Czy Twoja firma jest gotowa na zatrudnienie pracowników zdalnych?

Mój tata przez lata pracował w domowym biurze, na długo przed tym, zanim dojazdy do pracy były tak krótkie jak korytarze. Zamienił starą sypialnię mojego brata w biuro i wyposażył ją we wszystko, czego potrzebował. Była w pełni funkcjonalna, zaopatrzona we wszystko, czego zapragnęła uczennica z obsesją na punkcie materiałów piśmienniczych.

Kiedy wyprowadziłam się z domu z dzieciństwa do własnego mieszkania, dwupokojowego, żebym mogła też założyć domowe biuro, zaczęłam zdawać sobie sprawę, jak różne były nasze prace. Był menedżerem AT&T, który pracował w domu na pełny etat. Musiał uczestniczyć w spotkaniach, reszta jego zespołu wiedziała, kiedy był na zegarze, a jeśli chciał wziąć wolne, składał prośbę.

Jako freelancer nie miałem żadnych z tych wymagań. Próbowałem nawet żonglować kieliszkiem wina z terminem artykułu jednego z moich pierwszych popołudni jako freelancer (nie rób tego, zaufaj mi). Freelancerzy mają dużo na barkach, jeśli chodzi o tworzenie przestrzeni roboczej, która wspiera ich karierę i styl życia, ale firmy z rozproszoną siłą roboczą muszą wymyślić, jak to zrobić dla wszystkich swoich pracowników. Muszą również ustalić ścieżki komunikacji, aby współpraca przebiegała sprawnie. To trudne zadanie.

Technologia umożliwiła pracownikom częstą pracę z domu (WFH), a niektórym firmom bycie w 100% zdalnym. Technologia zmieniła również postrzeganie pracy zdalnej, a także wspólne miejsca pracy i pojęcie tradycyjnych godzin pracy. Co najważniejsze, nowoczesne firmy mają poczucie, że pracownicy nie muszą gromadzić się w tej samej lokalizacji, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Rodzaje pracowników zdalnych

Pracownicy zdalni to nie to samo co freelancerzy, choć mają podobieństwa. Dodatkowo pracownik, który od czasu do czasu WFH to nie to samo, co osoba, która pracuje zdalnie w pełnym wymiarze godzin. Każdy typ pracownika ma własne konfiguracje biura, oczekiwania, wymagania i harmonogramy.

Elastyczny zespół w biurze

Obecnie wiele firm ma powierzchnię biurową w centralnej lokalizacji, ale od czasu do czasu umożliwia pracownikom WFH, takie jak:

• Pracownik ma zaplanowane wydarzenie medyczne lub osobiste, takie jak wizyta u lekarza lub spotkanie z nauczycielem dziecka. W takich przypadkach praca w domu jest alternatywą dla dnia chorobowego lub osobistego, a firma nie będzie miała tak mało pracy na cały dzień.
• Pracownik ma cykliczne dni WFH, ponieważ może lepiej skupić się na niektórych projektach w ciszy i spokoju swojego domu.
• Trzeba wziąć udział w wczesnym spotkaniu, a pracownik ma długą drogę do biura.

Ponieważ takie sytuacje wymagają tylko rzadkich dni WFH, domowe biuro pracownika nie jest zoptymalizowane do pracy w pełnym wymiarze godzin. Może im brakować któregokolwiek z poniższych:

• Dedykowane biuro lub przestrzeń do pracy
• Niezawodny, szybki Internet
• Niezbędny sprzęt, taki jak drukarka lub skaner
• Materiały biurowe i oprogramowanie związane z pracą
• Opieka nad dziećmi lub zwierzętami

Pracownicy ci raz na jakiś czas odchodzą od normalnej rutyny i zadowolą się z tego, co mają. Jednak ich dom niekoniecznie jest gotowy na produktywność i sukces w pełnym wymiarze godzin. Oto jeszcze dwa problemy, które mogą się pojawić:

• Pracownik WFH może przegapić ważne rozmowy i decyzje, będąc z dala od normalnej, codziennej rozmowy w pracy.
• W przypadku pracowników w biurze dzień pracy zostaje przerwany, jeśli przygotowanie i przetestowanie potrzebnej technologii zajmuje trochę czasu, aby pracownik WFH mógł wziąć udział w spotkaniu.

