Automattic'ten Mutlu Araçlar: Dağıtılmış Ekipler için En İyi Kılavuz

Evden çalışmak pek çok anlama gelebilir. Pijamalarınla ​​çalış, canın istediğinde çalış, dünyanın geri kalanı uyurken çalış. Uzaktan çalışma yaşam tarzına nasıl yaklaşırsanız yaklaşın, yönetimin ona güvenebilmesi ve organize edebilmesi için güvenilir ve bir şekilde organize olması gerekir. Mesafe bugün bir gerçektir, ancak büyük işlerin önüne geçmek zorunda değildir.

Zaman yönetimi ve zamanlama araçlarını girin. Ancak herhangi bir zaman yönetimi ve zamanlama aracı değil. Happy Tools, WordPress.com'un ana şirketi Automattic'ten, karmaşık ekip dinamiklerini yönetme konusunda oldukça bilgili bir şirkettir.

Automattic'in 68 ülkede 850'den fazla çalışanı bulunmaktadır. Hepsi bir merkezi ofis olmadan yönetiliyor ve 13 yılı aşkın bir süredir gelişiyor. İş ürünlerinin bugünün ekipleri için değil, genellikle geleneksel ekip için olduğunu keşfettiler ve doldurulması gereken bir boşluk gördüler: modern ekiplerin ihtiyaç duyduğu şekilde çalışan dahili araçlar. Tüm Happy Tools ürünleri Automattic tarafından kullanılmıştır.

Mutlu Araçlar ve Mutlu Program: Genel Bakış

Happy Tools'un planı, onu bir dizi ürüne dönüştürmektir. Ancak şu anda etkin olan tek bir araç var: takvim tabanlı zaman ve iş gücü yönetimi uygulaması Happy Schedule. Happy Schedule, dağıtılmış ekipler için çalışan programlarını ve müşteri desteğini yönetmeye yardımcı olur. Karmaşık programları veya esnek çalışma saatleri olan ancak yine de 7 gün 24 saat müşteri hizmeti sunması gereken işletmeler için yararlıdır.

"Esneme, başka bir takvim uygulaması" diye düşünüyor olabilirsiniz. Başka yeni ne var?" Anladım - orada çok şey var. Dürüst olmak gerekirse, çoğu kokuyor. İnsanların bir hafta içinde yaşadığı her şeyi hesaba katacak kadar esnek neredeyse hiçbir takvim uygulaması yok - bağlı kalmak istedikleri standart programlar, şirketin talepleri değiştiğinde değişen programlar, her şeyi alt üst eden yaşam olayları ve olaylar, vb.

Happy Schedule, çizelgelerin gerçek dünyada gerçekleştiği ve sadece yazıldıkları için mükemmel şekilde çalışmadıkları öncülünde çalışır. Çalışanlar insandır ve özellikle onlardan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız esnekliğe ihtiyaçları vardır.

Mutlu Araçları Kimler Kullanabilir?

Mutlu Araçlar yalnızca ülke veya dünya genelinde bulunan büyük ekipler içinmiş gibi gelebilir. Bu ekipler Happy Tools'dan kesinlikle faydalanacak olsa da, daha küçük şirketler de yararlanabilir. Ayrıca, Mutlu Araçlar dağıtılmış ekipler için olabilir, ancak bu, çok geniş bir alana dağıtıldığı anlamına gelmez. Haftalık toplantılar için bir araya gelmeyi hala zorlaştırabilen üç binaya dağılmış anlamına gelebilir. Automattic'in bir ana ofisi yoktur, ancak işiniz Happy Tools'dan faydalanabilir ve yine de faydalanabilirsiniz.

Mutlu Program Nasıl Kullanılır

Happy Schedule'ın nasıl kullanılacağını ve göze çarpan özelliklerini gözden geçirelim.

