Como usar um temporizador Pomodoro para aumentar a produtividade

A mídia social, os colegas de trabalho fofoqueiros e qualquer outra distração tentadora podem facilmente afastá-lo do trabalho. Além disso, muitas horas trabalhando nas mesmas tarefas podem levar ao tédio e à ineficiência. As chances estão realmente contra você quando se trata de permanecer produtivo em um ambiente de trabalho tradicional.

Felizmente, alguém encontrou uma solução. Neste post, vamos discutir o que é um “Temporizador Pomodoro” e como ele pode ajudar a aumentar sua produtividade. Também compartilharemos ferramentas que você pode usar para incorporar um em seu dia de trabalho e percorrer um dia típico de uso de um.

Vamos lá!

Uma introdução ao método Pomodoro

No final dos anos 1980, Francesco Cirillo desenvolveu uma técnica de gerenciamento de tempo que chamou de Método Pomodoro. Quando era estudante universitário, Cirillo usava um cronômetro de cozinha em forma de tomate para monitorar seu trabalho e nomeou seu sistema com base na palavra italiana para tomate.

A técnica foi projetada para ajudá-lo a melhorar seu foco e produtividade, alternando períodos de tempo de trabalho dedicado com pausas programadas. Resumindo, o processo é assim:

1. Uma tarefa ou tarefas são escolhidas para serem concluídas.
2. Um cronômetro é definido para 25 minutos, durante os quais você se concentra exclusivamente na tarefa em questão.
3. Quando o cronômetro desligar, coloque uma marca de verificação em uma folha de papel para monitorar sua sessão e faça uma pequena pausa de três a cinco minutos.
4. Repita as etapas 2 a 3 até que tenha quatro marcas de verificação e, em seguida, faça um intervalo mais longo de 15 a 30 minutos.
5. Redefina a contagem de sua marca de seleção para zero e repita o ciclo.

O objetivo é reduzir as distrações e minimizar a multitarefa para aproveitar ao máximo o seu tempo de trabalho. Um estudo recente mostra que a quantidade excessiva de informações que recebemos diariamente por meio das mídias sociais e de outras tecnologias está diminuindo rapidamente nossa capacidade de atenção.

Mantendo você focado em uma tarefa gerenciável por vez, o Método Pomodoro pode ajudar a superar esse problema. Incorporar intervalos também ajuda a prevenir o esgotamento e a mantê-lo motivado. Cada pausa torna-se sua pequena recompensa por um trabalho bem feito.

Ferramentas para incorporar um temporizador Pomodoro em seu dia de trabalho

Quando se trata de implementar o Método Pomodoro, existem várias ferramentas que você pode usar. Por exemplo, uma variedade de aplicativos móveis estão disponíveis que podem atuar como um cronômetro, enquanto mantém o controle de cada uma de suas sessões. Focus Keeper para iOS, Clockwork Tomato para Android e Focus To-Do são escolhas populares:

Existem também várias extensões de navegador para ajudá-lo a implementar o Método Pomodoro. Eles podem ser especialmente úteis, pois evitam que você olhe para o telefone e, potencialmente, se distraia. Marinara: Pomodoro Assistant é uma opção popular para usuários do Chrome:

Claro, não há nada de errado com um cronômetro de cozinha real e uma folha de papel se você quiser chutá-lo da velha escola:

Lembre-se de que essas coisas podem ficar barulhentas quando disparam, por isso podem não ser ideais para um ambiente de escritório lotado. No entanto, se você trabalha em casa ou tem um escritório particular, ter um objeto físico para controlar seu tempo pode ser simples e direto.

Como usar um temporizador Pomodoro para aumentar a produtividade (em 6 etapas)

Agora você provavelmente tem uma boa noção do que é o Método Pomodoro e como você pode implementá-lo por si mesmo. No entanto, é sempre útil ver uma técnica em ação. Abaixo, descrevemos aproximadamente como um dia de trabalho típico das 9h às 5h pode parecer com um temporizador Pomodoro.

Etapa 1: planeje o seu dia e as tarefas que você precisa concluir

Antes de começar sua primeira sessão, ou “Pomodoro”, você precisará planejar o que precisa fazer para o dia. Isso pode consistir em um grande projeto com várias partes ou vários projetos menores. A abordagem escolhida funcionará melhor se você puder dividir suas atribuições em pedaços digeríveis que você poderia concluir em 25 minutos.

Para os fins deste exemplo, vamos supor que você reserve cinco minutos para cada pausa curta e 15 minutos para as longas pausas, com exceção de uma pausa de 30 minutos para o almoço. Nessas condições, você terá 14 períodos de trabalho de 25 minutos e um período de trabalho de 15 minutos.

Atribua suas tarefas a Pomodoros específicos para que você não tenha que perder tempo decidindo no que trabalhar mais tarde. Se você tiver tarefas que levem menos de 25 minutos, agrupe-as para formar sessões de 25 minutos. Isso deve evitar que você tenha que parar para fazer uma pausa enquanto estiver no meio de uma tarefa.

