Criando rotinas eficientes para o seu negócio Divi Web Design

Bem-vindo à parte 1 de 5 de nossa série Organizando e assumindo o controle do seu negócio Divi Web Design. Nesta série, estamos explorando várias táticas, ferramentas e estratégias que o ajudarão a superar as lutas diárias que todos nós enfrentamos como Divi Web Designers. Da otimização de suas rotinas diárias, à criação de sistemas e processos, para fornecer a melhor experiência de web design para seus clientes; estamos fornecendo itens e etapas acionáveis ​​que você pode implementar imediatamente com o objetivo de ajudá-lo a assumir o controle de seu negócio Divi Web Design, seja você um freelancer solo, uma pequena agência ou uma equipe remota.

Assumir o controle de sua empresa começa com o controle de seu tempo. E uma ótima maneira de controlar seu tempo é criar rotinas diárias e semanais para garantir que VOCÊ esteja administrando seu negócio e que ele não esteja administrando você. Neste artigo, exploraremos algumas rotinas práticas e acionáveis ​​que você pode aplicar à sua agenda de trabalho diária e semanal de web design!

Antes de mergulhar, aqui está um rápido instantâneo desta série para que você saiba o que esperar:

1. Criando rotinas eficientes para o seu negócio Divi Web Design
2. Táticas e práticas de organização para o seu negócio Divi Web Design
3. Processos eficazes de integração do cliente para o seu negócio Divi Web Design
4. Refinando e padronizando seu processo de design e desenvolvimento Divi
5. Como gerenciar com eficácia vários projetos de design da Web da Divi

Embora esta série seja direcionada a Divi Web Designers, você pode aplicar muitas dessas táticas e práticas a qualquer tipo de negócio de web design e qualquer tipo de trabalho relacionado a esse assunto. Ok, agora que você sabe o que esperar e está preparado para o resto da série, vamos mergulhar!

Criando rotinas eficientes para o seu negócio Divi Web Design

Para começar, vou compartilhar com vocês duas práticas principais que me ajudaram drasticamente a manter e assumir o controle do meu negócio Divi Web Design:

Rotinas diárias e rotinas semanais

Em meus 6 anos e meio de design freelance de sites até agora, a implementação dessas 2 práticas me ajudou a me manter atualizado e criativo enquanto lidava com as tarefas administrativas e monótonas de web design e administração de um negócio. Agora, isso pode parecer diferente dependendo da sua situação - ou seja, se você trabalha em casa ou em uma agência, se você é solteiro ou tem família e filhos, se você é um freelancer solo ou trabalha com uma equipe, etc. de sua situação, é importante definir rotinas que funcionem para você para ajudá-lo a se manter organizado.

1) Implementação de uma rotina diária e programação para o seu negócio Divi Web Design

Durante as atividades do dia-a-dia de administrar uma empresa de web design da Divi, você vai lidar com muitas posições. Você será o vendedor, TI, suporte, diretor de criação, RH e, sim, se estiver trabalhando em casa, até mesmo o zelador Definir rotinas e práticas diárias disciplinadas pode ajudá-lo a permanecer no caminho certo enquanto concilia as responsabilidades de todas essas funções.

O que realmente me ajudou a manter o controle do meu negócio foi definir parâmetros para o meu dia. Por exemplo; para começar o dia, geralmente não olho para o telefone ou para a tela na primeira meia hora. Normalmente eu me levanto, faço café e leio um livro “de verdade” ou me sento do lado de fora e dou à minha mente algum tempo para se aquecer antes de assumir o estresse do dia. Alguns podem chamar esse tempo de “priming” ou algum tipo de meditação. Qualquer que seja o nome que você escolher, é o momento de organizar seus pensamentos, planejar seu dia e decidir como VOCÊ vai conduzi-lo antes que comece a controlar você. Depois disso, posso começar meu trabalho e sei quais são meus principais objetivos para o dia.

Quando se trata de começar o dia, você deve fazer o que funciona para você. Alguns blogueiros se sentem mais criativos pela manhã e gostam de escrever logo. Alguns designers gostam de começar a projetar imediatamente antes de fazer qualquer trabalho administrativo. E alguns desenvolvedores gostam de cuidar de qualquer consulta de suporte antes de fazer qualquer outra coisa. Pessoalmente, gosto de receber meu e-mail no início do meu dia de trabalho e limpar o máximo possível para ajudar a me liberar para começar meu trabalho criativo. Eu cuido dos e-mails que são mais urgentes e chego aos clientes em cujos projetos eu possa estar trabalhando atualmente, então posso passar para a concepção e o desenvolvimento.

