วิธีการและเหตุผลในการส่งอีเมลติดตามผลการสมัครงาน

มีบางสิ่งในชีวิตที่น่าวิตกพอๆ กับการหางาน คุณสามารถส่งประวัติย่อของคุณไปยังผู้จัดการการจ้างงานหลายสิบคนและไม่ได้รับการตอบกลับจากพวกเขา ในสถานการณ์เหล่านั้น อีเมลติดตามผลการสมัครอาจเป็นพันธมิตรที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ หากคุณรู้วิธีใช้อย่างถูกต้อง

อีเมลติดตามผลที่แข็งแกร่งสามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่จะช่วยให้คุณได้รับบทบาทใหม่ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงสาเหตุที่คุณควรส่งหลังจากสมัครงาน และข้อผิดพลาดบางประการที่คุณควรหลีกเลี่ยง จากนั้นเราจะปล่อยให้คุณมีเทมเพลตสามแบบที่คุณสามารถใช้ได้

กระโดดเข้าไปกันเถอะ!

ทำไมคุณควรส่งอีเมลติดตามผลการสมัครงาน

นึกภาพสถานการณ์นี้ คุณกรอกใบสมัครงานในฝันของคุณ และคุณมีทักษะที่ต้องการทั้งหมดที่ระบุไว้ในการโพสต์ อย่างไรก็ตาม หลายสัปดาห์หลังจากส่งประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน คุณยังไม่ได้รับการตอบกลับ

ปัญหาใหญ่ประการหนึ่งของการจ้างงานสมัยใหม่คือมักไม่มีโอกาสได้รับข้อเสนอแนะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน บริษัทต่างๆ มีแนวโน้มที่จะรับผู้สมัครจำนวนมากจนการตอบกลับทุกๆ รายอาจใช้เวลานานเกินไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่ง

ซึ่งหมายความว่าบ่อยครั้งสิ่งที่คุณได้รับหลังจากสมัครงานคือความเงียบทางวิทยุ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่ในบางกรณี คุณจะต้องติดตามผลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียโอกาสการจ้างงานที่ยอดเยี่ยม

การติดตามการสมัครงานด้วยอีเมลก็เพียงพอแล้วที่จะย้ายชื่อของคุณไปอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกจ้าง มันแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับตำแหน่งในขณะที่ยังเน้นความใส่ใจในรายละเอียดและความเป็นมืออาชีพ

อย่างไรก็ตาม เราไม่แนะนำให้ส่งอีเมลติดตามผลการสมัครงานในทุกกรณี บางบริษัทจะบอกคุณทันทีว่าอย่าติดต่อพวกเขาหลังจากส่งเรซูเม่ของคุณ หากคุณเพิกเฉยต่อคำแนะนำเหล่านั้น คุณอาจถูกปฏิเสธทันที

ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะต้องรอเวลาที่เหมาะสมก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผลการสมัครงาน วันหรือสองวันไม่เพียงพอที่บริษัทจะตรวจสอบคำถามทั้งหมดของตน ดังนั้นโปรดอดทนรอและอดทนไว้อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์

3 ตัวอย่างอีเมลติดตามผลการสมัครงาน

ในส่วนนี้ เราจะแบ่งตัวอย่างอีเมลติดตามผลการสมัครงานสามตัวอย่าง สำหรับแต่ละรายการ เราจะหารือเกี่ยวกับองค์ประกอบที่คุณควรรวมไว้ ใครควรกล่าวถึง และสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

1. ติดต่อผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยตรง

บางทีแง่มุมที่ละเอียดอ่อนที่สุดของอีเมลติดตามผลการสมัครงานก็คือการรู้ว่าต้องติดต่อใคร ในกรณีส่วนใหญ่ ธุรกิจมีบุคคลเพียงคนเดียวที่รับผิดชอบการว่าจ้างอย่างชัดเจน คุณอาจมีข้อมูลติดต่ออยู่แล้ว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการสมัครที่คุณดำเนินการ

หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณควรสำรวจดูเพื่อดูว่าใครเป็นผู้รับในอุดมคติหรือไม่ จุดเริ่มต้นที่ชาญฉลาดคือการค้นหาเว็บไซต์ของบริษัทและตรวจสอบข้อมูลของทีมที่มีอยู่

