Jak zostać wirtualnym asystentem

Wirtualny asystent (VA) to osoba, która wykonuje dla klientów dowolną liczbę zadań administracyjnych, kreatywnych lub marketingowych. Klientem może być inny VA, który potrzebuje pomocy, osoba fizyczna lub solopreneur, firma lub organizacja. Podczas gdy niektórzy VA mogą pracować w pełnym wymiarze godzin dla jednego dużego klienta, wielu decyduje się pracować jako wykonawcy lub freelancerzy dla kilku klientów jednocześnie (chociaż może to również zwiększyć obciążenie pracą w pełnym wymiarze godzin, a nawet więcej).

Zaletą bycia wirtualnym asystentem jest ustalenie własnego elastycznego harmonogramu, ale musisz też dostosować się do potrzeb i harmonogramu każdego klienta. Bycie wirtualnym asystentem nie wymaga zbyt wielu specjalistycznych szkoleń ani sprzętu, aby rozpocząć, poza umiejętnościami administracyjnymi, znajomością biznesu i znajomością Internetu. Z czasem możesz wyspecjalizować się w niszy i rozwijać swoją firmę, aby obsługiwać klientów o wysokiej wartości.

Kwota, którą możesz zarobić jako VA, będzie zależeć od Twoich umiejętności, głębi wiedzy i tego, czy pracujesz dla firmy VA, czy dla siebie. Jako początkujący VA w firmie możesz zarabiać od 10 do 12 dolarów za godzinę, co może nie być pensją znośną, zwłaszcza jeśli jest to twoje jedyne źródło dochodu. Jeśli jednak pracujesz dla siebie, możesz pobierać opłatę w wysokości 20 USD lub więcej za godzinę i nadal zwiększać swoją stawkę w miarę rozwijania umiejętności na wysokim poziomie lub na żądanie.

Jakich umiejętności potrzebują wirtualni asystenci?

Zastanawiając się, jak zostać wirtualnym asystentem, możesz założyć, że VA radzą sobie tylko z suchymi zadaniami administracyjnymi. To część tego (klienci nie chcą wykonywać tych żmudnych zadań), ale możesz również oferować bardziej zaawansowane usługi, które naprawdę lubisz.

Bez względu na to, jakie usługi oferujesz, zawsze komunikuj wartość zadania. Odwołaj się do tego, czego klient najbardziej potrzebuje. Co nie pozwala im spać w nocy? Jak możesz rozwiązać za nich ten problem? Zamiast po prostu przedstawiać swoje usługi, porozmawiaj również o tym, dlaczego to im pomoże. Opisz, jak będzie wyglądało ich życie, gdy zajmiesz się ich pocztą e-mail, mediami społecznościowymi itp.

Zarządzanie blogiem

Aby oferować zarządzanie blogami jako usługę, potrzebujesz doświadczenia z WordPress. Blogowanie wiąże się z codziennymi zadaniami administracyjnymi, na które klienci nie będą mieli czasu, takimi jak:

• Formatowanie i optymalizacja postów pod kątem nagłówków, linków i SEO
• Dodawanie obrazów, metadanych i podpisów
• Korekta wersji roboczych i planowanie postów do opublikowania
• Zatwierdzanie, usuwanie i odpowiadanie na komentarze
• Wypełnianie informacji o wtyczkach, takich jak słowa kluczowe i alternatywy w Yoast SEO
• Organizowanie i aktualizowanie postów za pomocą kategorii i tagów

Obsługa klienta

Gdy klienci chcą, abyś przejął zadania związane z obsługą klienta, będziesz musiał zapoznać się z ich praktykami biznesowymi i produktami skierowanymi do klientów. Prawdopodobnie będziesz oferować obsługę klienta za pośrednictwem poczty e-mail, aby m.in. odpowiadać na pytania dotyczące produktów, przetwarzać zwroty pieniędzy i rozwiązywać problemy z kontem.