Üye olmak

Ana sayfada, ortadaki “Başlayın” veya sağ üstteki “Giriş” seçeneğine tıklayın. Daha sonra WordPress veya Google ile kaydolabilirsiniz. Ardından profilinizi oluşturacaksınız.

Özellikle haftaya Pazar veya Pazartesi günü başlamayı seçebilmenizi seviyorum. Pek çok takvim uygulamasında bu seçenek yoktur ve planlamayı tamamen ortadan kaldırabilir. Ben “haftaya pazartesi başlayan” bir kızım. (Bunu Yönetici Ayarlarınızda da ayarlayabilirsiniz.)

Görevleri ve Ekipleri Ayarlama

Yönetici Ayarlarınızda görevleri ve ekipleri oluşturacak ve düzenleyeceksiniz. Görevler ve görev grupları oluşturun (alt görevler, görev gruplarının altında bulunur), burada kullanıcılar ekleyin ve ekipler oluşturun. Yeni bir kullanıcı eklediğinizde ve kabul ettiklerinde, Planlayıcı'da görünürler - Bunun gerçekleşmesi için birkaç kez yenilemem gerekti, ama sonunda oldu.

Gösterge Paneli

Pano, planlanmış çalışmalarınız, izin süreniz ve "Klavyeden Uzakta" anlamına gelen AFK'niz dahil olmak üzere, çalışma ve çalışma dışı zamanlarınıza ilişkin bir genel bakış sunar. Diğer Mutlu Program sekmelerini ve bölümlerini doldurana kadar Gösterge Tablosunda gerçekten hiçbir şey görmeyeceksiniz, ancak nasıl görüneceğine dair bir fikir:

Benim program

“Gösterge Tablosu”nun sağındaki “Programım” sekmesi, programınızın ayrıntıları ve yola çıktığınız günler de dahil olmak üzere haftalık saatlerinizi ayarlayacağınız yerdir. Zamanlamanızı yalnızca siz ayarlayabilirsiniz – yönetici, bireysel ekip üyeleri için zamanlamayı ayarlayamaz.

İşe ne zaman uygun olduğunuzu kaydetmek ve ekibinize göstermek için, 15 dakikalık artışlarla olan zaman dilimlerini vurgulamak üzere takvime tıklayın ve sürükleyin. (Takvim askeri saattir, alışması biraz zaman alır.) Sürükledikçe kaç saat planladığınızı göreceksiniz.

Ayrıca, tam bir "İş Günü" mü, yoksa sınırlı müsaitlik ile "Yarım Gün İzin" dışında tam bir "Kapalı Gün" mü olduğunu hızlıca seçmek için kenar çubuğunu da tıklayabilirsiniz.

Programınızı Ayarlama ve Otomatik Uygulama

Alt kısımdaki "Diğer ayarlar"ı tıklayarak bu pencerede birkaç şey daha yapabilirsiniz:

• AFK talep et
• Uygun saat sayınızı ayarlayın
• Görevlerle doldurmak için saat sayınızı ayarlayın
• Saat diliminizi değiştirin
• Not ekle

Farklı kullanılabilir ve programlanabilir saatler ayarlama yeteneğini seviyorum . Doldurabileceğin 12 saatin olacağı pek çok gün var, ama 12 saatlik iş yapmak istemiyorsun (çünkü kim yapar?). 12 saate yayılan belirli zamanlarda müsait olduğunuzu, ancak yalnızca 7 saatlik çalışmayı doldurmak istediğinizi söyleyebilirsiniz.

Varsayılan olarak, "Beklenen kullanılabilirlik" 8 saat ve "Atanacak iş" 6 saattir. Bunu, "Diğer ayarlar" görünümünde ayarlayabilirsiniz ve yöneticiler, Yönetici Ayarlarında varsayılanları ayarlayabilir. Zaman dilimlerinin solunda programınızın dökümünü görüntüleyin ve daha ayrıntılı görmek için üzerine tıklayın.

