วิธีใช้ตัวจับเวลา Pomodoro เพื่อเพิ่มผลผลิต

โซเชียลมีเดีย เพื่อนร่วมงานซุบซิบ และสิ่งล่อใจอื่นๆ ที่สามารถดึงคุณออกจากงานได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ การใช้เวลาทำงานเดิมๆ เป็นเวลานานๆ อาจนำไปสู่ความเบื่อหน่ายและไม่มีประสิทธิภาพ อัตราต่อรองนั้นค่อนข้างยากสำหรับคุณเมื่อพูดถึงการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเดิมๆ

โชคดีที่มีคนพบวิธีแก้ปัญหา ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงว่า “Pomodoro Timer” คืออะไรและจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร นอกจากนี้เรายังจะแบ่งปันเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมเข้ากับวันทำงานของคุณ และใช้ชีวิตประจำวันตามปกติ

ไปกันเถอะ!

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธี Pomodoro

ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 Francesco Cirillo ได้พัฒนาเทคนิคการบริหารเวลาที่เขาขนานนามว่า Pomodoro Method สมัยเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัย Cirillo ใช้นาฬิกาจับเวลาในครัวรูปมะเขือเทศเพื่อติดตามงานของเขา และตั้งชื่อระบบตามคำว่ามะเขือเทศในภาษาอิตาลี

เทคนิคนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงการโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงานโดยสลับช่วงเวลาทำงานเฉพาะกับการหยุดพักตามกำหนดเวลา กล่าวโดยย่อ กระบวนการมีลักษณะดังนี้:

1. งานหรืองานได้รับเลือกให้เสร็จสมบูรณ์
2. ตัวจับเวลาถูกตั้งไว้ที่ 25 นาที ในระหว่างนั้นคุณจะมุ่งความสนใจไปที่งานที่ทำอยู่เท่านั้น
3. เมื่อตัวจับเวลาหยุดลง ให้ทำเครื่องหมายบนกระดาษเพื่อติดตามเซสชันของคุณ จากนั้นหยุดพักสั้นๆ สักสามถึงห้านาที
4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2–3 จนกว่าคุณจะมีเครื่องหมายถูกสี่ข้อ จากนั้นพักให้ยาวขึ้น 15–30 นาที
5. รีเซ็ตจำนวนเครื่องหมายถูกเป็นศูนย์ จากนั้นทำซ้ำรอบ

จุดประสงค์คือเพื่อลดสิ่งรบกวนสมาธิและลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกันให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อใช้เวลาทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้แสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่มากเกินไปที่เราส่งถึงเราในแต่ละวันผ่านโซเชียลมีเดียและเทคโนโลยีอื่น ๆ ทำให้ช่วงความสนใจของเราสั้นลงอย่างรวดเร็ว

โดยทำให้คุณจดจ่อกับงานที่สามารถจัดการได้ครั้งละหนึ่งงาน วิธี Pomodoro สามารถช่วยแก้ปัญหานี้ได้ การผสมผสานช่วงพักยังช่วยป้องกันความเหนื่อยหน่ายและทำให้คุณมีแรงจูงใจ การหยุดพักแต่ละครั้งจะกลายเป็นรางวัลเล็กๆ น้อยๆ สำหรับงานที่ทำได้ดี

เครื่องมือสำหรับการรวม Pomodoro Timer เข้ากับวันทำงานของคุณ

ในการใช้ Pomodoro Method มีเครื่องมือหลายอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ ตัวอย่างเช่น มีแอพมือถือมากมายที่สามารถทำหน้าที่เป็นตัวจับเวลา ในขณะที่ติดตามแต่ละเซสชันของคุณ Focus Keeper สำหรับ iOS, Clockwork Tomato สำหรับ Android และ Focus To-Do เป็นตัวเลือกยอดนิยม:

นอกจากนี้ยังมีส่วนขยายเบราว์เซอร์หลายตัวที่จะช่วยให้คุณใช้งาน Pomodoro Method สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง เนื่องจากจะป้องกันไม่ให้คุณมองดูโทรศัพท์และอาจทำให้เสียสมาธิ Marinara: Pomodoro Assistant เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับผู้ใช้ Chrome:

แน่นอน ไม่มีอะไรผิดปกติกับนาฬิกาจับเวลาในครัวจริงและกระดาษแผ่นหนึ่ง หากคุณต้องการที่จะเตะมันในโรงเรียนเก่า:

พึงระลึกไว้เสมอว่าสิ่งเหล่านี้อาจส่งเสียงดังเมื่อออกไป ดังนั้นอาจไม่เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมในสำนักงานที่มีผู้คนพลุกพล่าน อย่างไรก็ตาม หากคุณทำงานจากที่บ้านหรือมีสำนักงานส่วนตัว การมีวัตถุจริงเพื่อติดตามเวลาของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายและตรงไปตรงมา

วิธีใช้ Pomodoro Timer เพื่อเพิ่มผลผลิต (ใน 6 ขั้นตอน)