โดยปกติ บุคคลที่คุณกำลังมองหาจะมีตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากรหรือทรัพยากรบุคคล (HR) เมื่อคุณมีที่อยู่อีเมลและระยะเวลาที่เหมาะสมตั้งแต่คุณส่งใบสมัครแล้ว ก็ถึงเวลาติดต่อกลับ

อีเมลติดตามผลการสมัครงานของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

1. รวมข้อมูลการติดต่อของคุณ
2. เตือนผู้รับว่าคุณเป็นใครและพูดถึงใบสมัครของคุณ
3. อธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ
4. ย้ำความสนใจของคุณในตำแหน่งนี้
5. ขอบคุณผู้รับที่สละเวลา
6. ใช้การลงชื่อออกอย่างมืออาชีพ

จำเป็นต้องสื่อว่าคุณเข้าใจถึงความสำคัญของเวลาของพวกเขา การว่าจ้างหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้เวลาหลายชั่วโมงในการพิจารณาใบสมัครเบื้องต้น ดังนั้นขอให้พวกเขาพยายามเพิ่มเติมเพื่อจัดการกับอีเมลติดตามผลของคุณจึงไม่ใช่เรื่องเล็ก

เทมเพลตอีเมลติดตามผลการสมัครงานสำหรับติดต่อผู้จัดการการจ้างงาน

ต่อไปนี้คือเทมเพลตฉบับย่อที่คุณสามารถใช้ได้ หากคุณได้โต้ตอบกับผู้จัดการการจ้างงานในบริษัทที่คุณสมัครอยู่แล้ว:

จอห์น โด | Sometown, TX 11111 | (222) 222-2222 | [ป้องกันอีเมล] | www.example.com

สวัสดีคุณกู๊ดดอลล์

เมื่อเร็วๆ นี้เราได้พูดคุยสั้นๆ แต่ได้ผลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่เปิดรับในบริษัทของคุณ อย่างที่คุณอาจจำได้ ฉันได้กล่าวถึงความเชี่ยวชาญของฉันใน X และวิธีที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้า

ฉันต้องการย้ำความสนใจในตำแหน่งนี้และแจ้งให้คุณทราบว่าฉันพร้อมให้บริการในกรณีที่คุณต้องการติดตามผลการสัมภาษณ์ ฉันมั่นใจว่าฉันจะเป็นส่วนเสริมที่ดีให้กับทีมของคุณและหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ

ขอขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ.

ขอแสดงความนับถือ

จอห์น โด

แน่นอน ด้วยเทมเพลตอีเมลใดๆ คุณจำเป็นต้องปรับแต่งเนื้อหาให้เหมาะกับสถานการณ์ของคุณ ซึ่งหมายถึงการกล่าวถึงบริษัทด้วยชื่อและรวมถึงรายละเอียดใดๆ ที่จะแสดงว่าคุณได้ใช้ความคิดและความพยายามในข้อความของคุณ

เมื่อพูดถึงอีเมลติดตามผลการสมัครงาน ความรัดกุมเป็นสิ่งสำคัญ คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกละเลย แต่ในขณะเดียวกัน คุณต้องเคารพขอบเขตของอาชีพ เป็นเส้นบางๆให้เดิน อย่างไรก็ตาม หากคุณดึงมันออก คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการถูกสังเกตได้อย่างมาก

2. การกล่าวปราศรัยกรรมการสรรหาหลายราย

กระบวนการจ้างงานมีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อมีผู้คนเข้ามาเกี่ยวข้องมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริษัทที่คุณสมัครมีขนาดใหญ่เพียงใด อาจมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนที่ต้องการลงชื่อออกจากระบบเพื่อให้คุณเข้าร่วมได้

หากคุณไม่พบข้อมูลติดต่อของผู้รับผิดชอบการจ้างงานเพียงคนเดียว มีโอกาสที่คุณกำลังติดต่อกับทั้งแผนกหรือคณะกรรมการ เนื่องจากคุณกำลังพูดถึงกลุ่ม ไดนามิกของอีเมลติดตามการสมัครงานของคุณจึงต้องเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย

