Como se tornar um assistente virtual

Um assistente virtual (VA) é alguém que executa qualquer número de tarefas administrativas, criativas ou de marketing para clientes. O cliente pode ser outro VA que precise de assistência, um indivíduo ou solopreneur, ou uma empresa ou organização. Embora alguns VAs possam trabalhar em tempo integral para um cliente importante, muitos optam por trabalhar como contratados ou freelancers para vários clientes ao mesmo tempo (embora isso também possa somar uma carga de trabalho em tempo integral, ou até mais).

Uma vantagem de ser um VA é definir sua própria programação flexível, mas você também deve atender às necessidades e programação de cada cliente. Ser um VA não requer muito treinamento especializado ou equipamento para começar, além de habilidades administrativas, conhecimento de negócios e conhecimento de internet. Com o tempo, você pode se especializar em um nicho e expandir seus negócios para atender clientes de alto valor.

A quantia que você pode ganhar como um VA dependerá de suas habilidades, profundidade de experiência e se você trabalha para uma empresa de VA ou para si mesmo. Como um VA iniciante em uma empresa, você pode ganhar de $ 10 a $ 12 por hora, o que pode não ser um salário suportável, especialmente se esta for sua única fonte de renda. Porém, se você trabalha para si mesmo, pode cobrar US $ 20 ou mais por hora e continuar a aumentar sua taxa à medida que desenvolve habilidades de alto nível ou sob demanda.

Quais habilidades os assistentes virtuais precisam?

Ao se perguntar como se tornar um assistente virtual, você pode presumir que os VAs lidam apenas com tarefas administrativas simples. Isso faz parte (os clientes não querem fazer essas tarefas tediosas), mas você também pode oferecer serviços mais avançados de que realmente goste.

Não importa quais serviços você oferece, sempre comunique o valor por trás da tarefa. Apele para o que o cliente mais precisa. O que os mantêm acordados à noite? Como você pode resolver esse problema para eles? Em vez de simplesmente declarar seus serviços, fale também sobre por que isso os ajudará. Descreva como será a vida para eles depois de lidar com seus e-mails, mídias sociais etc.

Gerenciamento de Blog

Para oferecer gerenciamento de blog como um serviço, você precisa de experiência em WordPress. O blog vem com tarefas administrativas diárias para as quais os clientes não terão tempo, como:

• Formatar e otimizar postagens para incluir cabeçalhos, links e SEO
• Adicionar imagens, metadados e legendas
• Revisão de rascunhos e programação de postagens para ir ao ar
• Aprovar, excluir e responder aos comentários
• Preenchendo informações de plug-ins, como palavras-chave e alternativas no Yoast SEO
• Organização e atualização de postagens com categorias e tags

Atendimento ao Cliente

Quando os clientes desejam que você assuma as tarefas de atendimento ao cliente, você terá que se atualizar sobre as práticas de negócios e produtos voltados para o cliente. Provavelmente, você oferecerá suporte ao cliente por e-mail para fazer coisas como responder a perguntas sobre produtos, processar reembolsos e solucionar problemas de conta.

Gestão de Email

Profissionais ocupados não podem simplesmente ignorar suas caixas de entrada, mas como o gerenciamento de e-mail pode levar muito tempo, é uma prioridade que os clientes precisam cuidar. O gerenciamento de e-mail inclui:

• Excluindo, classificando e respondendo ao e-mail
• Mover e-mails para pastas claramente marcadas para que o cliente possa saber rapidamente o que tem prioridade, o que precisa de uma resposta e quais e-mails são apenas informativos
• Processamento de e-mails, como aprovação de comentários em postagens de blog, cancelamento ou renovação de assinaturas e confirmação de compromissos

Basicamente, você deseja que sua caixa de entrada seja o mais organizada e limpa possível para quando eles a verificarem todas as manhãs.

