La tua azienda è pronta ad assumere lavoratori a distanza?

Mio padre ha lavorato per anni da un ufficio a casa, molto prima che fosse comune o popolare avere un pendolarismo breve come il corridoio. Ha trasformato la vecchia camera da letto di mio fratello in un ufficio e l'ha attrezzata con tutto ciò di cui aveva bisogno. Era perfettamente funzionante, rifornito di tutte le forniture che una studentessa universitaria ossessionata dalla cancelleria potrebbe desiderare.

Quando mi sono trasferita dalla casa della mia infanzia e mi sono trasferita nel mio appartamento, un appartamento con due camere da letto per poter allestire anche un ufficio a casa, ho iniziato a rendermi conto di quanto fossero diversi i nostri lavori. Era un manager AT&T che lavorava da casa a tempo pieno. Aveva riunioni a cui partecipare, il resto della sua squadra sapeva quando era in orario e se voleva prendersi una pausa, faceva una richiesta.

Come libero professionista, non avevo nessuno di questi requisiti. Ho anche provato a destreggiarmi con un bicchiere di vino con una scadenza articolo uno dei miei primi pomeriggi da freelance (non farlo, fidati di me). I freelance hanno molto sulle spalle in termini di creazione di uno spazio di lavoro che supporti la loro carriera e il loro stile di vita, ma le aziende con una forza lavoro distribuita devono capire come farlo per tutti i loro dipendenti. Devono anche impostare percorsi di comunicazione in modo che la collaborazione sia fluida. È un compito arduo.

La tecnologia ha permesso ai dipendenti di lavorare spesso da casa (WFH) e ad alcune aziende di essere remote al 100%. La tecnologia ha anche cambiato la percezione del lavoro a distanza, così come i luoghi di lavoro comuni e la nozione di orari tradizionali. Ancora più importante, le aziende moderne ritengono che i dipendenti non debbano riunirsi nello stesso luogo per svolgere bene il proprio lavoro.

Tipi di lavoratori a distanza

I lavoratori a distanza non sono la stessa cosa dei liberi professionisti, sebbene condividano somiglianze. Inoltre, un dipendente che di tanto in tanto WFH non è lo stesso di una persona che lavora da remoto a tempo pieno. Ogni tipo di dipendente ha le proprie configurazioni dell'ufficio, aspettative, requisiti e orari.

Team in ufficio con flessibilità

Oggi, molte aziende hanno uffici in una posizione centrale ma occasionalmente consentono ai dipendenti di WFH, come ad esempio:

• Un dipendente ha in programma un evento medico o personale, come un appuntamento dal medico o un incontro con l'insegnante del proprio figlio. In questi casi, lavorare da casa è un'alternativa al prendersi una giornata di malattia o personale e l'azienda non sarà così a corto di personale per la giornata.
• Il dipendente ha giorni WFH ricorrenti perché è più in grado di concentrarsi su determinati progetti dalla pace e dalla tranquillità della propria casa.
• C'è una riunione anticipata a cui partecipare e il dipendente ha un lungo tragitto giornaliero verso l'ufficio.

Poiché queste situazioni richiedono solo giorni WFH non frequenti, l'ufficio a casa del dipendente non è ottimizzato per il lavoro a tempo pieno. Potrebbero mancare uno dei seguenti:

• Ufficio o spazio di lavoro dedicato
• Internet affidabile e veloce
• Attrezzatura necessaria, come una stampante o uno scanner
• Forniture per ufficio e software per il lavoro
• Assistenza all'infanzia o agli animali domestici

Questi dipendenti ogni tanto si discostano dalla normale routine e si accontentano di ciò che hanno. Tuttavia, la loro casa non è necessariamente pronta per la produttività e il successo a tempo pieno. Ecco altri due problemi che potrebbero sorgere:

• Il dipendente WFH può perdere conversazioni e decisioni importanti allontanandosi dalla normale conversazione di lavoro quotidiana.
• Per i dipendenti in carica, la giornata lavorativa viene interrotta se occorre un po' di tempo per preparare e testare la tecnologia necessaria in modo che il dipendente WFH possa partecipare a una riunione.

