Happy Tools firmy Automattic: najlepszy przewodnik dla zespołów rozproszonych

Praca z domu może oznaczać wiele rzeczy. Pracuj-w-piżamie, pracuj-kiedy-masz-na-chętnie-pracuj-kiedy-reszta-świata-śpi. Niezależnie od tego, jak podchodzisz do stylu pracy zdalnej, musi ona być w jakiś sposób niezawodna i zorganizowana, aby kierownictwo mogło polegać na niej i ją organizować. Odległość jest dziś rzeczywistością, ale nie musi przeszkadzać w dobrej pracy.

Wprowadź narzędzia do zarządzania czasem i planowania. Ale nie tylko narzędzia do zarządzania czasem i planowania. Happy Tools pochodzi z firmy macierzystej WordPress.com, Automattic, firmy, która sporo wie o zarządzaniu złożoną dynamiką zespołu.

Automattic zatrudnia ponad 850 pracowników w 68 krajach. Wszystkie są zarządzane bez centralnego biura i prosperują od ponad 13 lat. Odkryli, że produkty biznesowe są zwykle przeznaczone dla tradycyjnego zespołu, a nie dla dzisiejszych zespołów, i dostrzegli lukę, którą należy wypełnić: wewnętrzne narzędzia, które działają tak, jak potrzebują ich nowoczesne zespoły. Wszystkie produkty Happy Tools zostały wykorzystane przez Automattic.

Szczęśliwe narzędzia i szczęśliwy harmonogram: przegląd

Plan dla Happy Tools polega na przekształceniu go w zestaw produktów. Obecnie jednak aktywne jest tylko jedno narzędzie: aplikacja Happy Schedule do zarządzania czasem i pracownikami oparta na kalendarzu. Happy Schedule pomaga zarządzać harmonogramami pracowników i obsługą klienta dla rozproszonych zespołów. Jest to przydatne dla firm, które mają złożone harmonogramy lub elastyczne godziny, ale nadal muszą oferować całodobową obsługę klienta.

Być może myślisz: „Ziewanie, kolejna aplikacja kalendarza. Co jeszcze nowego?" Rozumiem – jest ich wiele. Szczerze mówiąc, większość z nich śmierdzi. Nie ma prawie żadnej aplikacji kalendarza, która byłaby wystarczająco elastyczna, aby uwzględnić wszystko, przez co ludzie przechodzą w ciągu tygodnia – standardowe harmonogramy, których chcą się trzymać, zmiany harmonogramów, gdy zmieniają się wymagania firmy, wydarzenia życiowe i wydarzenia, które wszystko psują itp.

Happy Schedule działa w oparciu o założenie, że harmonogramy mają miejsce w prawdziwym świecie i nie działają idealnie tylko dlatego, że są spisane. Pracownicy to ludzie i potrzebują elastyczności, zwłaszcza jeśli chcesz wydobyć z nich to, co najlepsze.

Kto może korzystać z Happy Tools?

Może się wydawać, że Happy Tools są przeznaczone tylko dla dużych zespołów zlokalizowanych w całym kraju lub na świecie. Podczas gdy te zespoły z pewnością skorzystają na Happy Tools, mniejsze firmy również. Ponadto Happy Tools mogą być przeznaczone dla zespołów rozproszonych, ale nie musi to oznaczać, że są rozproszone. Może to oznaczać rozmieszczenie w trzech budynkach, co nadal może utrudniać spotykanie się na cotygodniowych spotkaniach. Automattic nie ma głównego biura, ale Twoja firma może i nadal możesz czerpać korzyści z Happy Tools.

Jak korzystać ze szczęśliwego harmonogramu

Przyjrzyjmy się, jak korzystać z Happy Schedule i jego wyjątkowych funkcji.

Zapisz się

Na stronie głównej kliknij "Rozpocznij" pośrodku lub "Zaloguj się" w prawym górnym rogu. Następnie możesz zarejestrować się za pomocą WordPress lub Google. Następnie utworzysz swój profil.

Szczególnie podoba mi się to, że możesz rozpocząć tydzień w niedzielę lub poniedziałek. Wiele aplikacji kalendarza nie ma tej opcji i może to całkowicie odrzucić planowanie. Jestem dziewczyną „zacznij tydzień w poniedziałek”. (Możesz to również zmienić w ustawieniach administratora).

Konfigurowanie zadań i zespołów

Zadania i zespoły możesz konfigurować i edytować w ustawieniach administratora. Twórz zadania i grupy zadań (podzadania zagnieżdżają się w grupach zadań), dodawaj użytkowników i twórz zespoły tutaj. Gdy dodasz nowego użytkownika, który zaakceptuje, pojawi się on w Planerze – musiałem kilka razy odświeżyć, aby tak się stało, ale w końcu tak się stało.

