Cum să deveniți un asistent virtual

Un asistent virtual (VA) este cineva care îndeplinește orice număr de sarcini administrative, creative sau de marketing pentru clienți. Clientul poate fi un alt VA care are nevoie de asistență, un individ sau un solopreneur sau o companie sau organizație. În timp ce unele VA pot lucra cu un program cu normă întreagă pentru un client major, mulți aleg să lucreze ca contractori sau freelanceri pentru mai mulți clienți simultan (deși acest lucru se poate adăuga și la o sarcină de lucru cu normă întreagă sau chiar mai mult).

Avantajul de a fi un VA vă stabilește propriul program flexibil, dar trebuie să răspundeți nevoilor și programului fiecărui client. A fi VA nu necesită prea multă pregătire de specialitate sau echipament pentru a începe, altele decât abilitățile de administrator, cunoștințele de afaceri și cunoștințele de internet. Cu timpul, vă puteți specializa într-o nișă și vă puteți dezvolta afacerea pentru a servi clienți de înaltă valoare.

Suma pe care o puteți câștiga ca VA va depinde de abilitățile dvs., de profunzimea expertizei și de dacă lucrați pentru o companie VA sau pentru dvs. În calitate de VA de bază pentru o companie, puteți câștiga de la 10 la 12 USD pe oră, ceea ce poate să nu fie un salariu locuibil, mai ales dacă aceasta este singura dvs. sursă de venit. Totuși, dacă lucrați pentru dvs., puteți percepe 20 USD sau mai mult pe oră și puteți continua să creșteți rata pe măsură ce dezvoltați abilități la nivel înalt sau la cerere.

De ce abilități au nevoie asistenții virtuali?

Când vă întrebați cum să deveniți un asistent virtual, puteți presupune că VA-urile se ocupă doar de sarcini de administrare uscate. Aceasta face parte din aceasta (clienții nu vor să facă acele sarcini obositoare), dar puteți oferi și servicii mai avansate de care vă bucurați cu adevărat.

Indiferent ce servicii oferiți, comunicați întotdeauna valoarea din spatele sarcinii. Faceți apel la ceea ce clientul are cel mai mult nevoie. Ce le ține trezite noaptea? Cum le puteți rezolva problema? În loc să declarați pur și simplu serviciile dvs., vorbiți și despre motivul pentru care acest lucru îi va ajuta. Descrieți cum va arăta viața lor după ce le-ați gestionat e-mailul, rețelele sociale etc.

Managementul blogului

Pentru a oferi gestionarea blogurilor ca serviciu, aveți nevoie de experiență WordPress. Blogging-ul vine cu sarcini administrative zilnice pentru care clienții nu vor avea timp, cum ar fi:

• Formatarea și optimizarea postărilor pentru a include anteturi, linkuri și SEO
• Adăugarea de imagini, meta date și subtitrări
• Corectarea schițelor și programarea postărilor pentru a fi difuzate
• Aprobarea, ștergerea și răspunsul la comentarii
• Completarea informațiilor despre pluginuri, cum ar fi cuvinte cheie și alternative în Yoast SEO
• Organizarea și actualizarea postărilor cu categorii și etichete

Serviciu clienți

Atunci când clienții doresc să preluați sarcinile de servicii pentru clienți, va trebui să vă actualizați cu privire la practicile și produsele lor de afaceri. Probabil că veți oferi asistență clienților prin e-mail pentru a face lucruri precum răspunsuri la întrebări legate de produs, procesarea rambursărilor și depanarea problemelor contului.

Gestionare e-mail

Profesioniștii ocupați nu își pot ignora pur și simplu căsuțele de e-mail, dar din moment ce gestionarea e-mailurilor poate ocupa atât de mult timp, este o prioritate de care trebuie să se ocupe clienții. Gestionarea e-mailului include:

• Ștergerea, sortarea și răspunsul la e-mail
• Mutarea e-mailurilor în dosare etichetate clar, astfel încât clientul să poată spune rapid ce are prioritate, ce are nevoie de un răspuns și ce e-mailuri sunt doar informative
• Prelucrarea e-mailurilor, cum ar fi aprobarea comentariilor postărilor pe blog, anularea sau reînnoirea abonamentelor și confirmarea rezervărilor

În esență, doriți căsuța de e-mail a acestora cât mai curată și mai curată posibil când o verifică în fiecare dimineață.