ตอนนี้คุณคงพอจะเข้าใจแล้วว่าวิธี Pomodoro คืออะไรและจะนำไปใช้เพื่อตัวคุณเองได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม การดูเทคนิคในการใช้งานจริงจะเป็นประโยชน์เสมอ ด้านล่างนี้ เราได้สรุปคร่าวๆ ว่าวันทำงานปกติ 9:00–05:00 น. จะเป็นอย่างไรเมื่อใช้ Pomodoro Timer

ขั้นตอนที่ 1: วางแผนวันของคุณและงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ

ก่อนที่คุณจะสามารถเข้าสู่เซสชั่นแรกของคุณหรือ "Pomodoro" คุณจะต้องวางแผนว่าคุณต้องทำอะไรให้เสร็จสำหรับวันนี้ ซึ่งอาจประกอบด้วยโครงการขนาดใหญ่หนึ่งโครงการที่มีหลายส่วน หรือโครงการที่สั้นกว่าหลายโครงการ แนวทางที่คุณเลือกจะได้ผลดีที่สุดหากคุณแบ่งงานที่ได้รับมอบหมายออกเป็นชิ้นย่อยที่ย่อยได้ ซึ่งคุณสามารถทำให้เสร็จภายใน 25 นาทีได้อย่างสมเหตุสมผล

สำหรับจุดประสงค์ของตัวอย่างนี้ สมมติว่าคุณจะใช้เวลาห้านาทีสำหรับการพักสั้นๆ แต่ละครั้ง และ 15 นาทีสำหรับการพักระยะยาวของคุณ ยกเว้นการพัก 30 นาทีสำหรับมื้อกลางวัน ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ คุณจะมี 14 ช่วงการทำงาน 25 นาที และ 15 นาที 1 ช่วง

มอบหมายงานของคุณให้กับ Pomodoros เฉพาะ คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาตัดสินใจว่าจะทำอะไรในภายหลัง หากคุณมีงานใดๆ ที่จะใช้เวลาน้อยกว่า 25 นาที ให้จัดกลุ่มงานเข้าด้วยกันเพื่อสร้างเซสชัน 25 นาที วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณต้องหยุดพักระหว่างทำงาน

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งเวลาสำหรับ Pomodoro ตัวแรกของคุณ

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเริ่มต้นแล้ว! ตั้งเวลาที่คุณเลือก - แอพมือถือ ส่วนขยายเบราว์เซอร์ หรือตัวจับเวลาในครัวมะเขือเทศจริง - และเริ่มงานแรกของคุณ หากการจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งเป็นเวลา 25 นาทีเป็นเรื่องยากสำหรับคุณ อย่าท้อแท้ ต้องใช้เวลาฝึกสมองให้จดจ่ออยู่นาน

หากต้องการ คุณสามารถลองเริ่มต้นด้วย Pomodoro ที่สั้นกว่าและค่อยๆ เพิ่มขึ้น เมื่อหมดเวลางาน ให้พักห้านาที หยิบกาแฟสักถ้วย เติมน้ำในขวดน้ำ ยืนขึ้นและยืดเหยียด หรืออะไรก็ตามที่จะช่วยให้คุณเลิกงานสักสองสามนาทีเพื่อให้คุณสามารถพักผ่อนได้

ขั้นตอนที่ 3: หยุดพัก “ยาว” ครั้งแรกของคุณ

หลังจากที่คุณทำ Pomodoros ครบสี่ตัวแล้ว คุณจะได้รับช่วงพัก 15 นาทีแรกของคุณ วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลาได้นั่งทำงานรอบๆ สำนักงาน โทรด่วน แชทกับเพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่เช็ค Facebook หรือ Instagram

สิ่งที่คุณเลือกทำในครั้งนี้ควรสนุกและรู้สึกเหมือนได้รับรางวัล คุณอาจเคยชินกับการหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ติดตามเรื่องซุบซิบในที่ทำงาน หรืออะไรก็ตามที่คุณมักจะเสียสมาธิไปตลอดทั้งวัน กิจกรรมนี้สามารถกลายเป็นแรงจูงใจได้หากคุณบันทึกไว้ในช่วงพักยาว

ขั้นตอนที่ 4: กระโดดกลับเข้าไปใน Pomodoro ตัวต่อไปของคุณ

เมื่อช่วงพักของคุณสิ้นสุดลง ให้ตั้งเวลาและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง ติดตาม Pomodoro แต่ละอันที่คุณทำเสร็จและให้รางวัลตัวเองด้วยการหยุดพัก สิ้นสุดรอบที่สองด้วยการพักรับประทานอาหารกลางวัน 30 นาที การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีเวลาที่จะยกเลิกการเชื่อมต่อจากโปรเจ็กต์ของคุณ เพื่อให้คุณกลับมารีเฟรชได้

