Táticas e práticas de organização para o seu negócio Divi Web Design

Bem-vindo à parte 2 de 5 de nossa série Organizando e assumindo o controle de seu negócio Divi Web Design. Nesta série, estamos explorando várias táticas, ferramentas e estratégias que o ajudarão a superar as lutas diárias que todos nós enfrentamos como Divi Web Designers. Da otimização de suas rotinas diárias, à criação de sistemas e processos, para fornecer a melhor experiência de web design para seus clientes; estamos fornecendo itens e etapas acionáveis ​​que você pode implementar imediatamente com o objetivo de ajudá-lo a assumir o controle de seu negócio Divi Web Design, seja você um freelancer solo, uma pequena agência ou uma equipe remota.

A organização é a chave principal para o sucesso em qualquer negócio. Depois de ter controle de seu tempo com rotinas diárias e semanais que funcionam para você, é hora de se concentrar em organizar a tecnologia e as ferramentas que você usa diariamente. Neste post, vamos explorar algumas maneiras práticas que o ajudarão a se manter organizado para que você possa controlar melhor o seu negócio Divi Web Design.

Táticas e práticas de organização para o seu negócio Divi Web Design

Nesta postagem, vamos nos concentrar em alguns tópicos que muitas vezes são esquecidos, mas são cruciais para nossas operações diárias como web designers. Alguns deles podem parecer sem cérebro, mas acho que todos podemos concordar que, como desenvolvedores web experientes, é bom ser lembrado das coisas simples. E se você está apenas começando, essas coisas podem ser facilmente esquecidas. Então, vamos mergulhar!

1) Organizando seus favoritos

Se você é um web designer como eu, provavelmente tem centenas de favoritos com tutoriais, sites e links inspiradores, ferramentas online e várias categorias de favoritos em seu navegador. Uma tática que depende totalmente de você é como organizá-los! Este pode parecer um assunto elementar, mas trabalhei com muitas pessoas que abrem seus navegadores e me fazem estremecer depois de ver seus favoritos desorganizados e espalhados. Não consigo imaginar o tempo gasto tentando encontrar marcadores de meses ou anos atrás, quando não há um sistema organizado em vigor.

Portanto, eu recomendo fortemente que você organize seus favoritos em um sistema adequado para você, de forma que possa chegar aos seus links de forma rápida e eficiente. Isso vai economizar uma quantidade surpreendente de tempo e energia que você pode usar em outro lugar. Também estou continuamente me lembrando de excluir links de que não preciso mais. Além de meus favoritos personalizados para contas e todas essas coisas divertidas, quero dar uma ideia de como eu configurei meus favoritos relacionados ao design da web para que eu possa encontrar meus links salvos com rapidez e facilidade. É claro que não há maneira certa ou errada de fazer isso, mas aqui está aproximadamente como organizo o meu para eficiência de web design:

Coisas de negócios - Eu tenho todos os meus links de negócios, como meu login de hospedagem, ferramentas de gerenciamento de projetos e links para meus links de sites mais usados ​​nesta pasta. Também vinculo muitas das páginas do meu cliente, como minha página de introdução e página de avanço, para não ter que procurá-las em meu navegador para enviar a um cliente.

Web Stuff - Minha pasta “Web Stuff” é organizada em 3 partes principais:

1. Ferramentas da Web que são compostas por ferramentas que utilizo diariamente ou semanalmente. Coisas como ferramentas de formato CSS, ferramentas de cores, localizador de ID de plug-in do Facebook, etc.
2. Tutoriais da Web que são divididos em subcategorias para tutoriais de todas as ferramentas que utilizo. Tento mantê-los atualizados para não ter tutoriais de anos atrás que não necessito mais
3. Coisas Divi que contém tutoriais específicos da Divi, aos quais sempre me refiro. Plug-ins e produtos Divi que salvei e links de login de suporte para produtos Divi etc.

