Как стать виртуальным помощником

Виртуальный помощник (VA) - это тот, кто выполняет любое количество административных, творческих или маркетинговых задач для клиентов. Клиентом может быть другой VA, нуждающийся в помощи, частное лицо или индивидуальный предприниматель, компания или организация. В то время как некоторые VA могут работать полный рабочий день для одного крупного клиента, многие предпочитают работать подрядчиками или фрилансерами для нескольких клиентов одновременно (хотя это также может составлять полную рабочую нагрузку или даже больше).

Плюс к тому, чтобы быть виртуальным помощником, - это установить свой собственный гибкий график, но вы также должны учитывать потребности и график каждого клиента. Чтобы стать VA, не требуется слишком много специальной подготовки или оборудования для начала, кроме административных навыков, деловой смекалки и ноу-хау в Интернете. Со временем вы сможете специализироваться в своей нише и развивать свой бизнес для обслуживания ценных клиентов.

Сумма, которую вы сможете заработать в качестве VA, будет зависеть от ваших навыков, глубины знаний и того, работаете ли вы в компании VA или на себя. Как VA начального уровня в компании, вы можете зарабатывать всего от 10 до 12 долларов в час, что может быть неприемлемой заработной платой, особенно если это ваш единственный источник дохода. Однако, если вы работаете на себя, вы можете брать 20 долларов или больше за час и продолжать повышать свою ставку по мере развития высокоуровневых или востребованных навыков.

Какие навыки нужны виртуальным помощникам?

Когда вы задаетесь вопросом, как стать виртуальным помощником, вы можете предположить, что виртуальные машины выполняют только сухие административные задачи. Это часть его (клиенты не хотят выполнять эти утомительные задачи), но вы также можете предложить более продвинутые услуги, которые вам действительно нравятся.

Независимо от того, какие услуги вы предлагаете, всегда сообщайте ценность задачи. Обращайтесь к тому, что больше всего нужно клиенту. Что не дает им спать по ночам? Как вы можете решить эту проблему за них? Вместо того, чтобы просто указывать свои услуги, также расскажите, почему это им поможет. Опишите, как будет выглядеть их жизнь после того, как вы обработаете их электронную почту, социальные сети и т. Д.

Управление блогом

Чтобы предложить управление блогом как услугу, вам нужен опыт работы с WordPress. Ведение блога связано с ежедневными административными задачами, на которые у клиентов не будет времени, например:

• Форматирование и оптимизация сообщений для включения заголовков, ссылок и SEO
• Добавление изображений, метаданных и подписей
• Вычитка черновиков и планирование публикаций публикаций
• Утверждение, удаление и ответ на комментарии
• Заполнение информации о плагине, такой как ключевые слова и альтернативы в Yoast SEO.
• Организация и обновление сообщений с помощью категорий и тегов

Обслуживание клиентов

Когда клиенты хотят, чтобы вы взяли на себя задачи по обслуживанию клиентов, вам нужно будет в курсе их бизнес-практик и продуктов, ориентированных на клиентов. Вы, вероятно, предложите поддержку клиентов по электронной почте, чтобы ответить на вопросы о продукте, обработать возврат средств и устранить проблемы с учетной записью.

Управление электронной почтой

Занятые профессионалы не могут просто игнорировать свои почтовые ящики, но, поскольку управление электронной почтой может занимать так много времени, это главный приоритет, с которым должны работать клиенты. Управление электронной почтой включает:

• Удаление, сортировка и ответ на электронную почту
• Перемещение писем в четко обозначенные папки, чтобы клиент мог быстро определить, что имеет приоритет, на что нужно ответить, а какие письма носят просто информационный характер.
• Обработка электронных писем, например одобрение комментариев к сообщениям в блогах, отмена или продление подписок и подтверждение встреч

По сути, вы хотите, чтобы их почтовый ящик был как можно более аккуратным и чистым, когда они будут проверять его каждое утро.