คุณยังคงต้องการพูดถึงประเด็นเดียวกันทั้งหมดที่เราระบุไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเพิ่มจุดแข็งและรักษาน้ำเสียงให้เป็นทางการขึ้นอีกหน่อย

เทมเพลตอีเมลติดตามผลการสมัครงานสำหรับการติดต่อกับคณะกรรมการการจ้างงาน

หากดูเหมือนว่าคุณกำลังยื่นอุทธรณ์ต่อคณะกรรมการว่าจ้างหรือแผนก ต่อไปนี้คือเทมเพลตฉบับย่อที่คุณสามารถใช้:

เรียนท่านที่เกียวข้อง,

ฉันชื่อจอห์น โด ฉันเพิ่งส่งใบสมัครสำหรับตำแหน่งงานที่เปิดรับในธุรกิจของคุณ ฉันต้องการติดต่อเพื่อย้ำความสนใจและพูดถึงรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับคุณสมบัติของฉันสำหรับบทบาทนี้:

• ประสบการณ์ที่ผ่านมาของคุณ
• ทักษะโดดเด่นที่คุณมั่นใจ
• โครงการเด่นที่คุณเคยทำมา

เมื่อพิจารณาจากประสบการณ์ของฉัน ฉันเชื่อว่าฉันจะเป็นส่วนเสริมที่มีคุณค่าให้กับทีมและเหมาะสมอย่างยิ่งกับบริษัทของคุณ

ฉันอยากจะขอบคุณสำหรับเวลาของคุณอีกครั้ง และฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ

ขอแสดงความนับถือ

จอห์น โด

เนื่องจากคุณกำลังพยายามเอาชนะใจคนหลายๆ คนในคราวเดียว จึงไม่มีพื้นที่สำหรับอ้างอิงการโต้ตอบของแต่ละคน คุณต้องการเก็บอีเมลนี้เกี่ยวกับข้อเท็จจริงทั้งหมด ยิ่งคุณเขียนได้น่าประทับใจมากเท่าไร โอกาสของคุณในการมีคณะกรรมการว่าจ้างก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ข้อแม้หนึ่งข้อ – พยายามอย่าแสดงรายการในส่วน 'รายละเอียด' มากเกินไป คณะกรรมการมีประวัติย่อของคุณแล้ว ในที่นี้ คุณต้องการเน้นเฉพาะคุณสมบัติที่โดดเด่นซึ่งอาจกระตุ้นให้พวกเขาพิจารณาใบสมัครเดิมของคุณอีกครั้ง

3. การเข้าถึงเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

โดยส่วนใหญ่แล้ว การติดต่อเจ้าของบริษัทด้วยอีเมลติดตามการสมัครงานจะถูกมองว่าเป็นการล่วงเกิน อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังพยายามหาตำแหน่งในธุรกิจขนาดเล็กในท้องถิ่น มันอาจจะเหมาะสมกว่า

ในสถานการณ์สมมตินี้ เจ้าของธุรกิจมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกระบวนการจ้างงาน หากไม่มีผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลรายอื่นอยู่ในรายการออนไลน์ ก็ถือว่าปลอดภัยที่จะถือว่าพวกเขาเป็นผู้รับอีเมลติดตามผลการสมัครงานของคุณ

แม้ว่าสถานการณ์นี้จะแตกต่างไปจากที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้นเล็กน้อย แต่คุณก็ยังต้องการทราบประเด็นทั่วไปทั้งหมดในอีเมลของคุณ

เทมเพลตอีเมลติดตามผลการสมัครงานเพื่อเข้าถึงเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีที่คุณอาจต้องการดำเนินการเมื่อแจ้งเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเกี่ยวกับการสมัครงานล่าสุด:

สวัสดีคุณกู๊ดดอลล์

ฉันต้องการติดต่อเนื่องจากฉันสมัครตำแหน่งที่บริษัทของคุณเมื่อเร็วๆ นี้ และต้องการแนะนำตัวเองอย่างถูกต้อง ฉันชื่อ John Doe และฉันเป็นนักพัฒนาเว็บที่มีประสบการณ์ X ปีในสาขานี้ ฉันเคยทำงานกับบริษัท Y และ Z และเชี่ยวชาญใน A และ B

