あなたのビジネスのために仮想アシスタントを雇う方法

公開: 2020-02-21

忙しい専門家は、1日の中で常により多くの時間を使用できます。仮想アシスタント（VA）を採用することを決定することは、その時間を作成するための最良かつ最も推奨される方法の1つです。 VAは、リモートで実行できると考えられるほぼすべてのタイプのサポートサービスを提供します。彼らは個人、ソロプレナー、中小企業、中規模のチーム、企業などと協力しています。

基本的な管理タスクを処理する一般的なVAがあり、より高いレベルのタスク、特定の業界、またはその両方で高度な経験を持つ特殊なVAがあります。タスクを分解し始めると、ほとんどすべてのタスクを他の人に教えることができることに気付くでしょう。そして、あなたはいつもあなたのように考える誰かを見つけることができるわけではありませんが、あなたのように行動することができるVAはたくさんあります。

さまざまな種類の仮想アシスタント

VAが機能する方法はいくつかあります。

VAは独自の事業を運営しています。彼らはより多くの料金を請求することができ、通常は1時間あたり約25ドルから始まり、キャリアが続くにつれて料金を引き上げます。彼らは独自のスケジュールを設定し、実行するタスクと実行しないタスクを決定します。
VAは、クライアントとVAを接続する会社で機能します。彼らの料金は通常より低く、1時間あたり10ドルから15ドルの範囲です。
VAは、Fiverrなどのマイクロワークサイトを介してクライアントに接続します。継続的に雇用される代わりに、彼らはクライアントのために迅速な一回限りの仕事を実行します。タスクが単純であるか、VAがキャリアの最初の段階にあるため、料金は低く、会社を通じてVAを雇うよりもさらに低くなります。

多くの国際的なVAはプレミアムを請求しますが、世界のどこにいるかや生活費によっては、時給が非常に低いものもあります。英語を母国語とする人を雇うことがあなたの主な関心事ではない場合、予算が少なくても多くの助けを得ることができます。

一般的な仮想アシスタントと特殊な仮想アシスタント

一般的なVAは、日常の管理作業とプロセスを処理できます。これは、ビジネスの運営に役立つタスクですが、必ずしもビジネスを成長させるとは限りません。これには、旅行の手配、受信トレイの管理、ブログ投稿のスケジュール設定、調査の実行などのタスクが含まれます。専門のVAは、カスタマーサービス、写真編集、ソーシャルメディアプラットフォームのマーケティングなど、特定の成長関連スキルで進歩しています。

一般的なVAに作業をアウトソーシングする場合は、詳細なトレーニングと段階的なプロセスを提供する必要があります。専門のVAに仕事をアウトソーシングするとき、あなたは彼らにあなたが望んでいる結果を伝えることができます–あなたは専門家を雇っているので、彼らは結果を出すための最良の方法を知っています。

仮想アシスタントを雇うことの長所と短所

最終的に、仮想アシスタントを雇うことを決定することは、事実上すべての専門家にとって素晴らしい動きですが、いくつかの欠点があります。

長所

我慢できない仕事は引き継ぐことができます。
より少ない時間で作業するか、現在作業している時間でより多くの作業を行うかを選択できます。
全体的に生産性が向上します。 1人ではなく2人が作業します。休みを取っているときでも仕事は終わります。そして、あなたは高レベルのタスクに集中するためのより多くの時間を持っているでしょう。
それらの情熱が仕事に関連しているかどうかにかかわらず、あなたの情熱を追求するためのより多くの時間があります。
ソロプレナーの場合、VAを雇うと、他の人を管理する経験が得られます。これは、ビジネスを成長させ、チームを雇うことを計画している場合に必要になります。その間、現地のスタッフを雇うことなく、必要な支援を受けることができます。
VAはリモートで動作するため、ローカルの誰かと一緒に行く代わりに、選択できる巨大なプールがあります。

短所

最初の試行で完璧なVAが見つからない場合があります。また、タスクを100％処理している間に、VAを見つけて面接し、試してみる必要があります。
VAのトレーニング、管理、および通信には多くの時間がかかる可能性があるため、余分な時間と作業が必要になることを考慮して、それでも価値があることを確認する必要があります。
あなたはそれらがあなたにとって時間の浪費であることを知っているのであなたがすることを楽しむいくつかのタスクを外部委託しなければならないでしょう。
特に機密情報にアクセスできる場合は、他の誰かをあなたのビジネスで信頼するのは大変なことです。

バーチャルアシスタントを見つけ、雇い、管理する方法

ワークフローにVAを追加するには多くの作業が必要ですが、組織化された意図的な方法でVAを追加できれば、ビジネスは今から数か月で成功する可能性があります。

割り当てるタスクを決定する

事務作業、データ入力、受信トレイ管理から、クリエイティブライティング、グラフィックデザイン、マーケティング、Webサイト開発に至るまで、VAが処理するあらゆる種類のタスクがあります。定期的に行う、時間がかかり、専門家ではないタスクについて考えてみてください。時間をかけて低レベルのタスクについて学ぶ代わりに、すでにそれの専門家？