Coisas do cliente - Freqüentemente, meus clientes me enviam sites de exemplo ou têm suas próprias plataformas nas quais preciso fazer login. Eu costumava perdê-los de vista e ter que vasculhar e-mails e questionários para encontrar os links, mas agora acabei de configurar uma pasta para esse cliente na minha pasta Client Stuff e tenho todos os links salvos lá para referência. Então, quando o site estiver concluído, excluo a pasta e sigo em frente!

Portanto, além de meus favoritos pessoais, é assim que organizei meus links de “web design” para encontrar meus links com eficácia o mais rápido possível. Novamente, este é apenas um exemplo do que eu faço, então certifique-se de pegar essas idéias e fazer o que funciona para você!

2) Criação de uma estrutura de arquivos organizados

Uma coisa para a qual eu estava completamente despreparado quando comecei meu negócio era como estruturar com eficácia os arquivos que estavam se acumulando rapidamente no meu computador. Isso não é um problema muito grande no início, mas quando seu negócio cresce e você começa a receber vários clientes, todos com potencialmente centenas de arquivos, isso pode ficar fora de controle muito rapidamente. Se você for como eu, estremece ao ver muitos arquivos em sua área de trabalho, por isso é importante ter uma estrutura organizada onde você possa localizar facilmente seus arquivos. Agora, é claro, você terá arquivos pessoais, fotos e muito mais, por isso é importante não misturar esses arquivos com seus arquivos de negócios.

Quando se trata de negócios, tenho uma pasta “master” onde estão todos os meus arquivos de cliente. Eu separo todos os meus clientes em suas próprias pastas e tenho um sistema de subpasta padronizado que geralmente se parece com este:

Dentro da pasta do cliente:

• Logotipo
• Conteúdo e documentação
• Código personalizado e backups manuais
• Gráficos e arquivos de trabalho
• Imagens e gráficos ao vivo da web
• Logins de clientes
• Arquivos diversos

Dependendo da complexidade do cliente e do projeto, essas pastas podem conter subpastas. Por exemplo, se um cliente tem vários membros da equipe e fotos para cada pessoa, posso ter uma pasta separada para fotos da cabeça. Tudo depende da quantidade de arquivos, imagens, etc. Mas seguir essa estrutura de arquivos formalizada me ajudou a manter o controle das coisas e ser capaz de consultar facilmente quando necessário. Também tenho pastas separadas para todos os meus plug-ins WordPress, plug-ins Divi, scripts Divi e código personalizado mais usados, etc.

Então, novamente, este pode parecer um tópico elementar, mas não há nenhum treinamento formal sobre como organizar seus arquivos na escola. E, principalmente se você for novo no design de web, precisa estar preparado para isso ANTES de começar a acumular centenas e milhares de arquivos.

3) Organizando seus retornos de chamada, e-mail e lembretes em potencial

Ao longo do dia, como um web designer, você frequentemente receberá ligações e e-mails solicitando uma resposta assim que estiver disponível. Eu discuti a ideia de segmentar sua rotina diária para permitir retornos de chamada e trabalho “reacionário” no post anterior, mas permanece a questão de como organizar essas ligações ou e-mails. Esta é a regra número um pela qual eu vivo quando se trata de me lembrar de e-mails e ligações de retorno: tire isso da sua cabeça e coloque no papel ou no arquivo . Se um cliente liga para você, mas você está no meio de um projeto e não quer quebrar o ritmo, é muito fácil pensar, eu ligo de volta em algumas horas. Mas, na maioria das vezes, você se distrairá e se esquecerá completamente da ligação com muita facilidade. A maneira como ajudei a evitar isso é anotá-los imediatamente na minha agenda diária.

