Processi efficaci di onboarding dei clienti per la tua attività di Web Design Divi

Benvenuto alla parte 3 di 5 della nostra serie Organizzazione e controllo della tua attività di Divi Web Design. In questa serie, stiamo esplorando diverse tattiche, strumenti e strategie che ti aiuteranno a superare le lotte quotidiane che tutti noi affrontiamo come Divi Web Designer. Dall'ottimizzazione delle tue routine quotidiane, alla creazione di sistemi e processi, fino a fornire la migliore esperienza di web design per i tuoi clienti; stiamo fornendo elementi e passaggi attuabili che puoi implementare immediatamente allo scopo di aiutarti a prendere il controllo della tua attività di Divi Web Design, che tu sia un libero professionista, una piccola agenzia o un team remoto.

Ci sono una serie di sfide quando si avvia un nuovo progetto Divi Web Design; dall'assicurarsi che il cliente sia preparato e conosca il tuo processo, all'ottenimento di contenuti, alla definizione di aspettative e scadenze realistiche: queste sono le difficoltà che tutti noi affrontiamo come web designer. In questo post, esploreremo alcuni modi pratici per creare un processo di onboarding efficace che aiuterà te e i tuoi clienti quando avvii un nuovo progetto!

Processi efficaci di onboarding dei clienti per la tua attività di Web Design Divi

Una volta che un cliente ha firmato la tua proposta ed è pronto per far progettare il suo nuovo sito web Divi, inizia il vero divertimento. In tutta onestà, è divertente. Trovare un nuovo cliente, essere pagati per fare il lavoro che ami, essere creativi e progettare qualcosa che possa aiutare un'azienda a crescere... è fantastico. Ma ci sono anche lotte comuni che tutti noi affrontiamo quando ogni progetto inizia. Immergiamoci in alcune idee su come possiamo migliorare questo processo!

1) Stabilire le aspettative e preparare il cliente per iniziare

Il primo passo in un processo di onboarding di successo è assicurarsi che il cliente sia informato, preparato e sulla stessa pagina. Nella nostra serie di documentazione per i clienti, abbiamo esplorato come creare un questionario per il sito Web che ti fornirà molte delle informazioni di cui avrai bisogno non solo per creare una proposta, ma anche per avere una buona lettura sul cliente. Abbiamo anche parlato della creazione di una pagina introduttiva che evidenzi ciò di cui hai bisogno per iniziare, il tuo processo, gli strumenti che utilizzi, ecc. Ma ciò che deve essere affrontato sono le aspettative tra entrambe le parti per garantire un'esperienza di web design di successo .

Puoi farlo praticamente creando una sequenza temporale nel tuo contratto o proposta o inviando al cliente informazioni sul tuo processo mostrando la tua cronologia generale in modo più dettagliato nella tua pagina iniziale. In ogni caso, vuoi che il cliente sia pronto, preparato ed entusiasta prima di ottenere contenuti e progettare.

Una volta che un nuovo cliente approva la mia proposta e vuole andare avanti, ho un processo in 5 fasi che attualmente assomiglia a questo:

1. Passaggio 1: inviare il contratto con i dettagli, i risultati finali e la data prevista di GO LIVE per l'approvazione
2. Passaggio 2: inviare un'e-mail di benvenuto con il collegamento alla mia pagina introduttiva
3. Passaggio 3 – Imposta il progetto in Basecamp e imposta il client sul lato client
4. Passaggio 4: creare un elenco puntato di ciò di cui ho bisogno per iniziare per il cliente in Basecamp
5. Passaggio 5: configurare eventuali strumenti di condivisione aggiuntivi necessari come Dropbox in preparazione per ottenere contenuti

Quando un progetto inizia, il mio nuovo cliente riceverà 3 email iniziali da me:

1. Il contratto da firmare elettronicamente (uso 17hats per questo ma ci sono numerosi strumenti amministrativi che puoi usare)
2. Un'e-mail di benvenuto con il collegamento alla mia pagina iniziale
3. Il link a Basecamp dove possono accedere e vedere esattamente ciò di cui ho bisogno per iniziare.