Design grafic

Nu aveți nevoie de abilități avansate de proiectare pentru a oferi design grafic ca serviciu, atâta timp cât sunteți sincer cu privire la abilitățile și limitările dvs. Cu un ochi bun, abilități de bază de proiectare și un instrument ușor de utilizat, cum ar fi Canva, puteți crea grafică precum:

• Reclame
• Imagini recomandate pentru postările de pe blog
• Pliante
• Povestiri Instagram
• Pinii Pinterest
• Cărți poștale
• Material promotional
• Copertele profilului rețelelor sociale

Rețele sociale

Rețelele de socializare sunt unul dintre primele lucruri care se opresc, dar asta nu o face mai puțin importantă pentru sănătatea unei companii. Deoarece clienții știu că ar trebui să se ocupe de rețelele de socializare, dar nu par să găsească timpul sau să învețe abilitățile necesare, este o abilitate excelentă pentru un VA să se dezvolte. În plus, gestionarea rețelelor de socializare este o sarcină de nivel superior pentru care poți percepe ceva mai mult. La fel ca gestionarea e-mailurilor, gestionarea rețelelor sociale necesită coerență, deci, dacă veți oferi acest serviciu clienților, asigurați-vă că aveți timp să vă dedicați săptămânal sau chiar zilnic.

Transcriere

Atunci când un client are un podcast, un videoclip sau un webinar, serviciile dvs. de transcriere vor fi utile. După transcrierea conținutului, îl puteți transforma în alte forme, cum ar fi postări de blog, buletine informative sau postări pe rețelele de socializare. Nu aveți nevoie de abilități avansate pentru transcriere decât capacitatea de a tasta rapid, deși puteți investi în software de transcriere dacă faceți acest lucru pentru mulți clienți.

Și mai multe sarcini de asistent virtual de oferit

Există atât de multe alte servicii VA de luat în considerare atunci când decideți cum să deveniți un asistent virtual, atât de bază, cât și avansat:

• Dezvoltarea aplicațiilor
• Editare audio, foto sau video
• Contabilitate și introducere de date
• Gestionarea calendarului și a programului
• Moderarea și gestionarea comunității
• Scrierea fantomelor sau redactarea
• Cercetarea cuvintelor cheie
• Generarea de plumb și informare
• Programare
• Management de proiect
• Cercetând
• Aranjamente de călătorie
• Proiectare de site-uri

Cum să faci nișă ca asistent virtual

La început, veți fi probabil un generalist VA, oferind o gamă largă de abilități generale. Acest lucru ar trebui să poată fi făcut de fiecare VA. Chiar și atunci când este timpul să vă faceți nișă, clienții dvs. pot avea în continuare nevoie de specialitatea dvs., plus un serviciu de rutină sau două.

În calitate de VA general, veți fi un fel de gofer al clientului, făcând orice și tot ceea ce doresc să facă în lista dvs. de servicii de bază. După ce ați făcut asta pentru o vreme, veți afla ce sarcini vă plac și la ce sunteți cel mai bun. Apoi puteți afla mai multe despre aceste nișe specifice și vă puteți dezvolta abilitățile. Luați în considerare și crearea unei sub-nișe a nișei dvs. pentru a viza un anumit public. De exemplu, vă puteți ocupa de gestionarea e-mailurilor special pentru fotografi sau de design grafic pentru vânzătorii de nunți.

Când doriți să vă dezvoltați competența într-un domeniu - servicii pentru clienți de comerț electronic, marketing Pinterest, publicitate în rețelele sociale, management WordPress etc. - ajutorul este disponibil la toate prețurile. De exemplu, puteți afla mai multe despre marketingul social media prin scufundări în podcast-uri de nișă, apoi urmați un curs de certificare gratuit, apoi obțineți o certificare avansată care vine cu o etichetă de preț.

Cum să găsiți de lucru ca asistent virtual

Potențialii tăi clienți stau undeva online și este treaba ta să-ți dai seama unde este. Sunt pe Reddit sau în alt forum online? Citesc articole pe anumite site-uri web și lasă comentarii? Există vreun grup Facebook sau hashtag Twitter la care participă? Mergeți acolo unde sunt și oferiți sfaturi gratuit. Odată ce ați dezvoltat un raport, menționați ușor că sunteți un VA.

De asemenea, luați în considerare conectarea cu alte VA online, cum ar fi în comunitățile de socializare. AV-urile cu experiență pot renunța la muncă și, dacă vă vor contacta, ar putea să vă trimită unii clienți.

Job board-urile vor avea, de asemenea, înregistrări pentru VA sau listări pentru alte servicii pe care le efectuați, cum ar fi marketingul pe rețele sociale. Dacă sunteți potrivit pentru rol, chiar dacă nu menționează „asistent virtual”, aplicați. Este posibil ca clientul să aibă nevoie de unele dintre serviciile suplimentare pe care le oferiți, în plus față de ceea ce angajează.