Графический дизайн

Вам не нужны передовые дизайнерские навыки, чтобы предлагать графический дизайн как услугу, если вы честно говорите о своих способностях и ограничениях. Обладая хорошим глазом, базовыми навыками дизайна и простым в использовании инструментом, таким как Canva, вы можете создавать такие графические изображения, как:

• Рекламные объявления
• Избранные изображения для сообщений в блоге
• Флаеры
• Истории из Instagram
• Пины Pinterest
• Открытки
• Рекламные материалы
• Обложки профиля в социальных сетях

Социальные медиа

Социальные сети - одна из первых вещей, которые уходят на второй план, но это не делает их менее важными для здоровья бизнеса. Поскольку клиенты знают, что им следует заниматься социальными сетями, но, похоже, не могут найти время или изучить необходимые навыки, это отличный навык для ВА. Кроме того, управление социальными сетями - это задача более высокого уровня, за которую можно взимать немного больше. Как и управление электронной почтой, управление социальными сетями требует согласованности, поэтому, если вы собираетесь предлагать эту услугу клиентам, убедитесь, что у вас есть время для этого еженедельно или даже ежедневно.

Транскрипция

Когда у клиента есть подкаст, видео или вебинар, вам пригодятся ваши услуги транскрипции. После расшифровки контента вы можете преобразовать его в другие формы, такие как сообщения в блогах, информационные бюллетени или сообщения в социальных сетях. Вам не нужны никакие продвинутые навыки для транскрипции, кроме умения быстро печатать, хотя вы можете инвестировать в программное обеспечение для транскрипции, если вы будете делать это для большого количества клиентов.

Еще больше задач виртуального помощника

При принятии решения о том, как стать виртуальным помощником, стоит учесть еще много других услуг VA, как базовых, так и продвинутых:

• Разработка приложений
• Редактирование аудио, фото или видео
• Бухгалтерия и ввод данных
• Календарь и управление расписанием
• Модерация и управление сообществом
• Гострайтинг или копирайтинг
• Исследование ключевых слов
• Лидогенерация и охват
• Программирование
• Управление проектом
• Исследования
• Организация путешествий
• Дизайн сайта

Как занять нишу в качестве виртуального помощника

Сначала вы, вероятно, будете универсальным виртуальным помощником, предлагающим широкий спектр общих навыков. Это то, что должен уметь делать каждый виртуальный помощник. Даже когда пришло время занять свою нишу, вашим клиентам все равно может понадобиться ваша специальность плюс одно-два обычных обслуживания.

Как обычный виртуальный помощник, вы будете похожи на бездельника клиента, делая все, что они хотят, в рамках вашего списка основных услуг. После того, как вы сделаете это какое-то время, вы узнаете, какие задачи вам нравятся и в чем вы лучше всего справляетесь. Затем вы сможете больше узнать об этих конкретных нишах и развить свои навыки. Также подумайте о создании под-ниши в своей нише для целевой аудитории. Например, вы можете управлять электронной почтой специально для фотографов или графическим дизайном для поставщиков свадебных услуг.

Если вы хотите развить навыки в какой-либо области - обслуживание клиентов электронной коммерции, маркетинг Pinterest, реклама в социальных сетях, управление WordPress и т. Д. - помощь доступна во всех ценовых категориях. Например, вы можете узнать больше о маркетинге в социальных сетях, погрузившись в нишевые подкасты, затем пройти бесплатный курс сертификации, а затем получить сертификат продвинутого уровня, который поставляется с ценой.

Как найти работу виртуального помощника

Ваши потенциальные клиенты тусуются где-то в сети, и ваша задача - выяснить, где это находится. На Reddit или на другом онлайн-форуме? Читают ли они статьи на определенных сайтах и ​​оставляют комментарии? Есть ли группа в Facebook или хэштег в Twitter, в которой они участвуют? Идите туда, где они есть, и дайте совет бесплатно. Как только вы установите взаимопонимание, слегка упомяните, что вы VA.

Также подумайте о том, чтобы связаться с другими VA онлайн, например, в сообществах социальных сетей. Опытные VA могут отказать вам в работе, и, если вы их контакт, они могут отправить некоторых клиентов к вам.

На досках вакансий также будут списки для VA или списки других услуг, которые вы выполняете, например, маркетинга в социальных сетях. Если вы подходите для этой роли, даже если в ней не упоминается «виртуальный помощник», подайте заявку. Клиенту могут потребоваться некоторые из дополнительных услуг, которые вы предлагаете, помимо того, для чего он нанимает.

