Processos eficazes de integração do cliente para o seu negócio Divi Web Design

Publicados: 2017-06-01

Bem-vindo à parte 3 de 5 de nossa série Organizando e assumindo o controle de seu negócio Divi Web Design. Nesta série, estamos explorando várias táticas, ferramentas e estratégias que o ajudarão a superar as lutas diárias que todos nós enfrentamos como Divi Web Designers. Da otimização de suas rotinas diárias, à criação de sistemas e processos, para fornecer a melhor experiência de web design para seus clientes; estamos fornecendo itens e etapas acionáveis ​​que você pode implementar imediatamente com o objetivo de ajudá-lo a assumir o controle de seu negócio Divi Web Design, seja você um freelancer solo, uma pequena agência ou uma equipe remota.

Há uma série de desafios ao iniciar um novo projeto Divi Web Design; desde certificar-se de que o cliente está preparado e conhece o seu processo, à obtenção de conteúdo, ao estabelecimento de expectativas e prazos realistas - essas são as lutas que todos nós enfrentamos como web designers. Nesta postagem, exploraremos algumas maneiras práticas de criar um processo de integração eficaz que ajudará você e seus clientes ao iniciar um novo projeto!

Processos eficazes de integração do cliente para o seu negócio Divi Web Design

Depois que um cliente aprovou sua proposta e está pronto para projetar seu novo site Divi, a verdadeira diversão começa. Sinceramente, é divertido. Conquistar um novo cliente, ser pago por fazer um trabalho que você adora, ser criativo e projetar algo que pode ajudar um negócio a crescer ... é incrível. Mas também existem lutas comuns que todos enfrentamos quando cada projeto é iniciado. Vamos mergulhar em algumas ideias sobre como podemos tornar esse processo melhor!

1) Definição de expectativas e preparação do cliente para começar

A primeira etapa para um processo de integração bem-sucedido é garantir que o cliente esteja informado, preparado e na mesma página. Em nossa série de documentação de cliente, exploramos como criar um questionário de site que fornecerá muitas das informações de que você precisa não apenas para criar uma proposta, mas também para ter uma boa leitura sobre o cliente. Também falamos sobre a criação de uma página inicial que destaca o que você precisa deles para começar, seu processo, as ferramentas que você usa, etc. Mas o que também precisa ser abordado são as expectativas entre ambas as partes para garantir uma experiência de design da web de sucesso .

Você pode fazer isso praticamente criando um cronograma em seu contrato ou proposta ou enviando ao cliente informações sobre seu processo, mostrando seu cronograma geral com mais detalhes em sua página de introdução. De qualquer forma, você deseja que o cliente esteja pronto, preparado e animado antes de receber o conteúdo e projetar.

Depois que um novo cliente aprova minha proposta e quer seguir em frente, tenho um processo de 5 etapas que atualmente se parece com este:

  1. Etapa 1 - Enviar contrato com detalhes, entregas e data projetada para GO LIVE para aprovação
  2. Etapa 2 - Enviar e-mail de boas-vindas com link para minha página de primeiros passos
  3. Passo 3 - Configure o projeto no Basecamp e configure o cliente no lado do cliente
  4. Etapa 4 - Criar uma lista com marcadores do que preciso para começar para o cliente no Basecamp
  5. Etapa 5 - Configure quaisquer ferramentas de compartilhamento adicionais necessárias, como caixa de depósito na preparação para obter o conteúdo

Quando um projeto está em andamento, meu novo cliente receberá três e-mails iniciais meus:

  1. O contrato para assinar e-sign (eu uso 17hats para isso, mas existem inúmeras ferramentas administrativas que você pode usar)
  2. Um e-mail de boas-vindas com o link para minha página de primeiros passos
  3. O link para o Basecamp onde eles podem entrar e ver exatamente o que preciso para começar.

Assim que obtiver os logins iniciais e as informações de que preciso, falaremos com mais detalhes sobre as imagens e o conteúdo da página, que abordaremos a seguir. Eu tento o meu melhor para não sobrecarregar meus clientes na frente, o que é muito fácil de fazer quando você precisa de logotipos, imagens, logins, conteúdo, e-mails, etc. Então, o que provou ser um sucesso para mim até agora é dar um passo de cada vez, mas aderir ao meu processo de integração padronizado para cada projeto.

Agora, esperançosamente, durante o processo de proposta, você eliminou clientes potencialmente difíceis ou problemáticos antes de chegar a este ponto. Uma maneira de fazer isso é, talvez, ter um "processo de iniciação" mais extenso. Falei recentemente com o pessoal da Artillery Media que administra um negócio de sucesso de Divi Web Design em Lincoln Nebraska. Eles lidam com vários leads semanalmente e, às vezes, diariamente, de modo que têm um funil de vendas muito robusto para ajudar a eliminar clientes potencialmente inadequados. Esta é uma opção a ser considerada para o seu negócio, fazer com que o cliente preencha o máximo de informações possível para garantir que ele está realmente decidido a seguir em frente. Aqui está um exemplo do esboço de sua proposta que educa efetivamente o cliente sobre seu processo e o orienta visualmente sobre o que esperar.

Imagem cortesia de artillerymedia.com

Eles têm mais a ver com este esboço de proposta inicial para ajudar a eliminar clientes que não querem começar, mas este é um bom exemplo de como você pode criar um modelo de boa aparência para ajudar você e seu cliente a manter o controle de seu processo. E, novamente, a etapa inicial de integração pode parecer diferente dependendo do tamanho do seu negócio e de quantos leads você está lidando diariamente. Mas, independentemente disso, criar um processo padronizado será fundamental para o seu negócio se você espera poder escalar.

