Automatticによるハッピーツール：分散チームのための究極のガイド

在宅勤務は多くのことを意味します。 パジャマを着て仕事をする、気分がいいときに仕事をする、世界の残りの部分が眠っているときに仕事をする。 どのようにリモートワークライフスタイルにアプローチする場合でも、管理者がそれに依存して整理できるように、何らかの方法で信頼性が高く整理されている必要があります。 距離は今日の現実ですが、それは素晴らしい仕事の邪魔になる必要はありません。

時間管理およびスケジューリングツールを入力します。 しかし、時間管理およびスケジューリングツールだけではありません。 Happy Toolsは、WordPress.comの親会社であるAutomatticからのものです。この会社は、複雑なチームダイナミクスの管理についてかなりの知識を持っています。

Automatticには、68か国に850人以上の従業員がいます。 それらはすべてセントラルオフィスなしで管理されており、13年以上にわたって繁栄してきました。 彼らは、ビジネス製品は通常、今日のチームではなく従来のチーム向けであることを発見し、埋める必要のあるギャップ、つまり現代のチームが必要とする方法で実行する内部ツールを見つけました。 すべてのHappyTools製品はAutomatticによって使用されています。

ハッピーツールとハッピースケジュール：概要

Happy Toolsの計画は、それを一連の製品に変えることです。 ただし、現時点でアクティブになっているツールは1つだけです。それは、カレンダーベースの時間と労働力の管理アプリであるHappyScheduleです。 Happy Scheduleは、分散したチームの従業員のスケジュールとカスタマーサポートを管理するのに役立ちます。 複雑なスケジュールや柔軟な時間帯を持ちながら、24時間年中無休のカスタマーサービスを提供する必要がある企業に役立ちます。

「あくび、別のカレンダーアプリ。 ほかに何かあたらしいことは？" わかりました–そこにはたくさんあります。 正直なところ、しかし、それらのほとんどは悪臭を放ちます。 人間が1週間に通過するすべてのことを説明するのに十分な柔軟性を備えたカレンダーアプリはほとんどありません。標準的なスケジュール、会社の要求が変化したときのスケジュールの変更、ライフイベントやすべてを捨てる出来事などです。

ハッピースケジュールは、スケジュールが現実の世界で発生し、書き留めたからといって完全に実行されないことを前提として機能します。 従業員は人間であり、特に最大限に活用したい場合は、柔軟性が必要です。

誰がハッピーツールを使用できますか？

Happy Toolsは、国または世界中にある大規模なチーム専用のように聞こえるかもしれません。 これらのチームは確かにHappyToolsの恩恵を受けますが、中小企業も同様に恩恵を受けることができます。 また、Happy Toolsは分散型チーム向けの場合もありますが、それは広範囲に分散していることを意味する必要はありません。 これは、3つの建物に分散していることを意味する場合がありますが、それでも毎週の会議に集まるのは面倒です。 Automatticにはコアオフィスがありませんが、あなたのビジネスはHappyToolsの恩恵を受ける可能性があります。

ハッピースケジュールの使い方

ハッピースケジュールとその傑出した機能の使い方を見てみましょう。

サインアップ

ホームページから、中央の「はじめに」または右上の「ログイン」をクリックします。 その後、WordPressまたはGoogleのいずれかにサインアップできます。 次に、プロファイルを作成します。

私はあなたが日曜日か月曜日に週を始めることを選ぶことができることを特に愛しています。 多くのカレンダーアプリにはこのオプションがなく、計画を完全に延期する可能性があります。 私は「月曜日に週を始める」女の子です。 （これは管理者設定でも調整できます。）

タスクとチームの設定

管理者設定でタスクとチームを設定および編集します。 ここでタスクとタスクグループを作成し（サブタスクはタスクグループの下に寄り添います）、ユーザーを追加し、チームを作成します。 新しいユーザーを追加して承認すると、プランナーに表示されます。これを実現するには、数回更新する必要がありましたが、最終的には更新されました。

ダッシュボード

ダッシュボードには、スケジュールされた作業、休暇、「キーボードから離れた場所」を表すAFKなど、作業時間と非作業時間の概要が表示されます。 他のハッピースケジュールのタブとセクションに入力するまで、ダッシュボードには実際には何も表示されませんが、次のように表示されます。

私のスケジュール

「ダッシュボード」の右側にある「マイスケジュール」タブでは、スケジュールの詳細や離陸する日など、1週間の時間を設定します。 スケジュールを設定できるのはあなただけです。管理者は個々のチームメンバーのスケジュールを設定できません。

仕事に取り掛かったときにチームを記録して表示するには、カレンダーをクリックしてドラッグし、15分単位のタイムスロットを強調表示します。 （カレンダーは軍事時間であり、慣れるまでに時間がかかります。）ドラッグすると、スケジュールしている時間が表示されます。

