Happy Tools от Automattic: полное руководство для распределенных команд

Работа на дому может означать многое. Работай в пижаме, работай, когда хочешь, работай, когда остальной-мир-спит. Однако при приближении к удаленной работе образа жизни, он должен быть надежными и организованными в некотором роде так управление может зависеть и его организацию. Сегодня расстояние стало реальностью, но оно не должно мешать большой работе.

Войдите в инструменты управления временем и планирования. Но не просто какие-либо инструменты для управления временем и планирования. Happy Tools от материнской компании WordPress.com, Automattic, компании, которая довольно много знает об управлении сложной командной динамикой.

В Automattic работает более 850 сотрудников в 68 странах. Все они управляются без центрального офиса, и они процветают уже более 13 лет. Они обнаружили, что бизнес-продукты обычно предназначены для традиционной команды, а не для сегодняшних команд, и увидели пробел, который необходимо заполнить: внутренние инструменты, которые работают так, как это нужно современным командам. Все продукты Happy Tools использовались Automattic.

Счастливые инструменты и счастливое расписание: обзор

План Happy Tools - превратить его в набор продуктов. Однако сейчас активен только один инструмент: приложение для управления временем и персоналом Happy Schedule на основе календаря. Happy Schedule помогает управлять расписаниями сотрудников и поддержкой клиентов для распределенных команд. Это полезно для предприятий со сложным графиком или гибким графиком, но которым все же необходимо предлагать круглосуточное обслуживание клиентов.

Вы можете подумать: «Зевайте, еще одно приложение-календарь. Что еще нового?" Я понимаю - их много. Честно говоря, от большинства из них воняет. Почти нет календарного приложения, которое было бы достаточно гибким, чтобы учесть все, через что люди проходят за неделю - стандартные графики, которых они хотят придерживаться, смещение графиков при изменении требований компании, жизненные события и события, которые все отбрасывают, и т. Д.

Happy Schedule функционирует исходя из того, что расписания выполняются в реальном мире и не работают идеально только потому, что они записаны. Сотрудники - люди, и им нужна гибкость, особенно если вы хотите извлечь из них максимум пользы.

Кто может использовать счастливые инструменты?

Может показаться, что Happy Tools предназначены только для больших команд, расположенных по всей стране или миру. Хотя эти команды, безусловно, выиграют от Happy Tools, небольшие компании тоже могут. Кроме того, Happy Tools могут быть предназначены для распределенных команд, но это не обязательно означает, что они распределены повсеместно. Это может означать, что они распределяются по трем зданиям, что по-прежнему может затруднять проведение еженедельных собраний. У Automattic нет основного офиса, но ваш бизнес может и вы все еще можете получить выгоду от Happy Tools.

Как использовать счастливое расписание

Давайте рассмотрим, как использовать Happy Schedule и его выдающиеся функции.

Подписаться

На главной странице нажмите «Начать» в центре или «Войти» в правом верхнем углу. Затем вы можете зарегистрироваться в WordPress или Google. Затем вы создадите свой профиль.

Мне особенно нравится, что вы можете начать неделю в воскресенье или понедельник. Многие приложения-календари не имеют этой опции, и это может полностью помешать планированию. Я девушка, «начинающая неделю в понедельник». (Вы также можете настроить это в настройках администратора.)

Настройка задач и команд

Вы настраиваете и редактируете задачи и команды в настройках администратора. Создавайте задачи и группы задач (подзадачи располагаются в группах задач), добавляйте пользователей и создавайте команды здесь. Когда вы добавляете нового пользователя, и он соглашается, он отображается в Планировщике - мне приходилось обновлять пару раз, чтобы это произошло, но в конце концов это произошло.

Щиток приборов

Панель инструментов дает вам обзор вашего рабочего и нерабочего времени, включая запланированную работу, свободное время и AFK, что означает «Вдали от клавиатуры». Вы действительно ничего не увидите на панели инструментов, пока не заполните другие вкладки и разделы счастливого расписания, но вот представление о том, как это будет выглядеть:

Мое расписание

На вкладке «Мое расписание» справа от «Панели управления» вы установите часы на неделю, включая сведения о вашем расписании и днях, в которые вы уезжаете. Только вы можете установить свое расписание - администратор не может устанавливать расписание для отдельных членов команды.

Чтобы зарегистрировать и показать своей команде, когда вы готовы к работе, щелкните и перетащите календарь, чтобы выделить временные интервалы, которые указаны с шагом 15 минут. (В календаре указано военное время, к которому нужно привыкнуть.) При перетаскивании вы увидите, сколько часов вы планируете.

Вы также можете щелкнуть боковую панель, чтобы быстро выбрать, полный ли это «рабочий день» или полный «выходной» или «полдня» с ограниченной доступностью.

Настройка и автоматическое применение вашего расписания

В этом окне вы можете сделать еще несколько вещей, нажав «Другие настройки» внизу:

• Запросить AFK
• Установите количество доступных часов
• Установите количество часов для заполнения задач
• Измените свой часовой пояс
• Добавить заметки

Мне нравится возможность устанавливать разные доступные и планируемые часы. Есть много дней, когда у вас будет 12 часов, которые вы можете заполнить, но вы не хотите делать 12 часов работы (потому что кто это делает?). Вы можете сказать, что вы доступны в определенное время, которое охватывает 12 часов, но вы хотите заполнить только 7 часов работы.