Agora, uma vez que o cliente está preparado e informado e você obtém os itens iniciais necessários (logotipo, logins, informações básicas, etc), isso nos leva ao próximo e maior desafio que todos nós, como web designers, enfrentamos ...

2) Obtendo Conteúdo

Fui só eu ou você estremeceu depois de ler aquele título? Não há dúvida sobre isso - obter conteúdo é uma das partes mais frustrantes e irritantes do processo de design da web. E dependendo do cliente com o qual você está trabalhando, pode ser um assassino de projeto demorado. Agora, alguns poucos clientes estão organizados e enviam conteúdo rapidamente, perfeitamente planejado, mas geralmente não é o caso. Portanto, é nosso trabalho como desenvolvedores da web deixar MUITO claro como queremos que o cliente envie seu conteúdo e precisamos tornar isso fácil para eles.

Se você acompanhou algum dos meus posts aqui recentemente, sabe que eu utilizo e prefiro manter toda a minha comunicação centralizada o máximo possível para evitar a perda de mensagens e dados em threads e textos de e-mail. Eu uso o Basecamp com grande eficácia não apenas para gerenciar projetos e me comunicar com meus clientes, mas também para coletar conteúdo.

Conforme mencionado acima, eu deixo o cliente saber (geralmente em uma lista fácil de seguir) o que eu preciso para começar. Depois de obter as informações iniciais, passo para a coleta de conteúdo e imagens mais detalhados da página. Como eu oriento meu cliente para fornecer conteúdo depende de quão pequeno ou grande o site é. No Basecamp, eu normalmente configuro um tópico diferente para cada seção principal do site para que os clientes possam colocar suas informações e imagens lá. Se houver galerias grandes, utilizarei a caixa de depósito para coletar todas as imagens e configurarei a estrutura de pastas para que elas coloquem facilmente suas imagens.

Então, praticamente, aqui está como um site de 5 a 10 páginas pode se parecer quando eu solicito conteúdo e o que eu posso dizer:

  • Página inicial - “Envie as imagens principais que deseja na página inicial, o parágrafo principal e o conteúdo de acordo com nosso plano de design e layout.”
  • Sobre nós - “Forneça o texto que deseja na página sobre e as imagens que deseja acompanhar as informações.”
  • Equipe - “Forneça uma foto e uma biografia de cada membro da equipe.”
  • Galerias - “No Dropbox, faça upload de todas as imagens da galeria nas pastas que configurei para você no formato de arquivo JPG ou PNG.”
  • FAQ's - “Por favor, liste todas as suas perguntas mais frequentes e as respostas correspondentes.”
  • Contato - “Forneça seu e-mail de contato preferido, número de telefone, endereço e informações de contato.”

Essencialmente, o que estou fazendo é fornecer uma estrutura visual e organizada para o cliente simplesmente inserir texto, conteúdo, imagens e as informações de que preciso para dar início ao design e ao desenvolvimento. Eu geralmente digo aos meus clientes que não começo até que todo o conteúdo tenha sido fornecido, mas em alguns casos você estará esperando por fotos, novas fotos, cópias revisadas, etc. Portanto, tento ser tolerante, dependendo da situação. Resumindo, você quer tornar o mais FÁCIL possível para o cliente se sentir bem em fornecer conteúdo, porque certamente pode parecer opressor se ele não estiver preparado.

Outra forma de incentivar seus clientes a fornecer conteúdo antecipadamente é oferecer um desconto "Early Bird". Ao falar com o pessoal da Artillery Media, eles fizeram isso por um tempo e foi uma vitória para todos os envolvidos. Essencialmente, eles oferecem um desconto para clientes que fornecem todo o seu conteúdo em uma determinada data. Pode parecer que você está perdendo dinheiro ao oferecer um desconto, mas garanto que vale a pena obter todo o conteúdo de que precisa antecipadamente

Por último, recomendo fortemente evitar o uso de e-mail para coletar conteúdo. Você não quer passar logins importantes e documentos confidenciais por e-mail. Você vai querer ter certeza de que está usando uma plataforma segura para trocar conteúdo. Você pode usar qualquer plataforma de gerenciamento de projeto com a qual se sinta confortável (como Basecamp), mas também pode usar ferramentas gratuitas como Dropbox, Google Drive e Content Snare, que é um site dedicado a obter conteúdo de sites.

No Fechamento

Bem, espero que esta postagem tenha inspirado a criação de um processo de integração padronizado para seus clientes, caso você ainda não tenha um. E se você é como eu, está sempre querendo melhorar seus sistemas para ficar mais rápido, economizar tempo e tornar as coisas mais fáceis para seus clientes, então teste algumas dessas ideias para ver se funcionam para você!

Você tem algum processo de integração que gostaria de compartilhar com a comunidade? Sinta-se à vontade para publicá-los abaixo!

Amanhã: Refinando e padronizando seu processo de design e desenvolvimento Divi

Criar um processo padronizado para projetar e desenvolver um site Divi é crucial para sua produtividade e bem-estar como web designer. Embora um projeto de design de site raramente saia exatamente como planejado, se você tiver um plano e um caminho a seguir, isso economizará muito tempo e o manterá no caminho certo para cumprir os prazos quando os projetos crescerem. Volte amanhã para descobrir como você pode criar um design padronizado e processo de desenvolvimento para o seu negócio Divi Web Design!

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