Cara Menggunakan Timer Pomodoro untuk Meningkatkan Produktivitas
Diterbitkan: 2019-07-05Media sosial, rekan kerja yang suka bergosip, dan sejumlah gangguan menggoda lainnya dapat dengan mudah menarik Anda menjauh dari pekerjaan Anda. Plus, berjam-jam mengerjakan tugas yang sama dapat menyebabkan kebosanan dan inefisiensi. Peluangnya benar-benar ditumpuk melawan Anda ketika harus tetap produktif di lingkungan kerja tradisional.
Untungnya, seseorang telah menemukan solusi. Dalam posting ini, kita akan membahas apa itu "Pomodoro Timer" dan bagaimana hal itu dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda. Kami juga akan membagikan alat yang dapat Anda gunakan untuk memasukkannya ke dalam hari kerja Anda, dan menjalani hari-hari biasa menggunakannya.
Ayo pergi!
Pengantar Metode Pomodoro
Pada akhir 1980-an, Francesco Cirillo mengembangkan teknik manajemen waktu yang disebutnya Metode Pomodoro. Sebagai seorang mahasiswa, Cirillo menggunakan pengatur waktu dapur berbentuk tomat untuk melacak pekerjaannya, dan menamai sistemnya dengan kata Italia untuk tomat.
Teknik ini dirancang untuk membantu Anda meningkatkan fokus dan produktivitas Anda dengan mengganti periode waktu kerja khusus dengan istirahat terjadwal. Singkatnya, prosesnya terlihat seperti ini:
- Sebuah tugas atau tugas dipilih untuk diselesaikan.
- Pengatur waktu diatur selama 25 menit, di mana Anda hanya fokus pada tugas yang ada.
- Saat penghitung waktu berbunyi, beri tanda centang pada selembar kertas untuk melacak sesi Anda, lalu istirahat sejenak selama tiga hingga lima menit.
- Ulangi langkah 2–3 hingga Anda memiliki empat tanda centang, lalu istirahat lebih lama selama 15–30 menit.
- Setel ulang jumlah tanda centang Anda ke nol, lalu ulangi siklusnya.
Tujuannya adalah untuk mengurangi gangguan dan meminimalkan multitasking untuk memaksimalkan waktu kerja Anda. Sebuah studi baru-baru ini menunjukkan bahwa informasi berlebihan yang dilemparkan kepada kita setiap hari melalui media sosial dan teknologi lainnya dengan cepat memperpendek rentang perhatian kita.
Dengan membuat Anda tetap fokus pada satu tugas yang dapat dikelola pada satu waktu, Metode Pomodoro dapat membantu mengatasi masalah ini. Memasukkan istirahat juga membantu mencegah kelelahan dan membuat Anda tetap termotivasi. Setiap istirahat menjadi hadiah kecilnya sendiri untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
Alat untuk Memasukkan Timer Pomodoro ke Hari Kerja Anda
Dalam menerapkan Metode Pomodoro, ada beberapa alat yang dapat Anda gunakan. Misalnya, berbagai aplikasi seluler tersedia yang dapat bertindak sebagai pengatur waktu, sambil melacak setiap sesi Anda. Focus Keeper untuk iOS, Clockwork Tomato untuk Android, dan Focus To-Do adalah pilihan populer:
Ada juga beberapa ekstensi browser untuk membantu Anda menerapkan Metode Pomodoro. Mereka dapat sangat membantu, karena mereka mencegah Anda melihat telepon Anda dan berpotensi terganggu. Marinara: Pomodoro Assistant adalah opsi populer untuk pengguna Chrome:
Tentu saja, tidak ada yang salah dengan pengatur waktu dapur yang sebenarnya dan selembar kertas jika Anda ingin menendangnya dengan cara lama:
Ingatlah bahwa benda-benda ini dapat menjadi keras saat berbunyi, sehingga mungkin tidak ideal untuk lingkungan kantor yang ramai. Namun, jika Anda bekerja dari rumah atau memiliki kantor pribadi, memiliki objek fisik untuk melacak waktu Anda bisa sederhana dan langsung.