Aqui está uma parte integrante da minha rotina diária - geralmente divido meu dia em 3 ou 4 segmentos principais e só trabalho em 2 ou 3 projetos no máximo com e-mail / trabalho administrativo e atualizações rápidas entre esses segmentos. E talvez a rotina diária mais importante que adicionei recentemente seja reservar pelo menos uma hora por dia para o trabalho “reacionário” . Com meu negócio Divi Web Design na Transit Studios, eu ofereço manutenção de sites, hospedagem na web e serviços de SEO, o que significa que eu me abri para algumas funções de suporte, então não posso simplesmente desligar meu e-mail o dia todo. Eu sou muito intencional em ter tempo e espaço criativos, mas também reservando tempo durante o dia para cuidar dos meus problemas mensais com o cliente quando eles surgirem.

Antes de ser intencional sobre esse “horário de trabalho reacionário”, me vi completamente pego de surpresa quando os clientes tinham problemas. Eu teria que me libertar de um projeto para lidar com um problema e isso iria desequilibrar completamente minha criatividade. Dependendo da urgência ou da situação, é claro que lidarei com uma emergência imediatamente, mas descobri que a maioria dos problemas pode esperar até que eu os resolva no meu tempo reacionário, que geralmente é à tarde. Isso permitiu que eu me concentrasse no meu trabalho e, se por acaso vir um e-mail com uma atualização ou correção rápida do site, sei que poderei acessá-lo em breve e ainda parecerei uma estrela do rock para meu cliente. E se não houver nada que eu precise resolver no meu tempo reacionário alocado ... então há algum tempo extra que posso gastar em um projeto ou em uma postagem de blog do ET

Então, aqui está a aparência de um dia típico de web design para mim:

• 8: 30a-9: 30a (Depois do meu tempo de aquecimento matinal e planejando o que quero realizar durante o dia) Envolva-se com algumas pessoas Divi incríveis em meu grupo Divi Web Designers. Responda o máximo possível de e-mails relativos aos projetos em andamento e cuide de qualquer trabalho administrativo urgente.
• 9: 30a-11: 30a Projeto Um
• 11: 30a-12: 30p Rodada 2 de e-mail, chamadas agendadas e trabalho / acréscimos ou atualizações rápidos e qualquer faturamento ou trabalho administrativo.
• Projeto Dois 1p-3p
• Tempo de trabalho reacionário 3p-4p
• 4p-5p Conclusões por e- mail, atualizações rápidas, tempo no meu grupo Divi Web Designers etc.

É claro que nem todos os dias são assim. Existem reuniões, ligações e muitas outras coisas que entram em jogo no dia a dia. Mas as coisas podem rapidamente sair do controle se você não tiver uma rotina diária que VOCÊ estabeleça e siga. Essa rotina diária me ajudou a gerenciar e equilibrar meu negócio a um nível muito eficaz e não só me ajudou a ficar em dia com meus projetos, mas também a me manter atualizado para meu trabalho criativo e de resolução de problemas. Então, agora que temos uma boa ideia de como configurar uma rotina diária produtiva, a próxima é ... sim, você adivinhou, uma rotina semanal!

2) Implementar uma rotina semanal e cronograma para o seu negócio Divi Web Design

Tenho uma reunião semanal toda sexta-feira de manhã com meu grupo de networking (de onde vêm quase 50% dos meus leads e referências), então raramente perco essa. O resto da minha semana está aberto, mas posso rapidamente ficar cheio se eu não tomar cuidado e se eu deixar meus clientes ditarem minha agenda . Durante anos, minhas reuniões foram esporádicas e marcadas aleatoriamente. Não é mais assim. Agora geralmente agendo todas as minhas outras reuniões e ligações para as terças, quartas e quintas-feiras e raramente mais de 2 dias na semana. Existem inúmeras razões para isso.

Em primeiro lugar, pela minha experiência, as segundas-feiras geralmente não são bons dias para reuniões no site. Descobri que os clientes estão apenas começando sua semana e estão distraídos por SUAS tarefas e tarefas que criam algumas dificuldades para um desenvolvedor da web planejar uma estratégia de site, obter feedback, etc. E por outro lado, no No final da semana, as sextas-feiras também provaram ser dias de reunião bastante improdutivos. Isso provavelmente é um pouco mais óbvio, porque no final da semana a maioria das pessoas está planejando o fim de semana e geralmente o check-out ocorre no início da tarde. Portanto, mantenho todas as minhas reuniões pessoais e a maioria das ligações para os dias do meio da semana.