Deska rozdzielcza

Pulpit nawigacyjny zawiera przegląd czasu pracy i czasu wolnego, w tym zaplanowanej pracy, czasu wolnego i AFK, co oznacza „Away From Keyboard”. Tak naprawdę nic nie zobaczysz na pulpicie nawigacyjnym, dopóki nie wypełnisz innych kart i sekcji Szczęśliwego harmonogramu, ale oto wyobrażenie, jak to będzie wyglądać:

Mój terminarz

Karta „Mój harmonogram” po prawej stronie „Panelu” to miejsce, w którym ustawisz godziny na cały tydzień, w tym szczegóły harmonogramu i dni, w których odlatujesz. Tylko Ty możesz ustawić swój harmonogram – administrator nie może ustawić harmonogramu dla poszczególnych członków zespołu.

Aby zalogować się i pokazać zespołowi, kiedy jesteś dostępny do pracy, kliknij i przeciągnij w kalendarzu, aby podświetlić przedziały czasowe, które są w 15-minutowych odstępach. (Kalendarz jest w czasie wojskowym, do czego trzeba się trochę przyzwyczaić.) Podczas przeciągania zobaczysz, ile godzin planujesz.

Możesz także kliknąć pasek boczny, aby szybko wybrać, czy jest to pełny „dzień pracy”, pełny „dzień wolny” od „pół dnia wolnego” z ograniczoną dostępnością.

Dostosowywanie i automatyczne stosowanie harmonogramu

W tym oknie możesz zrobić kilka innych rzeczy, klikając "Inne dostosowania" na dole:

• Zapytanie AFK
• Ustaw liczbę dostępnych godzin
• Ustaw liczbę godzin do wypełnienia zadaniami
• Zmień swoją strefę czasową
• Dodaj notatki

Uwielbiam możliwość ustawiania różnych dostępnych i planowanych godzin. Jest wiele dni, kiedy będziesz miał 12 godzin, które możesz wypełnić, ale nie chcesz robić 12 godzin pracy (bo kto to robi?). Możesz powiedzieć, że jesteś dostępny w określonych godzinach, które obejmują 12 godzin, ale chcesz wypełnić tylko 7 godzin pracy.

Domyślnie „Oczekiwana dostępność” wynosi 8 godzin, a „Praca do przypisania” to 6 godzin. Możesz to dostosować w widoku "Inne dostosowania", a administratorzy mogą dostosować ustawienia domyślne w Ustawieniach administratora. Zobacz rozkład swojego harmonogramu po lewej stronie przedziałów czasowych i kliknij go, aby zobaczyć go bardziej szczegółowo.

Możesz także tworzyć szablony, dzięki czemu możesz automatycznie i wstępnie wypełniać tygodnie normalną dostępnością. Stamtąd możesz wprowadzać poprawki, aby uwzględnić zmiany dzienne lub tygodniowe, zachowując ten sam szablon główny.

Z dala od klawiatury (AFK)

AFK to swego rodzaju kamień węgielny Happy Schedule, więc chciałbym omówić go trochę więcej. AFK to zawsze, kiedy nie możesz pracować. W zakładce Mój AFK możesz zobaczyć swoje Nadchodzące, Oczekujące i Zarchiwizowane AFK. Możesz także kliknąć Żądaj AFK z tego okienka.

Istnieją dwa rodzaje AFK:

• Zwykłe prośby AFK wymagają zatwierdzenia przez kierownika lub lidera zespołu.
• Żądania Last Minute AFK dotyczą sytuacji, w których nie możesz czekać na zatwierdzenie. Last Minute AFK jest automatycznie zatwierdzany, ponieważ nawet najbardziej odpowiedzialny członek zespołu nie może czekać na „w porządku”, jeśli członek rodziny jest chory lub jest nagły wypadek.

Menedżerowie i liderzy zespołów mogą sprawdzać żądania AFK i odpowiadać na nie w sekcji Oczekujące na karcie Zarządzaj AFK. W tym okienku znajdują się również żądania Zatwierdzone, Odrzucone i Zarchiwizowane.

W widoku Oczekujące zobaczysz konflikty na czerwono — oznacza to, że żądanie AFK zbiega się z już przypisaną pracą. Najechanie kursorem na czerwone podświetlenie pokaże, z czym AFK jest w konflikcie – z zadaniem, dniem i godziną. Twórz powiadomienia dla żądań Last Minute AFK, aby od razu radzić sobie z konfliktami.