Ayrıca şablonlar oluşturabilirsiniz, böylece haftaları otomatik olarak ve önceden normal kullanılabilirliğinizle doldurabilirsiniz. Buradan, ana şablonu aynı tutarken günlük veya haftalık değişiklikleri hesaba katmak için ince ayarlar yapabilirsiniz.

Klavyeden Uzakta (AFK)

AFK, Happy Schedule'ın bir nevi temel taşıdır, bu yüzden üzerinde biraz daha durmak istiyorum. AFK, çalışamayacağınız herhangi bir zamandır. AFK'm sekmesinde Yaklaşan, Bekleyen ve Arşivlenmiş AFK'nizi görebilirsiniz. Bu bölmeden AFK İste'ye de tıklayabilirsiniz.

İki tür AFK vardır:

• Düzenli AFK taleplerinin bir yönetici veya ekip lideri tarafından onaylanması gerekir.
• Son Dakika AFK istekleri, onay için bekleyemediğiniz zamanlar içindir. Son Dakika AFK otomatik olarak onaylanır, çünkü en sorumlu ekip üyesi bile bir aile üyesi hastalandığında veya acil bir durum olduğunda “tamam”ı bekleyemez.

Yöneticiler ve ekip liderleri, AFK'yi Yönet sekmesinin Bekleyen bölümünde AFK isteklerini kontrol edebilir ve yanıtlayabilir. Bu bölmede ayrıca Onaylandı, Reddedildi ve Arşivlendi istekleri vardır.

Beklemede görünümündeyken kırmızı renkte çakışmalar görürsünüz - bu, AFK isteğinin önceden atanmış işle çakıştığı anlamına gelir. Kırmızı vurgunun üzerine gelmek size AFK'nin neyle çeliştiğini gösterecektir – görev, gün ve saat. Çakışmaları hemen halledebilmek için Son Dakika AFK istekleri için bildirimler oluşturun.

Bir ekip üyesinin AFK'si onaylandığında, Programım sekmesinde ve Planlayıcı'da görünür. Belirli zamanları zaten uygun olarak işaretlediyseniz, tam veya birden çok günlük AFK'niz varsa bu uygun zamanlar gizlenir. Yarım günlük AFK talep ettiyseniz, müsait/programlanabilir saatleriniz azalır. Yöneticiler ve yöneticiler, Yönetici Ayarlarında varsayılan AFK nedenlerini (izin, kişisel, hastalık, tatil vb.) değiştirebilir.

İzin günleri

"Kapalı Gün" mavi renkte, "Yarım Gün İzin" ise mor renktedir. Yarım Gün İzin sırasında hala günün bir bölümünde çalışacağınız için, müsaitlik durumunuz kaybolmaz. Otomatik olarak 4 saate inecektir (normal müsaitliğiniz veya varsayılan müsaitliğiniz 8'den az olsa bile).

Yine de günün hangi yarısında yola çıkacağınız konusunda net olmanıza gerek yok. Öğleden sonra çalışmak ve günün ilk ve son kısımlarını almak isteseniz bile müsaitlik durumunuzu istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz.

Happy Schedule ile ilgili özellikle yararlı olan şey, hafta sonunuzu ayarlayabilmenizdir. Örneğin, Cumartesi ve/veya Pazar çalışmayı sevebilirsiniz çünkü başka kimse çalışmıyor, bu da alacağınız e-posta sayısını sınırlar. “Hafta sonunuz” Çarşamba olabilir. Happy Schedule geleneksel olmayan işçiyi göz önünde bulundurduğundan, geleneksel olmayan haftanızı hesaba katabilirsiniz.

planlayıcı

Programınız ayarlandıktan sonra Planner sekmesine gidin. Bu, müsaitlik durumunuzu ve ekip üyelerinin müsaitlik durumunu ve ayrıca ele alınması gereken görevleri göreceğiniz yerdir. Burası ayrıca görevleri atayacağınız yerdir.

