Jak korzystać z timera Pomodoro, aby zwiększyć produktywność?

Media społecznościowe, plotkujący współpracownicy i wiele innych kuszących rozrywek mogą łatwo odciągnąć Cię od pracy. Ponadto długie godziny spędzania czasu przy tych samych zadaniach mogą prowadzić do nudy i braku wydajności. Szanse są naprawdę na niekorzyść, jeśli chodzi o utrzymanie produktywności w tradycyjnym środowisku pracy.

Na szczęście ktoś znalazł rozwiązanie. W tym poście omówimy, czym jest „Zegar Pomodoro” i jak może pomóc zwiększyć Twoją produktywność. Udostępnimy również narzędzia, których możesz użyć, aby włączyć je do swojego dnia pracy, i omówimy typowy dzień korzystania z nich.

Chodźmy!

Wprowadzenie do metody Pomodoro

Pod koniec lat 80. Francesco Cirillo opracował technikę zarządzania czasem, którą nazwał Metodą Pomodoro. Jako student uniwersytetu, Cirillo używał zegara kuchennego w kształcie pomidora do śledzenia swojej pracy i nazwał swój system po włoskim słowie oznaczającym pomidor.

Technika ta ma na celu pomóc Ci poprawić koncentrację i produktywność poprzez naprzemienne okresy dedykowanego czasu pracy z zaplanowanymi przerwami. W skrócie proces wygląda tak:

1. Zadanie lub zadania są wybierane do wykonania.
2. Zegar ustawiony jest na 25 minut, podczas których skupiasz się wyłącznie na zadaniu.
3. Kiedy minutnik się włączy, umieść znacznik wyboru na kartce papieru, aby śledzić sesję, a następnie zrób krótką przerwę od trzech do pięciu minut.
4. Powtarzaj kroki 2–3, aż pojawią się cztery znaczniki, a następnie zrób dłuższą przerwę 15–30 minut.
5. Zresetuj liczbę znaczników wyboru do zera, a następnie powtórz cykl.

Celem jest ograniczenie rozpraszania uwagi i minimalizacja wielozadaniowości, aby maksymalnie wykorzystać czas pracy. Niedawne badanie pokazuje, że nadmierna ilość informacji rzucanych na nas codziennie za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych technologii szybko skraca naszą koncentrację uwagi.

Skupiając się na jednym możliwym do wykonania zadaniu na raz, Metoda Pomodoro może pomóc przezwyciężyć ten problem. Wprowadzanie przerw pomaga również zapobiegać wypaleniu i zapewnia motywację. Każda przerwa staje się swoją małą nagrodą za dobrze wykonaną pracę.

Narzędzia do włączenia timera Pomodoro do Twojego dnia pracy

Jeśli chodzi o wdrożenie metody Pomodoro, istnieje kilka narzędzi, z których możesz skorzystać. Na przykład dostępnych jest wiele aplikacji mobilnych, które mogą działać jako licznik czasu, jednocześnie śledząc każdą z twoich sesji. Popularnymi opcjami są Focus Keeper na iOS, Clockwork Tomato na Androida i Focus To-Do:

Istnieje również kilka rozszerzeń przeglądarki, które pomogą Ci wdrożyć metodę Pomodoro. Mogą być szczególnie pomocne, ponieważ uniemożliwiają patrzenie na telefon i potencjalne rozproszenie uwagi. Marinara: Pomodoro Assistant to popularna opcja dla użytkowników Chrome:

Oczywiście nie ma nic złego w prawdziwym minutniku kuchennym i kartce papieru, jeśli chcesz kopać w starą szkołę:

Pamiętaj tylko, że te rzeczy mogą stać się głośne, gdy wybuchną, więc mogą nie być idealne w zatłoczonym środowisku biurowym. Jeśli jednak pracujesz w domu lub masz prywatne biuro, posiadanie fizycznego obiektu do śledzenia czasu może być proste i bezpośrednie.

