Effektive Kunden-Onboarding-Prozesse für Ihr Divi-Webdesign-Geschäft

Veröffentlicht: 2017-06-01

Willkommen zu Teil 3 von 5 unserer Serie Organisieren und Übernehmen der Kontrolle über Ihr Divi-Webdesign-Geschäft. In dieser Serie untersuchen wir verschiedene Taktiken, Tools und Strategien, die Ihnen helfen, die täglichen Kämpfe zu überwinden, mit denen wir alle als Divi-Webdesigner konfrontiert sind. Von der Optimierung Ihrer täglichen Routinen über die Erstellung von Systemen und Prozessen bis hin zur Bereitstellung des besten Webdesign-Erlebnisses für Ihre Kunden; Wir bieten umsetzbare Elemente und Schritte, die Sie sofort implementieren können, um Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihr Divi Web Design-Geschäft zu übernehmen, egal ob Sie ein Solo-Freiberufler, eine kleine Agentur oder ein Remote-Team sind.

Beim Starten eines neuen Divi-Webdesign-Projekts gibt es eine Reihe von Herausforderungen; von der Sicherstellung, dass der Kunde vorbereitet ist und Ihren Prozess kennt, über die Beschaffung von Inhalten bis hin zum Festlegen von Erwartungen und realistischen Fristen – das sind Probleme, mit denen wir alle als Webdesigner konfrontiert sind. In diesem Beitrag untersuchen wir einige praktische Möglichkeiten, wie Sie einen effektiven Onboarding-Prozess erstellen können, der Ihnen und Ihren Kunden beim Start eines neuen Projekts hilft!

Effektive Kunden-Onboarding-Prozesse für Ihr Divi-Webdesign-Geschäft

Sobald ein Kunde Ihren Vorschlag unterschrieben hat und bereit ist, seine neue Divi-Website zu gestalten, beginnt der wahre Spaß. Ganz ehrlich, es macht Spaß. Einen neuen Kunden zu gewinnen, für die Arbeit bezahlt zu werden, die man liebt, kreativ zu werden und etwas zu entwerfen, das einem Unternehmen helfen kann, zu wachsen ... es ist großartig. Aber es gibt auch gemeinsame Probleme, mit denen wir alle konfrontiert sind, wenn jedes Projekt startet. Lassen Sie uns in einige Ideen eintauchen, wie wir diesen Prozess verbessern können!

1) Erwartungen setzen und den Kunden startklar machen

Der erste Schritt in einem erfolgreichen Onboarding-Prozess besteht darin, sicherzustellen, dass der Kunde informiert, vorbereitet und auf dem gleichen Stand ist. In unserer Kundendokumentationsreihe haben wir untersucht, wie Sie einen Website-Fragebogen erstellen, der Ihnen viele der Informationen liefert, die Sie nicht nur für die Erstellung eines Angebots, sondern auch für eine gute Lektüre des Kunden benötigen. Wir haben auch darüber gesprochen, eine Seite mit den ersten Schritten zu erstellen, die hervorhebt, was Sie für den Einstieg benötigen, Ihren Prozess, die von Ihnen verwendeten Tools usw. Aber auch die Erwartungen zwischen beiden Parteien müssen berücksichtigt werden, um ein erfolgreiches Webdesign-Erlebnis zu gewährleisten .

Sie können dies praktisch tun, indem Sie in Ihrem Vertrag oder Angebot eine Zeitleiste erstellen oder die Kundeninformationen zu Ihrem Prozess senden, indem Sie Ihre allgemeine Zeitleiste auf Ihrer Einstiegsseite detaillierter anzeigen. In jedem Fall möchten Sie, dass der Kunde bereit, vorbereitet und aufgeregt ist, bevor er Inhalte erhält und entwirft.

Sobald ein neuer Kunde mein Angebot genehmigt und fortfahren möchte, habe ich einen 5-Schritte-Prozess, der derzeit wie folgt aussieht:

  1. Schritt 1 – Vertrag mit Details, Leistungen und dem voraussichtlichen GO LIVE-Datum zur Genehmigung senden
  2. Schritt 2 – Willkommens-E-Mail mit Link zu meiner Seite „Erste Schritte“ senden
  3. Schritt 3 – Richten Sie das Projekt in Basecamp ein und richten Sie den Client auf der Client-Seite ein
  4. Schritt 4 – Erstellen Sie eine Aufzählungsliste mit dem, was ich für den Kunden in Basecamp für den Anfang benötige
  5. Schritt 5 – Richten Sie alle zusätzlichen erforderlichen Freigabetools wie Dropbox ein, um den Abruf von Inhalten vorzubereiten

Wenn ein Projekt in Gang kommt, erhält mein neuer Kunde 3 erste E-Mails von mir:

  1. Der Vertrag zum elektronischen Unterschreiben (ich verwende dafür 17hats, aber es gibt zahlreiche Verwaltungstools, die Sie verwenden können)
  2. Eine Willkommens-E-Mail mit dem Link zu meiner Einstiegsseite
  3. Der Link zu Basecamp, wo sie sich anmelden und genau sehen können, was ich brauche, um loszulegen.

