Automattic 的 Happy Tools：分布式团队的终极指南

在家工作可能意味着很多事情。 穿着睡衣工作，在你感觉喜欢的时候工作，在世界其他地方睡觉时工作。 无论您采用哪种远程工作生活方式，它都必须可靠且以某种方式组织起来，以便管理层可以依赖和组织它。 距离在今天已成为现实，但它不必妨碍出色的工作。

输入时间管理和调度工具。 但不仅仅是任何时间管理和调度工具。 Happy Tools 来自 WordPress.com 的母公司 Automattic，该公司对管理复杂的团队动态非常了解。

Automattic 在 68 个国家/地区拥有 850 多名员工。 它们都在没有中央办公室的情况下进行管理，并且它们已经蓬勃发展了 13 年多。 他们发现业务产品通常是为传统团队服务的，而不是今天的团队，他们看到了一个需要填补的空白：按照现代团队需要的方式运行的内部工具。 Automattic 使用了所有 Happy Tools 产品。

快乐工具和快乐日程：概述

Happy Tools 的计划是将其变成一套产品。 不过，目前只有一种工具处于活动状态：基于日历的时间和劳动力管理应用程序 Happy Schedule。 Happy Schedule 帮助管理分布式团队的员工日程安排和客户支持。 这对于具有复杂时间表或灵活工作时间但仍需要提供 24-7 客户服务的企业很有帮助。

您可能会想，“打哈欠，另一个日历应用程序。 还有什么是新的？” 我明白了——那里有很多。 不过，老实说，他们中的大多数都很臭。 几乎没有一个日历应用程序足够灵活，可以解释人类一周内经历的一切——他们想要坚持的标准时间表，当公司需求发生变化时改变时间表，生活事件和发生的事情让一切都变得糟糕等等。

Happy Schedule 运行的前提是日程安排在现实世界中发生，并且它们不会仅仅因为它们被记录下来而完美运行。 员工也是人，他们需要灵活性，特别是如果您想充分利用他们的话。

谁可以使用快乐工具？

听起来Happy Tools 只适用于遍布全国或全球的大型团队。 虽然这些团队肯定会从 Happy Tools 中受益，但小公司也可以。 此外，Happy Tools 可能适用于分布式团队，但这并不一定意味着分布广泛。 这可能意味着分布在三座建筑物中，这仍然会使每周举行一次会议变得很麻烦。 Automattic 没有核心办公室，但您的企业可能并且仍然可以从 Happy Tools 中受益。

如何使用快乐日程

让我们来看看如何使用 Happy Schedule 及其突出的功能。

注册

在主页上，单击中间的“开始使用”或右上角的“登录”。 然后，您可以使用 WordPress 或 Google 进行注册。 然后，您将创建您的个人资料。

我特别喜欢你可以选择在周日或周一开始一周。 许多日历应用程序没有这个选项，它可以完全摆脱计划。 我是一个“周一开始一周”的女孩。 （您也可以在管理设置中进行调整。）

设置任务和团队

您将在管理设置中设置和编辑任务和团队。 在此创建任务和任务组（子任务位于任务组下）、添加用户和创建团队。 当您添加一个新用户并且他们已经接受时，他们将显示在 Planner 中——我不得不刷新几次才能实现这一点，但最终它做到了。

仪表盘

仪表板为您提供工作和非工作时间的概览，包括您的预定工作、您的休息时间和您的 AFK，它代表“远离键盘”。 在您填写其他“快乐日程”选项卡和部分之前，您不会在仪表板上真正看到任何内容，但这里有一个关于它的外观的想法：

我的日程表

在“仪表板”右侧的“我的日程安排”选项卡中，您可以设置一周的工作时间，包括日程安排的详细信息和您要休假的天数。 只有您可以设置您的日程安排——管理员无法为单个团队成员设置日程安排。

要在您有空工作时记录并显示您的团队，请在日历上单击并拖动以突出显示时间段，这些时间段以 15 分钟为增量。 （日历是军用时间，需要一些时间来适应。）拖动时，您会看到您安排了多少小时。