Uma lição muito importante que aprendi quando se trata de reuniões pessoais é agrupá-los, se possível. Uma reunião de uma hora, digamos a meia hora de distância, é um compromisso de aproximadamente 3 a 4 horas. Aqui está o porquê; pense em tudo o que acontece antes e depois da reunião real. Se você marcar uma reunião para as 10h e tiver que sair, digamos, às 9h30, é mais do que provável que esteja preparando seus materiais entre as 9h e o horário de sua partida. Se a reunião durar mais ou menos uma hora, você será aproximadamente 11a. Leve em consideração o trajeto de volta e o tempo que leva para descomprimir da reunião e voltar ao ritmo de suas tarefas. Agora é mais perto do meio-dia. Ah, e então é hora do almoço. Portanto, o que parece uma reunião “curta” pode rapidamente se transformar em uma provação de meio dia.

Agora, se você compilar várias reuniões por semana, poderá ver como 3 ou 4 reuniões “rápidas” podem ocupar toda a sua semana e deixar pouco tempo para seu trabalho criativo e produtivo. Então, aprendi a agrupá-los, se possível. Geralmente tento agendar reuniões com antecedência, se possível, e organizá-las em camadas. Então, posso ter uma reunião às 9h com um cliente, depois às 10h30 ou 11a com outro próximo. Isso me permite fazer as duas reuniões e ter pelo menos meio dia restante para meus projetos e rotina diária declarada acima.

Algumas dicas rápidas finais sobre como maximizar suas rotinas diárias e semanais:

• Ao marcar uma reunião ou chamada, seja específico. Dê ao cliente algumas opções para escolher esse trabalho para você. Por exemplo: não pergunte a um cliente em potencial "Você está disponível para um encontro na próxima semana?" Em vez disso, pergunte: “Você está disponível terça-feira às 9h ou 14h ou quinta-feira ao meio-dia?” Essa prática pode economizar horas de ir e vir e-mails e perder tempo tentando descobrir um horário que funcione para vocês dois. Forneça 2 ou 3 vezes que funcionem para VOCÊ e veja se uma dessas opções funciona para seu cliente ou colega.
• Ao agrupar reuniões, certifique-se de não agrupá-las muito próximas no tempo ou muito distantes uma da outra. Certifique-se de ter uma janela para viagens, descompressão cognitiva, etc. Você não quer sair de uma reunião e ir para outra com a primeira reunião muito em sua mente. Você também não quer ter que se apressar e se ver em uma janela estressante de tempo tentando ir de uma reunião para outra, se elas estiverem distantes.
• Ao criar uma rotina diária que funcione para você, certifique-se de que seja realista, atingível e flexível, dependendo da sua situação. Se as coisas acontecem e meu dia não se alinha exatamente como planejei, está tudo bem - muitas vezes eu realocarei o trabalho que perdi para o dia seguinte em meus segmentos abertos. Descobri que se mantenho uma rotina diária e me concentro em um ou dois projetos e tenho algum tempo de trabalho reacionário, é incrível o que posso fazer e recuperar o atraso se perdi algum do dia anterior.

No Fechamento

Bem, espero que as rotinas diárias e semanais que implementei em meu negócio tenham ajudado a inspirá-lo a definir algumas rotinas em suas programações de web design! Novamente, essas são práticas que funcionaram para mim no meu solo, trabalho em casa, mas podem variar dependendo da sua situação. Então faça o que funciona para você! Você tem alguma rotina diária ou semanal que ajudou você e seu negócio Divi Web Design? Em caso afirmativo, sinta-se à vontade para mencioná-los nos comentários abaixo e nos dizer se essas ideias o ajudaram ou inspiraram!

Amanhã: Táticas e Práticas Organizacionais para o seu Divi Web Design Business

A organização é a chave do seu sucesso em qualquer negócio. Depois de ter controle de seu tempo com rotinas diárias e semanais que funcionam para você, é hora de se concentrar em organizar a tecnologia e as ferramentas que você usa diariamente. Vamos explorar algumas maneiras práticas para ajudá-lo a se manter organizado para que possa controlar melhor o seu negócio Divi Web Design. Até então!

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