Design gráfico

Você não precisa de habilidades avançadas de design para oferecer design gráfico como um serviço, desde que seja honesto sobre suas habilidades e limitações. Com um bom olho, habilidades básicas de design e uma ferramenta fácil de usar como o Canva, você pode criar gráficos como:

• Anúncios
• Imagens em destaque para postagens de blog
• Folhetos
• Histórias do Instagram
• Pins do Pinterest
• Postais
• Material promocional
• Capas de perfil de mídia social

Mídia social

A mídia social é uma das primeiras coisas que caem no esquecimento, mas isso não a torna menos importante para a saúde de uma empresa. Uma vez que os clientes sabem que devem lidar com as mídias sociais, mas parecem não conseguir encontrar tempo ou aprender as habilidades necessárias, é uma habilidade excelente para um VA desenvolver. Além disso, o gerenciamento de mídia social é uma tarefa de nível superior pela qual você pode cobrar um pouco mais. Assim como o gerenciamento de e-mail, o gerenciamento de mídia social requer consistência, então se você vai oferecer este serviço aos clientes, certifique-se de ter tempo para se dedicar a ele semanalmente ou mesmo diariamente.

Transcrição

Quando um cliente tem um podcast, vídeo ou webinar, seus serviços de transcrição serão úteis. Depois de transcrever o conteúdo, você pode transformá-lo em outras formas, como postagens em blogs, boletins informativos ou postagens em mídias sociais. Você não precisa de nenhuma habilidade avançada para transcrição, a não ser a habilidade de digitar rápido, embora possa investir em software de transcrição se for fazer isso para muitos clientes.

Ainda mais tarefas de assistente virtual para oferecer

Existem muitos outros serviços VA a serem considerados ao decidir como se tornar um assistente virtual, básico e avançado:

• Desenvolvimento de aplicativos
• Edição de áudio, foto ou vídeo
• Escrituração e entrada de dados
• Gestão de calendário e programação
• Moderação e gerenciamento da comunidade
• Ghostwriting ou copyediting
• Pesquisa de palavra-chave
• Geração de leads e divulgação
• Programação
• Gerenciamento de Projetos
• Pesquisando
• Organização de viagens
• Design do site

Como fazer um nicho como um assistente virtual

No início, você provavelmente será um VA generalista, oferecendo uma ampla gama de habilidades gerais. Isso é algo que todo VA deveria ser capaz de fazer. Mesmo quando é hora de diminuir o nicho, seus clientes ainda podem precisar de sua especialidade, além de um ou dois serviços de rotina.

Como um VA geral, você será como o servente do cliente, fazendo qualquer coisa e tudo o que eles quiserem dentro de sua lista de serviços básicos. Depois de fazer isso por um tempo, você aprenderá de quais tarefas gosta e no que é melhor. Você pode aprender mais sobre esses nichos específicos e desenvolver suas habilidades. Considere a criação de um sub-nicho de seu nicho, também, para atingir um público específico. Por exemplo, você pode lidar com o gerenciamento de e-mail especificamente para fotógrafos ou design gráfico para fornecedores de casamento.

Quando você deseja desenvolver proficiência em uma área - atendimento ao cliente de comércio eletrônico, marketing no Pinterest, publicidade em mídia social, gerenciamento de WordPress, etc. - a ajuda está disponível em todas as faixas de preço. Por exemplo, você pode aprender mais sobre marketing de mídia social mergulhando em podcasts de nicho, fazer um curso de certificação gratuito e obter uma certificação avançada que vem com uma etiqueta de preço.

Como Encontrar Trabalho como Assistente Virtual

Seus clientes em potencial estão em algum lugar online e é seu trabalho descobrir onde é. Eles estão no Reddit ou em outro fórum online? Eles leem artigos em sites específicos e deixam comentários? Eles participam de um grupo no Facebook ou hashtag do Twitter? Vá onde eles estão e dê conselhos gratuitamente. Depois de desenvolver um relacionamento, mencione levemente que você é um VA.

Considere também se conectar com outros VAs online, como em comunidades de mídia social. VAs experientes podem recusar o trabalho e, se tiverem você como contato, podem mandar alguns clientes para você.

Os quadros de empregos também terão listagens de VAs, ou listagens de outros serviços que você executa, como marketing de mídia social. Se você for adequado para a função, mesmo que não mencione “assistente virtual”, inscreva-se. O cliente pode precisar de alguns dos serviços adicionais que você oferece, além do que está contratando.