Kullanılabilir zamanınız düz, daha açık renkli bir arka plana sahip olacaktır. Diğer ekip üyelerinin müsait zamanları çizgili bir arka plana sahip olacaktır. İsterseniz, mevcut zamanın dışında bir görev zamanlayabilirsiniz.

Planlayıcı, öğlen 12'den akşam 12'ye kadar olan tam günü içerir. Ayrıca 12 saat geriye veya ileriye bakabilirsiniz, bu da ekip üyelerini farklı saat dilimlerinde planlamayı ve yönetmeyi mümkün kılar. Görevleri farklı günlerde planlamak için sol üstteki güne taramanız yeterlidir:

Bir çalışanın müsait olduğu süre boyunca bir görevi zamanlamak için, tıpkı Zamanlamam'da zamanlamanızı ayarlarken yaptığınız gibi tıklayıp sürükleyin. Varsayılandan farklı bir görev seçmeniz gerekiyorsa, yeni bir görev seçmek için tıklamanız yeterlidir. Görevi farklı bir ekip üyesine atamak için görevi doğru satıra sürükleyin.

Bir görev atadığınızda, o zaman bloğunun başlığı, kaç kişinin çalıştığını ve gerekli sayıda işçiyi yansıtacak şekilde değişecektir. Personelinizin yetersiz mi, fazla personel mi yoksa mükemmel personel mi olduğunu anlayabilirsiniz. Bu örnekte, bu zaman diliminde “Telefon” görevini yerine getirmek için 12 kişiye ihtiyacım var, ancak şu ana kadar sadece bir kişim var.

Personeliniz yetersizse, daha fazla müsait/planlanabilir saati olan herhangi bir ekip üyesi olup olmadığını görmek için sütunu aşağı kaydırabilir ve ardından onları yerleştirebilirsiniz.

Planlayıcı Görünümü ile ilgili sorun

Planner görünümünü biraz kafa karıştırıcı buluyorum. "Personel İhtiyaçları"nda, Pazar günleri 13:15-17:00 arasında "Telefon" görev kapsamına ihtiyacım olduğunu ayarladım.

Planlayıcı'da, kendimi bu vardiyayı kapsayacak şekilde planladığımı görebilirsiniz.

Yine de “Sohbet” görevini tıklarsam, tüm görevler için gün için programımı göstermeye devam eder, ancak gerekli olan eksik – gerekli “Telefon” görevi artık gösterilmiyor. Tamamen gitmedi – “Telefon”a tekrar tıklarsam geri gelecek – ama bu Planner sayfasındaki tüm görevlerdeki tüm Personel İhtiyaçlarını görmek istiyorum.

Personel İhtiyaçları

Kapsam hedeflerinizde değişiklik yapacağınız yer burasıdır. Her görev için ne kadar personele ihtiyacınız olduğunu haftanın gününe ve günün saatine göre değiştirebilirsiniz.

Kapsama ihtiyaçlarını ayarlamak için tıklayın ve sürükleyin. Daha fazla zaman ayırmak için sağa veya sola sürükleyin. Farklı günlerde aynı zaman bloklarını kapatmak için yukarı ve aşağı sürükleyin. Varsayılan personel sayısı sıfır olacaktır, bu nedenle değiştirmek için tıklamak isteyeceksiniz.

Keşke Personel İhtiyaçları'nda tüm görevleri aynı anda görebilseniz. Şu anda, her ikisi için de ihtiyaçlarınızı görmek için görevler arasında geçiş yapmanız gerekiyor. Happy Schedule'ın daha esnek ve kullanışlı olmasının birkaç yolu var ve bu kesinlikle onlardan biri.

Raporlar

İş yükü, görevler ve kullanılabilirlik hakkında bir görünüm elde etmek için çalıştırabileceğiniz birkaç rapor vardır:

En Sevdiğim Mutlu Takvim Özellikleri

Görevinizi, My Schedule'dan bir iş arkadaşınızla takas edebilmelisiniz. Yine de denediğimde, görevim onun müsait olduğu süre içinde olmasına rağmen, bana diğer ekip üyesini seçme seçeneği vermedi. Bu harika bir fikir… eğer onu çalıştırabilirsen.