По умолчанию «Ожидаемая доступность» составляет 8 часов, а «Назначенная работа» - 6 часов. Вы можете настроить это в представлении «Другие настройки», а администраторы могут настроить значения по умолчанию в настройках администратора. Просмотрите разбивку своего расписания слева от временных интервалов и нажмите на нее, чтобы увидеть более подробную информацию.

Вы также можете создавать шаблоны, чтобы вы могли автоматически и предварительно заполнять недели при вашей обычной доступности. Оттуда вы можете вносить изменения для учета ежедневных или еженедельных изменений, сохраняя при этом главный шаблон.

Вдали от клавиатуры (AFK)

AFK - это своего рода краеугольный камень Happy Schedule, поэтому я хочу рассказать о нем подробнее. AFK - это любое время, когда вы не можете работать. На вкладке My AFK вы можете увидеть ваши предстоящие, ожидающие и заархивированные AFK. Вы также можете щелкнуть Request AFK на этой панели.

Есть два типа AFK:

• Регулярные запросы AFK требуют одобрения менеджера или руководителя группы.
• Запросы AFK в последнюю минуту предназначены для тех случаев, когда вы не можете дождаться одобрения. Last Minute AFK утверждается автоматически, потому что даже самый ответственный член команды не может дождаться «разрешения», если член семьи заболел или возникла чрезвычайная ситуация.

Менеджеры и руководители групп могут проверять запросы AFK и отвечать на них в разделе «Ожидающие» вкладки «Управление AFK». На этой панели также есть утвержденные, отклоненные и заархивированные запросы.

В режиме ожидания вы увидите конфликты красным цветом - это означает, что запрос AFK совпадает с уже назначенной работой. При наведении курсора на красную подсветку вы увидите, с чем конфликтует AFK - с задачей, днем ​​и временем. Создавайте уведомления для запросов AFK в последнюю минуту, чтобы сразу разрешать конфликты.

После утверждения AFK члена команды он появится на его вкладке «Мое расписание» и в Планировщике. Если вы уже отметили определенное время как доступное, оно будет скрыто, если у вас есть AFK на целый или несколько дней. Если вы запросили AFK на полдня, ваши доступные / планируемые часы будут сокращены. Администраторы и менеджеры могут изменить причины AFK по умолчанию (отпуск, личные, больные, отпуск и т. Д.) В настройках администратора.

Выходные дни

«Выходной день» отображается синим цветом, а «Половина выходного дня» - фиолетовым. Поскольку вы по-прежнему будете работать часть дня в течение половины выходного дня, ваша доступность не исчезнет. Он автоматически снизится до 4 часов (даже если ваша обычная доступность или доступность по умолчанию меньше 8).

Однако вам не обязательно указывать, какую половину дня вы уезжаете. Вы можете настроить доступность по своему усмотрению, даже если вы хотите работать днем ​​и брать первую и последнюю часть выходного дня.

Что особенно полезно в счастливом расписании, так это то, что вы можете установить свои выходные. Например, вы можете любить работать в субботу и / или воскресенье, потому что никто не работает, что ограничивает количество писем, которые вы получаете. Ваши «выходные» могут быть в среду. Поскольку Happy Schedule рассчитан на нетрадиционных работников, вы можете рассчитывать свою нетрадиционную неделю.

Планировщик

Как только ваше расписание установлено, перейдите на вкладку Планировщик. Здесь вы увидите свою доступность и доступность членов команды, а также задачи, которые необходимо решить. Здесь также вы будете назначать задачи.

Ваше доступное время будет иметь простой более светлый фон. Время, доступное для других членов команды, будет выделено полосатым фоном. Вы можете запланировать задачу вне доступного времени, если хотите.

Планировщик включает в себя полный рабочий день, с 12.00 до 12.00. Вы также можете заглядывать назад или вперед на 12 часов, что позволяет планировать и управлять членами команды в разных часовых поясах. Чтобы запланировать задачи на разные дни, просто отсканируйте до дня в левом верхнем углу:

Чтобы запланировать задачу на время, доступное сотруднику, нажмите и перетащите, как вы это делали при настройке расписания в «Моем расписании». Если вам нужно выбрать задачу, отличную от той, которая задана по умолчанию, просто щелкните ее, чтобы выбрать новую. Чтобы назначить задачу другому члену команды, перетащите задачу в нужную строку.

Когда вы назначаете задачу, заголовок этого временного блока изменится, чтобы отразить, сколько людей работает по сравнению с требуемым количеством рабочих. Вы можете сказать, укомплектованы ли вы сотрудниками с недостаточным, избыточным или отлично укомплектованным персоналом. В этом примере мне нужно 12 человек для выполнения задачи «Телефон» в течение этого временного интервала, но пока у меня есть только один человек.

