Happy Tools by Automattic: Ghidul final pentru echipele distribuite

Munca de acasă poate însemna o mulțime de lucruri. Lucrați în pijamale, lucrați când vă simțiți, lucrați când restul lumii dorm. Cu toate că abordați un stil de viață la distanță, acesta trebuie să fie de încredere și organizat într- un fel, astfel încât managementul să poată depinde și să îl organizeze. Distanța este o realitate astăzi, dar nu trebuie să împiedice munca excelentă.

Introduceți instrumentele de gestionare a timpului și de planificare. Dar nu orice instrumente de gestionare a timpului și de planificare. Happy Tools provine de la compania-mamă a WordPress.com, Automattic, o companie care știe destul de puțin despre gestionarea dinamicii complexe a echipei.

Automattic are peste 850 de angajați în 68 de țări. Toți sunt gestionați fără un birou central și prosperă de peste 13 ani. Au descoperit că produsele de afaceri sunt de obicei pentru echipa tradițională, nu pentru echipele de astăzi și au văzut un gol care necesită umplere: instrumente interne care funcționează așa cum au nevoie echipele moderne. Toate produsele Happy Tools au fost utilizate de Automattic.

Instrumente fericite și program fericit: o prezentare generală

Planul pentru Happy Tools este de a-l transforma într-o suită de produse. În prezent, însă, un singur instrument este activ: aplicația de gestionare a timpului și a forței de muncă bazată pe calendar Happy Schedule. Happy Schedule vă ajută să gestionați programele angajaților și asistența pentru clienți pentru echipele distribuite. Este util pentru companiile care au programe complexe sau ore flexibile, dar care încă trebuie să ofere 24-7 servicii pentru clienți.

S-ar putea să vă gândiți: „Căscat, o altă aplicație pentru calendar. Ce altceva e nou?" Înțeleg - sunt multe acolo. Sincer, însă, cei mai mulți dintre ei împuțesc. Aproape că nu există nicio aplicație de calendar care să fie suficient de flexibilă pentru a ține cont de tot ceea ce trec ființele umane într-o săptămână - programe standard la care doresc să se țină, schimbarea programelor atunci când solicitările companiei se schimbă, evenimente de viață și întâmplări care aruncă totul, etc.

Happy Schedule funcționează pe premisa că programele se întâmplă în lumea reală și că acestea nu rulează perfect doar pentru că sunt notate. Angajații sunt oameni și au nevoie de flexibilitate, mai ales dacă doriți să profitați la maximum de ei.

Cine poate folosi instrumentele fericite?

S-ar putea să pară că Happy Tools sunt doar pentru echipele mari situate în întreaga țară sau pe glob. În timp ce acele echipe vor beneficia cu siguranță de Happy Tools, și companiile mai mici pot. De asemenea, Happy Tools poate fi pentru echipe distribuite, dar asta nu trebuie să însemne distribuite în întreaga lume. Poate însemna distribuită în trei clădiri, ceea ce poate face totuși o problemă să ne întâlnim pentru întâlniri săptămânale. Automattic nu are un birou central, dar afacerea dvs. poate și puteți beneficia în continuare de Happy Tools.

Cum se folosește programul fericit

Să trecem la modul de utilizare a Happy Schedule și a caracteristicilor sale deosebite.

Inscrie-te

Din pagina principală, faceți clic pe „Începeți” în centru sau pe „Conectare” în partea dreaptă sus. Apoi vă puteți înscrie fie cu WordPress, fie cu Google. Apoi, îți vei crea profilul.

Îmi place mai ales că poți alege să începi săptămâna duminică sau luni. Multe aplicații de calendar nu au această opțiune și pot elimina complet planificarea. Sunt o fată „începe săptămâna luni”. (Puteți regla acest lucru și în Setările de administrare.)

Configurarea sarcinilor și a echipelor

Veți configura și edita sarcini și echipe în setările de administrare. Creați sarcini și grupuri de sarcini (sub-sarcinile se cuibăresc sub grupuri de sarcini), adăugați utilizatori și creați echipe aici. Când adăugați un utilizator nou și acesta a acceptat, vor apărea în Planificator - a trebuit să reîmprospătez de câteva ori pentru ca acest lucru să se întâmple, dar în cele din urmă a făcut-o.

