Cum se folosește un cronometru Pomodoro pentru a crește productivitatea

Rețelele sociale, colegii de serviciu bârfitori și orice alt număr de distrageri tentante vă pot îndepărta cu ușurință de munca dvs. În plus, orele lungi de conectare la aceleași sarcini pot duce la plictiseală și ineficiență. Șansele sunt foarte mari împotriva dvs. atunci când vine vorba de a rămâne productiv într-un mediu de lucru tradițional.

Din fericire, cineva a găsit o soluție. În această postare, vom discuta despre ce este un „Pomodoro Timer” și cum vă poate ajuta să vă măriți productivitatea. De asemenea, vă vom împărtăși instrumentele pe care le puteți utiliza pentru a încorpora unul în ziua dvs. de lucru și vom parcurge o zi obișnuită de utilizare a unuia.

Să mergem!

O introducere în metoda Pomodoro

La sfârșitul anilor 1980, Francesco Cirillo a dezvoltat o tehnică de gestionare a timpului pe care a denumit-o Metoda Pomodoro. Ca student universitar, Cirillo a folosit un cronometru de bucătărie în formă de roșie pentru a-și urmări munca și și-a numit sistemul după cuvântul italian pentru roșie.

Tehnica este concepută pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți concentrarea și productivitatea prin alternarea perioadelor de timp dedicat de lucru cu pauzele programate. Pe scurt, procesul arată astfel:

1. O sarcină sau sarcini sunt alese pentru a fi finalizate.
2. Un cronometru este setat pentru 25 de minute, timp în care vă concentrați exclusiv asupra sarcinii la îndemână.
3. Când temporizatorul se oprește, puneți o bifă pe o foaie de hârtie pentru a vă urmări sesiunea, apoi faceți o scurtă pauză de trei până la cinci minute.
4. Repetați pașii 2-3 până când aveți patru bife, apoi faceți o pauză mai lungă de 15-30 minute.
5. Resetați numărul de bifă la zero, apoi repetați ciclul.

Scopul este de a reduce distracțiile și de a minimiza multitasking-ul pentru a profita la maximum de timpul de lucru. Un studiu recent arată că informațiile excesive aruncate asupra noastră zilnic prin intermediul rețelelor sociale și a altor tehnologii ne scurtează rapid atenția.

Ținându-vă concentrat pe o sarcină gestionabilă la un moment dat, Metoda Pomodoro vă poate ajuta să depășiți această problemă. Încorporarea pauzelor ajută, de asemenea, la prevenirea epuizării și la menținerea motivării. Fiecare pauză devine propria ei recompensă pentru o treabă bine făcută.

Instrumente pentru încorporarea unui cronometru Pomodoro în ziua ta de lucru

Când vine vorba de implementarea Metodei Pomodoro, există mai multe instrumente pe care le puteți utiliza. De exemplu, sunt disponibile o varietate de aplicații mobile care pot acționa ca temporizator, ținând în același timp evidența fiecărei sesiuni. Focus Keeper pentru iOS, Clockwork Tomato pentru Android și Focus To-Do sunt alegeri populare:

Există, de asemenea, mai multe extensii de browser pentru a vă ajuta să implementați metoda Pomodoro. Ele pot fi deosebit de utile, deoarece vă împiedică să vă uitați la telefon și să vă distrați. Marinara: Pomodoro Assistant este o opțiune populară pentru utilizatorii Chrome:

Desigur, nu este nimic în neregulă cu un cronometru de bucătărie real și o foaie de hârtie dacă doriți să loviți școala veche:

Rețineți că aceste lucruri pot deveni puternice când dispar, astfel încât s-ar putea să nu fie ideale pentru un birou aglomerat. Cu toate acestea, dacă lucrați de acasă sau aveți un birou privat, a avea un obiect fizic pentru a vă urmări timpul poate fi simplu și direct.

Cum se folosește un cronometru Pomodoro pentru a crește productivitatea (în 6 pași)

Probabil că acum înțelegeți bine ce este Metoda Pomodoro și cum ați putea să o implementați pentru dvs. Cu toate acestea, este întotdeauna util să vezi o tehnică în acțiune. Mai jos am prezentat aproximativ cum ar putea arăta o zi lucrătoare tipică de la 9:00 la 5:00 cu un Pomodoro Timer.

Pasul 1: Planificați-vă ziua și sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți

Înainte de a putea sări în prima dvs. sesiune, sau „Pomodoro”, va trebui să planificați ce trebuie să finalizați pentru ziua respectivă. Acesta ar putea consta dintr-un proiect mare cu mai multe părți sau mai multe proiecte mai scurte. Abordarea aleasă va funcționa cel mai bine dacă vă puteți împărți sarcinile în bucăți digestibile pe care le-ați putea realiza în mod rezonabil în 25 de minute.

În scopul acestui exemplu, să presupunem că veți lua cinci minute pentru fiecare pauză scurtă și 15 minute pentru pauzele lungi, cu excepția unei pauze de 30 de minute pentru prânz. În aceste condiții, veți avea 14 perioade de lucru de 25 de minute și o perioadă de lucru de 15 minute.

Atribuiți-vă sarcinile anumitor Pomodoros, astfel încât să nu fiți nevoiți să vă petreceți timpul pentru a decide ce să lucrați mai târziu. Dacă aveți sarcini care vor dura mai puțin de 25 de minute, grupați-le pentru a forma sesiuni de 25 de minute. Acest lucru ar trebui să vă împiedice să vă opriți pentru o pauză în timp ce vă aflați în mijlocul unei sarcini.