サイドバーをクリックして、完全な「就業日」か、「半日休み」からの完全な「休日」かをすばやく選択することもできます。

スケジュールの調整と自動適用

下部にある[その他の調整]をクリックすると、このウィンドウで他のいくつかの操作を実行できます。

• AFKをリクエストする
• 利用可能な時間数を設定します
• タスクを実行する時間数を設定します
• タイムゾーンを変更する
• メモを追加する

利用可能でスケジュール可能なさまざまな時間を設定できる機能が大好きです。 あなたが12時間満たすことができる日はたくさんありますが、あなたは12時間の仕事をしたくありません（誰がそうするのですか？）。 あなたは12時間にわたる特定の時間帯に利用可能であるが、7時間の仕事だけを記入したいと言うことができます。

デフォルトでは、「予想される可用性」は8時間、「割り当てられる作業」は6時間です。 これは「その他の調整」ビューで調整でき、管理者は管理者設定でデフォルトを調整できます。 タイムスロットの左側にあるスケジュールの内訳を表示し、それをクリックして詳細を表示します。

テンプレートを作成することもできるので、通常の可用性で週を自動および事前入力できます。 そこから、マスターテンプレートを同じに保ちながら、毎日または毎週の変更を考慮して微調整を行うことができます。

キーボードから離れる（AFK）

AFKはHappyScheduleの礎石のようなものなので、もう少し取り上げたいと思います。 AFKはあなたが働けない時です。 [マイAFK]タブで、今後のAFK、保留中のAFK、およびアーカイブされたAFKを確認できます。 このペインから[AFKの要求]をクリックすることもできます。

AFKには次の2つのタイプがあります。

• 通常のAFKリクエストには、マネージャーまたはチームリーダーの承認が必要です。
• 直前のAFKリクエストは、承認を待つことができない場合に使用します。 家族が病気になったり緊急事態が発生したりすると、最も責任のあるチームメンバーでさえ「大丈夫」を待つことができないため、直前のAFKは自動承認されます。

マネージャーとチームリーダーは、[AFKの管理]タブの[保留中]セクションでAFK要求をチェックアウトして応答できます。 このペインには、承認済み、拒否済み、およびアーカイブ済みのリクエストもあります。

保留中のビューでは、競合が赤で表示されます。これは、AFK要求がすでに割り当てられている作業と一致することを意味します。 赤いハイライトにカーソルを合わせると、AFKが競合しているもの（タスク、日時）が表示されます。 直前のAFKリクエストの通知を作成して、競合をすぐに処理できるようにします。

チームメンバーのAFKが承認されると、[マイスケジュール]タブとプランナーに表示されます。 すでに特定の時間を利用可能としてマークしている場合、1日または複数日のAFKがあると、それらの利用可能な時間は非表示になります。 半日AFKをリクエストした場合、利用可能/スケジュール可能な時間は短縮されます。 管理者と管理者は、管理者設定でデフォルトのAFK理由（休暇、個人、病気、休暇など）を変更できます。

休日

「休日」は青、「半日休み」は紫です。 半日休みの間も1日の一部で作業するため、空き状況が失われることはありません。 自動的に4時間に短縮されます（通常の可用性またはデフォルトの可用性が8時間未満の場合でも）。

ただし、1日のどの半分を離陸するかを具体的に指定する必要はありません。 午後に仕事をしたり、一日の最初と最後の部分を休んだりしたい場合でも、空室状況を好きなように調整できます。

ハッピースケジュールで特に役立つのは、週末を設定できることです。 たとえば、他の誰も働いていないため、土曜日や日曜日に働くのが好きかもしれません。これにより、受信する電子メールの数が制限されます。 あなたの「週末」は水曜日かもしれません。 ハッピースケジュールは非伝統的な労働者を念頭に置いているので、あなたはあなたの非伝統的な週を説明することができます。

プランナー

スケジュールを設定したら、[プランナー]タブに移動します。 ここには、可用性とチームメンバーの可用性、および処理が必要なタスクが表示されます。 ここでタスクを割り当てます。

利用可能な時間は、無地の明るい色の背景になります。 他のチームメンバーの利用可能な時間は、縞模様の背景になります。 必要に応じて、利用可能な時間外にタスクをスケジュールできます。

プランナーには、午前12時から午後12時までの終日が含まれます。12時間遅れたり進んだりすることもできます。これにより、さまざまなタイムゾーンでチームメンバーをスケジュールおよび管理できます。 異なる日にタスクをスケジュールするには、左上の日にスキャンするだけです。

従業員の利用可能な時間内にタスクをスケジュールするには、[マイスケジュール]でスケジュールを設定したときと同じように、クリックアンドドラッグします。 デフォルトとは異なるタスクを選択する必要がある場合は、それをクリックして新しいタスクを選択してください。 タスクを別のチームメンバーに割り当てるには、タスクを正しい行にドラッグします。