Sobald ich die ersten Logins und Informationen erhalten habe, die ich benötige, sprechen wir ausführlicher über Bilder und Seiteninhalte, die wir als nächstes behandeln werden. Ich versuche mein Bestes, um meine Kunden nicht von vornherein zu überfordern, was sehr einfach ist, wenn Sie Logos, Bilder, Logins, Inhalte, E-Mails usw halte mich an meinen standardisierten Onboarding-Prozess für jedes einzelne Projekt.

Nun, hoffentlich haben Sie während des Angebotsprozesses potenziell schwierige oder problematische Kunden aussortiert, bevor Sie diesen Punkt erreichen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist vielleicht ein umfangreicherer „Initiationsprozess“. Ich habe vor kurzem mit den Jungs von Artillery Media gesprochen, die ein erfolgreiches Divi-Webdesign-Unternehmen in Lincoln, Nebraska, betreiben. Sie beschäftigen sich wöchentlich und manchmal täglich mit zahlreichen Leads, sodass sie über einen sehr robusten Verkaufstrichter verfügen, um potenziell schlecht passende Kunden auszusortieren. Dies ist eine Option, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten, um einen Kunden dazu zu bringen, so viele Informationen wie möglich auszufüllen, um sicherzustellen, dass er es ernst meint, voranzukommen. Hier ist ein Beispiel für ihre Angebotsskizze, die den Kunden effektiv über seinen Prozess informiert und ihn visuell führt, was ihn erwartet.

Bild mit freundlicher Genehmigung von artillerymedia.com

Sie haben mehr zu diesem ersten Vorschlagsentwurf, um Kunden auszusortieren, die es nicht ernst meinen, aber dies ist ein gutes Beispiel dafür, wie Sie eine gut aussehende Vorlage erstellen können, die Ihnen und Ihrem Kunden hilft, mit Ihrem Prozess auf dem richtigen Weg zu bleiben. Und auch hier kann der anfängliche Onboarding-Schritt je nach Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Leads, die Sie täglich jonglieren, unterschiedlich aussehen. Unabhängig davon ist die Entwicklung eines standardisierten Prozesses für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, wenn Sie hoffen, skalieren zu können.

Sobald der Kunde vorbereitet und informiert ist und Sie die ersten benötigten Elemente (Logo, Logins, grundlegende Informationen usw.) erhalten haben, kommen wir zur nächsten und größten Herausforderung, vor der wir alle als Webdesigner stehen…

2) Inhalte abrufen

War es nur ich oder hast du nach dem Lesen dieses Titels gezittert? Es besteht kein Zweifel – das Abrufen von Inhalten ist einer der frustrierendsten und ärgerlichsten Teile des Webdesign-Prozesses. Und je nachdem, mit welchem ​​Kunden Sie arbeiten, kann dies ein zeitaufwändiger Projektkiller sein. Jetzt sind einige wenige Kunden organisiert und senden Ihnen schnell Inhalte, die perfekt geplant sind, aber das ist normalerweise nicht der Fall. Daher ist es unsere Aufgabe als Webentwickler, SEHR klar zu machen, wie der Kunde seine Inhalte senden soll, und wir müssen es ihnen leicht machen, dies zu tun.

Wenn Sie in letzter Zeit einen meiner Beiträge hier verfolgt haben, wissen Sie, dass ich meine gesamte Kommunikation so weit wie möglich zentral nutze und bevorzuge, um den Verlust von Nachrichten und Daten in E-Mail-Threads und -Texten zu vermeiden. Ich nutze Basecamp sehr effektiv, um nicht nur Projekte zu verwalten und mit meinen Kunden zu kommunizieren, sondern auch um Inhalte zu sammeln.

Wie oben erwähnt, lasse ich den Kunden wissen (normalerweise in einer leicht verständlichen Aufzählungsliste), was ich für den Anfang benötige. Sobald ich die ersten Informationen habe, gehe ich dazu über, detailliertere Seiteninhalte und Bilder zu sammeln. Wie ich meinen Kunden bei der Bereitstellung von Inhalten anleite, hängt davon ab, wie klein oder groß die Site ist. In Basecamp richte ich normalerweise für jeden Hauptbereich der Site einen anderen Thread ein, damit Kunden ihre Informationen und Bilder dort ablegen können. Wenn es große Galerien gibt, verwende ich Dropbox zum Sammeln aller Bilder und richte die Ordnerstruktur ein, damit sie ihre Bilder einfach ablegen können.

