Happy Tools von Automattic: Der ultimative Leitfaden für verteilte Teams

Homeoffice kann vieles bedeuten. Arbeite-in-deinen-Pyjamas, Arbeite-wenn-du-lustig-fühlst, Arbeite-wenn-der-Rest-der-Welt-schläft. Wie auch immer Sie sich einem Remote-Arbeitslebensstil nähern, es muss zuverlässig und in irgendeiner Weise organisiert sein, damit sich das Management darauf verlassen und es organisieren kann. Distanz ist heute Realität, aber sie muss einer großartigen Arbeit nicht im Weg stehen.

Geben Sie Zeitmanagement- und Planungstools ein. Aber nicht nur irgendwelche Zeitmanagement- und Planungstools. Happy Tools stammen von der Muttergesellschaft von WordPress.com, Automattic, einem Unternehmen, das sich mit der Verwaltung komplexer Teamdynamiken auskennt.

Automattic hat über 850 Mitarbeiter in 68 Ländern. Sie werden alle ohne Zentrale geführt und florieren seit über 13 Jahren. Sie entdeckten, dass Geschäftsprodukte normalerweise für traditionelle Teams und nicht für heutige Teams gedacht sind, und sie sahen eine Lücke, die geschlossen werden musste: interne Tools, die so funktionieren, wie moderne Teams sie benötigen. Alle Happy Tools Produkte wurden von Automattic verwendet.

Happy Tools und Happy Schedule: Ein Überblick

Der Plan für Happy Tools ist es, daraus eine Produktsuite zu machen. Aktuell ist jedoch nur ein Tool aktiv: die kalenderbasierte Zeit- und Personalmanagement-App Happy Schedule. Happy Schedule hilft bei der Verwaltung von Mitarbeiterplänen und dem Kundensupport für verteilte Teams. Es ist hilfreich für Unternehmen, die komplexe Zeitpläne oder flexible Arbeitszeiten haben, aber dennoch einen 24-7-Kundenservice bieten müssen.

Sie denken vielleicht: „Gähn, eine weitere Kalender-App. Was gibt es sonst Neues?" Ich verstehe es – es gibt eine Menge da draußen. Aber ehrlich gesagt stinken die meisten. Es gibt fast keine Kalender-App, die flexibel genug ist, um alles zu berücksichtigen, was Menschen in einer Woche durchmachen – Standardpläne, die sie einhalten möchten, sich ändernde Zeitpläne, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern, Lebensereignisse und Ereignisse, die alles durcheinanderbringen usw.

Happy Schedule funktioniert unter der Prämisse, dass Zeitpläne in der realen Welt ablaufen und nicht perfekt laufen, nur weil sie aufgeschrieben sind. Mitarbeiter sind Menschen und brauchen Flexibilität, vor allem, wenn Sie das Beste aus ihnen herausholen wollen.

Wer kann Happy Tools verwenden?

Es mag so klingen, als ob Happy Tools nur für große Teams im ganzen Land oder auf der ganzen Welt gedacht sind. Während diese Teams sicherlich von Happy Tools profitieren werden, können auch kleinere Unternehmen davon profitieren. Happy Tools können auch für verteilte Teams sein, aber das muss nicht bedeuten, dass sie weit und breit verteilt sind. Es kann bedeuten, dass es auf drei Gebäude verteilt ist, was es immer noch mühsam macht, sich zu wöchentlichen Meetings zu treffen. Automattic hat kein Kernbüro, aber Ihr Unternehmen kann und Sie können trotzdem von Happy Tools profitieren.

So verwenden Sie Happy Schedule

Sehen wir uns an, wie Sie Happy Schedule und seine herausragenden Funktionen verwenden.

Anmelden

Klicken Sie auf der Startseite in der Mitte auf „Erste Schritte“ oder oben rechts auf „Anmelden“. Sie können sich dann entweder mit WordPress oder Google anmelden. Anschließend erstellen Sie Ihr Profil.

