A sua empresa está pronta para contratar trabalhadores remotos?

Publicados: 2019-05-18

Meu pai trabalhou em um escritório doméstico durante anos, muito antes de ser comum ou popular ter um trajeto tão curto quanto o corredor. Ele transformou o antigo quarto do meu irmão em um escritório e o equipou com tudo de que precisava. Era totalmente funcional, abastecido com todos os suprimentos que uma universitária obcecada por papelaria poderia desejar.

Quando me mudei da casa de minha infância para meu próprio apartamento, um de dois quartos para que eu pudesse montar um escritório em casa também, comecei a perceber como nossos empregos eram diferentes. Ele era um gerente da AT&T que trabalhava em casa em tempo integral. Ele tinha reuniões para participar, o resto de sua equipe sabia quando ele estava no horário e se ele queria tirar uma folga, ele fez um pedido.

Como freelancer, não tinha nenhum desses requisitos. Eu até tentei conciliar uma taça de vinho com o prazo de um artigo em uma das minhas primeiras tardes como freelancer (não faça isso, acredite em mim). Freelancers têm muito em seus ombros em termos de criação de um espaço de trabalho que apóia sua carreira e estilo de vida, mas as empresas com uma força de trabalho distribuída precisam descobrir como fazer isso para todos os seus funcionários. Eles também precisam definir caminhos de comunicação para que a colaboração seja tranquila. É uma tarefa difícil.

A tecnologia tornou possível que os funcionários trabalhem em casa (WFH) com frequência e que algumas empresas sejam 100% remotas. A tecnologia também mudou a percepção do trabalho remoto, bem como os locais de trabalho comuns e a noção de horário tradicional. O mais importante é que as empresas modernas acham que os funcionários não precisam se reunir no mesmo local para fazer bem o seu trabalho.

Tipos de trabalhadores remotos

Trabalhadores remotos não são iguais aos freelancers, embora compartilhem semelhanças. Além disso, um funcionário que trabalha em tempo integral de vez em quando não é o mesmo que uma pessoa que trabalha remotamente em tempo integral. Cada tipo de funcionário tem suas próprias configurações de escritório, expectativas, requisitos e horários.

Equipe no escritório com flexibilidade

Hoje, muitas empresas têm escritórios em um local central, mas permitem que os funcionários façam WFH ocasionalmente, como:

Um funcionário tem um evento médico ou pessoal programado, como uma consulta médica ou uma reunião com o professor de seu filho. Nesses casos, trabalhar em casa é uma alternativa a um dia de folga ou de folga, e a empresa não terá tanta falta de mão de obra naquele dia.
O funcionário tem dias recorrentes de WFH porque é mais capaz de se concentrar em determinados projetos a partir da paz e tranquilidade de sua casa.
Há uma reunião cedo para comparecer e o funcionário tem um longo trajeto até o escritório.

Como essas situações exigem apenas dias infrequentes de WFH, o escritório doméstico do funcionário não está otimizado para trabalho em tempo integral. Eles podem estar faltando um dos seguintes:

Escritório ou espaço de trabalho dedicado
Internet confiável e rápida
Equipamentos necessários, como impressora ou scanner
Material de escritório e software relacionado ao trabalho
Cuidado de crianças ou animais de estimação

Esses funcionários se desviam da rotina normal de vez em quando e se contentam com o que têm. No entanto, sua casa não está necessariamente pronta para a produtividade e o sucesso em tempo integral. Aqui estão mais dois problemas que podem surgir:

O funcionário da WFH pode perder conversas e decisões importantes ao se afastar da conversa normal de trabalho diária.
Para funcionários internos, o dia de trabalho é interrompido se demorar um pouco para preparar e testar a tecnologia necessária para que o funcionário da WFH possa comparecer a uma reunião.

Os empregadores que desejam permitir que os funcionários participem da WFH ocasionalmente devem escolher cuidadosamente os dias em que isso for mais conveniente para toda a equipe. As diretrizes gerais da empresa podem esclarecer quando um funcionário pode tirar um dia WFH. Por exemplo, talvez os dias WFH só sejam aprovados se não houver reuniões agendadas, outros funcionários WFH ou um número excessivo de dias WFH naquele mês.

Equipe 100% Remota

Do outro lado do espectro está a equipe totalmente remota. Isso significa que não existe um escritório central e que cada pessoa que faz parte da empresa trabalha remotamente. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as equipes remotas estão posicionadas para o sucesso:

Os trabalhadores remotos precisam de um espaço de trabalho dedicado, isolado do resto da casa. Eles não trabalham em projetos externos durante o dia de trabalho nem atuam como cuidadores principais de um parente ou filho. Normalmente, os trabalhadores remotos não estão assistindo a filmes, limpando a cozinha ou saindo para correr no meio do dia de trabalho. Eles estão em seu espaço de trabalho, assim como estariam em um escritório.
Existem padrões claros para quando o funcionário vai começar e parar de trabalhar, quando e como eles estarão disponíveis e quando não se espera que trabalhem. Os trabalhadores remotos precisam evitar o esgotamento, assim como os freelancers, porque existe a tentação de sempre trabalhar quando é tão acessível.
A comunicação é principalmente digital. Os membros da equipe podem se comunicar individualmente, em grupos formados por pessoas específicas ou em canais de bate-papo abertos. No Elegant Themes, usamos o Slack para isso.
Durante as reuniões, cada pessoa participa via vídeo. Não há apenas uma ou duas pessoas vistas e ouvidas na reunião - todos estão presentes e representados. Fazer reuniões por vídeo em vez de pelo telefone permite a linguagem corporal também, e as pessoas não falam muito umas com as outras.
Aqueles que não estão disponíveis por um dia ficam atualizados quando voltam e ainda estão envolvidos na tomada de decisões. Eles podem ler os bate-papos que perderam ou assistir ao replay de uma reunião gravada.
Os funcionários fazem check-ins regulares com os supervisores para verificar o desempenho, os prazos e as expectativas.
A empresa é responsável pelo pagamento das mudanças que devem ocorrer na casa. Eles não terão que pagar para o funcionário construir uma ala para seu escritório em casa, mas terão que atualizar seu WiFi, por exemplo.

Empacotando

Descobrir se funcionários remotos são adequados para sua empresa levará tempo. Você tem que decidir quantos dias WFH permitir ao começar, quem pode solicitá-los e quantas pessoas podem trabalhar remotamente ao mesmo tempo. Você pode descobrir que alguns funcionários são menos produtivos nos dias WFH, enquanto outros são mais produtivos. Em seguida, você terá que decidir como dizer a alguns funcionários que eles não podem mais trabalhar remotamente.

Para muitos funcionários, trabalhar remotamente é mais conveniente e confortável do que ir para um escritório todos os dias. Essa melhora na qualidade de vida se traduz em um trabalho melhor. Para as empresas, ter uma força de trabalho distribuída abre as portas para mais candidatos, independentemente de onde morem. Os candidatos a emprego de hoje estão procurando ativamente por empregos na WFH, então empresas inteligentes considerarão a criação de oportunidades remotas.

Pronto para sair do seu próprio caminho e fazer algumas mudanças muito necessárias no escritório? Confira minha postagem no blog sobre se inclinar na ilusão de controle para destruir seus objetivos de negócios.