Cara Menggunakan Timer Pomodoro untuk Meningkatkan Produktivitas (Dalam 6 Langkah)
Anda sekarang mungkin memiliki pemahaman yang baik tentang apa itu Metode Pomodoro dan bagaimana Anda dapat menerapkannya untuk diri Anda sendiri. Namun, selalu membantu untuk melihat teknik beraksi. Di bawah ini kami telah menguraikan kira-kira seperti apa hari kerja 9:00–5:00 pada umumnya dengan Timer Pomodoro.
Langkah 1: Rencanakan Hari Anda dan Tugas yang Harus Anda Selesaikan
Sebelum Anda dapat melompat ke sesi pertama Anda, atau "Pomodoro", Anda harus merencanakan apa yang perlu Anda selesaikan untuk hari itu. Ini dapat terdiri dari satu proyek besar dengan beberapa bagian, atau beberapa proyek yang lebih pendek. Pendekatan yang Anda pilih akan bekerja paling baik jika Anda dapat memecah tugas Anda menjadi bagian-bagian yang dapat dicerna yang dapat Anda selesaikan secara wajar dalam 25 menit.
Untuk tujuan contoh ini, mari kita asumsikan Anda akan mengambil lima menit untuk setiap istirahat pendek, dan 15 menit untuk istirahat panjang Anda, dengan pengecualian satu istirahat 30 menit untuk makan siang. Dalam kondisi ini, Anda akan memiliki 14 periode kerja 25 menit dan satu periode kerja 15 menit.
Tetapkan tugas Anda ke Pomodoro tertentu sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu memutuskan apa yang harus dikerjakan nanti. Jika Anda memiliki tugas yang membutuhkan waktu kurang dari 25 menit, kelompokkan menjadi satu untuk membentuk sesi 25 menit. Ini akan mencegah Anda berhenti untuk istirahat saat Anda sedang mengerjakan tugas.
Langkah 2: Atur Timer untuk Pomodoro Pertama Anda
Anda sekarang siap untuk memulai! Atur timer pilihan Anda – aplikasi seluler, ekstensi browser, atau timer dapur tomat yang bonafid – dan mulailah tugas pertama Anda. Jika fokus pada satu hal selama 25 menit sulit bagi Anda, jangan berkecil hati. Butuh waktu untuk melatih otak Anda untuk memperhatikan begitu lama.
Jika Anda suka, Anda dapat mencoba memulai dengan Pomodoro yang lebih pendek dan meningkatkannya. Ketika masa kerja Anda selesai, istirahatlah selama lima menit. Ambil secangkir kopi, isi ulang botol air Anda, berdiri dan meregangkan tubuh, atau apa pun yang akan membantu Anda mengesampingkan pekerjaan selama beberapa menit sehingga Anda dapat beristirahat.
Langkah 3: Ambil Istirahat "Panjang" Pertama Anda
Setelah Anda menyelesaikan empat Pomodoro, Anda mendapatkan istirahat 15 menit pertama. Ini akan memberi Anda waktu untuk berkeliling kantor, melakukan panggilan telepon singkat, mengobrol dengan rekan kerja, atau bahkan memeriksa Facebook atau Instagram.
Apa pun yang Anda pilih untuk dilakukan dengan waktu ini harus menyenangkan dan terasa seperti hadiah. Anda mungkin sudah gatal untuk mengangkat telepon Anda, mengejar gosip kantor, atau apa pun yang biasanya Anda alihkan sepanjang hari. Kegiatan ini sekarang bisa menjadi motivator jika Anda menyimpannya untuk istirahat panjang Anda.
Langkah 4: Lompat Kembali Ke Pomodoro Berikutnya
Setelah istirahat Anda selesai, atur timer dan mulai lagi, catat setiap Pomodoro yang Anda selesaikan dan hadiahi diri Anda dengan istirahat. Akhiri siklus kedua Anda dengan istirahat tiga puluh menit untuk makan siang. Ini akan memberi Anda waktu untuk memutuskan sambungan dari proyek Anda sehingga Anda dapat kembali segar.