So könnte eine 5-10-Seiten-Site praktisch aussehen, wenn ich Inhalte anfordere und was ich sagen könnte:

  • Homepage – „Bitte laden Sie das/die Hauptbild(e) hoch, das/die Sie auf der Homepage, den Hauptabsatz und den Inhalt gemäß unserem Gestaltungs- und Layoutplan haben möchten.“
  • Über uns – „Bitte geben Sie den gewünschten Text auf der About-Seite und die Bilder an, die Sie zu den Informationen hinzufügen möchten.“
  • Team – „Bitte geben Sie für jedes Teammitglied ein Portrait und eine Biografie an.“
  • Galerien – „Bitte laden Sie in Dropbox alle Galeriebilder in den Ordnern, die ich für Sie eingerichtet habe, im JPG- oder PNG-Dateiformat hoch.“
  • FAQs – „Bitte listen Sie alle häufig gestellten Fragen und die entsprechenden Antworten auf.“
  • Kontakt – "Bitte geben Sie Ihre bevorzugte Kontakt-E-Mail, Telefonnummer, Adresse und Kontaktinformationen an."

Im Wesentlichen stelle ich dem Kunden einen visuellen und organisierten Rahmen bereit, in den er einfach Text, Inhalte, Bilder und die Informationen einfügen kann, die ich brauche, um Design und Entwicklung ins Rollen zu bringen. Ich sage meinen Kunden im Allgemeinen, dass ich erst loslege, wenn alle Inhalte bereitgestellt wurden, aber in einigen Fällen warten Sie auf Headshots, neue Fotos, überarbeitete Kopien usw. Also versuche ich, je nach Situation nachsichtig zu sein. Kurz gesagt, Sie möchten es dem Kunden so EINFACH wie möglich machen, sich bei der Bereitstellung von Inhalten wohl zu fühlen, denn es kann sich sicherlich überwältigend anfühlen, wenn er nicht vorbereitet ist.

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Kunden einen Anreiz zur Bereitstellung von Inhalten zu geben, besteht darin, einen Frühbucherrabatt anzubieten. Im Gespräch mit den Jungs von Artillery Media haben sie dies schon seit einiger Zeit getan und es war ein Gewinn für alle Beteiligten. Sie bieten im Wesentlichen einen Rabatt für Kunden, die alle ihre Inhalte bis zu einem bestimmten Datum bereitstellen. Es mag den Anschein haben, dass Sie Geld verlieren, indem Sie einen Rabatt anbieten, aber ich versichere Ihnen, dass es sich lohnt, alle Inhalte, die Sie benötigen, im Voraus zu erhalten

Schließlich empfehle ich dringend, keine E-Mail zum Sammeln von Inhalten zu verwenden. Sie möchten keine wichtigen Logins und sensible Dokumente per E-Mail weitergeben. Stellen Sie sicher, dass Sie eine sichere Plattform für den Austausch von Inhalten verwenden. Sie können jede beliebige Projektmanagement-Plattform verwenden, mit der Sie vertraut sind (wie Basecamp), aber Sie können auch kostenlose Tools wie Dropbox, Google Drive und Content Snare verwenden, eine Website, die sich dem Abrufen von Website-Inhalten widmet.

Abschließend

Nun, ich hoffe, dieser Beitrag hat Sie dazu inspiriert, einen standardisierten Onboarding-Prozess für Ihre Kunden zu erstellen, wenn Sie derzeit keinen haben. Und wenn Sie wie ich sind, möchten Sie immer Ihre Systeme verbessern, um schneller zu werden, Zeit zu sparen und es Ihren Kunden leicht zu machen. Testen Sie einige dieser Ideen, um zu sehen, ob sie für Sie funktionieren!

Haben Sie Onboarding-Prozesse, die Sie mit der Community teilen möchten? Poste sie gerne unten!

Morgen: Verfeinerung und Standardisierung Ihres Divi-Design- und Entwicklungsprozesses

Die Schaffung eines standardisierten Prozesses für die Gestaltung und Entwicklung einer Divi-Website ist entscheidend für Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden als Webdesigner. Obwohl ein Website-Design-Projekt selten genau nach Plan verläuft, spart dies viel Zeit und hält Sie auf dem richtigen Weg, um Fristen einzuhalten, wenn Projekte wachsen, wenn Sie einen Plan und einen Weg haben, an den Sie sich halten müssen. Kommen Sie morgen wieder, um herauszufinden, wie Sie einen standardisierten Design- und Entwicklungsprozess für Ihr Divi Web Design-Geschäft erstellen können!

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