Zarządzanie pocztą e-mail

Zapracowani profesjonaliści nie mogą po prostu zignorować swoich skrzynek odbiorczych, ale ponieważ zarządzanie pocztą e-mail może zająć dużo czasu, jest to najwyższy priorytet, z którym klienci muszą się obchodzić. Zarządzanie pocztą e-mail obejmuje:

• Usuwanie, sortowanie i odpowiadanie na e-mail
• Przenoszenie e-maili do wyraźnie oznaczonych folderów, aby klient mógł szybko stwierdzić, co jest priorytetem, na co należy odpowiedzieć, a które e-maile są tylko informacyjne
• Przetwarzanie wiadomości e-mail, takie jak zatwierdzanie komentarzy do postów na blogu, anulowanie lub odnawianie subskrypcji oraz potwierdzanie spotkań

Zasadniczo chcesz, aby ich skrzynka odbiorcza była jak najbardziej schludna i czysta, gdy będą ją sprawdzać każdego ranka.

Projekt graficzny

Nie potrzebujesz zaawansowanych umiejętności projektowych, aby oferować projektowanie graficzne jako usługę, o ile szczerze mówisz o swoich możliwościach i ograniczeniach. Z dobrym okiem, podstawowymi umiejętnościami projektowania i łatwym w użyciu narzędziem, takim jak Canva, możesz tworzyć grafiki, takie jak:

• Reklamy
• Polecane obrazy do postów na blogu
• Ulotki
• Historie na Instagramie
• Piny na Pintereście
• Pocztówki
• Materiał promocyjny
• Okładki profili w mediach społecznościowych

Media społecznościowe

Media społecznościowe to jedna z pierwszych rzeczy, które odpadają, ale to nie czyni ich mniej ważnymi dla zdrowia firmy. Ponieważ klienci wiedzą, że powinni zajmować się mediami społecznościowymi, ale nie mogą znaleźć czasu ani nauczyć się potrzebnych umiejętności, jest to doskonała umiejętność do rozwijania VA. Ponadto zarządzanie mediami społecznościowymi to zadanie wyższego poziomu, za które możesz zapłacić nieco więcej. Podobnie jak zarządzanie pocztą e-mail, zarządzanie mediami społecznościowymi wymaga spójności, więc jeśli zamierzasz oferować tę usługę klientom, upewnij się, że masz czas, aby poświęcić na to co tydzień, a nawet codziennie.

Transkrypcja

Gdy klient ma podcast, wideo lub webinar, Twoje usługi transkrypcji przydadzą się. Po transkrypcji treści możesz przekształcić ją w inne formy, takie jak posty na blogu, newslettery lub posty w mediach społecznościowych. Nie potrzebujesz żadnych zaawansowanych umiejętności do transkrypcji poza umiejętnością szybkiego pisania, chociaż możesz zainwestować w oprogramowanie do transkrypcji, jeśli będziesz to robić dla wielu klientów.

Jeszcze więcej zadań wirtualnego asystenta do zaoferowania

Jest o wiele więcej usług VA, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o tym, jak zostać wirtualnym asystentem, zarówno podstawowym, jak i zaawansowanym:

• Rozwój aplikacji
• Edycja audio, zdjęć lub wideo
• Księgowość i wprowadzanie danych
• Zarządzanie kalendarzem i harmonogramem
• Moderacja i zarządzanie społecznością
• Ghostwriting lub copyediting
• Badanie słów kluczowych
• Generowanie leadów i zasięg
• Programowanie
• Zarządzanie projektami
• Badania
• Organizacja podróży
• Projekt strony internetowej

Jak zejść do niszy jako wirtualny asystent

Na początku prawdopodobnie będziesz generalistą VA, oferującym szeroki wachlarz ogólnych umiejętności. To jest coś, co każdy VA powinien być w stanie zrobić. Nawet jeśli nadejdzie czas na niszę, Twoi klienci mogą nadal potrzebować Twojej specjalizacji oraz rutynowej usługi lub dwóch.