Besonders toll finde ich, dass man die Woche wahlweise am Sonntag oder Montag beginnen kann. Viele Kalender-Apps haben diese Option nicht und sie kann die Planung völlig zunichte machen. Ich bin ein "Wochenstart am Montag"-Mädchen. (Sie können dies auch in Ihren Admin-Einstellungen anpassen.)

Einrichten von Aufgaben und Teams

Sie richten Aufgaben und Teams in Ihren Admin-Einstellungen ein und bearbeiten sie. Erstellen Sie hier Aufgaben und Aufgabengruppen (Unteraufgaben schmiegen sich unter Aufgabengruppen an), fügen Sie Benutzer hinzu und erstellen Sie hier Teams. Wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen und dieser akzeptiert hat, wird er im Planner angezeigt – ich musste ein paar Mal aktualisieren, um dies zu ermöglichen, aber schließlich war es so.

Armaturenbrett

Das Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeits- und Nichtarbeitszeit, einschließlich Ihrer geplanten Arbeit, Ihrer Freizeit und Ihrer AFK, die für „Away From Keyboard“ steht. Sie werden auf dem Dashboard nicht wirklich etwas sehen, bis Sie die anderen Happy Schedule-Registerkarten und -Abschnitte ausgefüllt haben, aber hier ist eine Vorstellung davon, wie es aussehen wird:

Mein Terminplan

Auf der Registerkarte „Mein Zeitplan“ rechts neben „Dashboard“ legen Sie Ihre Stunden für die Woche fest, einschließlich Details zu Ihrem Zeitplan und den Tagen, an denen Sie abheben. Nur Sie können Ihren Zeitplan festlegen – der Administrator kann den Zeitplan nicht für einzelne Teammitglieder festlegen.

Um sich zu protokollieren und Ihrem Team anzuzeigen, wann Sie für die Arbeit verfügbar sind, klicken Sie auf den Kalender und ziehen Sie ihn, um die Zeitfenster in 15-Minuten-Schritten hervorzuheben. (Der Kalender ist in Militärzeit, was etwas gewöhnungsbedürftig ist.) Beim Ziehen sehen Sie, wie viele Stunden Sie planen.

Sie können auch auf die Seitenleiste klicken, um schnell auszuwählen, ob es sich um einen vollen „Arbeitstag“, einen vollständigen „freien Tag“ oder einen „halben freien Tag“ mit begrenzter Verfügbarkeit handelt.

Anpassen und automatisches Anwenden Ihres Zeitplans

Sie können in diesem Fenster noch einige andere Dinge tun, indem Sie unten auf "Andere Anpassungen" klicken:

• AFK anfordern
• Legen Sie die Anzahl der verfügbaren Stunden fest
• Legen Sie die Anzahl der Stunden fest, die Sie mit Aufgaben füllen möchten
• Ändere deine Zeitzone
• Notizen hinzufügen

Ich liebe die Möglichkeit, verschiedene verfügbare und planbare Stunden einzustellen. Es gibt viele Tage, an denen Sie 12 Stunden Zeit haben, die Sie ausfüllen können, aber Sie möchten keine 12 Stunden arbeiten (denn wer hat das?). Sie können sagen, dass Sie zu bestimmten Zeiten von 12 Stunden verfügbar sind, aber nur 7 Stunden Arbeit ausfüllen möchten.

Standardmäßig beträgt die „Erwartete Verfügbarkeit“ 8 Stunden und die „Zuzuweisende Arbeit“ 6 Stunden. Sie können dies in der Ansicht "Andere Anpassungen" anpassen, und Administratoren können die Standardeinstellungen in den Administratoreinstellungen anpassen. Sehen Sie sich die Aufschlüsselung Ihres Zeitplans links neben den Zeitfenstern an und klicken Sie darauf, um ihn genauer anzuzeigen.

Sie können auch Vorlagen erstellen, damit Sie Wochen mit Ihrer normalen Verfügbarkeit automatisch und vorab ausfüllen können. Von dort aus können Sie Anpassungen vornehmen, um tägliche oder wöchentliche Änderungen zu berücksichtigen, während die Master-Vorlage gleich bleibt.

