Skuteczne procesy onboardingu klientów dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi

Witamy w części 3 z 5 naszej serii Organizowanie i przejmowanie kontroli nad Twoim biznesem Divi Web Design. W tej serii odkrywamy kilka taktyk, narzędzi i strategii, które pomogą Ci przezwyciężyć codzienne zmagania, z którymi wszyscy mamy do czynienia jako Divi Web Designers. Od optymalizacji codziennych czynności, przez tworzenie systemów i procesów, po zapewnianie klientom najlepszych doświadczeń w projektowaniu stron internetowych; dostarczamy przydatne elementy i kroki, które możesz wdrożyć natychmiast, aby pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim biznesem Divi Web Design, niezależnie od tego, czy jesteś samotnym freelancerem, małą agencją czy zdalnym zespołem.

Rozpoczynanie nowego projektu Divi Web Design wiąże się z szeregiem wyzwań; od upewnienia się, że klient jest przygotowany i zna Twój proces, po zdobywanie treści, ustalanie oczekiwań i realistycznych terminów – to problemy, z którymi borykamy się wszyscy jako projektanci stron internetowych. W tym poście przyjrzymy się kilku praktycznym sposobom tworzenia skutecznego procesu onboardingowego, który pomoże Tobie i Twoim klientom w rozpoczęciu nowego projektu!

Skuteczne procesy onboardingu klientów dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi

Gdy klient zaakceptuje Twoją propozycję i będzie gotowy do zaprojektowania swojej nowej strony internetowej Divi, zaczyna się prawdziwa zabawa. Szczerze mówiąc, jest fajnie. Zdobycie nowego klienta, otrzymywanie zapłaty za wykonywanie pracy, którą kochasz, bycie kreatywnym i zaprojektowanie czegoś, co może pomóc w rozwoju firmy… to jest niesamowite. Ale są też wspólne problemy, z którymi wszyscy borykamy się, gdy każdy projekt zaczyna się. Zanurzmy się w kilka pomysłów, jak możemy ulepszyć ten proces!

1) Ustalanie oczekiwań i przygotowywanie klienta do startu

Pierwszym krokiem w udanym procesie onboardingu jest upewnienie się, że klient jest poinformowany, przygotowany i znajduje się na tej samej stronie. W naszej serii dokumentacji dla klientów zbadaliśmy, jak stworzyć kwestionariusz witryny internetowej, który dostarczy wielu informacji potrzebnych nie tylko do stworzenia oferty, ale także do dobrej lektury klienta. Rozmawialiśmy również o stworzeniu strony wprowadzającej, która podkreśla to, czego potrzebujesz od nich, aby rozpocząć, proces, używane narzędzia itp. Ale należy również zająć się oczekiwaniami między obiema stronami, aby zapewnić udane projektowanie stron internetowych .

Możesz to zrobić praktycznie, tworząc oś czasu w umowie lub ofercie lub wysyłając klientowi informacje o swoim procesie, pokazując bardziej szczegółowo ogólną oś czasu na stronie z wprowadzeniem. Tak czy inaczej, chcesz, aby klient był gotowy, przygotowany i podekscytowany przed uzyskaniem treści i projektowaniem.

Gdy nowy klient zatwierdzi moją propozycję i chce przejść dalej, mam 5-etapowy proces, który obecnie wygląda tak:

1. Krok 1 – Prześlij umowę ze szczegółami, produktami i przewidywaną datą GO LIVE do zatwierdzenia
2. Krok 2 – Wyślij powitalną wiadomość e-mail z linkiem do mojej strony Pierwsze kroki
3. Krok 3 – Skonfiguruj projekt w Basecamp i skonfiguruj klienta po stronie klienta
4. Krok 4 – Utwórz listę punktowaną tego, czego potrzebuję, aby rozpocząć pracę dla klienta w Basecamp
5. Krok 5 – Skonfiguruj dodatkowe potrzebne narzędzia do udostępniania, takie jak dropbox, w ramach przygotowań do pobierania treści

Gdy projekt się rozpocznie, mój nowy klient otrzyma ode mnie 3 pierwsze e-maile:

1. Umowa na e-podpisanie (używam do tego 17 czapek, ale istnieje wiele narzędzi administracyjnych, z których możesz skorzystać)
2. Powitalny e-mail z linkiem do mojej strony wprowadzającej
3. Link do Basecamp, gdzie mogą się zalogować i zobaczyć dokładnie, czego potrzebuję, aby zacząć.