ฉันเข้าใจว่าคุณต้องยุ่ง แต่ฉันขอใช้เวลาสักครู่เพื่อแสดงความสนใจอย่างมากในบทบาทนี้ ฉันได้ติดตามธุรกิจของคุณมาระยะหนึ่งแล้ว และฉันคิดว่าฉันจะทำให้ดีที่สุดในทีมของคุณ

หากคุณว่าง ฉันชอบที่จะพูดคุยเกี่ยวกับโอกาสนี้ให้มากขึ้น ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการตอบกลับของคุณ

ขอแสดงความนับถือ

จอห์น โด

เนื่องจากคุณกำลังพูดโดยตรงกับบุคคล คุณควรแสดงบุคลิกของคุณออกมาเล็กน้อย หากคุณโชคดี การติดต่อเจ้าของธุรกิจโดยตรงจะสร้างความประทับใจให้พวกเขามากพอที่จะทำให้คุณเป็นผู้สมัครอันดับต้นๆ

อีกครั้ง เราแนะนำเฉพาะเส้นทางนี้เท่านั้น ไม่มีผู้รับที่ชัดเจนรายอื่น มิฉะนั้น คุณอาจจะนัวเนียขนนก

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในอีเมลติดตามผลการสมัครงานของคุณ

เราได้ดูตัวอย่างวิธีการเขียนอีเมลติดตามผลการสมัครงานที่มีคุณภาพหลายตัวอย่าง ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อสร้างสิ่งต่อไปนี้:

• อย่าทำให้อีเมลยาวเกินไป อีเมลที่มีความยาวอาจทำให้นายหน้าตกใจกลัวมากกว่าที่จะส่งพวกเขาไปอยู่เคียงข้างคุณ เวลาของพวกเขามีจำกัด ดังนั้นควรให้เกียรติกับมัน
• อย่าถือว่าพวกเขารู้ว่าคุณเป็นใคร คุณอาจเป็นหนึ่งในผู้สมัครหลายสิบคน ดังนั้นโปรดสละเวลาสักครู่เพื่อทบทวนคุณสมบัติและทักษะระดับสูงของคุณอีกครั้ง
• ระบุอีเมลถึงบุคคลที่ถูกต้อง มีผู้รับผิดชอบการจ้างงานในบริษัทส่วนใหญ่โดยเฉพาะ หากข้อมูลติดต่อของพวกเขาปรากฏอยู่ในรายการออนไลน์ ก็ไม่มีข้อแก้ตัวใด ๆ ในการติดต่อกับบุคคลที่ไม่ถูกต้อง
• รอสักครู่ก่อนที่จะส่งอีเมลติดตามผล วันหรือสองวันไม่เพียงพอสำหรับ HR ในการดำเนินการทุกแอปพลิเคชันที่ได้รับ ให้กระบวนการประมาณหนึ่งสัปดาห์หรือประมาณนั้น แล้วส่งอีเมลติดตามผลของคุณ
• ปฏิบัติตามแนวทางขั้นตอนการสมัครอย่างเคร่งครัด หากประกาศรับสมัครงานระบุว่าผู้สมัครไม่ควรติดต่อหลังจากส่งประวัติย่อแล้ว อย่าส่งอีเมลติดตามผล

โปรดทราบว่าอีเมลติดตามผลการสมัครงานไม่ได้รับประกันว่าคุณจะได้รับการจ้างงาน สิ่งที่สามารถทำได้คือเพิ่มโอกาสที่เรซูเม่ของคุณจะได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิด

บทสรุป

อีเมลติดตามผลไม่จำเป็นต้องน่ากลัว ในบางกรณี การแสดงความสนใจอย่างต่อเนื่องในบทบาทนี้อาจทำให้การพิจารณาใบสมัครของคุณรอบคอบมากขึ้น

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการส่งอีเมลติดตามผลการสมัครงานคือการส่งไปยังบุคคลที่เหมาะสม หากคุณมีข้อมูลดังกล่าว คุณจะทราบวิธีดำเนินการต่อไป การปรับภาษาของคุณให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าคุณได้รับความสนใจ ดังนั้นให้ทำวิจัยของคุณอย่างระมัดระวัง

คุณมีคำถามเกี่ยวกับอีเมลติดตามผลการสมัครงานหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความโดย Dylen / shutterstock.com