Una volta ottenuti gli accessi iniziali e le informazioni di cui ho bisogno, parliamo in modo più dettagliato delle immagini e del contenuto della pagina che tratteremo in seguito. Faccio del mio meglio per non sopraffare i miei clienti in anticipo, il che è molto facile da fare quando hai bisogno di loghi, immagini, accessi, contenuti, e-mail, ecc. attenersi al mio processo di onboarding standardizzato per ogni progetto.

Ora, si spera che durante il processo di proposta tu abbia eliminato i clienti potenzialmente difficili o problematici prima di ottenere questo punto. Un modo per farlo è avere forse un "processo di iniziazione" più esteso. Di recente ho parlato con i ragazzi di Artillery Media che gestiscono un'attività di successo di Divi Web Design a Lincoln Nebraska. Si occupano di numerosi lead su base settimanale e talvolta giornaliera, quindi hanno un imbuto di vendita molto solido per aiutare a eliminare i clienti potenzialmente inadatti. Questa è un'opzione da considerare per la tua attività, per fare in modo che un cliente inserisca quante più informazioni possibili per assicurarsi che sia seriamente intenzionato ad andare avanti. Ecco un esempio del loro schema di proposta che educa efficacemente il cliente sul suo processo e lo guida visivamente su cosa aspettarsi.

Immagine per gentile concessione di artillerymedia.com

Hanno più di questo pezzo di schema della proposta iniziale per aiutare a eliminare i clienti che non sono seriamente intenzionati a iniziare, ma questo è un buon esempio di come puoi creare un modello dall'aspetto gradevole per aiutare te e il tuo cliente a rimanere in linea con il tuo processo. E ancora, la fase iniziale di onboarding potrebbe sembrare diversa a seconda delle dimensioni della tua attività e del numero di contatti che gestisci giorno per giorno. Ma a prescindere, trovare un processo standardizzato sarà fondamentale per la tua attività se speri di essere in grado di scalare.

Ora, una volta che il cliente è preparato e informato e ottieni gli elementi iniziali necessari (logo, login, informazioni di base, ecc.), questo ci porta alla prossima e più grande sfida che tutti noi, come web designer, affrontiamo...

2) Ottenere contenuti

Ero solo io o hai rabbrividito dopo aver letto quel titolo? Non c'è dubbio: ottenere contenuti è una delle parti più frustranti e esasperanti del processo di web design. E a seconda del cliente con cui stai lavorando, può essere un killer di progetto che richiede tempo. Ora alcuni client sono organizzati e ti inviano rapidamente contenuti perfettamente pianificati, ma di solito non è così. Pertanto è nostro compito come sviluppatori web rendere MOLTO chiaro come vogliamo che il cliente invii i suoi contenuti e dobbiamo renderlo facile per loro farlo.

Se hai seguito uno dei miei post qui di recente, sai che uso e preferisco mantenere tutte le mie comunicazioni il più centralizzate possibile per evitare di perdere messaggi e dati nei thread e nei messaggi di posta elettronica. Uso Basecamp in modo molto efficace non solo per gestire progetti e comunicare con i miei clienti, ma anche per raccogliere contenuti.

Come accennato in precedenza, faccio sapere al cliente (di solito in un elenco puntato facile da seguire) di cosa ho bisogno per iniziare. Una volta che ho le informazioni iniziali, passo alla raccolta di contenuti e immagini della pagina più dettagliati. Il modo in cui guido il mio cliente a fornire contenuti dipende da quanto piccolo o grande è il sito. In Basecamp, di solito creo un thread diverso per ogni sezione principale del sito in modo che i clienti possano lasciare lì le loro informazioni e immagini. Se ci sono gallerie di grandi dimensioni, utilizzerò Dropbox per raccogliere tutte le immagini e imposterò la struttura delle cartelle in modo che possano facilmente inserire le loro immagini.

