voce.

Determina quando hai bisogno dell'assistente virtuale per lavorare

Prima di poter assumere un VA, devi sapere quante ore alla settimana e/o al mese dovranno lavorare, oltre a eventuali dettagli su quando dovrebbe svolgersi quel lavoro. Ad esempio, se il tuo VA gestirà la tua casella di posta, potresti volere che lavorino presto ogni mattina, prima di controllare la tua posta elettronica per la prima volta quel giorno. Potresti volere qualcuno in un fuso orario diverso la cui giornata inizia qualche ora prima della tua.

Inoltre, decidi quando hai bisogno che il VA sia disponibile per la comunicazione, che potrebbe essere diverso dal loro orario di lavoro (anche se dovrebbero essere pagati per il tempo di comunicazione). Ad esempio, potresti aver bisogno che il VA lavori durante le ore in cui lavori, ma potresti anche voler contattare la base per la settimana successiva ogni domenica pomeriggio. Ricorda, se stai assumendo un VA da uno stato o un paese diverso, devi tenere conto delle differenze di fuso orario, oltre a diverse celebrazioni e festività.

Trova potenziali assistenti virtuali

Cerca i VA su una piattaforma freelance come Upwork. Puoi pubblicare la descrizione del tuo lavoro e/o ordinare i profili VA. Alcune piattaforme come questa monitoreranno anche le ore e gestiranno i pagamenti, il che alleggerisce l'amministrazione per te. Inoltre, puoi elencare il post di lavoro su Craigslist, ma non otterrai nessuno di quei vantaggi di gestione specifici della piattaforma.

Quando pubblichi una descrizione del lavoro, nascondi un indicatore al suo interno. Ad esempio, a tre quarti della descrizione del lavoro, puoi scrivere "Usa 'zebra' nella tua risposta". Questo ti dirà quali risponditori hanno effettivamente letto attentamente l'intero post di lavoro. Puoi anche indicare il tuo nome nella descrizione del lavoro e vedere chi personalizza la sua risposta a te. Non riuscire a chiamarti per nome non è necessariamente un rompicapo, ma i VA professionali e orientati ai dettagli coglieranno al volo l'opportunità di personalizzare la loro risposta.

Puoi anche lavorare con un'azienda che assume VA e li associa ai clienti. Ciò significa che puoi saltare il processo di ricerca, colloquio e selezione. Inoltre, le aziende dispongono di grandi pool di VA con competenze diverse, quindi è probabile che troverai esattamente ciò di cui hai bisogno.

Chiedi loro di fare un test

Crea un compito di prova che sia rappresentativo dell'attività più importante o complessa che dovrai gestire con il tuo VA. Sii chiaro su ciò di cui hai bisogno e quanto tempo dovrebbe impiegare, e chiedi loro di dirti quanto tempo ci hanno impiegato.

È etico pagare il VA per il test: alcuni clienti non offrono il pagamento, ma è la cosa giusta da fare. Una piccola tariffa fissa è appropriata; non è necessario personalizzare il pagamento in base alla tariffa di ciascun VA.

Intervista gli assistenti virtuali che ti interessano

Conduci un colloquio telefonico o video per avere un'idea migliore del tuo potenziale VA. Sarai in grado di valutare quanto sono interessati al lavoro e quanto velocemente raccolgono ciò di cui parli. Inoltre, se per te è importante avere una buona padronanza della lingua inglese, un colloquio verbale ti aiuterà a valutare la loro abilità. Se il VA non è disposto a rispondere al telefono o a una videochiamata, consideralo un segno che non dovresti lavorare con loro.

Inizia su una base di prova

Anche se un VA accetta la domanda di lavoro, il test e il colloquio, potrebbe non essere adatto a lungo termine. Alcune persone sono brave nell'atterrare i lavori, ma perdono rapidamente energia e iniziano a funzionare male. Inoltre, non puoi sapere se saranno fantastici in ogni attività che assegni loro in anticipo.

Una base di prova consente a entrambi di sperimentare la collaborazione e vedrai se sono in grado di gestire le attività e il carico di lavoro. Dagli un po' di tempo: da un mese a sei settimane è un periodo di tempo ragionevole per aspettarsi che un VA si adegui, ma se lo desideri, puoi concedergli tre mesi interi per dimostrare il proprio valore. Sii in anticipo con il VA sul periodo di prova: fagli sapere per quanto tempo sarà e cosa devi vedere durante quel periodo.

Imposta limiti di tempo per le attività

Stabilisci sempre dei limiti di tempo. Dì al VA quanto tempo dovrebbe richiedere un determinato compito o a che punto dovrebbe fermarsi (come dopo X ore). Se non hanno completato l'attività, dovrebbero comunque fermarsi e fare il check-in con te. Altrimenti, un'attività che dovrebbe richiedere tre ore può richiedere 15, il che costerà molto di più di quanto preventivato.

Pianifica check-in regolari

Rimani in contatto con il tuo VA su base regolare, come ogni giorno o settimana. Scopri su cosa stanno lavorando, cosa hanno completato di recente e se hanno domande. Chiedi loro di compilare un rapporto che richiede le seguenti informazioni:

• Compiti o progetti completati quella settimana
• Tempo speso per ogni attività o progetto
• Compiti o progetti su cui stanno ancora lavorando
• Sfide o problemi che hanno dovuto affrontare
• Formazione aggiuntiva di cui sentono di aver bisogno
• Feedback, idee o domande

Puoi anche utilizzare un tracker di progetto, come una lavagna kanban o un semplice foglio di calcolo con aggiornamenti, in modo da poter entrare in qualsiasi momento e scoprire lo stato dell'attività e del progetto.

Creare una cultura di apertura

Quei check-in regolari sono il momento perfetto per mostrare al tuo VA quanto possono essere aperti e onesti con te. Il tuo VA fa parte della tua squadra, anche se sei solo una squadra di due. Dovrebbero sentirsi abbastanza a loro agio da condividere i loro pensieri e opinioni, soprattutto se pensano che ci sia un modo più efficiente per portare a termine il proprio lavoro.

Pensieri finali

Scegliere di assumere un assistente virtuale è un modo conveniente per alleviare gran parte del tuo lavoro. A parte la loro tariffa oraria, c'è poco di cui preoccuparsi quando si assume un VA. Esternalizzare un insieme di attività significa che puoi davvero iniziare a lavorare come un imprenditore occupando il tuo tempo con il maggior numero possibile di attività di alto valore.

La verità è che, indipendentemente dal fatto che tu pensi di poter esternalizzare alcune attività, prima o poi dovrai farlo. Gli imprenditori di solito si scontrano con un muro e si rendono conto che è impossibile destreggiarsi tra loro da soli. Che sia facile effettuare la transizione o che tu stia lottando per capire come affidare a qualcuno la tua attività, alla fine deve succedere. Altrimenti, rischi di esaurirti, il che significa lunghe giornate di lavoro, concentrazione incerta, sonno scarso, sensazione di annegamento e zero tempo o energia per il resto della tua vita.

Vuoi entrare ancora di più nella mentalità della crescita? Esternalizzare il tuo lavoro a un VA è solo graffiare la superficie. Dai un'occhiata a questo articolo sull'importanza di investire in te stesso e nella tua attività.

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