Come utilizzare un timer Pomodoro per aumentare la produttività

I social media, i colleghi pettegoli e un numero qualsiasi di altre distrazioni allettanti possono facilmente allontanarti dal tuo lavoro. Inoltre, lunghe ore trascorse negli stessi compiti possono portare alla noia e all'inefficienza. Le probabilità sono davvero contro di te quando si tratta di rimanere produttivi in ​​un ambiente di lavoro tradizionale.

Per fortuna qualcuno ha trovato una soluzione. In questo post parleremo di cos'è un "Timer Pomodoro" e di come può aiutarti ad aumentare la tua produttività. Condivideremo anche gli strumenti che puoi utilizzare per incorporarne uno nella tua giornata lavorativa e percorrerne una tipica giornata di utilizzo.

Andiamo!

Introduzione al metodo del pomodoro

Alla fine degli anni '80, Francesco Cirillo sviluppò una tecnica di gestione del tempo che chiamò Metodo del Pomodoro. Da studente universitario, Cirillo usava un timer da cucina a forma di pomodoro per tenere traccia del suo lavoro e chiamò il suo sistema dopo la parola italiana per pomodoro.

La tecnica è progettata per aiutarti a migliorare la concentrazione e la produttività alternando periodi di tempo di lavoro dedicato con pause programmate. In breve, il processo si presenta così:

1. Una o più attività vengono scelte per essere completate.
2. Viene impostato un timer per 25 minuti, durante i quali ti concentri esclusivamente sull'attività da svolgere.
3. Quando il timer si spegne, metti un segno di spunta su un foglio di carta per tenere traccia della tua sessione, quindi prenditi una breve pausa da tre a cinque minuti.
4. Ripeti i passaggi 2-3 finché non hai quattro segni di spunta, quindi fai una pausa più lunga di 15-30 minuti.
5. Reimposta il conteggio dei segni di spunta a zero, quindi ripeti il ​​ciclo.

Lo scopo è ridurre le distrazioni e ridurre al minimo il multitasking per sfruttare al meglio il tempo di lavoro. Uno studio recente mostra che le informazioni eccessive che ci vengono lanciate quotidianamente tramite i social media e altre tecnologie stanno rapidamente riducendo la nostra capacità di attenzione.

Mantenendoti concentrato su un compito gestibile alla volta, il Metodo Pomodoro può aiutarti a superare questo problema. Incorporare delle pause aiuta anche a prevenire il burnout e a mantenerti motivato. Ogni pausa diventa la sua piccola ricompensa per un lavoro ben fatto.

Strumenti per incorporare un timer per il pomodoro nella tua giornata lavorativa

Quando si tratta di implementare il Metodo Pomodoro, ci sono diversi strumenti che puoi usare. Ad esempio, sono disponibili una varietà di app mobili che possono fungere da timer, tenendo traccia di ciascuna delle tue sessioni. Focus Keeper per iOS, Clockwork Tomato per Android e Focus To-Do sono scelte popolari:

Esistono anche diverse estensioni del browser per aiutarti a implementare il Metodo Pomodoro. Possono essere particolarmente utili, poiché ti impediscono di guardare il telefono e di distrarti potenzialmente. Marinara: Pomodoro Assistant è un'opzione popolare per gli utenti di Chrome:

Certo, non c'è niente di sbagliato in un vero timer da cucina e un foglio di carta se vuoi calciare la vecchia scuola:

Tieni presente che queste cose possono diventare rumorose quando si spengono, quindi potrebbero non essere l'ideale per un ambiente d'ufficio affollato. Tuttavia, se lavori da casa o hai un ufficio privato, avere un oggetto fisico per tenere traccia del tuo tempo può essere semplice e diretto.

Come utilizzare un timer per pomodori per aumentare la produttività (in 6 passaggi)

Ora probabilmente hai una buona conoscenza di cos'è il Metodo Pomodoro e di come potresti implementarlo per te stesso. Tuttavia, è sempre utile vedere una tecnica in azione. Di seguito abbiamo delineato all'incirca come potrebbe essere una tipica giornata lavorativa dalle 9:00 alle 17:00 con un Pomodoro Timer.

Passaggio 1: pianifica la tua giornata e le attività che devi completare

Prima di poter passare alla tua prima sessione, o "Pomodoro", dovrai pianificare ciò che devi completare per la giornata. Questo potrebbe consistere in un grande progetto con più parti o più progetti più brevi. L'approccio che hai scelto funzionerà meglio se riesci a suddividere i tuoi compiti in blocchi digeribili che potresti ragionevolmente completare in 25 minuti.

Ai fini di questo esempio, supponiamo che ti servano cinque minuti per ogni breve pausa e 15 minuti per le pause lunghe, con l'eccezione di una pausa di 30 minuti per il pranzo. In queste condizioni, avrai 14 periodi di lavoro di 25 minuti e un periodo di lavoro di 15 minuti.

Assegna le tue attività a Pomodori specifici in modo da non dover perdere tempo a decidere su cosa lavorare in seguito. Se hai attività che richiedono meno di 25 minuti, raggruppale per formare sessioni di 25 minuti. Questo dovrebbe impedirti di fermarti per una pausa mentre sei nel bel mezzo di un'attività.