Weg von der Tastatur (AFK)

AFK ist sozusagen ein Eckpfeiler von Happy Schedule, also möchte ich noch etwas mehr darauf eingehen. AFK ist jederzeit, wenn Sie nicht arbeiten können. Auf der Registerkarte Mein AFK können Sie Ihre bevorstehende, ausstehende und archivierte AFK sehen. Sie können in diesem Bereich auch auf AFK anfordern klicken.

Es gibt zwei Arten von AFK:

• Regelmäßige AFK-Anfragen müssen von einem Manager oder Teamleiter genehmigt werden.
• Last-Minute-AFK-Anfragen sind für Zeiten, in denen Sie nicht auf die Genehmigung warten können. Last Minute AFK wird automatisch genehmigt, weil selbst das verantwortungsbewussteste Teammitglied nicht auf ein „Okay“ warten kann, wenn ein Familienmitglied krank ist oder ein Notfall eintritt.

Manager und Teamleiter können AFK-Anfragen im Abschnitt Ausstehend der Registerkarte AFK verwalten prüfen und beantworten. Dieser Bereich enthält auch genehmigte, abgelehnte und archivierte Anfragen.

In der Ansicht „Ausstehend“ werden Konflikte in Rot angezeigt – dies bedeutet, dass die AFK-Anforderung mit bereits zugewiesener Arbeit übereinstimmt. Wenn Sie mit der Maus über die rote Markierung fahren, wird Ihnen angezeigt, womit die AFK in Konflikt steht – die Aufgabe, den Tag und die Uhrzeit. Erstellen Sie Benachrichtigungen für Last-Minute-AFK-Anfragen, damit Sie Konflikte sofort bearbeiten können.

Sobald die AFK eines Teammitglieds genehmigt wurde, wird sie auf der Registerkarte „Mein Zeitplan“ und im Planer angezeigt. Wenn Sie bestimmte Zeiten bereits als verfügbar markiert haben, werden diese verfügbaren Zeiten ausgeblendet, wenn Sie einen ganz- oder mehrtägigen AFK haben. Wenn Sie einen halbtägigen AFK beantragt haben, werden Ihre verfügbaren/planbaren Stunden reduziert. Admins und Manager können die standardmäßigen AFK-Gründe (Urlaub, persönlich, krank, Urlaub usw.) in den Admin-Einstellungen ändern.

Freie Tage

Ein „freier Tag“ ist blau, während ein „halber freier Tag“ lila ist. Da Sie während eines halben freien Tages noch einen Teil des Tages arbeiten, wird Ihre Verfügbarkeit nicht verschwinden. Es wird automatisch auf 4 Stunden reduziert (auch wenn Ihre normale Verfügbarkeit oder Standardverfügbarkeit weniger als 8 beträgt).

Sie müssen jedoch nicht genau festlegen, welche Hälfte des Tages Sie abheben. Sie können Ihre Verfügbarkeit nach Belieben anpassen, auch wenn Sie nachmittags arbeiten und den ersten und letzten Teil des Tages frei nehmen möchten.

Besonders hilfreich an Happy Schedule ist, dass Sie Ihr Wochenende festlegen können. Zum Beispiel mögen Sie es vielleicht, samstags und/oder sonntags zu arbeiten, weil sonst niemand arbeitet, was die Anzahl der E-Mails begrenzt, die Sie erhalten. Ihr „Wochenende“ kann am Mittwoch sein. Da Happy Schedule den ungewöhnlichen Arbeiter im Sinn hat, können Sie Ihre ungewöhnliche Woche berücksichtigen.

Planer

Sobald Ihr Zeitplan festgelegt ist, gehen Sie zur Registerkarte Planer. Hier sehen Sie Ihre Verfügbarkeit und die Verfügbarkeit von Teammitgliedern sowie die Aufgaben, die bearbeitet werden müssen. Hier weisen Sie auch Aufgaben zu.