Po zatwierdzeniu AFK członka zespołu pojawi się na jego karcie Mój harmonogram i w Planerze. Jeśli oznaczyłeś już określone godziny jako dostępne, te dostępne godziny są ukryte, jeśli masz całodniowe lub kilkudniowe AFK. Jeśli poprosiłeś o pół dnia AFK, Twoje dostępne/zaplanowane godziny zostaną skrócone. Administratorzy i menedżerowie mogą zmienić domyślne powody AFK (urlopy, osobiste, choroby, urlopy itp.) w ustawieniach administratora.

Dni wolne

„Day Off” jest na niebiesko, a „Half Day Off” na fioletowo. Ponieważ nadal będziesz pracować przez część dnia podczas pół dnia wolnego, Twoja dostępność nie zniknie. Automatycznie spadnie do 4 godzin (nawet jeśli normalna lub domyślna dostępność jest mniejsza niż 8).

Nie musisz jednak dokładnie określać, w którą połowę dnia wylatujesz. Możesz dowolnie dostosować swoją dostępność, nawet jeśli chcesz pracować po południu i wziąć pierwszą i ostatnią część dnia wolnego.

Szczególnie przydatne w Happy Schedule jest to, że możesz ustawić swój weekend. Na przykład możesz kochać pracę w sobotę i/lub niedzielę, ponieważ nikt inny nie pracuje, co ogranicza liczbę otrzymywanych e-maili. Twój „weekend” może być w środę. Ponieważ Happy Schedule ma na uwadze nietradycyjnego pracownika, możesz rozliczyć swój nietradycyjny tydzień.

Planista

Po ustaleniu harmonogramu przejdź do zakładki Planer. Tutaj zobaczysz swoją dostępność i dostępność członków zespołu, a także zadania, które wymagają obsługi. Tutaj też będziesz przydzielać zadania.

Twój dostępny czas będzie miał gładkie, jaśniejsze tło. Dostępny czas innych członków zespołu będzie miał tło w paski. Jeśli chcesz, możesz zaplanować zadanie poza dostępnym czasem.

Planer obejmuje cały dzień, od 12:00 do 12:00. Możesz także patrzeć do tyłu lub do przodu o 12 godzin, co pozwala planować i zarządzać członkami zespołu w różnych strefach czasowych. Aby zaplanować zadania na różne dni, po prostu zeskanuj do dnia w lewym górnym rogu:

Aby zaplanować zadanie w czasie dostępnym dla pracownika, kliknij i przeciągnij, tak jak podczas ustawiania harmonogramu w Moim harmonogramie. Jeśli chcesz wybrać inne zadanie niż domyślne, po prostu kliknij je, aby wybrać nowe. Aby przypisać zadanie innemu członkowi zespołu, przeciągnij zadanie do odpowiedniego wiersza.

Po przypisaniu zadania nagłówek tego bloku czasu zmieni się, aby odzwierciedlić liczbę osób pracujących w porównaniu z wymaganą liczbą pracowników. Możesz stwierdzić, czy masz za mało, za dużo, czy za doskonale. W tym przykładzie potrzebuję 12 osób do wykonania zadania „Telefon” w tym przedziale czasowym, ale jak dotąd mam tylko jedną osobę.

Jeśli masz za mało personelu, możesz przewinąć kolumnę w dół, aby sprawdzić, czy jest jakiś członek zespołu, który ma więcej dostępnych/możliwych do zaplanowania godzin, a następnie umieścić go.

Problem z Widokiem Planera

Uważam, że widok Planera jest nieco mylący. W „Potrzebach kadrowych” mam ustawione, że potrzebuję pokrycia zadania „Telefon” w niedziele od 13:15 do 17:00.

W Planerze możesz zobaczyć, że zaplanowałem sobie pokrycie tej zmiany.

Jeśli jednak kliknę zadanie „Czat”, nadal pokazuje mój harmonogram na cały dzień we wszystkich zadaniach, ale brakuje tego, co jest potrzebne – wymagane zadanie „Telefon” już się nie wyświetla. To nie zniknęło na dobre — wróci, jeśli ponownie kliknę „Telefon” — ale chcę zobaczyć wszystkie potrzeby kadrowe we wszystkich zadaniach na tej stronie Planera.

Potrzeby kadrowe

Tutaj możesz wprowadzić zmiany w celach dotyczących zasięgu. Dla każdego zadania możesz zmienić liczbę pracowników, których potrzebujesz, w zależności od dnia tygodnia i pory dnia.

