So verwenden Sie einen Pomodoro-Timer, um die Produktivität zu steigern

Soziale Medien, geschwätzige Kollegen und jede Menge andere verlockende Ablenkungen können Sie leicht von Ihrer Arbeit abbringen. Außerdem können lange Stunden, die sich mit den gleichen Aufgaben beschäftigen, zu Langeweile und Ineffizienz führen. Die Chancen stehen wirklich schlecht, wenn es darum geht, in einer traditionellen Arbeitsumgebung produktiv zu bleiben.

Zum Glück hat jemand eine Lösung gefunden. In diesem Beitrag besprechen wir, was ein „Pomodoro Timer“ ist und wie er Ihre Produktivität steigern kann. Wir teilen auch Tools, mit denen Sie eines in Ihren Arbeitstag integrieren können, und führen einen typischen Tag durch, an dem Sie eines verwenden.

Lass uns gehen!

Eine Einführung in die Pomodoro-Methode

In den späten 1980er Jahren entwickelte Francesco Cirillo eine Zeitmanagement-Technik, die er Pomodoro-Methode nannte. Als Universitätsstudent benutzte Cirillo einen tomatenförmigen Küchentimer, um seine Arbeit zu verfolgen, und benannte sein System nach dem italienischen Wort für Tomate.

Die Technik wurde entwickelt, um Ihnen zu helfen, Ihre Konzentration und Produktivität zu verbessern, indem Sie bestimmte Arbeitszeiten mit geplanten Pausen abwechseln. Kurz gesagt sieht der Ablauf so aus:

1. Eine Aufgabe oder Aufgaben werden zum Erledigen ausgewählt.
2. Ein Timer ist auf 25 Minuten eingestellt, in denen Sie sich ausschließlich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.
3. Wenn der Timer abläuft, setzen Sie ein Häkchen auf ein Blatt Papier, um Ihre Sitzung zu verfolgen, und machen Sie dann eine kurze Pause von drei bis fünf Minuten.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2–3, bis Sie vier Häkchen haben, und machen Sie dann eine längere Pause von 15–30 Minuten.
5. Setzen Sie Ihren Häkchenzähler auf Null zurück und wiederholen Sie dann den Zyklus.

Der Zweck besteht darin, Ablenkungen zu reduzieren und Multitasking zu minimieren, um Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass die übermäßige Informationsflut, die uns täglich über soziale Medien und andere Technologien zugeworfen wird, unsere Aufmerksamkeitsspanne rapide verkürzt.

Indem Sie sich auf eine überschaubare Aufgabe nach der anderen konzentrieren, kann die Pomodoro-Methode helfen, dieses Problem zu überwinden. Das Einplanen von Pausen hilft auch, Burnout zu vermeiden und motiviert zu bleiben. Jede Pause wird zu einer kleinen Belohnung für eine gute Arbeit.

Tools zur Integration eines Pomodoro-Timers in Ihren Arbeitstag

Wenn es um die Implementierung der Pomodoro-Methode geht, gibt es mehrere Tools, die Sie verwenden können. Zum Beispiel sind eine Vielzahl von mobilen Apps verfügbar, die als Timer fungieren können, während Sie jede Ihrer Sitzungen verfolgen. Focus Keeper für iOS, Clockwork Tomato für Android und Focus To-Do sind beliebte Optionen:

Es gibt auch mehrere Browser-Erweiterungen, die Ihnen bei der Implementierung der Pomodoro-Methode helfen. Sie können besonders hilfreich sein, da sie verhindern, dass Sie auf Ihr Telefon schauen und möglicherweise abgelenkt werden. Marinara: Pomodoro Assistant ist eine beliebte Option für Chrome-Benutzer:

Natürlich ist an einem echten Küchentimer und einem Blatt Papier nichts auszusetzen, wenn Sie es altmodisch treten wollen:

Denken Sie nur daran, dass diese Dinger laut werden können, wenn sie losgehen, sodass sie möglicherweise nicht ideal für eine überfüllte Büroumgebung sind. Wenn Sie jedoch von zu Hause aus arbeiten oder ein privates Büro haben, kann es einfach und direkt sein, ein physisches Objekt zur Erfassung Ihrer Zeit zu haben.