Există, de asemenea, opțiunea de a lucra pentru o companie VA înainte de a vă ramifica singuri. Există argumente pro și contra în acest sens. Compania va atrage clienți pentru dvs. și vă va împerechea cu munca, dar este posibil să vă stabilească rata sau să vă reducă venitul. Când începeți, totuși, este o modalitate bună de a învăța corzile și de a vă dezvolta abilitățile fără a fi singurul responsabil pentru relația client-VA și puteți profita de resursele companiei pentru a vă perfecționa abilitățile.

Cum să vă găsiți clientul ideal ca asistent virtual

Pentru a construi o listă de clienți de care sunteți entuziasmați, trebuie să creați o persoană a clientului și să examinați temeinic potențialii clienți, apoi să mergeți încet și cu atenție. Este, de asemenea, o idee bună să treceți fiecare client nou într-o perioadă de probă scurtă, cum ar fi trei luni. În acest fel, dacă unul sau amândoi nu sunteți mulțumiți de modul în care funcționează lucrurile, nu sunteți legați de un contract lung.

Definiți-vă clientul ideal

Definirea clientului ideal vă permite să lucrați cu oamenii pe care doriți să lucrați, în timp ce îi eliminați pe cei care nu vă vor ajuta să vă dezvoltați cariera. Construiește o viziune a clientului tău ideal clarificând următoarele trăsături:

• Industrie
• Nișă și expertiză
• Interval de vârstă
• Vârsta antreprenorială (pornire vs. stabilită)
• Sursa de venit
• Buget pentru angajarea unui VA
• Preocupări și lupte
• Abilități care le lipsesc

De asemenea, determinați cât de mult doriți ca clientul să participe la munca dvs. A întreba pe cineva dacă este un micro-manager nu vă va oferi un răspuns veridic, dar cunoașterea limitelor dvs. vă va ajuta să decideți dacă veți continua sau nu relația profesională.

Utilizați un formular de cerere pentru clienți

Înainte de a vă decide oficial să luați un client, va trebui să-l verificați. În caz contrar, ați putea afla rupturi de oferte după ce ați avansat cu un acord sau contract.

Formularul de cerere pentru client vă va ajuta să aflați despre clientul dvs. și să identificați sarcinile cheie cu care au nevoie de ajutor. De asemenea, veți determina cu ce nu le puteți ajuta, ceea ce face mai ușoară stabilirea limitelor și așteptărilor de la început. Adunați următoarele informații:

• Numele complet
• Nume de afaceri
• Informatii de contact
• Stil de contact preferat
• Punct (e) de contact
• Fus orar
• Profiluri sociale și site-ul web
• Sursa de referinta
• Produsele / serviciile pe care le furnizează
• Publicul / piața lor țintă
• Sarcini cu care au nevoie de asistență
• De câte ore pe zi, săptămână sau lună au nevoie de la dvs.
• Buget pentru angajarea unui VA
• Celelalte VA ale acestora cu care veți comunica

De asemenea, vă recomandăm să întrebați despre alte VA sau companii VA cu care au lucrat în trecut și dacă experiența a fost pozitivă sau negativă. Acest lucru vă va da seama de ce aveți nevoie pentru a le vinde. De exemplu, dacă au considerat că un VA anterior nu răspunde, anunțați-le cum și când puteți fi contactat și faceți un punct pentru a răspunde întotdeauna rapid.

Țineți un interviu

Aveți întotdeauna un interviu telefonic sau video înainte de a lua orice decizie finală. Puteți afla multe despre cineva prin modul în care vorbește. Este clientul dificil de extras informații? Este posibil să nu primiți îndrumările de care aveți nevoie pentru a vă îndeplini bine treaba. Se apucă de tangențe și transformă un interviu de 30 de minute într-o conversație de 90 de minute? Blocați cât de mult încărcați pentru comunicarea regulată.

Trimiteți un pachet de bun venit

După ce ați decis că doriți să luați un nou client, trimiteți-i un pachet de bun venit. Începeți cu ceva simplu pentru moment și apoi proiectați un pachet de bun venit de marcă atunci când aveți timp. Pachetul dvs. de bun venit ar trebui să includă:

• Propunerea dvs. pentru serviciile de care au nevoie, inclusiv prețurile
• Ștergeți regulile de facturare, cum ar fi tipurile de plată acceptate, frecvența de facturare și datele scadente
• Lista completă a serviciilor dvs. în cazul în care trebuie să adauge servicii în viitor
• Acordul sau contractul pentru revizuirea, semnarea și returnarea acestora

Mențineți o bază de date pentru clienți

De fiecare dată când vă conectați cu un potențial client, salvați informațiile, inclusiv:

• Numele și numele companiei
• Informatii de contact
• Date și scopuri de contact
• Prețuri citate
• Note, mai ales despre steagurile roșii

Este obișnuit ca potențialii clienți să se reconecteze luni sau chiar ani în jos. Când cineva întinde mâna și spune: „Nu știu dacă îți amintești de mine, dar ...” poți să te referi la baza de date și să extragi toate informațiile pe care le ai despre ele.