Quindi, in pratica, ecco come potrebbe apparire un sito di 5-10 pagine quando richiedo contenuti e cosa potrei dire:

• Home Page - "Carica l'immagine o le immagini principali che desideri nella home page, nel paragrafo principale e nel contenuto in base al nostro piano di progettazione e layout."
• Chi siamo - "Fornisci il testo che desideri nella pagina delle informazioni e le immagini che desideri accompagnare le informazioni".
• Squadra - "Si prega di fornire una foto alla testa e una biografia per ogni membro della squadra."
• Gallerie - "In Dropbox, carica tutte le immagini della galleria nelle cartelle che ho impostato per te in formato file JPG o PNG."
• Domande frequenti - "Elencare tutte le domande frequenti e le risposte corrispondenti".
• Contatto - "Fornire l'e-mail di contatto, il numero di telefono, l'indirizzo e le informazioni di contatto preferiti".

In sostanza, quello che sto facendo è fornire una struttura visiva e organizzata per consentire al cliente di inserire semplicemente testo, contenuto, immagini e le informazioni di cui ho bisogno per avviare la progettazione e lo sviluppo. In genere dico ai miei clienti che non comincio fino a quando non sono stati forniti tutti i contenuti, ma in alcuni casi aspetterai scatti alla testa, nuove foto, copie riviste, ecc. Quindi cerco di essere indulgente a seconda della situazione. Il lungo e in breve è che vuoi rendere il più SEMPLICE possibile per il cliente sentirsi a proprio agio nel fornire contenuti perché può sicuramente sembrare travolgente se non sono preparati.

Un altro modo per incentivare i tuoi clienti a fornire contenuti in anticipo è offrire uno sconto "Early Bird". Parlando con i ragazzi di Artillery Media, lo hanno fatto per un po' ed è stata una vittoria per tutti i soggetti coinvolti. Essenzialmente offrono uno sconto per i clienti che forniscono tutti i loro contenuti entro una certa data. Può sembrare che tu stia perdendo denaro offrendo uno sconto, ma ti assicuro, vale la pena ottenere tutti i contenuti di cui hai bisogno in anticipo

Infine, consiglio vivamente di evitare di utilizzare la posta elettronica per raccogliere contenuti. Non vuoi passare accessi importanti e documenti sensibili tramite e-mail. Dovrai assicurarti di utilizzare una piattaforma sicura per lo scambio di contenuti. Puoi utilizzare qualsiasi piattaforma di gestione dei progetti con cui ti senti a tuo agio (come Basecamp) ma puoi anche utilizzare strumenti gratuiti come Dropbox, Google Drive e Content Snare, che è un sito dedicato a ottenere contenuti del sito web.

In chiusura

Bene, spero che questo post abbia ispirato la creazione di un processo di onboarding standardizzato per i tuoi clienti se attualmente non ne hai uno in atto. E se sei come me, desideri sempre migliorare i tuoi sistemi per essere più veloce, risparmiare tempo e semplificare le cose per i tuoi clienti, quindi prova alcune di queste idee per vedere se funzionano per te!

Hai dei processi di onboarding che vorresti condividere con la community? Sentiti libero di pubblicarli qui sotto!

Domani: perfezionamento e standardizzazione del processo di progettazione e sviluppo Divi

La creazione di un processo standardizzato per la progettazione e lo sviluppo di un sito Web Divi è fondamentale per la tua produttività e il tuo benessere come web designer. Sebbene un progetto di progettazione di siti Web raramente vada esattamente come previsto, se hai un piano e un percorso a cui attenerti, ciò ti farà risparmiare un po' di tempo e ti manterrà sulla buona strada per rispettare le scadenze quando i progetti crescono. Torna domani per scoprire come creare un processo di progettazione e sviluppo standardizzato per la tua attività di Divi Web Design!

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