So verwenden Sie einen Pomodoro-Timer zur Steigerung der Produktivität (in 6 Schritten)

Sie haben jetzt wahrscheinlich ein gutes Verständnis dafür, was die Pomodoro-Methode ist und wie Sie sie für sich selbst umsetzen können. Es ist jedoch immer hilfreich, eine Technik in Aktion zu sehen. Im Folgenden haben wir grob skizziert, wie ein typischer Arbeitstag von 9:00 bis 5:00 Uhr mit einem Pomodoro-Timer aussehen könnte.

Schritt 1: Planen Sie Ihren Tag und die Aufgaben, die Sie erledigen müssen

Bevor Sie mit Ihrer ersten Sitzung oder „Pomodoro“ beginnen können, müssen Sie planen, was Sie für den Tag erledigen müssen. Dies kann aus einem großen Projekt mit mehreren Teilen oder mehreren kürzeren Projekten bestehen. Ihr gewählter Ansatz funktioniert am besten, wenn Sie Ihre Aufgaben in verdauliche Stücke aufteilen können, die Sie in 25 Minuten vernünftig erledigen könnten.

Nehmen wir für dieses Beispiel an, Sie nehmen sich für jede kurze Pause fünf Minuten und für Ihre langen Pausen 15 Minuten, mit Ausnahme einer 30-minütigen Mittagspause. Unter diesen Bedingungen haben Sie 14 Arbeitsperioden von 25 Minuten und eine Arbeitsperiode von 15 Minuten.

Weisen Sie Ihre Aufgaben bestimmten Pomodoros zu, damit Sie keine Zeit damit verbringen müssen, zu entscheiden, woran Sie später arbeiten möchten. Wenn Sie Aufgaben haben, die weniger als 25 Minuten dauern, gruppieren Sie sie zu 25-minütigen Sitzungen. Dies sollte verhindern, dass Sie während einer Aufgabe eine Pause einlegen müssen.

Schritt 2: Stellen Sie den Timer für Ihren ersten Pomodoro ein

Sie können jetzt beginnen! Stellen Sie den Timer Ihrer Wahl ein – mobile App, Browsererweiterung oder echter Tomaten-Küchentimer – und beginnen Sie mit Ihrer ersten Aufgabe. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich 25 Minuten lang auf eine Sache zu konzentrieren, lassen Sie sich nicht entmutigen. Es wird einige Zeit dauern, Ihr Gehirn so zu trainieren, dass es so lange aufmerksam ist.

Wenn Sie möchten, können Sie versuchen, mit einem kürzeren Pomodoro zu beginnen und sich nach oben zu arbeiten. Wenn Ihre Arbeitszeit vorbei ist, machen Sie Ihre fünfminütige Pause. Schnappen Sie sich eine Tasse Kaffee, füllen Sie Ihre Wasserflasche auf, stehen Sie auf und strecken Sie sich oder was auch immer Ihnen hilft, die Arbeit für ein paar Minuten beiseite zu legen, damit Sie sich ausruhen können.

Schritt 3: Machen Sie Ihre erste „lange“ Pause

Nachdem du vier Pomodoros absolviert hast, hast du dir deine erste 15-minütige Pause verdient. So haben Sie Zeit, eine Runde im Büro zu drehen, ein kurzes Telefonat zu führen, mit einem Kollegen zu chatten oder sogar Facebook oder Instagram zu checken.

Was auch immer Sie in dieser Zeit tun, sollte Spaß machen und sich wie eine Belohnung anfühlen. Sie haben es wahrscheinlich gejuckt, Ihr Telefon in die Hand zu nehmen, sich über Büroklatsch zu informieren oder was auch immer Sie sich normalerweise den ganzen Tag über ablenken. Diese Aktivität kann jetzt zu einem Motivator werden, wenn Sie sie für Ihre langen Pausen aufheben.

Schritt 4: Springen Sie zurück in Ihren nächsten Pomodoro

Sobald Ihre Pause vorbei ist, stellen Sie den Timer ein und beginnen Sie erneut, verfolgen Sie jeden Pomodoro, den Sie abgeschlossen haben, und belohnen Sie sich mit Pausen. Beenden Sie Ihren zweiten Zyklus mit einer 30-minütigen Mittagspause. Dadurch haben Sie Zeit, die Verbindung zu Ihrem Projekt zu trennen, damit Sie erfrischt zurückkehren können.