Bord

Tabloul de bord vă oferă o imagine de ansamblu asupra timpului dvs. de lucru și non-lucru, incluzând munca dvs. programată, timpul liber și AFK-ul dvs., care reprezintă „departe de tastatură”. Nu veți vedea cu adevărat nimic pe tabloul de bord până când nu completați celelalte file și secțiuni Happy Schedule, dar iată o idee despre cum va arăta:

Programul meu

Fila „Programarea mea”, în dreapta „Tabloului de bord”, este locul unde vă veți seta orele săptămânii, inclusiv detalii despre programul dvs. și zilele pe care le luați. Numai dvs. vă puteți seta programul - administratorul nu poate seta programul pentru membrii individuali ai echipei.

Pentru a vă conecta și a vă arăta echipa când sunteți disponibil pentru muncă, faceți clic și trageți pe calendar pentru a evidenția intervalele de timp, care sunt în trepte de 15 minute. (Calendarul este în timpul militar, ceea ce durează ceva.) Pe măsură ce trageți, veți vedea câte ore programați.

De asemenea, puteți să faceți clic pe bara laterală pentru a alege rapid dacă este o „zi de lucru” completă, o „zi liberă” completă și o „jumătate de zi liberă” cu disponibilitate limitată.

Reglarea și aplicarea automată a programului dvs.

Puteți face câteva alte lucruri în această fereastră făcând clic pe „Alte ajustări” din partea de jos:

• Solicitați AFK
• Setați numărul de ore disponibile
• Setați-vă numărul de ore pentru a umple cu sarcini
• Schimbați-vă fusul orar
• Adăugați note

Îmi place abilitatea de a seta diferite ore disponibile și programabile. Există o mulțime de zile în care vei avea 12 ore pe care le poți umple, dar nu vrei să faci 12 ore de muncă (pentru că cine o face?). Puteți spune că sunteți disponibil în anumite perioade care durează 12 ore, dar că doriți doar să completați 7 ore de muncă.

În mod implicit, „Disponibilitatea așteptată” este de 8 ore, iar „Lucrarea de atribuit” este de 6 ore. Puteți ajusta această opțiune în acea vizualizare „Alte ajustări”, iar administratorii pot ajusta valorile implicite din Setările administratorului. Vizualizați defalcarea programului dvs. în stânga intervalelor de timp și faceți clic pe acesta pentru a o vedea mai detaliat.

Puteți crea și șabloane, astfel încât să puteți completa și pre-umple săptămâni cu disponibilitatea dvs. normală. De acolo, puteți face modificări pentru a ține cont de modificările zilnice sau săptămânale, toate păstrând șablonul principal la fel.

Departe de tastatură (AFK)

AFK este un fel de piatră de temelie a Happy Schedule, așa că vreau să-l mai acoper. AFK este oricând când nu poți lucra. În fila AFK-ul meu, puteți vedea AFK-ul dvs. viitoare, în așteptare și arhivat. De asemenea, puteți face clic pe Solicitare AFK din acest panou.

Există două tipuri de AFK:

• Solicitările regulate AFK necesită aprobarea unui manager sau a unui lider de echipă.
• Cererile AFK Last Minute sunt pentru acele momente în care nu puteți aștepta aprobarea. AFK Last Minute este auto-aprobat, deoarece chiar și cel mai responsabil membru al echipei nu poate aștepta un „bine” dacă un membru al familiei este bolnav sau există o urgență.

Managerii și liderii de echipă pot verifica și răspunde solicitărilor AFK în secțiunea În așteptare a filei Gestionați AFK. Acest panou conține, de asemenea, cereri aprobate, refuzate și arhivate.

Când vă aflați în vizualizarea În așteptare, veți vedea conflicte în roșu - aceasta înseamnă că solicitarea AFK coincide cu munca deja atribuită. Plasând cursorul roșu va arăta cu ce AFK este în conflict - sarcina, ziua și ora. Creați notificări pentru solicitările AFK Last Minute, astfel încât să puteți gestiona conflictele imediat.