Também existe a opção de trabalhar para uma empresa VA antes de se expandir por conta própria. Existem prós e contras nisso. A empresa atrairá clientes para você e o colocará em contato com o trabalho, mas eles podem definir sua taxa ou reduzir sua receita. No entanto, quando você está começando, é uma boa maneira de aprender o básico e aprimorar suas habilidades sem ser o único responsável pelo relacionamento cliente-VA, e você pode aproveitar os recursos da empresa para aprimorar suas habilidades.

Como Encontrar Seu Cliente Ideal como Assistente Virtual

Para construir uma lista de clientes que o entusiasme, você deve criar uma persona do cliente e examinar minuciosamente os clientes em potencial e, em seguida, avançar devagar e com cuidado. Também é uma boa ideia colocar cada novo cliente em um curto período de teste, como três meses. Dessa forma, se um ou os dois não estiverem satisfeitos com a forma como as coisas estão indo, você não estará amarrado a um longo contrato.

Defina o seu cliente ideal

Definir seu cliente ideal permite que você trabalhe com as pessoas com quem deseja trabalhar, enquanto elimina aquelas que não vão ajudá-lo a crescer em sua carreira. Construa uma visão de seu cliente ideal, esclarecendo as seguintes características:

• Indústria
• Nicho e expertise
• Faixa etária
• Era empreendedora (início vs. estabelecido)
• Renda
• Orçamento para contratar um VA
• Preocupações e lutas
• Habilidades que eles não têm

Além disso, determine o quanto você deseja que o cliente participe de seu trabalho. Perguntar a alguém se ele é um microgerente não vai lhe dar uma resposta verdadeira, mas conhecer seus limites o ajudará a decidir se deve ou não continuar o relacionamento profissional.

Use um formulário de inscrição de cliente

Antes de decidir oficialmente aceitar um cliente, você precisará examiná-lo. Caso contrário, você pode descobrir as quebras de acordo após ter avançado com um acordo ou contrato.

O formulário de inscrição do cliente o ajudará a aprender sobre o cliente e identificar as principais tarefas para as quais eles precisam de ajuda. Você também determinará em que não pode ajudá-los, o que torna mais fácil definir limites e expectativas desde o início. Reúna as seguintes informações:

• Nome completo
• Nome da empresa
• Informações de Contato
• Estilo de contato preferido
• Ponto (s) de contato
• Fuso horário
• Perfis sociais e site
• Fonte de referencia
• Produtos / serviços que fornecem
• Seu público-alvo / mercado
• Tarefas para as quais eles precisam de assistência
• Quantas horas por dia, semana ou mês eles precisam de você
• Orçamento para contratar um VA
• Seus outros VAs com os quais você se comunicará

Você também pode perguntar sobre outros VAs ou empresas de VAs com quem trabalharam no passado e se a experiência foi positiva ou negativa. Isso lhe dará uma dica do que você precisa para vendê-los. Por exemplo, se eles sentiram que um AV anterior não estava respondendo, informe-os como e quando você pode ser contatado e certifique-se de sempre responder rapidamente.

Faça uma entrevista

Sempre faça uma entrevista por telefone ou vídeo antes de tomar qualquer decisão final. Você pode aprender muito sobre uma pessoa pela maneira como ela fala. É difícil extrair informações do cliente? Você pode não obter a orientação de que precisa para desempenhar bem seu trabalho. Eles saem pela tangente e transformam uma entrevista de 30 minutos em um bate-papo de 90 minutos? Anote quanto você cobra por uma comunicação regular.

Envie um pacote de boas-vindas

Depois de decidir que deseja contratar um novo cliente, envie-lhes um pacote de boas-vindas. Comece com algo simples agora e, em seguida, crie um pacote de boas-vindas com sua marca quando tiver tempo. Seu pacote de boas-vindas deve incluir:

• Sua proposta para os serviços de que eles precisam, incluindo preços
• Diretrizes claras de faturamento, como tipos de pagamento aceitos, frequência de faturamento e datas de vencimento
• Sua lista completa de serviços, caso eles precisem adicionar serviços no futuro
• O acordo ou contrato para que eles revisem, assinem e devolvam

Manter um banco de dados de clientes

Sempre que você se conectar com um cliente em potencial, salve as informações, incluindo:

• Nome e nome comercial
• Informações de Contato
• Datas de contato e finalidades
• Preços cotados
• Observações, especialmente sobre bandeiras vermelhas

É comum que clientes em potencial se reconectem meses ou até anos depois. Quando alguém estende a mão e diz: “Não sei se você se lembra de mim, mas ...” você pode consultar seu banco de dados e obter todas as informações que tiver sobre ele.