Passaggio 2: imposta il timer per il tuo primo pomodoro

Ora sei pronto per iniziare! Imposta il timer che preferisci - app per dispositivi mobili, estensione del browser o timer da cucina in buona fede per pomodori - e inizia con la tua prima attività. Se ti è difficile concentrarti su una cosa per 25 minuti, non scoraggiarti. Ci vorrà tempo per allenare il tuo cervello a prestare attenzione per così tanto tempo.

Se lo desideri, puoi provare a iniziare con un Pomodoro più corto e a salire. Quando il tuo periodo di lavoro è finito, prenditi una pausa di cinque minuti. Prendi una tazza di caffè, riempi la bottiglia d'acqua, alzati in piedi e allungati, o qualsiasi altra cosa ti aiuterà a mettere da parte il lavoro per qualche minuto in modo da poterti riposare.

Passaggio 3: fai la tua prima "lunga" pausa

Dopo aver completato quattro Pomodori, hai guadagnato la tua prima pausa di 15 minuti. Questo ti darà il tempo di fare un giro in ufficio, fare una telefonata veloce, chattare con un collega o persino controllare Facebook o Instagram.

Qualunque cosa tu scelga di fare con questo tempo dovrebbe essere divertente e sembrare una ricompensa. Probabilmente hai avuto voglia di prendere il telefono, recuperare i pettegolezzi dell'ufficio o qualsiasi altra cosa con cui di solito ti distrai durante il giorno. Questa attività ora può diventare una motivazione se la salvi per le tue lunghe pause.

Passaggio 4: torna al tuo prossimo pomodoro

Una volta terminata la pausa, imposta il timer e ricomincia, tenendo traccia di ogni Pomodoro che completi e premiandoti con le pause. Termina il tuo secondo ciclo con una pausa di trenta minuti per il pranzo. Questo ti darà il tempo di disconnetterti dal tuo progetto in modo da poter tornare aggiornato.

È stato dimostrato che le pause regolari aumentano la prontezza, la produttività e persino la creatività. Abbraccia le tue pause Pomodoro ed evita di impegnarti in attività legate al lavoro quando dovresti riposare. Questo è importante tanto quanto i tuoi periodi di lavoro iper-concentrati. In effetti, senza pause complete, troverai ancora più difficile rimanere concentrato quando dovresti lavorare.

Passaggio 5: prevenire, diffondere e posticipare le distrazioni

Rimuovere le distrazioni è la chiave per utilizzare il Metodo Pomodoro. Probabilmente è saggio mettere il telefono in modalità "Non disturbare" per evitare che il suono di una nuova notifica arrivi e attiri la tua attenzione. Puoi anche utilizzare estensioni del browser come StayFocused per un effetto simile sul tuo computer.

Tuttavia, ci sono anche distrazioni che sono al di fuori del tuo controllo, vale a dire i tuoi colleghi o altre persone intorno a te. Il Metodo Pomodoro richiede di praticare l'arte di dire “no”.

Cirillo suggerisce la tecnica “Informa, Negozia, Richiama”:

1. Informa il gruppo di distrazione che sei nel bel mezzo di qualcosa in questo momento.
2. Negozia e pianifica un momento in cui puoi tornare da loro (ad esempio, durante la tua prossima pausa).
3. Richiamali o incontrali quando il tuo periodo di lavoro è terminato.

In alternativa, se rompi il Pomodoro e ti impegni con il tuo collega o un'altra distrazione, quel periodo di lavoro è finito, anche se i tuoi 25 minuti non sono scaduti. Ciò fornisce alcune motivazioni per evitare interruzioni.

Naturalmente, ci saranno sempre situazioni di emergenza che meritano un'attenzione immediata. Dovrai imparare a prenderli con calma quando si presentano, quindi tornare al tuo prossimo Pomodoro.

Passaggio 6: termina la giornata in modo forte

Se ti attieni all'ipotetico programma del Pomodoro di cui abbiamo parlato nel primo passaggio, terminerai la giornata con un periodo di lavoro di 15 minuti. Potresti considerare di utilizzare questo tempo per pianificare la tua lista di cose da fare per il giorno successivo, se preferisci farlo alla fine della giornata piuttosto che all'inizio, come abbiamo delineato qui.

Tutto sommato, a questo punto avrai completato circa tre cicli e mezzo di Pomodoro. Ciò include oltre sei ore di lavoro senza distrazioni e poco meno di due ore di pausa, incluso un pranzo di 30 minuti. Questo non è male per una giornata di lavoro e probabilmente un equilibrio tra pausa lavoro e lavoro più salutare di quello che potresti ottenere senza una gestione intenzionale del tempo in atto.

Conclusione

Rimanere motivati ​​e senza distrazioni nel tipico ambiente di lavoro di oggi non è facile. Spingendoti attraverso un compito dopo l'altro mentre cerchi di evitare le tentazioni di varie distrazioni può rendere la tua giornata lavorativa infinita, rendendo anche difficile portare a termine le cose.

In questo post, abbiamo esplorato come potrebbe essere una giornata lavorativa se invece implementassi il Metodo Pomodoro:

1. Pianifica la tua giornata e le attività che devi completare.
2. Imposta il timer per il tuo primo Pomodoro.
3. Fai la tua prima lunga pausa.
4. Torna al tuo prossimo Pomodoro.
5. Prevenire, diffondere e posticipare le distrazioni.
6. Concludi la tua giornata alla grande.

Hai domande sull'utilizzo di un Pomodoro Timer nella tua giornata lavorativa? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!

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