Есть также возможность поработать в компании VA, прежде чем открыться самостоятельно. У этого есть свои плюсы и минусы. Компания будет привлекать для вас клиентов и сочетать вас с работой, но они могут устанавливать вашу ставку или брать часть вашего дохода. Однако, когда вы только начинаете, это хороший способ изучить основы и улучшить свои навыки, не неся единоличную ответственность за отношения между клиентом и VA, и вы можете воспользоваться ресурсами компании, чтобы отточить свои навыки.

Как найти идеального клиента в качестве виртуального помощника

Чтобы составить список клиентов, который вам нравится, вам нужно создать образ клиента и тщательно проверить потенциальных клиентов, а затем двигаться вперед медленно и осторожно. Также неплохо провести для каждого нового клиента короткий пробный период, например, три месяца. Таким образом, если один или оба из вас недовольны тем, как идут дела, вы не связаны долгим контрактом.

Определите своего идеального клиента

Определение вашего идеального клиента позволяет вам работать с людьми, с которыми вы хотите работать, и одновременно отсеивать тех, кто не поможет вам в развитии вашей карьеры. Постройте видение своего идеального клиента, прояснив следующие черты:

• Промышленность
• Ниша и экспертиза
• Возрастной диапазон
• Предпринимательский возраст (стартап против установленного)
• Доход
• Бюджет на найм VA
• Проблемы и борьба
• Навыки им не хватает

Также определите, насколько вы хотите, чтобы клиент участвовал в вашей работе. Если спросить кого-нибудь, является ли он микроменеджером, вы не получите правдивого ответа, но знание ваших ограничений поможет вам решить, продолжать ли профессиональные отношения.

Используйте форму клиентского приложения

Прежде чем вы официально решите нанять клиента, вам необходимо его проверить. В противном случае вы можете обнаружить нарушителей сделки после того, как продвинетесь вперед с соглашением или контрактом.

Форма вашего клиентского приложения поможет вам узнать о своем клиенте и определить ключевые задачи, в решении которых ему требуется помощь. Вы также определите, с чем вы не можете им помочь, что с самого начала облегчит определение границ и ожиданий. Соберите следующую информацию:

• Полное имя
• Наименование фирмы
• Контактная информация
• Предпочитаемый стиль контакта
• Контактная информация
• Часовой пояс
• Социальные профили и веб-сайт
• Направление источника
• Продукты / услуги, которые они предоставляют
• Их целевая аудитория / рынок
• Задачи, в которых им нужна помощь
• Сколько часов в день, неделю или месяц им нужно от вас
• Бюджет на наем VA
• Их другие ВА, с которыми вы будете общаться

Вы также можете спросить о других VA или VA компаниях, с которыми они работали в прошлом, и был ли их опыт положительным или отрицательным. Это подскажет вам, что вам нужно их продать. Например, если они почувствовали, что предыдущий VA не отвечает, сообщите им, как и когда с вами можно связаться, и постарайтесь всегда отвечать быстро.

Проведите интервью

Перед принятием окончательного решения обязательно проведите одно телефонное или видео-интервью. Вы можете многое узнать о ком-то по тому, как он говорит. Сложно ли получить информацию от клиента? Вы можете не получить рекомендаций, необходимых для качественного выполнения своей работы. Они идут по сторонам и превращают 30-минутное интервью в 90-минутный чат? Укажите, сколько вы взимаете за регулярное общение.

Отправить приветственный пакет

Как только вы решили, что хотите нанять нового клиента, отправьте ему приветственный пакет. Начните с чего-нибудь простого, а затем разработайте фирменный приветственный пакет, когда у вас будет время. Ваш приветственный пакет должен включать:

• Ваше предложение по необходимым им услугам, включая цены
• Четкие правила выставления счетов, такие как допустимые типы платежей, частота выставления счетов и сроки оплаты.
• Ваш полный список услуг на случай, если им понадобится добавить услуги в будущем
• Соглашение или контракт на рассмотрение, подписание и возврат

Ведение клиентской базы данных

Каждый раз, когда вы связываетесь с потенциальным клиентом, сохраняйте информацию, в том числе:

• Имя и название компании
• Контактная информация
• Контактные даты и цели
• Котировки цен
• Примечания, особенно о красных флажках

Потенциальные клиенты обычно восстанавливают связь через несколько месяцев или даже лет. Когда кто-то протягивает руку и говорит: «Я не знаю, помните ли вы меня, но…», вы можете обратиться к своей базе данных и получить всю имеющуюся у вас информацию о них.