Etapa 2: definir o cronômetro para seu primeiro Pomodoro

Agora você está pronto para começar! Defina o cronômetro de sua escolha - aplicativo móvel, extensão do navegador ou cronômetro de cozinha de tomate genuíno - e comece sua primeira tarefa. Se focar em uma coisa por 25 minutos for difícil para você, não desanime. Levará algum tempo para treinar seu cérebro para prestar atenção por tanto tempo.

Se quiser, você pode tentar começar com um Pomodoro mais curto e ir subindo. Quando seu período de trabalho terminar, faça uma pausa de cinco minutos. Pegue uma xícara de café, reabasteça sua garrafa de água, levante-se e se espreguice, ou qualquer outra coisa que o ajude a deixar o trabalho de lado por alguns minutos para que possa descansar.

Etapa 3: faça sua primeira pausa “longa”

Depois de completar quatro Pomodoros, você ganhou seu primeiro intervalo de 15 minutos. Isso lhe dará tempo para dar uma volta no escritório, fazer uma ligação rápida, bater um papo com um colega de trabalho ou até mesmo verificar o Facebook ou Instagram.

O que quer que você escolha fazer com este tempo deve ser agradável e uma recompensa. Você provavelmente está ansioso para pegar o telefone, ficar por dentro das fofocas do escritório ou qualquer coisa com a qual você costuma se distrair ao longo do dia. Esta atividade agora pode se tornar um motivador se você guardá-la para seus longos intervalos.

Etapa 4: volte para seu próximo Pomodoro

Assim que o intervalo terminar, acerte o cronômetro e comece novamente, acompanhando cada Pomodoro que você completar e recompensando-se com os intervalos. Termine seu segundo ciclo com uma pausa de trinta minutos para o almoço. Isso lhe dará tempo para se desconectar do projeto para que possa voltar atualizado.

Foi demonstrado que intervalos regulares aumentam o estado de alerta, a produtividade e até a criatividade. Abrace seus intervalos do Pomodoro e evite se envolver em tarefas relacionadas ao trabalho quando você deveria estar descansando. Isso é tão importante quanto seus períodos de trabalho hiperconcentrados. Na verdade, sem pausas completas, você achará ainda mais difícil manter o foco quando deveria estar trabalhando.

Etapa 5: prevenir, difundir e adiar distrações

Remover distrações é a chave para usar o Método Pomodoro. Provavelmente, é aconselhável colocar o telefone no modo “Não perturbe” para evitar o som de uma nova notificação chegando e chamando sua atenção. Você também pode usar extensões de navegador, como StayFocused, para obter um efeito semelhante no seu computador.

No entanto, também existem distrações que estão fora do seu controle - ou seja, seus colegas de trabalho ou outras pessoas ao seu redor. O Método Pomodoro requer que você pratique a arte de dizer “não”.

Cirillo sugere a técnica “Informar, negociar, ligar de volta”:

1. Informe a parte que causa distração que você está no meio de algo no momento.
2. Negocie e agende um horário em que você possa voltar a eles (por exemplo, durante seu próximo intervalo).
3. Ligue de volta para eles ou encontre-os quando seu período de trabalho terminar.

Alternativamente, se você quebrar o Pomodoro e se envolver com seu colega de trabalho ou outra distração, o período de trabalho acabou - mesmo que seus 25 minutos não tenham acabado. Isso fornece alguma motivação para evitar interrupções.

Claro, sempre haverá situações de emergência que exigem atenção imediata. Você terá que aprender a lidar com isso com calma quando eles surgirem, e então pular de volta para seu próximo Pomodoro.

Etapa 6: termine bem o dia

Se você seguir o cronograma hipotético do Pomodoro que mencionamos na etapa um, você terminará seu dia com um período de trabalho de 15 minutos. Você pode usar esse tempo para planejar sua lista de tarefas para o dia seguinte, se preferir fazer isso no final do dia do que no início, conforme descrevemos aqui.

Ao todo, neste ponto você terá completado cerca de três e meio ciclos Pomodoro. Isso inclui mais de seis horas de trabalho sem distrações e pouco menos de duas horas de intervalos, incluindo um almoço de 30 minutos. Isso não é ruim para um dia de trabalho e provavelmente um equilíbrio mais saudável entre o trabalho e a pausa do que você poderia alcançar sem o gerenciamento intencional do tempo.

Conclusão

Ficar motivado e sem distrações no ambiente de trabalho típico de hoje não é fácil. Esforçar-se por tarefa após tarefa enquanto tenta evitar as tentações de várias distrações pode fazer seu dia de trabalho parecer interminável, ao mesmo tempo que torna difícil fazer as coisas.

Nesta postagem, exploramos como seria um dia de trabalho se, em vez disso, você implementasse o Método Pomodoro:

1. Planeje seu dia e as tarefas que você precisa concluir.
2. Defina o cronômetro para seu primeiro Pomodoro.
3. Faça sua primeira pausa longa.
4. Volte para o seu próximo Pomodoro.
5. Evite, difunda e adie distrações.
6. Termine o seu dia com força.

Você tem dúvidas sobre como usar um temporizador Pomodoro no seu dia de trabalho? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!

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