您还可以单击侧边栏快速选择是否是完整的“工作日”、完整的“休假”或“半休假”，但可用性有限。

调整和自动应用您的日程安排

您可以通过单击底部的“其他调整”在此窗口中执行其他一些操作：

• 请求AFK
• 设置您的可用小时数
• 设置完成任务的小时数
• 更改时区
• 添加笔记

我喜欢能够设置不同的可用时间和可安排时间。 有很多天你有 12 个小时可以完成，但你不想做 12 个小时的工作（因为谁呢？）。 您可以说您在 12 小时的特定时间内有空，但您只想完成 7 小时的工作。

默认情况下，“预期可用性”为 8 小时，“待分配工作”为 6 小时。 您可以在“其他调整”视图中进行调整，管理员可以在“管理设置”中调整默认值。 在时间段左侧查看您的日程安排明细，然后单击它以查看更多详细信息。

您也可以创建模板，以便您可以使用正常的可用性自动填充和预填充周。 从那里，您可以进行调整以应对每日或每周的变化，同时保持主模板相同。

远离键盘 (AFK)

AFK 是 Happy Schedule 的基石，所以我想再介绍一下。 AFK 是您无法工作的任何时间。 在“我的 AFK”选项卡中，您可以看到即将进行、待处理和已存档的 AFK。 您还可以在此窗格中单击请求 AFK。

AFK有两种类型：

• 常规 AFK 请求需要得到经理或团队负责人的批准。
• 最后一分钟 AFK 请求适用于您等不及批准的情况。 最后一分钟 AFK 是自动批准的，因为如果家人生病或出现紧急情况，即使是最负责任的团队成员也不能等待“好”。

经理和团队负责人可以在“管理 AFK”选项卡的“待处理”部分查看和响应 AFK 请求。 此窗格还包含已批准、已拒绝和已存档的请求。

在 Pending 视图中，您会看到红色冲突 - 这意味着 AFK 请求与已分配的工作重合。 将鼠标悬停在红色突出显示上将向您显示 AFK 的冲突内容——任务、日期和时间。 为最后一分钟 AFK 请求创建通知，以便您可以立即处理冲突。

一旦团队成员的 AFK 获得批准，它将显示在他们的“我的日程”选项卡和计划器中。 如果您已经将某些时间标记为可用，那么如果您有全天或多天的 AFK，这些可用时间将被隐藏。 如果您要求半天 AFK，您的可用/可安排时间将减少。 管理员和经理可以在管理员设置中更改默认的 AFK 原因（请假、个人、生病、休假等）。

休息日

“Day Off”为蓝色，而“Half Day Off”为紫色。 由于在半天假期间您仍将在一天中的一部分时间工作，因此您的空闲时间不会消失。 它会自动减少到 4 小时（即使您的正常可用时间或默认可用时间少于 8 小时）。

不过，您不必具体说明您要起飞的那半天。 您可以随心所欲地调整您的空闲时间，即使您想在下午工作并在一天的前半段休息。

Happy Schedule 的特别有用之处在于您可以设置周末。 例如，您可能喜欢在周六和/或周日工作，因为没有其他人在工作，这限制了您收到的电子邮件数量。 你的“周末”可能是周三。 由于Happy Schedule考虑的是非传统工人，因此您可以考虑非传统的一周。

规划师

设置好日程后，转到“计划器”选项卡。 您将在此处查看您的可用性和团队成员的可用性，以及需要处理的任务。 这也是您分配任务的地方。

您的空闲时间将有一个简单的、颜色较浅的背景。 其他团队成员的可用时间将具有条纹背景。 如果需要，您可以在可用时间之外安排任​​务。

计划器包括全天，从上午 12 点到下午 12 点您还可以向前或向后查看 12 小时，这样可以安排和管理不同时区的团队成员。 要在不同的日子安排任务，只需扫描左上角的日期：

要在员工的可用时间内安排任务，请单击并拖动，就像在我的日程安排中设置日程一样。 如果您需要选择与默认任务不同的任务，只需单击它即可选择一个新任务。 要将任务分配给不同的团队成员，请将任务拖到正确的行。