VAよりも優れたタスクを実行でき、タスクがビジネスの大きな部分である場合は、それを外部委託しないでください。また、そのタスクを専門とする（したがって料金を請求する）VAを雇わないようにしてください。たとえば、フリーランスのライターとして、私は私のために書いたり、編集したり、校正したりするためにVAを必要としません。私は実際に必要な他のいくつかのスキルと一緒にそれらのスキルを実行できる仮想アシスタントを雇うかもしれませんが、主な提供が執筆関連であるVAは避けます-それが私の専門分野であるのになぜその専門知識にお金を払うのですか？

すべてのタスクを分類する

大小を問わず、実行するすべてのタスクのリストを作成します。次に、それらを4つのカテゴリに分割します。

あなたが得意で、楽しんでいる価値の高いタスク
あなたが得意で、あなたが楽しんでいる価値の低いタスクは、あなたの時間のあまり役に立たないものですが
あなたがするのが嫌いなタスク
あなたがするのに十分なスキルがないタスク

あなたが絶対にあなた自身のために保つべきである唯一の仕事は最初のカテゴリーのものです。他のすべてについては、仮想アシスタントを雇います。また、これはあなたのビジネスからいくつかのタスクを完全に排除する良い機会です–おそらくあなたが取り除くことができるいくらかの自重があります。

計算する

何をアウトソーシングするかを決めるときは、いくつかの数値を計算する必要があります。 VAに支払う金額よりも、作業のアウトソーシングからより多くの価値を得る必要があります。

たとえば、1時間あたり100ドルを稼ぎ、VAが1時間あたり25ドルを稼ぐとします。あなたは彼らにあなたのために潜在的なフリーランスのギグを検索してもらいたいのです。 1回のフリーランスギグで月額約1,000ドルを支払うことができることをご存知でしょう。彼らが40時間かけて求人情報を精査し、見つけた仕事の1つを上陸させた場合、1か月以内に損益分岐点になり、2か月以内にVAに支払った金額で利益を得ることができます。また、この40時間の間に、他の種類の請求可能な作業に取り組むことができます。つまり、より早く利益を得ることができます。

割り当てるすべてのタスクの計算に時間がかかる場合がありますが、それだけの価値はあります。目標は、実際のお金であろうと、子供との時間、休暇の日数、来年のプロジェクトに投資する時間など、価値のあるものであろうと、支払った金額と引き換えに何かを得ることです。

最初は簡単にするために、あなたが稼ぐよりも時給が低いものにはバーチャルアシスタントを雇ってください。したがって、その時間の作業で稼ぐよりもコストがかからないものがある場合は、それを外部委託します。価値の高いタスクから得たものは、VAの支払いになります。

タスクごとに詳細な手順を作成する

タスクごとに標準操作手順（SOP）を作成します。 SOPを定期的に更新して、新しい戦略と調整し、VAを混乱させるポイントを明確にします。古いSOPはあまり価値がありません。あなたとあなたのVAがコメントでお互いにタグを付け、メモを残すことができるように、SOPをGoogleドライブに保存することを検討してください。

できるだけ多くの詳細を含めてください–VAが何も知らないと仮定してください。説明不足よりも説明過剰の方が良いです。使用する必要のあるツールやソフトウェアへのリンクを必ず追加してください。これらのツールを最新の状態にするには、追加のSOPまたはトレーニング資料を作成する必要がある場合があります。

可能な限り、空欄に記入するテンプレートを含めてください。たとえば、VAがソーシャルメディアに投稿する場合、テンプレートを使用すると、各投稿に必要な情報が含まれ、ブランドと声に従うことが保証されます。

バーチャルアシスタントがいつ機能する必要があるかを判断する

VAを雇う前に、週や月に何時間働く必要があるか、そしてその仕事がいつ行われるべきかについての詳細を知る必要があります。たとえば、VAが受信トレイを管理する場合は、その日に初めてメールをチェックする前に、毎朝早く作業するようにします。別のタイムゾーンにいて、その日があなたの数時間前に始まる人が必要な場合があります。

また、VAを通信に使用できるようにする必要がある時期を決定します。これは、勤務時間とは異なる場合があります（ただし、通信時間に対して料金を支払う必要があります）。たとえば、勤務時間中にVAを使用する必要がある場合がありますが、毎週日曜日の午後に次の週についてベースに連絡することもできます。別の州または国からVAを採用する場合は、タイムゾーンの違いに加えて、さまざまなお祝いや休日を考慮する必要があることを忘れないでください。

潜在的なバーチャルアシスタントを探す

UpworkなどのフリーランサープラットフォームでVAを検索します。あなたはあなたの仕事の説明を投稿したり、VAプロファイルを並べ替えたりすることができます。このような一部のプラットフォームでは、時間の追跡と支払いの管理も行われるため、管理が簡単になります。さらに、Craigslistに求人情報を掲載することはできますが、これらのプラットフォーム固有の管理特典は受けられません。