Jako ogólny VA będziesz trochę jak gospodyni klienta, robiąc wszystko i wszystko, co chcą, z twojej listy podstawowych usług. Po pewnym czasie dowiesz się, które zadania lubisz i w czym jesteś najlepszy. Następnie możesz dowiedzieć się więcej o tych konkretnych niszach i rozwinąć swoje umiejętności. Zastanów się nad stworzeniem podniszy swojej niszy, aby dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Na przykład możesz zarządzać pocztą e-mail specjalnie dla fotografów lub projektami graficznymi dla sprzedawców ślubnych.

Jeśli chcesz rozwinąć biegłość w obszarze – obsługa klienta e-commerce, marketing na Pinterest, reklama w mediach społecznościowych, zarządzanie WordPress itp. – pomoc jest dostępna we wszystkich przedziałach cenowych. Na przykład możesz dowiedzieć się więcej o marketingu w mediach społecznościowych, zagłębiając się w niszowe podcasty, a następnie wziąć udział w bezpłatnym kursie certyfikacyjnym, a następnie uzyskać zaawansowany certyfikat, który jest dostępny w cenie.

Jak znaleźć pracę jako wirtualny asystent

Twoi potencjalni klienci spotykają się gdzieś online i Twoim zadaniem jest dowiedzieć się, gdzie to jest. Czy są na Reddicie czy na innym forum internetowym? Czy czytają artykuły na konkretnych stronach internetowych i zostawiają komentarze? Czy istnieje grupa na Facebooku lub hashtag na Twitterze, w której uczestniczą? Idź tam, gdzie są i udzielaj bezpłatnych porad. Kiedy już nawiążesz relację, lekko wspomnij, że jesteś VA.

Zastanów się również nad połączeniem z innymi wirtualnymi asystentami online, na przykład w społecznościach mediów społecznościowych. Doświadczeni VA mogą odrzucić pracę, a jeśli mają ciebie jako kontakt, mogą wysłać niektórych klientów w twoją stronę.

Tablice z ofertami pracy będą również zawierać wykazy VA lub wykazy innych usług, które wykonujesz, takich jak marketing w mediach społecznościowych. Jeśli dobrze pasujesz do tej roli, nawet jeśli nie ma w niej wzmianki o „wirtualnym asystencie”, aplikuj. Klient może potrzebować niektórych dodatkowych usług, które oferujesz, oprócz tego, na co zatrudnia.

Istnieje również możliwość pracy w firmie VA przed samodzielnym rozgałęzieniem. Są w tym wady i zalety. Firma przyciągnie dla Ciebie klientów i połączy Cię z pracą, ale może ustalić Twoją stawkę lub obciąć Twoje dochody. Jednak na początku jest to dobry sposób, aby nauczyć się podstaw i rozwijać swoje umiejętności bez ponoszenia wyłącznej odpowiedzialności za relację klient-VA, a także możesz skorzystać z zasobów firmy, aby doskonalić swoje umiejętności.

Jak znaleźć idealnego klienta jako wirtualny asystent

Aby zbudować listę klientów, którymi jesteś podekscytowany, musisz stworzyć osobowość klienta i dokładnie sprawdzić potencjalnych klientów, a następnie powoli i ostrożnie iść naprzód. Dobrym pomysłem jest również poddanie każdemu nowemu klientowi krótkiego okresu próbnego, np. trzech miesięcy. W ten sposób, jeśli jedno lub oboje nie jesteście zadowoleni z tego, jak wszystko się układa, nie jesteście związani długim kontraktem.

Zdefiniuj swojego idealnego klienta

Zdefiniowanie idealnego klienta pozwala pracować z ludźmi, z którymi chcesz pracować, jednocześnie odsiewając tych, którzy nie pomogą ci w rozwoju kariery. Zbuduj wizję swojego idealnego klienta, wyjaśniając następujące cechy:

• Przemysł
• Nisza i ekspertyza
• Zakres wieku
• Wiek przedsiębiorczy (startup vs. założony)
• Dochód
• Budżet na wynajem VA
• Obawy i zmagania
• Umiejętności, których im brakuje

Określ także, jak bardzo chcesz, aby klient uczestniczył w Twojej pracy. Zapytanie kogoś, czy jest mikro-menedżerem, nie da ci prawdziwej odpowiedzi, ale znajomość swoich ograniczeń pomoże ci zdecydować, czy kontynuować współpracę zawodową.