Odată ce AFK-ul unui membru al echipei este aprobat, acesta va apărea în fila Programarea mea și în Planificator. Dacă ați marcat deja anumite ore ca fiind disponibile, acele ore disponibile sunt ascunse dacă aveți AFK pentru zile întregi sau multiple. Dacă ați solicitat AFK pentru o jumătate de zi, orele disponibile / programabile vor fi reduse. Administratorii și managerii pot schimba motivele implicite ale AFK (concediu, personal, bolnav, vacanță etc.) în Setările administratorului.

Zile libere

O „Zi liberă” este în albastru, în timp ce „O zi liberă” este în violet. Deoarece veți lucra încă o parte a zilei în timpul unei jumătăți de zi liberă, disponibilitatea dvs. nu va dispărea. Va coborî automat la 4 ore (chiar dacă disponibilitatea dvs. normală sau disponibilitatea implicită este mai mică de 8).

Totuși, nu trebuie să fii specific cu privire la ce jumătate a zilei decolezi. Vă puteți ajusta disponibilitatea după cum doriți, chiar dacă doriți să lucrați după-amiaza și să luați prima și ultima parte a zilei libere.

Ceea ce este deosebit de util la Happy Schedule este că vă puteți seta weekend-ul. De exemplu, s-ar putea să vă placă să lucrați sâmbătă și / sau duminică, deoarece nimeni altcineva nu lucrează, ceea ce vă limitează numărul de e-mailuri pe care le primiți. „Sfârșitul de săptămână” poate fi miercuri. Deoarece Happy Schedule are în minte lucrătorul netradițional, vă puteți da seama de săptămâna netradițională.

Planificator

Odată setat programul, accesați fila Planificator. Aici veți vedea disponibilitatea și disponibilitatea membrilor echipei, precum și sarcinile care trebuie gestionate. Aici veți atribui sarcini.

Timpul dvs. disponibil va avea un fundal simplu, mai deschis la culoare. Timpul disponibil al altor membri ai echipei va avea un fundal dungat. Puteți programa o sarcină în afara orelor disponibile, dacă doriți.

Planificatorul include ziua întreagă, între orele 12.00 și 12.00. De asemenea, puteți privi în urmă sau înainte 12 ore, ceea ce face posibilă programarea și gestionarea membrilor echipei în diferite fusuri orare. Pentru a programa sarcini în diferite zile, trebuie doar să scanați până în ziua din stânga sus:

Pentru a programa o sarcină în timpul disponibil al unui angajat, faceți clic și trageți, așa cum ați făcut atunci când ați setat programul în Programul meu. Dacă trebuie să selectați o sarcină diferită de cea implicită, faceți clic pe ea pentru a alege una nouă. Pentru a atribui sarcina unui alt membru al echipei, trageți sarcina pe rândul corect.

Când atribuiți o sarcină, antetul pentru acel bloc de timp se va schimba pentru a reflecta numărul de persoane care lucrează față de numărul necesar de lucrători. Puteți afla dacă aveți un personal insuficient, cu personal excesiv sau cu personal perfect. În acest exemplu, am nevoie de 12 persoane pentru a acoperi sarcina „Telefon” în acest interval de timp, dar până acum am o singură persoană.

Dacă nu aveți personal suficient, puteți derula în coloană în jos pentru a vedea dacă există vreun membru al echipei care are mai multe ore disponibile / programabile, apoi introduceți-le.

Problemă cu vizualizarea Planificator

Mi se pare confuză vizualizarea Planificatorului. În „Necesități de personal”, am stabilit că am nevoie de acoperirea sarcinilor „Telefon” duminica de la 13:15 la 17:00.

În Planificator, puteți vedea că m-am programat pentru a acoperi această schimbare.

Dacă dau clic pe sarcina „Chat”, totuși, arată programul meu pentru ziua respectivă pentru toate sarcinile, dar ceea ce este necesar lipsește - sarcina „Telefon” necesară nu mai apare. Nu a dispărut definitiv - va reveni dacă fac din nou clic pe „Telefon” - dar vreau să văd toate nevoile de personal în toate sarcinile de pe această pagină Planificator.

Nevoi de personal

Aici veți aduce modificări obiectivelor dvs. de acoperire. Pentru fiecare sarcină, puteți modifica cât de mult personal aveți nevoie în funcție de ziua săptămânii și de ora din zi.