Gdy uzyskam pierwsze loginy i potrzebne informacje, porozmawiamy bardziej szczegółowo o obrazach i zawartości stron, które omówimy dalej. Staram się jak najlepiej nie przytłaczać moich klientów z góry, co jest bardzo łatwe, gdy potrzebujesz logo, obrazów, loginów, treści, e-maili itp. Więc to, co jak dotąd okazało się dla mnie skuteczne, to robienie tego krok po kroku, ale trzymaj się mojego standardowego procesu onboardingu dla każdego projektu.

Teraz miejmy nadzieję, że podczas procesu składania propozycji wyeliminowałeś potencjalnie trudnych lub problematycznych klientów, zanim dotrzesz do tego punktu. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest być może bardziej rozbudowany „proces inicjacji”. Niedawno rozmawiałem z chłopakami z Artillery Media, którzy prowadzą odnoszącą sukcesy firmę Divi Web Design w Lincoln w stanie Nebraska. Mają do czynienia z wieloma potencjalnymi klientami co tydzień, a czasem codziennie, dzięki czemu mają bardzo solidny lejek sprzedaży, który pomaga wyeliminować potencjalnie niedopasowanych klientów. Jest to jedna z opcji do rozważenia dla Twojej firmy, aby klient wypełnił jak najwięcej informacji, aby upewnić się, że poważnie myśli o rozwoju. Oto przykład zarysu ich propozycji, który skutecznie edukuje klienta na temat jego procesu i wizualnie wskazuje mu, czego może się spodziewać.

Zdjęcie dzięki uprzejmości artillerymedia.com

Mają więcej do tej wstępnej propozycji, aby pomóc wyeliminować klientów, którzy nie myślą poważnie o rozpoczęciu pracy, ale jest to dobry przykład tego, jak możesz stworzyć ładnie wyglądający szablon, który pomoże Tobie i Twojemu klientowi pozostać na bieżąco z procesem. I znowu, początkowy etap wdrażania może wyglądać inaczej w zależności od wielkości Twojej firmy i liczby potencjalnych klientów, z którymi żonglujesz na co dzień. Ale niezależnie od tego, wymyślenie ustandaryzowanego procesu będzie kluczowe dla Twojej firmy, jeśli masz nadzieję, że będziesz w stanie skalować.

Teraz, gdy klient jest już przygotowany i poinformowany, a Ty otrzymujesz początkowe potrzebne elementy (logo, loginy, podstawowe informacje itp.), prowadzi to nas do następnego i największego wyzwania, przed którym wszyscy, jako projektanci stron internetowych, stajemy…

2) Pobieranie treści

Czy to tylko ja, czy wzdrygnęłaś się po przeczytaniu tego tytułu? Nie ma co do tego wątpliwości – zdobywanie treści jest jedną z najbardziej frustrujących i irytujących części procesu projektowania stron internetowych. A w zależności od klienta, z którym pracujesz, może to być czasochłonny zabójca projektu. Teraz kilku klientów jest zorganizowanych i szybko wysyła Ci treści, które są doskonale zaplanowane, ale zwykle tak nie jest. Dlatego naszym zadaniem jako twórców stron internetowych jest BARDZO jasne, w jaki sposób chcemy, aby klient wysyłał swoje treści i musimy im to ułatwić.

Jeśli śledziłeś ostatnio któryś z moich postów, wiesz, że używam i wolę, aby cała moja komunikacja była jak najbardziej scentralizowana, aby uniknąć utraty wiadomości i danych w wątkach i tekstach e-mail. Korzystam z Basecampa bardzo efektywnie nie tylko do zarządzania projektami i komunikowania się z moimi klientami, ale także do zbierania treści.

Jak wspomniano powyżej, informuję klienta (zwykle na łatwej do zrozumienia liście punktowanej), czego potrzebuję, aby zacząć. Po uzyskaniu wstępnych informacji przechodzę do zbierania bardziej szczegółowej zawartości strony i obrazów. To, w jaki sposób prowadzę klienta do dostarczania treści, wszystko zależy od tego, jak mała lub duża jest strona. W Basecamp zazwyczaj ustawiam inny wątek dla każdej głównej sekcji witryny, aby klienci mogli tam upuścić swoje informacje i obrazy. Jeśli istnieją duże galerie, użyję Dropbox do zbierania wszystkich obrazów i skonfiguruję strukturę folderów, aby łatwo upuszczały swoje obrazy.