Как создать сайт виртуального помощника

Настройте свой веб-сайт VA как можно скорее. Даже если вы собираетесь некоторое время поработать в компании, ваш веб-сайт может привлечь потенциальных клиентов, и вам будет куда направлять людей, когда вы начнете составлять свой собственный список клиентов. Вот элементы, которые вам понадобятся на вашем веб-сайте VA, а также несколько дополнительных элементов, которые вы можете добавить позже:

• Список услуг с описанием
• Цены на услуги и пакеты a la carte
• часто задаваемые вопросы
• О инфо
• Контактная страница
• Блог
• Рекомендуемое изображение или галерея
• Форма подписки на рассылку новостей
• Страница ресурсов
• Ссылки или каналы в социальных сетях
• Отзывы

Если у вас есть специализированные услуги, вы также можете включить тематические исследования, чтобы показать, как вы помогли другим клиентам. Например, если вы помогаете с рекламой в Facebook, вы можете рассказать об успешной рекламе, которую вы запустили, и о том, как она дала компании импульс.

Статьи и сообщения в блогах

Чтобы продемонстрировать свой опыт и привлечь новых клиентов, предоставьте бесплатную помощь на своем веб-сайте. Создавайте контент, который отвечает на вопросы и решает проблемы потенциальных клиентов. Например, если вы предлагаете базовые услуги графического дизайна, вы можете написать сообщение «10 вещей, которые нужно включить в каждый пин» для клиентов, которые используют Pinterest для маркетинга.

Вы никогда не сможете раздать все, что знаете, бесплатно, поэтому не беспокойтесь о том, чтобы предлагать так много, чтобы людям не пришлось вас нанимать. Часто демонстрация того, насколько хорошо вы знаете о какой-либо теме, заставляет потенциального клиента думать: «Ух ты, у меня никогда не будет времени, чтобы узнать об этом так много, мне лучше нанять этого человека».

FAQ и мелкий шрифт

На странице часто задаваемых вопросов или на странице «Как это работает» должны быть даны ответы на вопросы клиентов о доступности, методах связи, выставлении счетов, времени оборота и любой другой информации о границах и рабочем процессе, которую они должны иметь. Установив эти ожидания, не сдавайтесь. Если проходят месяцы, и вы обнаруживаете, что есть лучший способ сделать что-то, непременно измените свою стратегию. Но до тех пор придерживайтесь этого.

Установка параметров с самого начала и демонстрация клиентам того, что вы их придерживаетесь, заставят их уважать вас больше, и вы сможете вести жизнь вне работы. Если вы находитесь в нише, в которой есть чрезвычайные ситуации, связанные с работой, составьте план действий в чрезвычайных ситуациях, в котором описывается, как с вами можно связаться и что представляет собой чрезвычайная ситуация.

Заключительные мысли о том, как стать виртуальным помощником

Чтобы стать виртуальным помощником, нужно пройти довольно низкий порог входа, не требуется передовое оборудование или обучение. Работа VA - отличный способ работать из дома и зарабатывать деньги, а также отличный способ выяснить, в каких областях вы хотите специализироваться. Помните, что вы поставщик услуг, а не сотрудник. Игровое поле более равномерное, чем в традиционной ситуации работодатель-работник. Вы выбираете своих клиентов точно так же, как они выбирают своих виртуальных клиентов.

Наконец, чтобы иметь здоровые рабочие отношения с клиентом, вам необходимо четко понимать, почему вы с ним работаете, а не только то, что вы делаете. Спросите о стратегии и цели ваших задач. Вы не только будете вкладываться в работу, но и найдете эффективные способы ее выполнения. Чем больше вы интегрированы в бизнес клиента, тем незаменимее вы станете его виртуальным помощником.

Готовы запустить свой веб-сайт виртуального помощника? У нас есть коллекция детских тем Divi для виртуальных помощников!

Лучшее изображение через tanyabosyk / shutterstock.com