Kliknij i przeciągnij, aby ustawić potrzeby pokrycia. Aby pokryć więcej czasu, przeciągnij w prawo lub w lewo. Aby pokryć te same bloki czasu w różne dni, przeciągnij w górę i w dół. Domyślna liczba członków personelu będzie wynosić zero, więc będziesz chciał kliknąć, aby to zmienić.

Chciałbym, abyś mógł przeglądać wszystkie zadania jednocześnie w Potrzebach kadrowych. W tej chwili musisz przełączać się między zadaniami, aby zobaczyć swoje potrzeby w obu przypadkach. Jest kilka sposobów, dzięki którym Happy Schedule może być bardziej elastyczny i użyteczny, i to jest zdecydowanie jeden z nich.

Raporty

Istnieje wiele raportów, które można uruchomić, aby uzyskać wgląd w obciążenie pracą, zadania i dostępność:

Moje najmniej ulubione funkcje Happy Harmonogram

Powinieneś być w stanie wymienić swoje zadanie ze współpracownikiem z Mojego harmonogramu. Kiedy jednak próbowałem, nie dało mi to możliwości wyboru drugiego członka zespołu, mimo że moje zadanie było w jego dostępnym czasie. To świetny pomysł… jeśli uda ci się go uruchomić.

Musisz także kliknąć „Zapisz” za każdym razem, gdy próbujesz opuścić stronę, a nawet za każdym razem, gdy przełączasz się między różnymi sekcjami na stronie. Jeśli klikniesz cokolwiek na stronie, nawet jeśli w rzeczywistości nie dokonałeś żadnych zmian, zostaniesz poproszony o kliknięcie „Zapisz”, a jeśli tego nie zrobisz, utracisz swoje zmiany. Może to prowadzić do myślenia, że ​​dokonałeś zmiany, podczas gdy w rzeczywistości tego nie zrobiłeś, co po prostu staje się mylące. Chcę też, aby moje zmiany były automatycznie zapisywane, tak jak na Dysku Google. Jest to najmniej intuicyjna funkcja Happy Schedule i szybko staje się denerwująca.

cennik

Zawsze zaczynasz od 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego. Stamtąd możesz zdecydować, czy chcesz nadal korzystać z Happy Tools w ramach płatnego planu. Koszt to 5 USD za użytkownika miesięcznie, ale minimalne wydatki miesięczne wynoszą 60 USD – więc jeśli jesteś zespołem poniżej 12 lat, nadal musisz wydać 60 USD miesięcznie.

Obsługa klienta

Uwielbiam dokumentację Happy Schedule. Pierwsza sekcja zawiera terminy, które musisz znać, aby jak najlepiej to wykorzystać (takie jak „AFK”, o którym nigdy wcześniej nie słyszałem). Jeśli chcesz skontaktować się z Happy Tools, możesz wysłać im wiadomość.

Przyszłość szczęśliwych narzędzi

Happy Schedule zostało ogłoszone w kwietniu 2019 roku, ale w nadchodzących latach planują wydać więcej Happy Tools używanych przez Automattic. Według Venture Beat na horyzoncie jest narzędzie do czatu dla klientów, które zintegruje się z Happy Schedule. Automattic mówi, że jeśli na rynku istnieje narzędzie, które wykonuje świetną robotę, nie stworzą Happy Tool jako alternatywy. Nie chcą wymyślać koła na nowo; chcą wymyślać nowe typy kół, których potrzebują dzisiejsze firmy.

Zawijanie

Happy Tools i rozwiązania do zarządzania pracownikami przeznaczone dla zespołów rozproszonych nie polegają na braku połączenia. Nie mają na celu trzymania ludzi tak odseparowanych, jak to tylko możliwe. Zamiast tego pomagają członkom zespołu łączyć się w znaczący sposób, który umożliwia wykonanie pracy i bez przeszkadzania lokalizacji. Oznacza to zatrudnianie większej liczby pracowników zdalnych; marnowanie mniej czasu na dojazdy na spotkania; a klienci uzyskują pomoc, której potrzebują, bez względu na strefę czasową. Chodzi o wypełnianie luk, a nie tworzenie większej odległości.

Happy Schedule ma swoje wady, ale jest to najbardziej elastyczny kalendarz, jaki testowałem i ma dużo miejsca na ludzkie potrzeby planowania. W tej chwili jest to zdecydowanie przystępne cenowo i zachęcam zespoły do ​​wypróbowania go, zwłaszcza jeśli nadal szukasz WFM, które pasuje.

Czy korzystałeś z Happy Schedule lub innego systemu WFM, który kochasz? Opowiedz nam o tym! Sprawdź także ten niesamowity artykuł o życiu telepracownika.

Polecane zdjęcie za pośrednictwem AV Bitter / shutterstock.com