Użyj formularza wniosku klienta

Zanim oficjalnie zdecydujesz się przyjąć klienta, musisz go zweryfikować. W przeciwnym razie możesz dowiedzieć się, które złamały umowę, po tym, jak przesunąłeś się do przodu z umową lub kontraktem.

Twój formularz zgłoszeniowy pomoże Ci poznać Twojego klienta i zidentyfikować kluczowe zadania, przy których potrzebuje pomocy. Określisz również, w czym nie możesz im pomóc, co ułatwi wyznaczanie granic i oczekiwań od samego początku. Zbierz następujące informacje:

• Pełne imię i nazwisko
• Nazwa firmy
• Informacje kontaktowe
• Preferowany styl kontaktu
• Punkt(y) kontaktu
• Strefa czasowa
• Profile społecznościowe i strona internetowa
• Źródło skierowania
• Produkty/usługi, które świadczą
• Ich grupa docelowa/rynek
• Zadania, przy których potrzebują pomocy
• Ile godzin dziennie, tygodniowo lub miesięcznie potrzebują od Ciebie
• Budżet na wynajem VA
• Ich inne VA, z którymi będziesz się komunikować

Możesz również zapytać o inne VA lub firmy VA, z którymi współpracowali w przeszłości i czy doświadczenie było pozytywne czy negatywne. To podpowie Ci, czego potrzebujesz, aby je sprzedać. Na przykład, jeśli uważają, że poprzedni VA nie odpowiada, poinformuj ich, jak i kiedy można się z Tobą skontaktować, i postaraj się zawsze szybko odpowiadać.

Przeprowadź wywiad

Zawsze miej jedną rozmowę telefoniczną lub wideo przed podjęciem ostatecznych decyzji. Możesz się wiele o kimś dowiedzieć ze sposobu, w jaki mówi. Czy klientowi trudno jest wyciągnąć informacje? Możesz nie otrzymać wskazówek, których potrzebujesz, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Czy wychodzą na styczne i przekształcają 30-minutowy wywiad w 90-minutowy czat? Dolicz opłaty za regularną komunikację.

Wyślij pakiet powitalny

Gdy już zdecydujesz, że chcesz przyjąć nowego klienta, wyślij mu pakiet powitalny. Zacznij od czegoś prostego na razie, a następnie zaprojektuj markowy pakiet powitalny, gdy będziesz miał czas. Twój pakiet powitalny powinien zawierać:

• Twoja propozycja usług, których potrzebują, w tym ceny
• Jasne wytyczne dotyczące fakturowania, takie jak akceptowane formy płatności, częstotliwość rozliczeń i terminy płatności
• Twoja pełna lista usług na wypadek konieczności dodania usług w przyszłości
• Umowa lub kontrakt na przegląd, podpisanie i zwrot

Utrzymuj bazę danych klientów

Za każdym razem, gdy łączysz się z potencjalnym klientem, zapisz informacje, w tym:

• Imię i nazwisko oraz nazwa firmy
• Informacje kontaktowe
• Daty i cele kontaktu
• Podana cena
• Uwagi, zwłaszcza o czerwonych flagach

Często zdarza się, że potencjalni klienci ponownie łączą się miesiącami, a nawet latami. Kiedy ktoś wyciąga rękę i mówi: „Nie wiem, czy mnie pamiętasz, ale…”, możesz odwołać się do swojej bazy danych i pobrać wszystkie informacje, jakie na ich temat posiadasz.