Ihre verfügbare Zeit hat einen einfachen, helleren Hintergrund. Die verfügbare Zeit anderer Teammitglieder hat einen gestreiften Hintergrund. Sie können eine Aufgabe außerhalb der verfügbaren Zeit planen, wenn Sie möchten.

Der Planer umfasst den ganzen Tag, von 12 bis 24 Uhr. Sie können auch 12 Stunden zurück- oder vorausschauen, was es ermöglicht, Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen einzuplanen und zu verwalten. Um Aufgaben an verschiedenen Tagen zu planen, scannen Sie einfach den Tag oben links:

Um eine Aufgabe während der verfügbaren Zeit eines Mitarbeiters zu planen, klicken und ziehen Sie, genau wie beim Festlegen Ihres Zeitplans in Mein Zeitplan. Wenn Sie eine andere Aufgabe als die Standardaufgabe auswählen müssen, klicken Sie einfach darauf, um eine neue auszuwählen. Um die Aufgabe einem anderen Teammitglied zuzuweisen, ziehen Sie die Aufgabe in die richtige Zeile.

Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, ändert sich die Kopfzeile für diesen Zeitblock, um anzuzeigen, wie viele Personen arbeiten und wie viele Personen erforderlich sind. Sie können feststellen, ob Sie unterbesetzt, überbesetzt oder perfekt besetzt sind. In diesem Beispiel benötige ich 12 Personen, um die Aufgabe „Telefon“ während dieses Zeitfensters abzudecken, aber bisher habe ich nur eine Person dabei.

Wenn Sie unterbesetzt sind, können Sie in der Spalte nach unten scrollen, um zu sehen, ob ein Teammitglied mehr verfügbare/planbare Stunden hat, und es dann einteilen.

Problem mit der Planer-Ansicht

Ich finde die Planner-Ansicht etwas verwirrend. In „Personalbedarf“ habe ich eingestellt, dass ich sonntags von 13:15 bis 17:00 Uhr eine Aufgabenabdeckung „Telefon“ benötige.

Im Planner können Sie sehen, dass ich mich selbst für diese Schicht eingeplant habe.

Wenn ich die Aufgabe „Chat“ anklicke, wird zwar immer noch mein Zeitplan für den Tag über alle Aufgaben hinweg angezeigt, aber es fehlt das Notwendige – die erforderliche Aufgabe „Telefon“ wird nicht mehr angezeigt. Es ist nicht für immer weg – es kommt wieder, wenn ich erneut auf „Telefon“ klicke – aber ich möchte den gesamten Personalbedarf für alle Aufgaben auf dieser Planner-Seite sehen.

Personalbedarf

Hier nehmen Sie Änderungen an Ihren Deckungszielen vor. Für jede Aufgabe können Sie je nach Wochentag und Tageszeit ändern, wie viel Personal Sie benötigen.

Klicken und ziehen Sie, um den Abdeckungsbedarf festzulegen. Um mehr Zeit abzudecken, ziehen Sie nach rechts oder links. Ziehen Sie nach oben und unten, um dieselben Zeitblöcke an verschiedenen Tagen abzudecken. Die Standardanzahl der Mitarbeiter ist null, Sie sollten also klicken, um sie zu ändern.

Ich wünschte, Sie könnten alle Aufgaben gleichzeitig in Personalbedarf anzeigen. Im Moment müssen Sie zwischen den Aufgaben wechseln, um Ihre Anforderungen für beide zu sehen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Happy Schedule flexibler und nützlicher sein könnte, und dies ist definitiv eine davon.

Berichte

Es gibt eine Reihe von Berichten, die Sie ausführen können, um einen Überblick über Arbeitsauslastung, Aufgaben und Verfügbarkeit zu erhalten:

Meine am wenigsten bevorzugten Happy Schedule-Funktionen

Sie sollten in der Lage sein, Ihre Aufgabe mit einem Kollegen von Mein Zeitplan zu tauschen. Als ich es jedoch versuchte, hatte ich nicht die Möglichkeit, das andere Teammitglied auszuwählen, obwohl meine Aufgabe in seiner verfügbaren Zeit lag. Es ist eine großartige Idee ... wenn Sie es zum Laufen bringen können.