มีการแสดงการหยุดพักเป็นประจำเพื่อเพิ่มความตื่นตัว ประสิทธิภาพการทำงาน และแม้กระทั่งความคิดสร้างสรรค์ โอบรับช่วงพัก Pomodoro ของคุณและหลีกเลี่ยงงานที่เกี่ยวข้องกับงานเมื่อคุณควรจะพักผ่อน สิ่งนี้สำคัญพอๆ กับช่วงเวลาทำงานที่มีสมาธิมากเกินไป ที่จริงแล้ว หากไม่มีช่วงพักเบรค คุณจะพบว่าการจดจ่ออยู่กับงานนั้นยากยิ่งขึ้นไปอีก

ขั้นตอนที่ 5: ป้องกัน กระจาย และเลื่อนการรบกวน

การขจัดสิ่งรบกวนคือกุญแจสำคัญในการใช้วิธี Pomodoro คุณควรวางโทรศัพท์ไว้ในโหมด "ห้ามรบกวน" เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้มีเสียงแจ้งเตือนใหม่เข้ามาและดึงดูดความสนใจของคุณ คุณยังสามารถใช้ส่วนขยายของเบราว์เซอร์ เช่น StayFocused เพื่อให้เกิดเอฟเฟกต์ที่คล้ายคลึงกันบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

อย่างไรก็ตาม ยังมีสิ่งรบกวนที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ กล่าวคือ เพื่อนร่วมงานหรือคนอื่นๆ รอบตัวคุณ วิธี Pomodoro กำหนดให้คุณต้องฝึกฝนศิลปะการพูดว่า "ไม่"

Cirillo แนะนำเทคนิค "แจ้ง เจรจา โทรกลับ":

1. แจ้งปาร์ตี้ที่ทำให้เสียสมาธิว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ในขณะนี้
2. เจรจาและกำหนดเวลาที่คุณสามารถกลับไปหาพวกเขาได้ (เช่น ในช่วงพักครั้งต่อไปของคุณ)
3. โทรกลับหรือพบปะกับพวกเขาเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการทำงานของคุณ

อีกทางเลือกหนึ่ง หากคุณทำลาย Pomodoro และมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ ช่วงเวลาทำงานนั้นก็จะสิ้นสุดลง แม้ว่าคุณจะไม่ถึง 25 นาทีก็ตาม สิ่งนี้ให้แรงจูงใจเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงัก

แน่นอนว่ามักจะมีสถานการณ์ฉุกเฉินที่ต้องให้ความสนใจในทันที คุณจะต้องเรียนรู้วิธีรับมือกับสิ่งเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้น แล้วกระโดดกลับเข้าไปใน Pomodoro ตัวต่อไปของคุณ

ขั้นตอนที่ 6: จบวันของคุณให้แข็งแกร่ง

หากคุณยึดตามกำหนดการ Pomodoro สมมุติที่เรากล่าวถึงในขั้นตอนที่หนึ่ง คุณจะสิ้นสุดวันของคุณด้วยช่วงเวลาทำงาน 15 นาที คุณอาจใช้เวลานี้ในการวางแผนรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไป หากคุณต้องการทำในตอนท้ายของวัน มากกว่าตอนเริ่มต้นตามที่เราได้สรุปไว้ที่นี่

โดยรวมแล้ว ณ จุดนี้ คุณจะเสร็จสิ้นรอบ Pomodoro ประมาณสามรอบครึ่ง ซึ่งรวมถึงการทำงานที่ปราศจากสิ่งรบกวนมากกว่า 6 ชั่วโมง และการพักไม่เกินสองชั่วโมง รวมทั้งอาหารกลางวัน 30 นาที สิ่งนี้ไม่เลวสำหรับการทำงานในหนึ่งวัน และอาจเป็นความสมดุลระหว่างช่วงพักงานที่ดีกว่าที่คุณอาจทำได้หากไม่มีการจัดการเวลาโดยเจตนา

บทสรุป

การมีแรงจูงใจและความฟุ้งซ่านโดยปราศจากสิ่งรบกวนในสภาพแวดล้อมการทำงานทั่วไปในปัจจุบันนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย การผลักดันตัวเองผ่านงานหลังเลิกงานในขณะที่พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจจากสิ่งรบกวนต่างๆ สามารถทำให้วันทำงานของคุณรู้สึกไม่มีที่สิ้นสุด ในขณะเดียวกันก็ทำให้งานเสร็จลุล่วงได้ยาก

ในโพสต์นี้ เราได้สำรวจว่าวันทำงานจะเป็นอย่างไรหากคุณใช้วิธี Pomodoro แทน:

1. วางแผนวันและงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ
2. ตั้งเวลาสำหรับ Pomodoro ตัวแรกของคุณ
3. หยุดพักยาวครั้งแรกของคุณ
4. กระโดดกลับไปที่ Pomodoro ตัวต่อไปของคุณ
5. ป้องกัน กระจาย และเลื่อนการรบกวน
6. จบวันของคุณอย่างเข้มแข็ง

คุณมีคำถามเกี่ยวกับการใช้ Pomodoro Timer ในวันทำงานของคุณหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!

ภาพขนาดย่อของบทความ Alexander_P / shutterstock.com