Tak więc praktycznie, oto jak może wyglądać witryna z 5-10 stronami, gdy żądam treści i co mogę powiedzieć:

• Strona główna – „Prześlij główne obrazy, które chcesz umieścić na stronie głównej, głównym akapicie i treści zgodnie z naszym planem projektu i układu.”
• O nas — „Proszę podać tekst, który chcesz umieścić na stronie z informacjami oraz obrazy, które chcesz dołączyć do informacji”.
• Zespół – „Proszę podać strzał w głowę i biografię dla każdego członka zespołu”.
• Galerie – „W Dropbox prześlij wszystkie obrazy galerii w folderach, które dla Ciebie skonfigurowałem, w formacie JPG lub PNG”.
• Najczęściej zadawane pytania – „Proszę wymienić wszystkie często zadawane pytania i odpowiadające im odpowiedzi”.
• Kontakt – „Proszę podać preferowany kontaktowy adres e-mail, numer telefonu, adres i dane kontaktowe”.

Zasadniczo to, co robię, to zapewnienie wizualnej i zorganizowanej struktury, w której klient może po prostu wrzucić tekst, treść, obrazy i informacje, których potrzebuję, aby rozpocząć projektowanie i rozwój. Zwykle mówię moim klientom, że nie zaczynam, dopóki nie zostaną dostarczone wszystkie treści, ale w niektórych przypadkach będziesz czekał na zdjęcia głowy, nowe zdjęcia, poprawioną kopię itp. Dlatego staram się być wyrozumiały w zależności od sytuacji. Krótko mówiąc, chcesz, aby klient czuł się dobrze z dostarczaniem treści, ponieważ z pewnością może się to wydawać przytłaczające, jeśli nie jest przygotowany.

Innym sposobem na zachęcenie klientów do dostarczania treści z góry jest oferowanie rabatu „Early Bird”. Rozmawiając z chłopakami z Artillery Media, robili to już od jakiegoś czasu i było to zwycięskie zwycięstwo dla wszystkich zaangażowanych. Zasadniczo oferują zniżkę dla klientów, którzy dostarczają wszystkie swoje treści w określonym terminie. Może wydawać się, że tracisz pieniądze, oferując zniżkę, ale zapewniam Cię, że warto z góry zdobyć całą potrzebną zawartość

Na koniec zdecydowanie zalecam unikanie korzystania z poczty e-mail do zbierania treści. Nie chcesz przekazywać ważnych loginów i poufnych dokumentów pocztą e-mail. Upewnij się, że korzystasz z bezpiecznej platformy do wymiany treści. Możesz korzystać z dowolnej platformy do zarządzania projektami, z którą czujesz się komfortowo (np. Basecamp), ale możesz także korzystać z bezpłatnych narzędzi, takich jak Dropbox, Dysk Google i Content Snare, która jest witryną poświęconą pozyskiwaniu zawartości witryny.

W zamknięciu

Cóż, mam nadzieję, że ten post zainspirował Cię do stworzenia standardowego procesu onboardingu dla Twoich klientów, jeśli obecnie go nie masz. A jeśli jesteś podobny do mnie, zawsze chcesz ulepszać swoje systemy, aby działały szybciej, oszczędzać czas i ułatwiać klientom pracę, więc przetestuj niektóre z tych pomysłów, aby sprawdzić, czy działają dla Ciebie!

Czy masz jakieś procesy wdrażania, którymi chciałbyś się podzielić ze społecznością? Zapraszam do zamieszczenia ich poniżej!

Jutro: udoskonalanie i standaryzacja procesu projektowania i rozwoju Divi

Stworzenie ustandaryzowanego procesu projektowania i tworzenia strony internetowej Divi ma kluczowe znaczenie dla Twojej produktywności i dobrego samopoczucia jako projektanta stron internetowych. Chociaż projekt strony internetowej rzadko przebiega dokładnie tak, jak zaplanowano, jeśli masz plan i ścieżkę, której musisz się trzymać, zaoszczędzi to trochę czasu i pozwoli ci dotrzymywać terminów, gdy projekty rosną. Wróć jutro, aby dowiedzieć się, jak stworzyć ustandaryzowany proces projektowania i rozwoju dla swojego biznesu Divi Web Design!

Pamiętaj, aby zapisać się do naszego biuletynu e-mail i kanału YouTube, aby nigdy nie przegapić ważnego ogłoszenia, przydatnej wskazówki lub gratisów Divi!