職務記述書を投稿するときは、その中のインジケーターを非表示にします。たとえば、職務記述書の4分の3のところで、「返信に「ゼブラ」を使用してください」と書くことができます。これにより、どのレスポンダーが実際に求人情報全体を注意深く読んだかがわかります。また、職務記述書にあなたの名前を記載して、誰があなたへの応答をカスタマイズするかを確認することもできます。あなたの名前であなたに電話をかけないことは必ずしも取引を妨げるものではありませんが、専門的で詳細志向のVAは彼らの応答をパーソナライズするチャンスに飛びつきます。

VAを採用し、クライアントとペアリングする会社と協力することもできます。これは、検索、面接、選択のプロセスをスキップできることを意味します。さらに、企業にはさまざまなスキルを持つVAの大規模なプールがあるため、必要なものが正確に見つかる可能性があります。

彼らにテストを受けるように頼む

VAで処理する必要がある最も重要または複雑なタスクを表すテスト割り当てを作成します。何が必要で、どれくらいの時間がかかるかを明確にし、彼らがそれに費やした時間を教えてもらいます。

テストのためにVAに支払うことは倫理的です。一部のクライアントは支払いを提供しませんが、それは正しいことです。少額の定額料金が適切です。各VAのレートに合わせて支払いをカスタマイズする必要はありません。

興味のあるバーチャルアシスタントにインタビューする

電話またはビデオによる面接を実施して、潜在的なVAをよりよく理解してください。あなたは彼らが仕事にどれほど興味を持っているか、そして彼らがあなたが話していることをどれだけ早く理解するかを評価することができます。また、英語を上手に使いこなすことが重要な場合は、口頭での面接が彼らの能力を評価するのに役立ちます。退役軍人省が電話やビデオ通話に参加したくない場合は、退役軍人省と協力してはいけないという兆候があると考えてください。

トライアルベースで開始

退役軍人省が求職、テスト、面接に合格したとしても、長期的には適切ではない可能性があります。着陸の仕事が得意な人もいますが、すぐに蒸気を失い、パフォーマンスが低下し始めます。また、事前に割り当てたすべてのタスクでそれらが優れているかどうかを知ることはできません。

トライアルベースでは、両方が一緒に作業することを実験でき、タスクとワークロードを処理できるかどうかを確認できます。少し時間を取ってください– VAが調整されるのを期待するのに1か月から6週間は妥当な時間ですが、必要に応じて、3か月を与えて自分自身を証明することができます。試用期間についてVAに事前に連絡してください。試用期間の長さと、その期間中に何を確認する必要があるかをVAに知らせてください。

タスクの時間制限を設定する

常に時間制限を設定してください。特定のタスクにかかる時間または停止するポイント（X時間後など）をVAに通知します。タスクを完了していない場合でも、停止してチェックインする必要があります。そうしないと、3時間かかるはずのタスクに15時間かかる可能性があり、予算よりもはるかに多くの費用がかかります。

定期的なチェックインをスケジュールする

毎日または毎週のように、定期的にVAと連絡を取り合ってください。彼らが取り組んでいること、最近完了したこと、質問があるかどうかを調べます。次の情報を求めるレポートに記入してもらいます。

その週に完了したタスクまたはプロジェクト
各タスクまたはプロジェクトに費やされた時間
彼らがまだ取り組んでいるタスクやプロジェクト
彼らが直面した課題や問題
彼らが必要だと感じる追加のトレーニング
フィードバック、アイデア、質問

また、かんばんボードや更新された単純なスプレッドシートなどのプロジェクトトラッカーを使用して、いつでも立ち寄ってタスクとプロジェクトのステータスを確認することもできます。

開放的な文化を創造する

これらの定期的なチェックインは、VAがどれほどオープンで正直であるかを示すのに最適な時期です。あなたが2人のチームしかない場合でも、あなたのVAはあなたのチームの一部です。彼らは自分の考えや意見を共有するのに十分快適に感じるはずです。特に、あなたのどちらかがあなたの仕事を成し遂げるためのより効率的な方法があると彼らが考える場合はそうです。

最終的な考え

バーチャルアシスタントを雇うことを選ぶことはあなたの仕事の大部分を軽減するための費用効果の高い方法です。時給を除けば、VAを導入する際に心配するオーバーヘッドはほとんどありません。一連のタスクをアウトソーシングするということは、できるだけ多くの最も価値のあるタスクで時間を埋めることで、起業家のように真に働き始めることができることを意味します。

真実は、あなたがいくつかのタスクを外部委託できると思うかどうかにかかわらず、あなたはある時点でそうしなければならないということです。事業主は通常、壁にぶつかり、すべてを自分でやりくりすることは不可能であることに気づきます。移行が簡単な場合でも、ビジネスで誰かを信頼する方法を見つけるのに苦労している場合でも、最終的にはそれを実現する必要があります。そうしないと、燃え尽き症候群のリスクがあります。これは、長時間の労働、集中力の揺らぎ、睡眠不足、溺れているように感じ、残りの人生の時間やエネルギーがゼロになることを意味します。

成長の考え方をさらに取り入れたいですか？作業をVAにアウトソーシングすることは、表面を傷つけるだけです。あなた自身とあなたのビジネスに投資することの重要性についてのこの記事をチェックしてください。

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