Como criar um site de assistente virtual

Obtenha seu site VA configurado assim que você puder. Mesmo se você for trabalhar para uma empresa por um período, seu site pode atrair clientes em potencial e você terá um lugar para direcionar as pessoas quando começar a construir sua própria lista de clientes. Aqui estão os elementos de que você precisa em seu site VA, junto com alguns elementos opcionais que você pode adicionar mais tarde:

• Lista de serviços com descrições
• Preços para pacotes e serviços à la carte
• Perguntas frequentes
• Sobre informação
• Página de contato
• Blog
• Imagem ou galeria em destaque
• Formulário de aceitação do boletim informativo
• Página de recursos
• Links ou feeds de mídia social
• Testemunhos

Se você tiver serviços especializados, também pode incluir estudos de caso para mostrar como ajudou outros clientes. Por exemplo, se você ajuda com a publicidade no Facebook, pode falar sobre um anúncio de sucesso que veiculou e como isso deu um impulso à empresa.

Artigos e postagens de blog

Para mostrar sua experiência e atrair novos clientes, forneça ajuda gratuita em seu site. Crie conteúdo que responda a perguntas e resolva problemas para clientes em potencial. Por exemplo, se você oferece serviços básicos de design gráfico, pode escrever uma postagem sobre “10 coisas para incluir em cada pin” para clientes que usam o Pinterest para marketing.

Você nunca poderá dar tudo o que sabe de graça, então não se preocupe em oferecer tanto que as pessoas não precisem contratar você. Muitas vezes, mostrar o quanto você sabe sobre um tópico faz o cliente em potencial pensar: “Uau, nunca terei tempo para aprender tanto sobre isso, é melhor eu contratar essa pessoa”.

Perguntas frequentes e letras pequenas

Suas Perguntas frequentes ou página “Como funciona” devem responder às perguntas do cliente sobre disponibilidade, métodos de comunicação, faturamento, tempo de resposta e qualquer outra definição de limite e informações de fluxo de trabalho que eles devam ter. Depois de definir essas expectativas, não ceda. Se os meses passarem e você descobrir que existe uma maneira melhor de fazer as coisas, mude sua estratégia. Até então, porém, persista.

Definir parâmetros desde o início e mostrar aos clientes que você os segue fará com que eles o respeitem mais e você poderá levar uma vida fora do trabalho. Se você estiver em um nicho com emergências relacionadas ao trabalho, elabore um plano de contingência que cubra como você pode ser contatado e o que constitui uma emergência.

Considerações finais sobre como se tornar um assistente virtual

Tornar-se um assistente virtual tem uma barreira muito baixa de entrada, nenhum equipamento avançado ou treinamento necessário. Ser um VA é uma maneira fantástica de trabalhar em casa e ganhar dinheiro, e também é um ótimo caminho para descobrir em quais áreas você deseja se especializar. Lembre-se de que você é um prestador de serviços, não um funcionário. O campo de jogo é mais uniforme do que em uma situação tradicional de empregador-empregado. Você escolhe seus clientes tanto quanto eles escolhem seus VAs.

Por último, para ter uma relação de trabalho saudável com um cliente, você precisa deixar claro por que está trabalhando com ele, não apenas o que está fazendo. Pergunte sobre a estratégia e o propósito por trás de suas tarefas. Você não apenas investirá no trabalho, mas encontrará maneiras eficientes de fazer o trabalho. Quanto mais integrado você estiver com o negócio do cliente, mais insubstituível você será como seu assistente virtual.

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Imagem em destaque via tanyabosyk / shutterstock.com