Pracodawcy, którzy chcieliby od czasu do czasu zezwolić pracownikom na WFH, powinni starannie wybierać dni, w których jest to najwygodniejsze dla całego zespołu. Ogólnofirmowe wytyczne mogą wyjaśnić, kiedy pracownik może wziąć dzień WFH. Na przykład, może dni WFH są zatwierdzane tylko wtedy, gdy nie ma zaplanowanych spotkań, innych pracowników WFH lub nadmiernej liczby dni WFH w danym miesiącu.

100% zdalny zespół

Na drugim końcu spektrum znajduje się w pełni zdalny zespół. Oznacza to, że nie ma centralnego biura, a każda osoba w firmie pracuje zdalnie. Oto kilka sposobów na osiągnięcie sukcesu przez zespoły zdalne:

• Pracownicy zdalni potrzebują dedykowanej przestrzeni roboczej, która jest odgrodzona od reszty domu. Nie pracują nad projektami zewnętrznymi w ciągu dnia pracy ani nie działają jako główny opiekun krewnego lub dziecka. Zazwyczaj pracownicy zdalni nie oglądają filmów, nie sprzątają kuchni ani nie wychodzą pobiegać w środku dnia pracy. Są w swoim miejscu pracy, tak jak w biurze.
• Istnieją jasne standardy określające, kiedy pracownik zacznie i przestanie pracować, kiedy i jak będzie dostępny oraz kiedy nie oczekuje się od niego pracy. Pracownicy zdalni muszą unikać wypalenia, podobnie jak freelancerzy, ponieważ istnieje pokusa, aby zawsze pracować, gdy jest to tak łatwo dostępne.
• Komunikacja jest przede wszystkim cyfrowa. Członkowie zespołu mogą komunikować się jeden na jednego, w grupach złożonych z określonych osób lub w otwartych kanałach czatu. W Elegant Themes używamy do tego Slacka.
• Podczas spotkań każda osoba uczestniczy za pośrednictwem wideo. Na spotkaniu nie widać i słychać tylko jednej lub dwóch osób – wszyscy są obecni i reprezentowani. Organizowanie spotkań przez wideo zamiast przez telefon pozwala również na język ciała, a ludzie nie rozmawiają ze sobą tak często.
• Ci, którzy nie są dostępni przez jeden dzień, nabierają tempa po powrocie i nadal są zaangażowani w podejmowanie decyzji. Mogą przeczytać opuszczone czaty lub obejrzeć powtórkę nagranego spotkania.
• Pracownicy przechodzą regularne kontrole z przełożonymi, aby sprawdzić wydajność, terminy i oczekiwania.
• Firma jest odpowiedzialna za opłacenie zmian, które muszą zajść w domu. Nie będą musieli płacić pracownikowi za zbudowanie skrzydła do domowego biura, ale będą musieli na przykład zmodernizować swoje WiFi.

Zawijanie

Ustalenie, czy pracownicy zdalni są odpowiedni dla Twojej firmy, zajmie trochę czasu. Musisz zdecydować, ile dni WFH będzie dozwolonych na początku, kto może o nie poprosić i ile osób może jednocześnie pracować zdalnie. Może się okazać, że niektórzy pracownicy są mniej wydajni w dni WFH, podczas gdy inni są bardziej wydajni. Następnie musisz zdecydować, jak powiedzieć niektórym pracownikom, że nie mogą już dłużej pracować zdalnie.

Dla wielu pracowników praca zdalna jest wygodniejsza i wygodniejsza niż codzienne chodzenie do biura. Ta poprawa jakości ich życia przekłada się na lepszą pracę. W przypadku firm posiadanie rozproszonej siły roboczej otwiera drzwi dla większej liczby kandydatów, niezależnie od miejsca zamieszkania. Dzisiejsi poszukujący pracy aktywnie poszukują pracy WFH, więc inteligentne firmy rozważą stworzenie zdalnych możliwości.

Gotowy, aby zejść z siebie i wprowadzić w biurze potrzebne zmiany? Sprawdź mój post na blogu o pochylaniu się nad iluzją kontroli, aby zniszczyć swoje cele biznesowe.