Cum să creați un site web de asistent virtual

Configurați site-ul dvs. VA cât mai curând posibil. Chiar dacă veți lucra pentru o companie pentru o vreme, site-ul dvs. web poate atrage clienți potențiali și veți avea unde să direcționați oamenii atunci când începeți să vă construiți propria listă de clienți. Iată elemente de care aveți nevoie pe site-ul dvs. VA, împreună cu câteva elemente opționale pe care le puteți adăuga ulterior:

• Lista serviciilor cu descrieri
• Prețuri pentru servicii și pachete à la carte
• FAQ
• Despre informații
• Pagina de contact
• Blog
• Imagine prezentată sau galerie
• Formular de înscriere la buletinul informativ
• Pagina de resurse
• Linkuri sau fluxuri de social media
• Mărturii

Dacă aveți servicii specializate, puteți include și studii de caz pentru a arăta cum ați ajutat alți clienți. De exemplu, dacă ajutați la publicitatea pe Facebook, puteți vorbi despre un anunț de succes pe care l-ați difuzat și despre modul în care a dat companiei un impuls.

Articole și postări pe blog

Pentru a vă prezenta expertiza și a atrage noi clienți, oferiți ajutor gratuit pe site-ul dvs. web. Creați conținut care răspunde la întrebări și rezolvă probleme pentru potențialii clienți. De exemplu, dacă oferiți servicii de bază de design grafic, puteți scrie o postare despre „10 lucruri de inclus pe fiecare pin” pentru clienții care folosesc Pinterest pentru marketing.

Nu veți putea niciodată să oferiți tot ce știți gratuit, așa că nu vă faceți griji dacă oferiți atât de mult încât oamenii să nu fie nevoiți să vă angajeze. Adesea, arătând cât de mult știți despre un subiect, potențialul client se gândește: „Uau, nu voi avea niciodată timp să aflu atât de multe despre el, mai bine angajez acea persoană”.

Întrebări frecvente și tipărire fină

Întrebările frecvente sau pagina „Cum funcționează” ar trebui să răspundă la întrebările clienților despre disponibilitate, metode de comunicare, facturare, timp de livrare și orice alte informații privind stabilirea limitelor și fluxul de lucru pe care ar trebui să le aibă. Odată ce ați stabilit acele așteptări, nu căutați. Dacă trec luni și descoperiți că există o modalitate mai bună de a face lucruri, schimbați-vă strategia. Până atunci, însă, rămâneți la el.

Setarea parametrilor de la început și arătarea clienților că îi respectați îi va face să vă respecte mai mult și veți putea duce o viață în afara muncii. Dacă vă aflați într-o nișă care are urgențe legate de locul de muncă, veniți cu un plan de urgență care acoperă modul în care puteți fi contactat și ce constituie o urgență.

Ultimele gânduri despre devenirea unui asistent virtual

Devenirea unui asistent virtual are o barieră destul de scăzută la intrare, nu este nevoie de echipament avansat sau instruire. A fi VA este o modalitate fantastică de a lucra de acasă și de a câștiga bani și este, de asemenea, o cale excelentă de a afla în ce domenii doriți să vă specializați. Amintiți-vă că sunteți un furnizor de servicii, nu un angajat. Terenul de joc este mai uniform decât într-o situație tradițională între angajatori și angajați. Vă alegeți clienții la fel de mult ca aceștia aleg VA-urile lor.

În cele din urmă, pentru a avea o relație de lucru sănătoasă cu un client, trebuie să fiți clar de ce lucrați cu ei, nu doar ceea ce faceți. Întrebați despre strategia și scopul din spatele sarcinilor dvs. Nu veți fi investit doar în muncă, dar veți găsi modalități eficiente de a face treaba. Cu cât ești mai integrat în afacerea clientului, cu atât vei fi mai de neînlocuit ca asistent virtual.

Sunteți gata să puneți în funcțiune site-ul web al asistentului virtual? Avem o colecție de teme pentru copii Divi pentru asistenți virtuali!

Imagine prezentată prin tanyabosyk / shutterstock.com