Jak korzystać z timera Pomodoro, aby zwiększyć produktywność (w 6 krokach)

Teraz prawdopodobnie dobrze rozumiesz, czym jest Metoda Pomodoro i jak możesz ją wdrożyć. Jednak zawsze warto zobaczyć technikę w akcji. Poniżej przedstawiliśmy z grubsza, jak może wyglądać typowy dzień pracy od 9:00 do 5:00 z zegarem Pomodoro.

Krok 1: Zaplanuj swój dzień i zadania, które musisz wykonać

Zanim rozpoczniesz swoją pierwszą sesję, czyli „Pomodoro”, musisz zaplanować, co musisz zrobić na dany dzień. Może to składać się z jednego dużego projektu składającego się z kilku części lub kilku krótszych projektów. Wybrane przez Ciebie podejście będzie działać najlepiej, jeśli będziesz mógł podzielić swoje zadania na strawne kawałki, które możesz rozsądnie wykonać w 25 minut.

Na potrzeby tego przykładu załóżmy, że poświęcisz pięć minut na każdą krótką przerwę i 15 minut na długie przerwy, z wyjątkiem jednej 30-minutowej przerwy na lunch. W tych warunkach będziesz mieć 14 25-minutowych okresów pracy i jeden 15-minutowy okres pracy.

Przypisz swoje zadania do konkretnych Pomodoro, abyś nie musiał tracić czasu na podejmowanie decyzji, nad czym później pracować. Jeśli masz jakieś zadania, które zajmą mniej niż 25 minut, pogrupuj je w 25-minutowe sesje. Powinno to zapobiec konieczności zatrzymywania się na przerwę w trakcie wykonywania zadania.

Krok 2: Ustaw minutnik dla swojego pierwszego Pomodoro

Teraz możesz zacząć! Ustaw wybrany przez siebie minutnik — aplikację mobilną, rozszerzenie przeglądarki lub bona fide minutnik kuchenny z pomidorami — i rozpocznij pierwsze zadanie. Jeśli skupienie się na jednej rzeczy przez 25 minut jest dla ciebie trudne, nie zniechęcaj się. Potrzeba czasu, aby wytrenować mózg, aby tak długo zwracał uwagę.

Jeśli chcesz, możesz spróbować zacząć od krótszego Pomodoro i iść w górę. Po zakończeniu okresu pracy zrób sobie pięciominutową przerwę. Weź filiżankę kawy, napełnij butelkę z wodą, wstań i przeciągnij się lub cokolwiek innego pomoże ci odłożyć pracę na kilka minut, abyś mógł odpocząć.

Krok 3: Zrób pierwszą „długą” przerwę

Po ukończeniu czterech Pomodoro otrzymujesz pierwszą 15-minutową przerwę. Dzięki temu będziesz mieć czas na okrążenie biura, wykonanie szybkiego telefonu, pogawędkę ze współpracownikiem, a nawet sprawdzenie Facebooka lub Instagrama.

Cokolwiek zdecydujesz się zrobić w tym czasie, powinno być przyjemne i być nagrodą. Prawdopodobnie chciałeś odebrać telefon, nadrobić zaległości w biurze lub cokolwiek, czym zwykle rozpraszasz się w ciągu dnia. Ta aktywność może teraz stać się motywatorem, jeśli zachowasz ją na długie przerwy.

Krok 4: Wskocz z powrotem do swojego następnego Pomodoro

Po zakończeniu przerwy ustaw zegar i zacznij od nowa, śledząc każde ukończone Pomodoro i nagradzając się przerwami. Zakończ drugi cykl trzydziestominutową przerwą na lunch. To da ci czas na odłączenie się od projektu, dzięki czemu będziesz mógł wrócić odświeżony.