I datori di lavoro che desiderano consentire ai dipendenti di WFH occasionalmente dovrebbero scegliere con attenzione i giorni in cui è più conveniente per l'intero team. Le linee guida a livello aziendale possono chiarire quando un dipendente può prendere una giornata WFH. Ad esempio, forse i giorni WFH vengono approvati solo se non ci sono riunioni programmate, altri dipendenti WFH o un numero eccessivo di giorni WFH quel mese.

Team remoto al 100%

Dall'altra parte dello spettro c'è la squadra completamente remota. Ciò significa che non esiste un ufficio centrale e che ogni persona che fa parte dell'azienda lavora da remoto. Ecco alcuni modi in cui i team remoti sono posizionati per il successo:

• I lavoratori remoti hanno bisogno di uno spazio di lavoro dedicato, separato dal resto della casa. Non lavorano su progetti esterni durante la giornata lavorativa o fungono da caregiver principale per un parente o un bambino. In genere, i lavoratori remoti non guardano film, puliscono la cucina o escono a correre nel bel mezzo della giornata lavorativa. Sono nel loro spazio di lavoro, proprio come sarebbero in un ufficio.
• Esistono standard chiari per quando il dipendente inizierà e smetterà di lavorare, quando e come sarà disponibile e quando non dovrebbe lavorare. I lavoratori remoti devono evitare il burnout proprio come i liberi professionisti perché c'è la tentazione di lavorare sempre quando è così accessibile.
• La comunicazione è prima di tutto digitale. I membri del team possono comunicare uno a uno, in gruppi composti da persone specifiche o in canali di chat aperti. In Elegant Themes, usiamo Slack per questo.
• Durante gli incontri, ogni persona partecipa tramite video. Non ci sono solo una o due persone viste e ascoltate durante l'incontro: tutti sono presenti e rappresentati. Tenere riunioni tramite video anziché al telefono consente anche il linguaggio del corpo e le persone non si parlano tanto.
• Coloro che non sono disponibili per un giorno si aggiornano quando tornano e sono ancora coinvolti nel processo decisionale. Possono leggere le chat che hanno perso o guardare un replay di una riunione registrata.
• I dipendenti hanno regolari check-in con i supervisori per esaminare le prestazioni, le scadenze e le aspettative.
• L'azienda è responsabile del pagamento per i cambiamenti che devono aver luogo in casa. Non dovranno pagare l'impiegato per costruire un'ala per il loro ufficio a casa, ma dovranno aggiornare il loro WiFi, per esempio.

Avvolgendo

Capire se i dipendenti remoti sono giusti per la tua azienda richiederà tempo. Devi decidere quanti giorni WFH concedere all'inizio, chi può richiederli e quante persone possono lavorare da remoto contemporaneamente. Potresti scoprire che alcuni dipendenti sono meno produttivi nei giorni WFH mentre altri sono più produttivi. Dovrai quindi decidere come dire ad alcuni dipendenti che non possono più lavorare da remoto.

Per molti dipendenti, lavorare da remoto è più comodo e confortevole che recarsi ogni giorno in ufficio. Quel miglioramento nella qualità della loro vita si traduce in un lavoro migliore. Per le aziende, avere una forza lavoro distribuita apre le porte a più candidati indipendentemente da dove vivono. Le persone in cerca di lavoro di oggi sono attivamente alla ricerca di posti di lavoro WFH, quindi le aziende intelligenti prenderanno in considerazione la creazione di opportunità remote.

Pronto a toglierti di mezzo e ad apportare alcune modifiche tanto necessarie in ufficio? Dai un'occhiata al mio post sul blog su come appoggiarsi all'illusione del controllo per distruggere i tuoi obiettivi di business.