Regelmäßige Pausen steigern nachweislich die Wachsamkeit, Produktivität und sogar Kreativität. Nutzen Sie Ihre Pomodoro-Pausen und vermeiden Sie arbeitsbezogene Aufgaben, wenn Sie sich ausruhen sollten. Dies ist genauso wichtig wie Ihre hyperfokussierten Arbeitsphasen. Tatsächlich fällt es Ihnen ohne volle Pausen sogar noch schwerer, konzentriert zu bleiben, wenn Sie eigentlich arbeiten sollen.

Schritt 5: Ablenkungen verhindern, verteilen und verschieben

Das Entfernen von Ablenkungen ist der Schlüssel zur Anwendung der Pomodoro-Methode. Es ist wahrscheinlich ratsam, Ihr Telefon in den Modus „Nicht stören“ zu versetzen, um zu vermeiden, dass eine neue Benachrichtigung eingeht und Ihre Aufmerksamkeit auf sich zieht. Sie können auch Browsererweiterungen wie StayFocused verwenden, um einen ähnlichen Effekt auf Ihrem Computer zu erzielen.

Es gibt jedoch auch Ablenkungen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen – nämlich Ihre Kollegen oder andere Menschen in Ihrer Umgebung. Die Pomodoro-Methode erfordert, dass Sie die Kunst des Nein-Sagens üben.

Cirillo schlägt die Technik „Inform, Negotiate, Call Back“ vor:

1. Informieren Sie die ablenkende Partei, dass Sie gerade mitten in etwas sind.
2. Verhandeln und planen Sie einen Zeitpunkt, zu dem Sie sich wieder melden können (z. B. während Ihrer nächsten Pause).
3. Rufen Sie sie zurück oder treffen Sie sie, wenn Ihre Arbeitszeit zu Ende ist.

Alternativ, wenn Sie den Pomodoro zerbrechen und sich mit Ihrem Kollegen oder einer anderen Ablenkung beschäftigen, ist diese Arbeitszeit vorbei – auch wenn Ihre 25 Minuten nicht abgelaufen sind. Dies bietet eine gewisse Motivation, Unterbrechungen zu vermeiden.

Natürlich wird es immer Notfallsituationen geben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie müssen lernen, wie Sie diese meistern, wenn sie auftauchen, und dann wieder in Ihren nächsten Pomodoro springen.

Schritt 6: Beenden Sie Ihren Tag stark

Wenn Sie sich an den hypothetischen Pomodoro-Plan halten, den wir in Schritt 1 erwähnt haben, beenden Sie Ihren Tag mit einer 15-minütigen Arbeitszeit. Sie können diese Zeit nutzen, um Ihre To-Do-Liste für den nächsten Tag zu planen, wenn Sie dies lieber am Ende des Tages als am Anfang tun, wie wir hier beschrieben haben.

Alles in allem haben Sie zu diesem Zeitpunkt etwa dreieinhalb Pomodoro-Zyklen abgeschlossen. Dazu gehören über sechs Stunden ablenkungsfreies Arbeiten und knapp zwei Stunden Pausen inklusive 30-minütigem Mittagessen. Dies ist nicht schlecht für einen Arbeitstag und wahrscheinlich eine gesündere Work-Pause-Balance, als Sie ohne bewusstes Zeitmanagement erreichen könnten.

Abschluss

In der typischen Arbeitsumgebung von heute motiviert und ablenkungsfrei zu bleiben, ist nicht einfach. Wenn Sie sich Aufgabe für Aufgabe durcharbeiten, während Sie versuchen, den Versuchungen verschiedener Ablenkungen zu entgehen, kann sich Ihr Arbeitstag endlos anfühlen und es gleichzeitig erschweren, Dinge zu erledigen.

In diesem Beitrag haben wir untersucht, wie ein Arbeitstag aussehen könnte, wenn Sie stattdessen die Pomodoro-Methode implementieren:

1. Planen Sie Ihren Tag und die Aufgaben, die Sie erledigen müssen.
2. Stellen Sie den Timer für Ihren ersten Pomodoro ein.
3. Machen Sie Ihre erste längere Pause.
4. Spring zurück in deinen nächsten Pomodoro.
5. Ablenkungen vermeiden, zerstreuen und verschieben.
6. Beende deinen Tag stark.

Haben Sie Fragen zur Verwendung eines Pomodoro Timers in Ihrem Arbeitsalltag? Lass es uns im Kommentarbereich unten wissen!

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