Если у вас недостаточно персонала, вы можете прокрутить столбец вниз, чтобы увидеть, есть ли у кого-нибудь из членов команды больше доступных / запланированных часов, а затем распределите их.

Проблема с представлением "Планировщик"

Я считаю, что представление Планировщика немного сбивает с толку. В «Потребностях в персонале» я указал, что мне нужно «Телефонное» покрытие задач по воскресеньям с 13:15 до 17:00.

В Планировщике вы можете видеть, что я запланировал работу в эту смену.

Если я нажимаю задачу «Чат», то мое расписание на день по-прежнему отображается для всех задач, но не хватает того, что нужно - требуемая задача «Телефон» больше не отображается. Это не пропало навсегда - оно вернется, если я снова нажму «Телефон», но я хочу видеть все потребности в персонале по всем задачам на этой странице Планировщика.

Потребности в персонале

Здесь вы внесете изменения в свои цели охвата. Для каждой задачи вы можете изменить необходимое количество сотрудников в зависимости от дня недели и времени суток.

Щелкните и перетащите, чтобы задать потребности в покрытии. Чтобы охватить больше времени, перетащите вправо или влево. Чтобы охватить одни и те же временные блоки в разные дни, перетащите вверх и вниз. Количество сотрудников по умолчанию будет равно нулю, поэтому вы можете щелкнуть, чтобы изменить его.

Я бы хотел, чтобы вы могли просматривать все задачи одновременно в «Потребности в персонале». Прямо сейчас вам нужно переключаться между задачами, чтобы увидеть свои потребности в обеих. Есть несколько способов сделать счастливое расписание более гибким и полезным, и это определенно один из них.

Отчеты

Существует ряд отчетов, которые можно запустить, чтобы получить представление о рабочей нагрузке, задачах и доступности:

Мои наименее любимые функции счастливого расписания

У вас должна быть возможность обменяться своей задачей с коллегой из Моего расписания. Однако когда я попытался это сделать, у меня не было возможности выбрать другого члена команды, хотя моя задача была в его доступное время. Это отличная идея ... если вы можете заставить ее работать.

Кроме того, вы должны нажимать «Сохранить» каждый раз, когда пытаетесь покинуть страницу или даже каждый раз, когда переключаетесь между различными разделами на странице. Если вы щелкнули что-либо на странице, даже если вы на самом деле не вносили никаких изменений, вам будет предложено нажать «Сохранить», а если вы этого не сделаете, вы потеряете свои изменения. Это может привести вас к мысли, что вы действительно внесли изменения, хотя на самом деле этого не сделали, что только сбивает с толку. Кроме того, я хочу, чтобы мои изменения автоматически сохранялись, как в Google Диске. Это наименее интуитивно понятная функция Happy Schedule, и она быстро раздражает.

Ценообразование

Вы всегда начинаете с 30-дневной бесплатной пробной версии. Оттуда вы можете решить, хотите ли вы продолжать использовать Happy Tools с платным планом. Стоимость составляет 5 долларов на пользователя в месяц, но минимальные ежемесячные расходы составляют 60 долларов, поэтому, если вы работаете в команде до 12 человек, вам все равно придется тратить 60 долларов в месяц.

Служба поддержки

Мне нравится документация к Happy Schedule. Первый раздел включает в себя термины, которые вам необходимо знать, чтобы извлечь из них максимальную пользу (например, тот «AFK», о котором я никогда раньше не слышал). Если вам нужно связаться с Happy Tools, вы можете отправить им сообщение.

Будущее счастливых инструментов

Happy Schedule был анонсирован в апреле 2019 года, но в ближайшие годы они планируют выпустить больше Happy Tools, используемых Automattic. Согласно Venture Beat, на горизонте появится инструмент для общения с клиентами, который будет интегрирован с Happy Schedule. Automattic заявляет, что если на рынке уже существует инструмент, который отлично справляется со своей работой, они не будут создавать Happy Tool в качестве альтернативы. Они не хотят изобретать велосипед; они хотят изобрести новые типы колес, которые нужны сегодняшним компаниям.

Заключение

Happy Tools и решения для управления персоналом, которые обслуживают распределенные команды, не связаны с отсутствием связи. У них нет цели держать людей как можно дальше друг от друга. Вместо этого они помогают членам команды взаимодействовать значимым образом, чтобы работа была выполнена, и при этом местоположение не мешало. Это означает найм большего количества удаленных сотрудников; тратить меньше времени на поездки на собрания; а клиенты получают необходимую помощь независимо от их часового пояса. Речь идет о сокращении пробелов, а не об увеличении расстояния.

У Happy Schedule есть свои недостатки, но это самый гибкий календарь, который я тестировал, и в нем много места для потребностей человека. Прямо сейчас это определенно доступно, и я призываю команды попробовать это, особенно если вы все еще ищете WFM, который подходит.

Вы использовали Happy Schedule или любую другую систему WFM, которая вам нравится? Расскажите об этом! Также ознакомьтесь с этой замечательной статьей о жизни надомного работника.

Лучшее изображение через AV Bitter / shutterstock.com