Votre entreprise est-elle prête à embaucher des travailleurs à distance ?

Publié: 2019-05-18

Mon père a travaillé dans un bureau à domicile pendant des années, bien avant qu'il ne soit courant ou populaire d'avoir un trajet aussi court que le couloir. Il a transformé l'ancienne chambre de mon frère en bureau et il l'a équipé de tout ce dont il avait besoin. Il était entièrement fonctionnel, rempli de toutes les fournitures qu'une étudiante obsédée par la papeterie pouvait souhaiter.

Lorsque j'ai quitté la maison de mon enfance pour m'installer dans mon propre appartement, un deux-pièces afin de pouvoir également aménager un bureau à domicile, j'ai commencé à réaliser à quel point nos emplois étaient différents. C'était un directeur d'AT&T qui travaillait à domicile à temps plein. Il devait assister à des réunions, le reste de son équipe savait quand il était à l'heure et s'il voulait prendre un congé, il en faisait la demande.

En tant que pigiste, je n'avais aucune de ces exigences. J'ai même essayé de jongler avec un verre de vin avec une date limite d'article l'un de mes premiers après-midi en tant que pigiste (ne le faites pas, croyez-moi). Les pigistes ont beaucoup à faire pour créer un espace de travail qui soutient leur carrière et leur style de vie, mais les entreprises avec une main-d'œuvre répartie doivent trouver comment le faire pour tous leurs employés. Ils doivent également mettre en place des voies de communication pour que la collaboration soit fluide. C'est un défi de taille.

La technologie a permis aux employés de travailler souvent à domicile (WFH) et à certaines entreprises d'être à 100 % à distance. La technologie a également changé la perception du travail à distance, ainsi que des lieux de travail communs et la notion d'horaires traditionnels. Plus important encore, les entreprises modernes estiment que les employés n'ont pas besoin de se réunir au même endroit pour bien faire leur travail.

Types de télétravailleurs

Les travailleurs à distance ne sont pas les mêmes que les indépendants, bien qu'ils partagent des similitudes. De plus, un employé qui WFH de temps en temps n'est pas le même qu'une personne qui travaille à distance à temps plein. Chaque type d'employé a ses propres configurations de bureau, attentes, exigences et horaires.

Équipe au bureau avec flexibilité

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises disposent d'espaces de bureau dans un emplacement central, mais autorisent les employés à WFH à l'occasion, tels que :

Un employé a prévu un événement médical ou personnel, comme un rendez-vous chez le médecin ou une rencontre avec l'enseignant de son enfant. Dans ces cas, le travail à domicile est une alternative à une journée de congé de maladie ou personnelle, et l'entreprise ne sera pas aussi à court de personnel pour la journée.
L'employé a des journées FMH récurrentes car il est mieux en mesure de se concentrer sur certains projets depuis le calme de sa maison.
Il y a une réunion anticipée à laquelle assister et l'employé a un long trajet jusqu'au bureau.

Étant donné que ces situations ne nécessitent que des jours WFH peu fréquents, le bureau à domicile de l'employé n'est pas optimisé pour le travail à temps plein. Il peut manquer l'un des éléments suivants :

Bureau ou espace de travail dédié
Internet fiable et rapide
Équipement nécessaire, comme une imprimante ou un scanner
Fournitures de bureau et logiciels liés au travail
Garde d'enfants ou garde d'animaux

Ces employés s'écartent de la routine normale de temps en temps et se contentent de ce qu'ils ont. Cependant, leur maison n'est pas nécessairement prête pour une productivité et un succès à temps plein. Voici deux autres problèmes qui peuvent survenir :

L'employé de la FMH peut manquer des conversations et des décisions importantes en s'éloignant des conversations de travail quotidiennes normales.
Pour les employés de bureau, la journée de travail est interrompue s'il faut un certain temps pour préparer et tester la technologie nécessaire pour que l'employé de la FMH puisse assister à une réunion.

Les employeurs qui souhaitent autoriser les employés à participer à la FMH à l'occasion doivent choisir avec soin les jours où cela convient le mieux à toute l'équipe. Les directives à l'échelle de l'entreprise peuvent préciser quand un employé peut prendre une journée de la FMH. Par exemple, les jours WFH ne sont peut-être approuvés que s'il n'y a pas de réunions programmées, d'autres employés WFH ou un nombre excessif de jours WFH ce mois-ci.

Équipe 100% à distance

À l'autre extrémité du spectre se trouve l'équipe entièrement distante. Cela signifie qu'il n'y a pas de bureau central et que chaque personne qui fait partie de l'entreprise travaille à distance. Voici quelques façons dont les équipes distantes sont positionnées pour réussir :

Les télétravailleurs ont besoin d'un espace de travail dédié, isolé du reste de la maison. Ils ne travaillent pas sur des projets extérieurs pendant la journée de travail ou n'agissent pas en tant que principal soignant d'un parent ou d'un enfant. En règle générale, les travailleurs à distance ne regardent pas de films, ne nettoient pas leur cuisine ou ne sortent pas courir au milieu de leur journée de travail. Ils sont dans leur espace de travail, comme ils le seraient dans un bureau.
Il existe des normes claires pour le moment où l'employé commencera et cessera de travailler, quand et comment il sera disponible et quand il n'est pas censé travailler. Les travailleurs à distance doivent éviter l'épuisement professionnel, tout comme les pigistes, car il y a une tentation de toujours travailler quand c'est si accessible.
La communication est avant tout numérique. Les membres de l'équipe peuvent communiquer en tête-à-tête, en groupes composés de personnes spécifiques ou dans des canaux de discussion ouverts. Chez Elegant Themes, nous utilisons Slack pour cela.
Lors des réunions, chaque personne participe par vidéo. Il n'y a pas qu'une ou deux personnes vues et entendues lors de la réunion – tout le monde est présent et représenté. Tenir des réunions par vidéo plutôt que par téléphone permet également le langage corporel et les gens ne se parlent pas autant.
Ceux qui ne sont pas disponibles pendant une journée se mettent au courant à leur retour et ils sont toujours impliqués dans la prise de décision. Ils peuvent lire les discussions qu'ils ont manquées ou regarder une rediffusion d'une réunion enregistrée.
Les employés ont des contrôles réguliers avec les superviseurs pour passer en revue les performances, les délais et les attentes.
L'entreprise est responsable de payer pour les changements qui doivent avoir lieu dans la maison. Ils n'auront pas à payer pour que l'employé construise une aile pour leur bureau à domicile, mais ils devront par exemple mettre à niveau leur WiFi.

Emballer

Déterminer si les employés à distance conviennent à votre entreprise prendra du temps. Vous devez décider du nombre de jours WFH à autoriser au début, qui peut les demander et combien de personnes peuvent travailler à distance à la fois. Vous constaterez peut-être que certains employés sont moins productifs les jours de la FMH tandis que d'autres sont plus productifs. Vous devrez ensuite décider comment dire à certains employés qu'ils ne peuvent plus travailler à distance.

Pour de nombreux employés, travailler à distance est plus pratique et confortable que de se rendre au bureau tous les jours. Cette amélioration de leur qualité de vie se traduit par un meilleur travail. Pour les entreprises, le fait d'avoir une main-d'œuvre répartie ouvre la porte à davantage de candidats, quel que soit l'endroit où ils vivent. Les demandeurs d'emploi d'aujourd'hui recherchent activement des emplois à la FMH. Les entreprises intelligentes envisageront donc de créer des opportunités à distance.

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