Processus d'intégration des clients efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi

Publié: 2017-06-01

Bienvenue dans la partie 3 sur 5 de notre série Organiser et prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi. Dans cette série, nous explorons plusieurs tactiques, outils et stratégies qui vous aideront à surmonter les difficultés quotidiennes auxquelles nous sommes tous confrontés en tant que concepteurs Web Divi. De l'optimisation de vos routines quotidiennes à la création de systèmes et de processus, en passant par la meilleure expérience de conception Web pour vos clients ; nous fournissons des éléments et des étapes exploitables que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement dans le but de vous aider à prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi, que vous soyez un indépendant en solo, une petite agence ou une équipe à distance.

Il existe une série de défis lors du démarrage d'un nouveau projet de conception Web Divi; de s'assurer que le client est préparé et connaît votre processus, à l'obtention de contenu, à la définition d'attentes et de délais réalistes - ce sont des difficultés auxquelles nous sommes tous confrontés en tant que concepteurs de sites Web. Dans cet article, nous explorerons quelques moyens pratiques de créer un processus d'intégration efficace qui vous aidera, vous et vos clients, lors du démarrage d'un nouveau projet !

Processus d'intégration des clients efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi

Une fois qu'un client a signé votre proposition et est prêt à concevoir son nouveau site Web Divi, le vrai plaisir commence. En tout honnêtement, c'est amusant. Attirer un nouveau client, être payé pour faire un travail que vous aimez, devenir créatif et concevoir quelque chose qui peut aider une entreprise à se développer… c'est génial. Mais il y a aussi des luttes communes auxquelles nous sommes tous confrontés lorsque chaque projet démarre. Plongeons-nous dans quelques idées sur la façon dont nous pouvons améliorer ce processus !

1) Définir les attentes et préparer le client à démarrer

La première étape d'un processus d'intégration réussi consiste à s'assurer que le client est informé, préparé et sur la même longueur d'onde. Dans notre série de documentation client, nous avons exploré comment créer un questionnaire de site Web qui vous fournira la plupart des informations dont vous aurez besoin non seulement pour créer une proposition, mais également pour avoir une bonne lecture du client. Nous avons également parlé de la création d'une page de démarrage qui met en évidence ce dont vous avez besoin pour commencer, votre processus, les outils que vous utilisez, etc. Mais ce qui doit également être abordé, ce sont les attentes entre les deux parties pour assurer une expérience de conception Web réussie. .

Vous pouvez le faire de manière pratique en créant un calendrier dans votre contrat ou votre proposition ou en envoyant au client des informations sur votre processus en affichant votre calendrier général plus en détail dans votre page de démarrage. Quoi qu'il en soit, vous voulez que le client soit prêt, préparé et excité avant d'obtenir le contenu et la conception.

Une fois qu'un nouveau client approuve ma proposition et souhaite aller de l'avant, j'ai un processus en 5 étapes qui ressemble actuellement à ceci :

Étape 1 - Envoyez le contrat avec les détails, les livrables et la date de mise en service prévue pour approbation
Étape 2 - Envoyer un e-mail de bienvenue avec un lien vers ma page de démarrage
Étape 3 – Configurez le projet dans Basecamp et configurez le client côté client
Étape 4 - Créez une liste à puces de ce dont j'ai besoin pour commencer pour le client dans Basecamp
Étape 5 - Configurez tous les outils de partage supplémentaires nécessaires, tels que Dropbox, en vue de l'obtention de contenu

Lorsqu'un projet démarre, mon nouveau client recevra 3 premiers e-mails de ma part :

Le contrat pour signer électroniquement (j'utilise 17hats pour cela mais il existe de nombreux outils administratifs que vous pouvez utiliser)
Un e-mail de bienvenue avec le lien vers ma page de démarrage
Le lien vers Basecamp où ils peuvent se connecter et voir exactement ce dont j'ai besoin pour commencer.

Une fois que j'ai obtenu les informations de connexion initiales et les informations dont j'ai besoin, nous parlons plus en détail des images et du contenu de la page que nous aborderons ensuite. Je fais de mon mieux pour ne pas submerger mes clients dès le départ, ce qui est très facile à faire lorsque vous avez besoin de logos, d'images, de connexions, de contenu, d'e-mails, etc. respectez mon processus d'intégration standardisé pour chaque projet.

Maintenant, j'espère que pendant le processus de proposition, vous avez éliminé les clients potentiellement difficiles ou problématiques avant d'obtenir ce point. Une façon de le faire est d'avoir peut-être un « processus d'initiation » plus étendu. J'ai récemment parlé avec les gars d'Artillery Media qui dirigent une entreprise de conception de sites Web Divi à Lincoln, dans le Nebraska. Ils traitent de nombreux prospects sur une base hebdomadaire et parfois quotidienne, de sorte qu'ils disposent d'un entonnoir de vente très solide pour aider à éliminer les clients potentiellement mal adaptés. C'est une option à considérer pour votre entreprise, pour faire en sorte qu'un client remplisse autant d'informations que possible pour s'assurer qu'il est sérieux pour aller de l'avant. Voici un exemple de leur proposition qui éduque efficacement le client sur son processus et le guide visuel sur ce à quoi s'attendre.

Image reproduite avec l'aimable autorisation de artillerymedia.com

Ils ont plus que cette proposition initiale pour aider à éliminer les clients qui ne veulent pas vraiment commencer, mais c'est un bon exemple de la façon dont vous pouvez créer un joli modèle pour vous aider, vous et votre client, à suivre votre processus. Et encore une fois, l'étape d'intégration initiale peut sembler différente en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre de prospects que vous jonglez au quotidien. Mais peu importe, proposer un processus standardisé sera essentiel pour votre entreprise si vous espérez pouvoir évoluer.