Wykazano, że regularne przerwy zwiększają czujność, produktywność, a nawet kreatywność. Korzystaj z przerw w Pomodoro i unikaj angażowania się w zadania związane z pracą, gdy masz odpoczywać. Jest to tak samo ważne, jak okresy intensywnej pracy. W rzeczywistości, bez pełnych przerw, jeszcze trudniej będzie ci zachować koncentrację, gdy masz pracować.

Krok 5: Zapobiegaj, rozpraszaj i odkładaj rozpraszacze

Kluczem do korzystania z metody Pomodoro jest usuwanie zakłóceń. Prawdopodobnie dobrze jest przełączyć telefon w tryb „Nie przeszkadzać”, aby uniknąć dźwięku nowego powiadomienia, które przyciągnie Twoją uwagę. Możesz również użyć rozszerzeń przeglądarki, takich jak StayFocused, aby uzyskać podobny efekt na swoim komputerze.

Istnieją jednak również elementy rozpraszające, na które nie masz wpływu – a mianowicie współpracownicy lub inne osoby wokół Ciebie. Metoda Pomodoro wymaga ćwiczenia sztuki mówienia „nie”.

Cirillo proponuje technikę „Informuj, negocjuj, oddzwoń”:

1. Poinformuj rozpraszającą drużynę, że jesteś w tym momencie w środku czegoś.
2. Negocjuj i zaplanuj czas, kiedy możesz do nich wrócić (np. podczas następnej przerwy).
3. Oddzwoń lub spotkaj się z nimi po zakończeniu okresu pracy.

Ewentualnie, jeśli złamiesz Pomodoro i zaangażujesz się ze swoim współpracownikiem lub inną rozrywką, ten okres pracy dobiegnie końca – nawet jeśli twoje 25 minut nie upłynie. Daje to pewną motywację do unikania przerw.

Oczywiście zawsze będą sytuacje awaryjne, które wymagają natychmiastowej uwagi. Musisz się nauczyć, jak je brać ze spokojem, gdy się pojawią, a następnie wskoczyć z powrotem do następnego Pomodoro.

Krok 6: Zakończ dzień mocno

Jeśli będziesz trzymać się hipotetycznego harmonogramu Pomodoro, o którym wspomnieliśmy w kroku pierwszym, zakończysz dzień 15-minutowym okresem pracy. Możesz rozważyć wykorzystanie tego czasu na zaplanowanie swojej listy rzeczy do zrobienia na następny dzień, jeśli wolisz to zrobić pod koniec dnia niż na początku, jak opisaliśmy tutaj.

Podsumowując, do tego momentu ukończysz około trzech i pół cykli Pomodoro. Obejmuje to ponad sześć godzin pracy bez rozpraszania uwagi i niecałe dwie godziny przerw, w tym 30-minutowy lunch. Nie jest to złe dla dnia pracy i prawdopodobnie zdrowszej równowagi między przerwami w pracy, niż można by osiągnąć bez celowego zarządzania czasem.

Wniosek

Zachowanie motywacji i wolne od rozpraszania się w dzisiejszym typowym środowisku pracy nie jest łatwe. Przepychanie się przez zadanie po zadaniu, jednocześnie próbując uniknąć pokus różnych rozproszeń, może sprawić, że Twój dzień pracy będzie nieskończony, a jednocześnie utrudni wykonywanie zadań.

W tym poście zbadaliśmy, jak może wyglądać dzień pracy, jeśli zamiast tego zaimplementujesz metodę Pomodoro:

1. Zaplanuj swój dzień i zadania, które musisz wykonać.
2. Ustaw minutnik dla swojego pierwszego Pomodoro.
3. Zrób pierwszą długą przerwę.
4. Wskocz z powrotem do swojego następnego Pomodoro.
5. Zapobiegaj, rozpraszaj i odkładaj rozproszenia.
6. Zakończ dzień mocno.

Czy masz pytania dotyczące korzystania z Pomodoro Timer w swoim dniu pracy? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!

Obraz miniatury artykułu Alexander_P / shutterstock.com