Außerdem müssen Sie jedes Mal auf „Speichern“ klicken, wenn Sie versuchen, eine Seite zu verlassen oder sogar jedes Mal, wenn Sie zwischen verschiedenen Abschnitten auf einer Seite wechseln. Wenn Sie auf etwas auf der Seite geklickt haben, werden Sie aufgefordert, auf "Speichern" zu klicken, selbst wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben. Andernfalls gehen Ihre Änderungen verloren. Dies kann dazu führen, dass Sie denken, dass Sie eine Änderung vorgenommen haben, obwohl Sie dies nicht getan haben, was nur verwirrend wird. Außerdem möchte ich, dass meine Änderungen automatisch gespeichert werden, wie in Google Drive. Dies ist die am wenigsten intuitive Funktion von Happy Schedule und wird schnell nervig.

Preisgestaltung

Sie beginnen immer mit der 30-tägigen kostenlosen Testversion. Von dort aus können Sie entscheiden, ob Sie Happy Tools weiterhin mit einem kostenpflichtigen Plan verwenden möchten. Die Kosten betragen 5 US-Dollar pro Benutzer und Monat, aber es gibt eine monatliche Mindestausgabe von 60 US-Dollar. Wenn Sie also ein Team mit weniger als 12 Personen sind, müssen Sie immer noch 60 US-Dollar pro Monat ausgeben.

Kundendienst

Ich liebe die Dokumentation für Happy Schedule. Der erste Abschnitt enthält die Begriffe, die Sie kennen müssen, um das Beste daraus zu machen (wie das „AFK“, von dem ich noch nie gehört hatte). Wenn Sie mit Happy Tools in Kontakt treten möchten, können Sie ihnen eine Nachricht senden.

Die Zukunft von Happy Tools

Happy Schedule wurde im April 2019 angekündigt, aber in den kommenden Jahren planen sie die Veröffentlichung weiterer Happy Tools, die von Automattic verwendet werden. Laut Venture Beat ist ein Kunden-Chat-Tool in Vorbereitung, das sich in Happy Schedule integrieren wird. Automattic sagt, dass, wenn es bereits ein Tool auf dem Markt gibt, das einen guten Job macht, kein Happy Tool als Alternative entwickelt wird. Sie wollen das Rad nicht neu erfinden; Sie wollen neue Arten von Rädern erfinden, die Unternehmen von heute brauchen.

Einpacken

Bei Happy Tools und Workforce-Management-Lösungen für verteilte Teams geht es nicht darum, sich nicht zu verbinden. Sie haben nicht das Ziel, die Menschen so weit wie möglich voneinander zu trennen. Stattdessen helfen sie den Teammitgliedern, sich auf sinnvolle Weise zu verbinden, um die Arbeit zu erledigen, ohne dass der Standort im Weg ist. Das bedeutet, mehr Remote-Mitarbeiter einzustellen; weniger Zeit mit Reisen zu Meetings verschwenden; und Kunden erhalten die Hilfe, die sie brauchen, unabhängig von ihrer Zeitzone. Es geht darum, Lücken zu überbrücken, nicht mehr Distanz zu schaffen.

Happy Schedule hat seine Schwächen, aber es ist der flexibelste Kalender, den ich getestet habe, und er bietet viel Platz für menschliche Planungsanforderungen. Im Moment ist es definitiv erschwinglich, und ich ermutige Teams, es auszuprobieren, insbesondere wenn Sie noch nach einem passenden WFM suchen.

Haben Sie Happy Schedule oder ein anderes WFM-System verwendet, das Sie lieben? Erzähl uns davon! Lesen Sie auch diesen großartigen Artikel über das Leben eines Telearbeiters.

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