Istirahat teratur telah terbukti meningkatkan kewaspadaan, produktivitas, dan bahkan kreativitas. Rangkullah istirahat Pomodoro Anda dan hindari terlibat dalam tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan saat Anda seharusnya beristirahat. Ini sama pentingnya dengan periode kerja Anda yang terlalu fokus. Bahkan, tanpa istirahat penuh, Anda akan semakin sulit untuk tetap fokus ketika Anda seharusnya bekerja.
Langkah 5: Mencegah, Menyebarkan, dan Menunda Gangguan
Menghilangkan gangguan adalah kunci untuk menggunakan Metode Pomodoro. Mungkin bijaksana untuk menempatkan ponsel Anda dalam mode "Jangan Ganggu" untuk menghindari suara notifikasi baru masuk dan menarik perhatian Anda. Anda juga dapat menggunakan ekstensi browser seperti StayFocused untuk efek serupa di komputer Anda.
Namun, ada juga gangguan yang berada di luar kendali Anda – yaitu, rekan kerja atau orang lain di sekitar Anda. Metode Pomodoro mengharuskan Anda untuk berlatih seni mengatakan "tidak".
Cirillo menyarankan teknik “Inform, Negotiate, Call Back”:
- Beri tahu pihak yang mengganggu bahwa Anda sedang melakukan sesuatu saat ini.
- Negosiasikan dan jadwalkan waktu kapan Anda dapat menghubungi mereka kembali (misalnya, saat istirahat berikutnya).
- Hubungi mereka kembali atau temui mereka ketika masa kerja Anda telah berakhir.
Atau, jika Anda melanggar Pomodoro dan terlibat dengan rekan kerja Anda atau gangguan lain, masa kerja itu berakhir – bahkan jika 25 menit Anda belum habis. Ini memberikan beberapa motivasi untuk menghindari interupsi.
Tentu saja, akan selalu ada situasi darurat yang memerlukan perhatian segera. Anda harus belajar bagaimana mengambilnya dengan tenang saat muncul, lalu melompat kembali ke Pomodoro Anda berikutnya.
Langkah 6: Selesaikan Hari Anda dengan Kuat
Jika Anda tetap pada jadwal hipotetis Pomodoro yang kami sebutkan di langkah pertama, Anda akan mengakhiri hari Anda dengan periode kerja 15 menit. Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan waktu ini untuk merencanakan daftar tugas Anda untuk hari berikutnya, jika Anda lebih suka melakukannya di penghujung hari daripada di awal seperti yang telah kami uraikan di sini.
Secara keseluruhan, pada titik ini Anda telah menyelesaikan sekitar tiga setengah siklus Pomodoro. Ini termasuk lebih dari enam jam kerja bebas gangguan, dan kurang dari dua jam istirahat, termasuk makan siang 30 menit. Ini tidak buruk untuk pekerjaan sehari-hari, dan mungkin keseimbangan istirahat kerja yang lebih sehat daripada yang mungkin Anda capai tanpa manajemen waktu yang disengaja.
Kesimpulan
Tetap termotivasi dan bebas gangguan di lingkungan kerja yang khas saat ini tidaklah mudah. Mendorong diri sendiri melalui tugas demi tugas sambil mencoba menghindari godaan dari berbagai gangguan dapat membuat hari kerja Anda terasa tidak ada habisnya, sekaligus juga mempersulit untuk menyelesaikan sesuatu.
Dalam posting ini, kami menjelajahi seperti apa hari kerja jika Anda menerapkan Metode Pomodoro sebagai gantinya:
- Rencanakan hari Anda dan tugas yang harus Anda selesaikan.
- Atur timer untuk Pomodoro pertama Anda.
- Ambil istirahat panjang pertama Anda.
- Lompat kembali ke Pomodoro Anda berikutnya.
- Mencegah, meredakan, dan menunda gangguan.
- Selesaikan harimu dengan kuat.
Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang penggunaan Pomodoro Timer di hari kerja Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!
Artikel Gambar Mini Alexander_P / shutterstock.com