Faceți clic și trageți pentru a seta nevoile de acoperire. Pentru a acoperi mai mult timp, trageți spre dreapta sau spre stânga. Pentru a acoperi aceleași blocuri de timp în diferite zile, trageți în sus și în jos. Numărul implicit de membri ai personalului va fi zero, deci va trebui să faceți clic pentru a-l modifica.

Aș dori să puteți vizualiza toate sarcinile în același timp în Nevoile de personal. În acest moment, trebuie să comutați între sarcini pentru a vedea nevoile dvs. pentru ambele. Există câteva modalități prin care Happy Schedule ar putea fi mai flexibil și mai util, iar acesta este cu siguranță unul dintre ele.

Rapoarte

Există o serie de rapoarte pe care le puteți rula pentru a obține o vizualizare a volumului de lucru, sarcinilor și disponibilității:

Caracteristicile programului meu cel mai puțin favorit fericit

Ar trebui să vă puteți schimba sarcina cu un coleg din My Schedule. Când am încercat, totuși, nu mi-a dat opțiunea de a alege celălalt membru al echipei, chiar dacă sarcina mea era în timpul său disponibil. Este o idee grozavă ... dacă reușești să funcționeze.

De asemenea, trebuie să faceți clic pe „Salvați” de fiecare dată când încercați să părăsiți o pagină sau chiar de fiecare dată când comutați între diferite secțiuni ale unei pagini. Dacă ați dat clic pe ceva pe pagină, chiar dacă nu ați făcut efectiv modificări, vi se va solicita să apăsați „Salvați”, iar dacă nu, veți pierde modificările. Acest lucru vă poate determina să credeți că ați făcut o schimbare atunci când nu ați făcut-o, ceea ce devine confuz. De asemenea, vreau ca modificările mele să se salveze automat, ca în Google Drive. Aceasta este cea mai puțin intuitivă caracteristică a Happy Schedule și devine deranjantă rapid.

Prețuri

Începeți întotdeauna cu perioada de încercare gratuită de 30 de zile. De acolo, puteți decide dacă doriți să continuați să utilizați Happy Tools cu un plan plătit. Costul este de 5 USD per utilizator pe lună, dar există o cheltuială lunară minimă de 60 USD - deci, dacă sunteți o echipă cu vârsta sub 12 ani, trebuie totuși să cheltuiți 60 USD pe lună.

Relații Clienți

Ador documentația pentru Happy Schedule. Prima secțiune include termenii pe care trebuie să-i cunoașteți pentru a profita la maximum de el (de genul „AFK” de care nu am mai auzit până acum). Dacă trebuie să luați legătura cu Happy Tools, le puteți trimite un mesaj.

Viitorul instrumentelor fericite

Happy Schedule a fost anunțat în aprilie 2019, dar în următorii ani intenționează să lanseze mai multe instrumente Happy folosite de Automattic. Potrivit Venture Beat, la orizont se află un instrument de chat pentru clienți, care se va integra cu Happy Schedule. Automattic spune că, dacă există un instrument care există deja pe piață, care face o treabă excelentă, nu vor crea un instrument Happy ca alternativă. Nu vor să reinventeze roata; vor să inventeze noi tipuri de roți de care au nevoie companiile de astăzi.

Încheierea

Instrumentele fericite și soluțiile de gestionare a forței de muncă care răspund echipelor distribuite nu sunt legate de a nu se conecta. Nu au scopul de a ține oamenii cât mai separați posibil. În schimb, îi ajută pe membrii echipei să se conecteze într-un mod semnificativ care să facă treaba și fără ca locația să împiedice. Asta înseamnă angajarea mai multor lucrători îndepărtați; pierzând mai puțin timp călătorind la întâlniri; și clienții care primesc ajutorul de care au nevoie, indiferent de fusul orar. Este vorba de reducerea golurilor, nu de a crea mai multă distanță.

Happy Schedule are defectele sale, dar este cel mai flexibil calendar pe care l-am testat și are mult spațiu pentru nevoile de programare umane. În acest moment, este cu siguranță accesibil și încurajez echipele să încerce, mai ales dacă totuși căutați un WFM care să se potrivească.

Ați folosit Happy Schedule sau orice alt sistem WFM pe care îl iubiți? Spune-ne despre asta! De asemenea, consultați acest minunat articol despre viața unui telecommuter.

Imagine prezentată prin AV Bitter / shutterstock.com