タスクを割り当てると、その時間ブロックのヘッダーが変更され、作業している人の数と必要な作業者の数が反映されます。 スタッフが不足しているか、スタッフが多すぎるか、完全にスタッフが不足しているかがわかります。 この例では、この時間帯に「電話」タスクをカバーするために12人が必要ですが、これまでのところ、1人しか担当していません。

人員が不足している場合は、列を下にスクロールして、利用可能/スケジュール可能な時間数が多いチームメンバーがいないかどうかを確認し、それらをスロットに入れることができます。

Plannerビューの問題

プランナーの見方は少し紛らわしいと思います。 「スタッフのニーズ」では、日曜日の13:15から17:00まで「電話」のタスクカバレッジが必要になるように設定しています。

プランナーでは、私がこのシフトをカバーするようにスケジュールしていることがわかります。

「チャット」タスクをクリックすると、すべてのタスクでその日のスケジュールが表示されますが、必要なものがありません。必要な「電話」タスクが表示されなくなります。 完全に消えたわけではありません。もう一度[電話]をクリックすると元に戻りますが、このプランナーページのすべてのタスクですべての人員配置のニーズを確認したいと思います。

人員配置の必要性

ここで、カバレッジの目標を変更します。 タスクごとに、曜日と時刻に基づいて必要なスタッフの数を変更できます。

クリックしてドラッグし、カバレッジのニーズを設定します。 より多くの時間をカバーするには、右または左にドラッグします。 異なる日に同じ時間ブロックをカバーするには、上下にドラッグします。 デフォルトのスタッフ数はゼロになるため、クリックして変更することをお勧めします。

スタッフィングニーズですべてのタスクを同時に表示できれば幸いです。 現在、両方のニーズを確認するには、タスクを切り替える必要があります。 ハッピースケジュールをより柔軟で便利にする方法はいくつかありますが、これは間違いなくそのうちの1つです。

レポート

ワークロード、タスク、および可用性のビューを取得するために実行できるレポートは多数あります。

私の最も嫌いなハッピースケジュール機能

MyScheduleの同僚とタスクを交換できるはずです。 しかし、私がしようとしたとき、私の仕事が彼の利用可能な時間の間にあったとしても、それは私に他のチームメンバーを選ぶオプションを与えませんでした。 それは素晴らしいアイデアです…あなたがそれを機能させることができれば。

また、ページを離れようとするたびに、またはページの異なるセクションを切り替えるたびに、[保存]をクリックする必要があります。 ページ上の何かをクリックすると、実際に変更を加えていなくても、[保存]をクリックするように求められます。クリックしないと、変更が失われます。 これにより、実際には変更を加えなかったのに変更を加えたと思われる可能性があり、混乱を招きます。 また、Googleドライブのように、変更を自動保存する必要があります。 これはHappyScheduleの最も直感的でない機能であり、すぐに煩わしくなります。

価格設定

あなたは常に30日間の無料トライアルから始めます。 そこから、有料プランでHappyToolsを引き続き使用するかどうかを決定できます。 費用はユーザーあたり月額5ドルですが、最低月額は60ドルです。したがって、12歳未満のチームの場合でも、月額60ドルを費やす必要があります。

顧客サポート

HappyScheduleのドキュメントが大好きです。 最初のセクションには、それを最大限に活用するために知っておく必要のある用語が含まれています（これまで聞いたことのない「AFK」など）。 Happy Toolsに連絡する必要がある場合は、メッセージを送信できます。

幸せな道具の未来

Happy Scheduleは2019年4月に発表されましたが、今後数年間でAutomatticで使用されるHappyToolsをさらにリリースする予定です。 ベンチャービートによると、顧客チャットツールは、ハッピースケジュールと統合される予定です。 Automatticによれば、優れた仕事をするツールがすでに市場に存在している場合、代わりにHappyToolを作成することはありません。 彼らは車輪の再発明を望んでいません。 彼らは、今日の企業が必要とする新しいタイプのホイールを発明したいと考えています。

まとめ

分散したチームに対応するハッピーツールとワークフォースマネジメントソリューションは、接続しないことではありません。 彼らは人々を可能な限り分離しておくという目標を持っていません。 代わりに、場所を邪魔することなく、チームメンバーが仕事を成し遂げる意味のある方法でつながるのを助けます。 つまり、より多くのリモートワーカーを雇うことを意味します。 会議への移動にかかる時間を短縮します。 顧客は、タイムゾーンに関係なく必要な支援を受けています。 それはギャップを埋めることであり、距離を増やすことではありません。

Happy Scheduleには欠点がありますが、これは私がテストした中で最も柔軟なカレンダーであり、人間によるスケジューリングのニーズに対応できる余地がたくさんあります。 今のところ、間違いなく手頃な価格です。特に、適切なWFMをまだ探している場合は、チームで試してみることをお勧めします。

HappyScheduleやその他の好きなWFMシステムを使用したことがありますか？ それについて教えてください！ また、在宅勤務者の生活についてのこの素晴らしい記事をチェックしてください。

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