Maintenant, une fois que le client est préparé et informé et que vous obtenez les éléments initiaux nécessaires (logo, identifiants, informations de base, etc.), cela nous amène au prochain et plus grand défi auquel nous tous, en tant que concepteurs de sites Web, sommes confrontés…

2) Obtenir du contenu

Était-ce juste moi ou avez-vous frémi après avoir lu ce titre ? Il ne fait aucun doute que l'obtention de contenu est l'une des parties les plus frustrantes et exaspérantes du processus de conception Web. Et selon le client avec lequel vous travaillez, cela peut être un tueur de projet qui prend du temps. Maintenant, quelques clients sont organisés et vous envoient rapidement du contenu parfaitement planifié, mais ce n'est généralement pas le cas. Par conséquent, c'est notre travail en tant que développeurs Web d'expliquer TRÈS clairement comment nous voulons que le client envoie son contenu et nous devons leur faciliter la tâche.

Si vous avez suivi l'un de mes messages ici récemment, vous savez que j'utilise et que je préfère garder toutes mes communications centralisées autant que possible pour éviter de perdre des messages et des données dans les fils de discussion et les textes. J'utilise Basecamp avec une grande efficacité non seulement pour gérer des projets et communiquer avec mes clients, mais aussi pour collecter du contenu.

Comme mentionné ci-dessus, je fais savoir au client (généralement dans une liste à puces facile à suivre) ce dont j'ai besoin pour commencer. Une fois que j'ai les informations initiales, je passe à la collecte de contenu de page et d'images plus détaillés. La façon dont je guide mon client pour fournir du contenu dépend de la taille ou de la taille du site. Dans Basecamp, je mets généralement en place un fil de discussion différent pour chaque section principale du site afin que les clients puissent y déposer leurs informations et leurs images. S'il y a de grandes galeries, j'utiliserai dropbox pour collecter toutes les images et je configurerai la structure de dossiers pour qu'elles puissent facilement y déposer leurs images.

Donc, en pratique, voici à quoi pourrait ressembler un site de 5 à 10 pages lorsque je demande du contenu et ce que je pourrais dire :

Page d'accueil – « Veuillez télécharger la ou les images principales que vous souhaitez sur la page d'accueil, le paragraphe principal et le contenu conformément à notre plan de conception et de mise en page. »
À propos de nous - "Veuillez fournir le texte que vous souhaitez sur la page à propos et les images que vous souhaitez accompagner les informations."
Équipe - « Veuillez fournir une photo et une biographie pour chaque membre de l'équipe. »
Galeries - "Dans Dropbox, veuillez télécharger toutes les images de la galerie dans les dossiers que j'ai configurés pour vous au format de fichier JPG ou PNG."
FAQ - "Veuillez lister toutes vos questions fréquemment posées et les réponses correspondantes."
Contact – « Veuillez indiquer votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse et vos coordonnées préférés. »

Essentiellement, ce que je fais, c'est fournir un cadre visuel et organisé pour que le client dépose simplement du texte, du contenu, des images et les informations dont j'ai besoin pour lancer la conception et le développement. Je dis généralement à mes clients que je ne commence pas tant que tout le contenu n'a pas été fourni, mais dans certains cas, vous attendez des prises de vue, de nouvelles photos, une copie révisée, etc. J'essaie donc d'être indulgent en fonction de la situation. En résumé, vous voulez que le client se sente aussi FACILEMENT que possible pour fournir du contenu, car cela peut certainement sembler accablant s'il n'est pas préparé.

Une autre façon d'inciter vos clients à fournir du contenu à l'avance est d'offrir une remise « Early Bird ». En parlant avec les gars d'Artillery Media, ils ont fait cela pendant un certain temps et cela a été une victoire pour toutes les personnes impliquées. Ils offrent essentiellement une remise aux clients qui fournissent tout leur contenu à une certaine date. Il peut sembler que vous perdiez de l'argent en offrant un rabais, mais je vous assure que tout le contenu dont vous avez besoin en vaut la peine.

Enfin, je recommande fortement d'éviter d'utiliser le courrier électronique pour collecter du contenu. Vous ne voulez pas transmettre des identifiants importants et des documents sensibles par e-mail. Vous voudrez vous assurer que vous utilisez une plate-forme sécurisée pour échanger du contenu. Vous pouvez utiliser n'importe quelle plate-forme de gestion de projet avec laquelle vous êtes à l'aise (comme Basecamp), mais vous pouvez également utiliser des outils gratuits comme Dropbox, Google Drive et Content Snare, un site dédié à l'obtention de contenu de site Web.

En clôture

Eh bien, j'espère que cet article vous a inspiré pour créer un processus d'intégration standardisé pour vos clients si vous n'en avez pas actuellement en place. Et si vous êtes comme moi, vous voulez toujours améliorer vos systèmes pour aller plus vite, gagner du temps et faciliter les choses pour vos clients, alors testez certaines de ces idées pour voir si elles fonctionnent pour vous !

Avez-vous des processus d'intégration que vous aimeriez partager avec la communauté ? N'hésitez pas à les poster ci-dessous !

Demain : affiner et standardiser votre processus de conception et de développement Divi

Créer un processus standardisé pour concevoir et développer un site Web Divi est crucial pour votre productivité et votre bien-être en tant que concepteur de sites Web. Bien qu'un projet de conception de site Web se déroule rarement exactement comme prévu, si vous avez un plan et un chemin à suivre, cela vous fera gagner un temps considérable et vous gardera sur la bonne voie pour respecter les délais lorsque les projets grandissent. Revenez demain pour découvrir comment créer un processus de conception et de développement standardisé pour votre entreprise Divi Web Design !

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