Pasul 2: Setați cronometrul pentru primul dvs. Pomodoro

Acum ești gata să începi! Setați temporizatorul la alegere - aplicația mobilă, extensia browserului sau temporizatorul de bucătărie cu roșii de bună-credință - și începeți cu prima sarcină. Dacă vă este dificil să vă concentrați asupra unui lucru timp de 25 de minute, nu vă simțiți descurajați. Va dura timp să vă antrenați creierul să acorde atenție atât de mult timp.

Dacă doriți, puteți încerca să începeți cu un Pomodoro mai scurt și să vă îndreptați. Când perioada ta de muncă s-a încheiat, ia-ți pauza de cinci minute. Luați o ceașcă de cafea, umpleți din nou sticla de apă, ridicați-vă și întindeți-vă sau orice altceva vă va ajuta să lăsați deoparte câteva minute pentru a vă odihni.

Pasul 3: Faceți-vă prima pauză „lungă”

După ce ai terminat patru Pomodoros, ai câștigat prima ta pauză de 15 minute. Acest lucru vă va oferi timp să faceți o tură în jurul biroului, să efectuați un apel telefonic rapid, să discutați cu un coleg sau chiar să verificați Facebook sau Instagram.

Orice alegeți să faceți cu acest timp ar trebui să fie plăcut și să se simtă ca o recompensă. Probabil că v-ați mâncat să vă ridicați telefonul, să ajungeți la bârfele de la birou sau cu orice vă distrați de obicei pe tot parcursul zilei. Această activitate poate deveni acum un motivator dacă o salvați pentru pauzele lungi.

Pasul 4: Salt înapoi în următorul Pomodoro

Odată ce pauza dvs. sa terminat, setați cronometrul și începeți din nou, urmărind fiecare Pomodoro pe care îl completați și recompensați-vă cu pauze. Încheiați al doilea ciclu cu o pauză de treizeci de minute pentru prânz. Acest lucru vă va oferi timp pentru a vă deconecta de la proiect, astfel încât să puteți reveni reîmprospătat.

S-a demonstrat că pauzele regulate cresc vigilența, productivitatea și chiar creativitatea. Îmbrățișați-vă pauzele Pomodoro și evitați să vă angajați în sarcini legate de muncă atunci când ar trebui să vă odihniți. Acest lucru este la fel de important ca perioadele dvs. de lucru hipercentrate. De fapt, fără pauze complete, îți va fi și mai dificil să rămâi concentrat atunci când ar trebui să lucrezi.

Pasul 5: Prevenirea, difuzarea și amânarea distragerilor

Eliminarea distragerilor este cheia utilizării metodei Pomodoro. Este probabil înțelept să puneți telefonul în modul „Nu deranjați” pentru a evita sunetul unei notificări noi care să vă atragă atenția. De asemenea, puteți utiliza extensii de browser precum StayFocused pentru un efect similar asupra computerului.

Cu toate acestea, există și distrageri care sunt în afara controlului tău - și anume, colegii tăi de muncă sau alte persoane din jurul tău. Metoda Pomodoro vă cere să exersați arta de a spune „nu”.

Cirillo sugerează tehnica „Informare, negociere, apel înapoi”:

1. Informează petrecerea care distrage atenția că ești în mijlocul a ceva în acest moment.
2. Negociați și programați un moment în care vă puteți întoarce la ele (de exemplu, în următoarea pauză).
3. Sună-i înapoi sau întâlnește-te cu ei când perioada ta de muncă s-a încheiat.

Alternativ, dacă spargeți Pomodoro și vă angajați cu colegul dvs. de muncă sau cu o altă distragere a atenției, perioada de lucru respectivă s-a încheiat - chiar dacă cele 25 de minute nu sunt terminate. Acest lucru oferă o anumită motivație pentru a evita întreruperile.

Desigur, vor exista întotdeauna situații de urgență care justifică atenția imediată. Va trebui să învățați cum să le luați cu pas când apar, apoi săriți înapoi în următorul dvs. Pomodoro.

Pasul 6: Termină-ți ziua cu putere

Dacă rămâneți la ipoteticul program Pomodoro menționat la pasul unu, vă veți încheia ziua cu o perioadă de lucru de 15 minute. S-ar putea să luați în considerare utilizarea acestui timp pentru a vă planifica lista de sarcini pentru ziua următoare, dacă preferați să o faceți la sfârșitul zilei decât la început, așa cum am subliniat aici.

Una peste alta, până în acest moment veți fi finalizat aproximativ trei cicluri și jumătate de Pomodoro. Aceasta include peste șase ore de muncă fără distragere și puțin sub două ore de pauze, inclusiv un prânz de 30 de minute. Acest lucru nu este rău pentru o zi de muncă și, probabil, un echilibru mai sănătos între pauză și muncă decât s-ar putea realiza fără o gestionare a timpului intenționată.

Concluzie

Rămâneți motivați și distrageți distracția în mediul de lucru tipic de astăzi nu este ușor. Împingându-te prin sarcină după sarcină în timp ce încerci să eviți tentațiile diverselor distrageri, poți face ca ziua ta de muncă să se simtă nesfârșită, îngreunând totodată lucrurile.

În această postare, am explorat cum ar putea arăta o zi de lucru dacă ați implementat în schimb metoda Pomodoro:

1. Planificați-vă ziua și sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți.
2. Setați temporizatorul pentru primul dvs. Pomodoro.
3. Fă-ți prima pauză lungă.
4. Salt înapoi în următorul tău Pomodoro.
5. Preveniți, difuzați și amânați distracțiile.
6. Termină-ți ziua cu putere.

Aveți întrebări despre utilizarea unui Pomodoro Timer în ziua dvs. de lucru? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!

Articolul Miniatură Alexander_P / shutterstock.com