Jak stworzyć stronę wirtualnego asystenta

Skonfiguruj swoją witrynę VA tak szybko, jak to możliwe. Nawet jeśli zamierzasz przez jakiś czas pracować dla firmy, Twoja strona internetowa może przyciągnąć potencjalnych klientów, a gdy zaczniesz budować własną listę klientów, będziesz miał gdzie kierować ludzi. Oto elementy, których potrzebujesz na swojej witrynie VA, wraz z kilkoma opcjonalnymi elementami, które możesz dodać później:

• Lista usług wraz z opisami
• Ceny usług i pakietów a la carte
• FAQ
• O informacji
• Strona kontaktowa
• Blog
• Polecane zdjęcie lub galeria
• Formularz zapisu do newslettera
• Strona zasobów
• Linki lub kanały w mediach społecznościowych
• Referencje

Jeśli masz wyspecjalizowane usługi, możesz również uwzględnić studia przypadków, aby pokazać, w jaki sposób pomogłeś innym klientom. Na przykład, jeśli pomagasz w reklamie na Facebooku, możesz opowiedzieć o udanej reklamie, którą uruchomiłeś i o tym, jak dała ona firmie impuls.

Artykuły i posty na blogu

Aby zaprezentować swoją wiedzę i przyciągnąć nowych klientów, zapewnij bezpłatną pomoc na swojej stronie internetowej. Twórz treści, które odpowiadają na pytania i rozwiązują problemy potencjalnych klientów. Na przykład, jeśli oferujesz podstawowe usługi projektowania graficznego, możesz napisać post o „10 rzeczach do umieszczenia na każdym pinie” dla klientów, którzy używają Pinteresta w celach marketingowych.

Nigdy nie będziesz w stanie oddać wszystkiego, co wiesz, za darmo, więc nie martw się o oferowanie tak wiele, że ludzie nie będą musieli cię zatrudniać. Często pokazanie, jak dużo wiesz na dany temat, sprawia, że ​​potencjalny klient myśli: „Wow, nigdy nie będę miał czasu, żeby się tak dużo dowiedzieć, lepiej zatrudnię tę osobę”.

Często zadawane pytania i drobnym drukiem

Twoja strona z najczęściej zadawanymi pytaniami lub „Jak to działa” powinna odpowiadać na pytania klientów dotyczące dostępności, metod komunikacji, fakturowania, czasu realizacji i wszelkich innych informacji dotyczących wyznaczania granic i przepływu pracy, które powinni posiadać. Kiedy już ustalisz te oczekiwania, nie poddawaj się. Jeśli mijają miesiące i okazuje się, że istnieje lepszy sposób na robienie rzeczy, za wszelką cenę zmień swoją strategię. Do tego czasu jednak trzymaj się tego.

Ustalanie parametrów od samego początku i pokazywanie klientom, że ich przestrzegasz, sprawi, że będą Cię bardziej szanować, a Ty będziesz mógł prowadzić życie poza pracą. Jeśli znajdujesz się w niszy, w której występują nagłe wypadki związane z pracą, opracuj plan awaryjny, który obejmuje sposób kontaktu z Tobą i co stanowi nagły wypadek.

Ostatnie przemyślenia na temat zostania wirtualnym asystentem

Zostanie wirtualnym asystentem ma dość niską barierę wejścia, nie wymaga zaawansowanego sprzętu ani szkolenia. Bycie wirtualnym asystentem to fantastyczny sposób na pracę z domu i zarabianie pieniędzy, a także świetny sposób na ustalenie, w jakich dziedzinach chcesz się specjalizować. Pamiętaj, że jesteś usługodawcą, a nie pracownikiem. Pole gry jest bardziej wyrównane niż w tradycyjnej sytuacji pracodawca-pracownik. Ty wybierasz swoich klientów tak samo, jak oni wybierają swoje VA.

Wreszcie, aby mieć zdrową relację z klientem, musisz jasno określić, dlaczego z nim pracujesz, a nie tylko to, co robisz. Zapytaj o strategię i cel twoich zadań. Nie tylko zainwestujesz w pracę, ale znajdziesz skuteczne sposoby jej wykonania. Im bardziej jesteś zintegrowany z biznesem klienta, tym bardziej będziesz niezastąpiony jako jego wirtualny asystent.

Gotowy do uruchomienia witryny wirtualnego asystenta? Mamy kolekcję motywów Divi Child dla wirtualnych asystentów!

Polecane zdjęcie za pośrednictwem tanyabosyk / shutterstock.com