Eu uso o ActionDay Planner que fica na minha mesa e é uma forma prática e super útil de anotar as ligações e e-mails que preciso fazer naquele dia. Existem, claro, várias ferramentas e plataformas online para ajudar com esse tipo de coisas, mas eu prefiro ter algo para escrever na minha frente. Você pode usar post-its, mas eles podem bagunçar uma mesa muito rapidamente

E quanto aos clientes em potencial? Freqüentemente, usarei meu planejador diário para ajudar a me lembrar de propostas a serem enviadas e e-mails em potencial para responder, mas clientes em potencial geralmente exigem algumas etapas de lembretes. Quando um cliente entra em contato com você inicialmente, ele espera um retorno rápido e eu tento responder em 24 horas. Então, depois de fazer contato e reunir informações, defino um lembrete para preparar uma proposta. Após o envio da proposta, se eu não obtiver resposta em 1 a 2 dias, sempre envio um e-mail de lembrete amigável apenas para verificar se eles receberam a proposta e se eles têm alguma dúvida.

Você pode definir esses lembretes praticamente colocando-os em seu calendário, planejador diário ou até mesmo configurando filtros de e-mail para manter todos os seus clientes potenciais e e-mails de “contato” em uma pasta separada. De qualquer forma, é importante manter o controle da comunicação do cliente potencial, porque essa é a força vital do seu negócio. Portanto, experimente alguns desses métodos e faça o que funciona para você!

4) Backup de seus arquivos

Finalmente, se você ainda não quer fazer backup de seus arquivos, é hora de levar a sério. Aqui estão algumas perguntas que eu gostaria de fazer a você:

O que aconteceria se o seu computador fosse roubado ou destruído em um incêndio em uma casa ou escritório?
Quais seriam as repercussões se você perdesse todos os seus arquivos de cliente, logins e senhas?

Vários anos atrás, fiz backup de todos os meus arquivos, o que não é frequente, lembre-se, em um disco rígido externo. Esse disco rígido foi corrompido após vários anos de uso em vários dispositivos e enquanto estava sendo examinado por uma loja de informática local, meu computador principal também teve problemas para inicializar. Eu estava em uma situação muito real e perigosa de potencialmente perder todos os meus dados. Felizmente, consegui transferir manualmente os arquivos do meu computador para um novo disco rígido externo antes que ele tivesse que ser restaurado, mas quase perdi praticamente todos os arquivos, imagens, senhas e todo o trabalho que construí para mim e minha clientela até esse ponto.

Isso me ensinou uma lição de vida muito importante que quero passar para você:

“Dois é Um e Um é Nenhum.”

O que significa que eu tinha o backup de todos os meus arquivos em um disco rígido externo, mas ele foi corrompido e era inútil. Mesmo se você tiver um backup em um dispositivo, se algo acontecer a esse dispositivo, você não terá nada. Você precisa de pelo menos 2! A partir daí, criei um novo sistema de backup que me serviu bem desde então. Agora tenho 2 discos rígidos externos: um para backups semanais e outro para backups mensais. Se meu computador fosse parar de funcionar, eu não teria problemas porque tenho tudo copiado duas vezes e armazenado em locais separados.

Você também pode experimentar fazer backup de arquivos usando Dropbox, Google Dive e outros serviços de backup baseados em nuvem. O objetivo principal é ter certeza de que nem todos os seus arquivos estão em apenas um dispositivo, porque se algo acontecer, você pode perder todos os arquivos de seus clientes e muito trabalho.

No Fechamento

Espero que algumas das táticas e práticas organizacionais que implementei em meu negócio tenham ajudado a incentivá-lo a fazer o mesmo! Estamos apenas arranhando a superfície como você pode organizar seu negócio, então certifique-se de testar algumas dessas ideias e fazer o que funciona para você. E se você tiver alguma técnica de organização que gostaria de repassar, avise-nos nos comentários abaixo!

Amanhã: processos eficazes de integração do cliente para o seu negócio Divi Web Design

Existem vários desafios ao iniciar um novo projeto Divi Web Design; desde certificar-se de que o cliente está preparado e conhece o seu processo, à obtenção de conteúdo, ao estabelecimento de expectativas e prazos realistas - essas são as lutas que todos nós enfrentamos como web designers. Amanhã exploraremos algumas maneiras práticas de criar um processo de integração eficaz para você e seus clientes!

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