当您分配任务时，该时间块的标题将更改以反映有多少人在工作与所需的工人数量。 您可以判断您是人手不足、人手过多还是人手充足。 在这个例子中，我需要 12 人在这个时间段内完成“电话”任务，但到目前为止我只有一个人。

如果您人手不足，您可以向下滚动该列以查看是否有任何团队成员有更多可用/可安排的时间，然后将他们放入。

规划器视图的问题

我发现 Planner 视图有点混乱。 在“人员需求”中，我设置了我需要周日 13:15 到 17:00 的“电话”任务覆盖。

在 Planner 中，您可以看到我已经安排好自己来完成这个班次。

但是，如果我单击“聊天”任务，它仍会显示我当天所有任务的日程安排，但缺少所需的内容——所需的“电话”任务不再显示。 它并没有永远消失——如果我再次单击“电话”，它会回来——但我想在这个计划页面上查看所有任务中的所有人员配备需求。

人员需求

您将在此处更改您的承保目标。 对于每项任务，您可以根据一周中的哪一天和一天中的时间更改需要多少员工。

单击并拖动以设置覆盖需求。 要覆盖更多时间，请向右或向左拖动。 要覆盖不同日期的相同时间块，请向上和向下拖动。 默认员工人数为零，因此您需要单击以进行更改。

我希望您可以在人员配备需求中同时查看所有任务。 现在，您必须在任务之间切换以查看您对两者的需求。 有几种方法可以让 Happy Schedule 变得更加灵活和有用，这绝对是其中之一。

报告

您可以运行许多报告来查看工作负载、任务和可用性：

我最不喜欢的快乐日程功能

您应该能够与我的日程安排中的同事交换您的任务。 然而，当我尝试这样做时，它并没有给我选择其他团队成员的选项，即使我的任务是在他的空闲时间。 这是一个好主意……如果你能让它发挥作用。

此外，每次尝试离开页面时，甚至每次在页面上的不同部分之间切换时，您都必须单击“保存”。 如果您单击页面上的任何内容，即使您实际上并未进行任何更改，系统也会提示您点击“保存”，否则，您将丢失所做的更改。 这可能会导致您认为您确实进行了更改，而实际上并没有，这只会让人感到困惑。 此外，我希望我的更改自动保存，就像在 Google Drive 中一样。 这是 Happy Schedule 最不直观的功能，而且很快就会变得烦人。

价钱

您总是从 30 天免费试用开始。 从那里，您可以决定是否要通过付费计划继续使用 Happy Tools。 费用为每位用户每月 5 美元，但每月最低支出为 60 美元 - 因此，如果您是一个 12 岁以下的团队，您仍需每月支出 60 美元。

客户支持

我喜欢 Happy Schedule 的文档。 第一部分包括为了充分利用它而必须知道的术语（例如我以前从未听说过的“AFK”）。 如果您需要与Happy Tools取得联系，您可以给他们留言。

快乐工具的未来

Happy Schedule 于 2019 年 4 月宣布，但在未来几年，他们计划发布更多 Automattic 使用的 Happy Tools。 据 Venture Beat 称，即将推出一款客户聊天工具，该工具将与 Happy Schedule 集成。 Automattic 表示，如果市场上已经存在一种可以很好地工作的工具，他们将不会创建 Happy Tool 作为替代方案。 他们不想重新发明轮子； 他们想发明当今公司需要的新型轮子。

包起来

迎合分布式团队的快乐工具和劳动力管理解决方案并不是没有连接。 他们的目标不是让人们尽可能地分开。 相反，他们帮助团队成员以一种有意义的方式联系，以完成工作，而不受位置的影响。 这意味着雇佣更多的远程工作者； 花更少的时间去开会； 并且无论时区如何，客户都能获得所需的帮助。 这是关于弥合差距，而不是创造更多距离。

Happy Schedule 有它的缺陷，但它是我测试过的最灵活的日历，它有很大的空间来满足人工调度需求。 现在，它绝对是负担得起的，我鼓励团队尝试一下，特别是如果您仍在寻找适合的 WFM。

您是否使用过 Happy Schedule 或任何其他您喜欢的 WFM 系统？ 告诉我们吧！ 另外，请查看这篇关于远程办公人员生活的精彩文章。

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