Ayrıca, bir sayfadan her ayrılmaya çalıştığınızda veya hatta bir sayfadaki farklı bölümler arasında her geçiş yaptığınızda “Kaydet”e tıklamanız gerekir. Sayfada herhangi bir şeye tıkladıysanız, aslında herhangi bir değişiklik yapmamış olsanız bile, "Kaydet"e tıklamanız istenir ve yapmazsanız, değişikliklerinizi kaybedersiniz. Bu, aslında yapmadığınız bir değişiklik yaptığınızı düşünmenize yol açabilir, bu da kafa karıştırıcı olur. Ayrıca, değişikliklerimin Google Drive'daki gibi otomatik olarak kaydedilmesini istiyorum. Bu, Happy Schedule'ın en az sezgisel özelliğidir ve hızla can sıkıcı hale gelir.

fiyatlandırma

Her zaman 30 günlük ücretsiz deneme ile başlarsınız. Buradan Happy Tools'u ücretli bir planla kullanmaya devam etmek isteyip istemediğinize karar verebilirsiniz. Maliyet, kullanıcı başına aylık 5 ABD dolarıdır, ancak aylık minimum 60 ABD doları harcama vardır - bu nedenle, 12 yaşından küçük bir ekipseniz, yine de ayda 60 ABD doları harcamanız gerekir.

Müşteri desteği

Happy Schedule belgelerini seviyorum. İlk bölüm, bundan en iyi şekilde yararlanmak için bilmeniz gereken terimleri içerir (daha önce hiç duymadığım “AFK” gibi). Happy Tools ile iletişime geçmeniz gerekiyorsa, onlara bir mesaj gönderebilirsiniz.

Mutlu Araçların Geleceği

Happy Schedule Nisan 2019'da duyuruldu, ancak önümüzdeki yıllarda Automattic tarafından kullanılan daha fazla Happy Tools'u piyasaya sürmeyi planlıyorlar. Venture Beat'e göre, Happy Schedule ile entegre olacak bir müşteri sohbet aracı ufukta görünüyor. Automattic, piyasada zaten var olan ve harika bir iş çıkaran bir araç varsa, alternatif olarak Happy Tool oluşturmayacaklarını söylüyor. Tekerleği yeniden icat etmek istemiyorlar; günümüz şirketlerinin ihtiyaç duyduğu yeni tip tekerlekler icat etmek istiyorlar.

Toplama

Dağıtılmış ekiplere hitap eden Mutlu Araçlar ve iş gücü yönetimi çözümleri, bağlantı kurmamakla ilgili değildir . İnsanları olabildiğince ayrı tutmak gibi bir amaçları yok. Bunun yerine, ekip üyelerinin işi halledecek şekilde anlamlı bir şekilde bağlantı kurmasına yardımcı oluyorlar ve konum araya girmeden. Bu, daha fazla uzaktan çalışan işe almak anlamına gelir; toplantılara seyahat ederek daha az zaman harcamak; ve müşteriler, saat dilimleri ne olursa olsun ihtiyaç duydukları yardımı alıyor. Bu, daha fazla mesafe yaratmakla değil, boşlukları doldurmakla ilgili.

Happy Schedule'ın kusurları var, ancak test ettiğim en esnek takvim ve insan programlama ihtiyaçları için çok fazla alana sahip. Şu anda kesinlikle uygun fiyatlı ve özellikle hala uygun bir WFM arıyorsanız, ekipleri denemeye teşvik ediyorum.

Happy Schedule veya sevdiğiniz başka bir WFM sistemini kullandınız mı? Bize bundan bahset! Ayrıca, bir telecommuter'ın hayatıyla ilgili bu harika makaleye göz atın.

AV Bitter / Shutterstock.com aracılığıyla Öne Çıkan Görsel