Automattic의 Happy Tools: 분산된 팀을 위한 최고의 가이드

재택근무는 많은 것을 의미할 수 있습니다. 잠옷을 입고 일하고, 기분이 좋을 때 일하고, 나머지 세상이 잠자고 있을 때 일하십시오. 원격 근무 라이프스타일에 접근하는 방식이 어떻든 간에 경영진이 의존하고 조직할 수 있도록 어떤 식으로든 신뢰할 수 있고 조직화되어야 합니다. 거리는 오늘날 현실이지만, 그것이 위대한 일을 방해할 필요는 없습니다.

시간 관리 및 일정 도구를 입력합니다. 그러나 모든 시간 관리 및 일정 도구가 아닙니다. Happy Tools는 복잡한 팀 역학 관리에 대해 어느 정도 알고 있는 회사인 WordPress.com의 모회사인 Automattic에서 제공합니다.

Automattic은 68개국에 850명 이상의 직원을 두고 있습니다. 그들은 모두 중앙 사무실 없이 관리되며 13년 넘게 번성했습니다. 그들은 비즈니스 제품이 일반적으로 오늘날의 팀이 아니라 전통적인 팀을 위한 것임을 발견했고 채워야 할 간극, 즉 현대 팀이 필요로 하는 방식으로 수행하는 내부 도구를 발견했습니다. 해피툴즈의 모든 제품은 오토매틱에서 사용되었습니다.

행복한 도구와 행복한 일정: 개요

Happy Tools의 계획은 이를 제품군으로 전환하는 것입니다. 그러나 현재로서는 달력 기반 시간 및 인력 관리 앱인 해피 스케줄이라는 하나의 도구만 활성화되어 있습니다. Happy Schedule은 분산된 팀에 대한 직원 일정 및 고객 지원을 관리하는 데 도움이 됩니다. 일정이 복잡하거나 근무 시간이 유연하지만 24시간 연중무휴 고객 서비스를 제공해야 하는 비즈니스에 유용합니다.

"Yawn, 또 다른 캘린더 앱. 새로운 것은 또 무엇입니까?” 나는 그것을 이해한다 – 거기에는 많은 것이 있다. 하지만 솔직히 대부분은 냄새가 납니다. 인간이 일주일 동안 겪는 모든 일, 즉 그들이 지키고 싶은 표준 일정, 회사의 요구 사항이 변경될 때 변경되는 일정, 모든 것을 포기하는 인생 사건 및 사건 등을 설명할 만큼 충분히 유연한 캘린더 앱은 거의 없습니다.

해피스케줄은 스케줄이 현실 세계에서 발생한다는 전제 하에 작동하며, 단순히 적었다고 해서 완벽하게 실행되는 것은 아닙니다. 직원은 인간이며 특히 직원을 최대한 활용하려면 유연성이 필요합니다.

누가 행복한 도구를 사용할 수 있습니까?

Happy Tools는 국가 또는 전 세계에 위치한 대규모 팀만을 위한 것처럼 들릴 수 있습니다. 이러한 팀은 분명히 Happy Tools의 이점을 누릴 수 있지만 소규모 회사도 이점을 얻을 수 있습니다. 또한 Happy Tools는 분산된 팀을 위한 것일 수 있지만 그렇다고 해서 광범위하게 분산될 필요는 없습니다. 3개의 건물에 분산되어 있다는 의미일 수 있으므로 주간 회의를 위해 함께 모이는 것이 여전히 번거로울 수 있습니다. Automattic에는 핵심 사무실이 없지만 귀하의 비즈니스는 여전히 Happy Tools의 혜택을 누릴 수 있습니다.

해피스케줄 이용방법

해피스케줄 사용법과 그 대표적인 기능에 대해 알아보겠습니다.

가입하기

홈페이지에서 중앙의 “Get Started” 또는 우측 상단의 “Login”을 클릭합니다. 그런 다음 WordPress 또는 Google에 가입할 수 있습니다. 그런 다음 프로필을 만듭니다.

나는 특히 일요일이나 월요일에 한 주의 시작을 선택할 수 있다는 점을 좋아합니다. 많은 캘린더 앱에는 이 옵션이 없으며 계획을 완전히 포기할 수 있습니다. 저는 "월요일에 한 주를 시작하는" 여자입니다. (관리자 설정에서도 조정할 수 있습니다.)

작업 및 팀 설정

관리자 설정에서 작업과 팀을 설정하고 편집합니다. 여기에서 작업 및 작업 그룹(하위 작업은 작업 그룹 아래에 있음)을 만들고 사용자를 추가하고 팀을 만듭니다. 새 사용자를 추가하고 수락하면 플래너에 표시됩니다. 이렇게 하려면 몇 번을 새로 고쳐야 했지만 결국에는 완료되었습니다.

계기반

대시보드는 예약된 작업, 휴가 및 AFK("Away From Keyboard"의 약자)를 포함하여 작업 및 비작업 시간에 대한 개요를 제공합니다. 다른 행복한 일정 탭과 섹션을 채울 때까지 대시보드에 아무 것도 표시되지 않지만 다음과 같이 표시됩니다.

내 일정

"대시보드" 오른쪽에 있는 "내 일정" 탭에서 일정 세부정보와 출발 요일을 포함하여 한 주의 시간을 설정할 수 있습니다. 나만의 일정을 설정할 수 있으며 관리자는 개별 팀원의 일정을 설정할 수 없습니다.

작업 가능한 시간을 기록하고 팀을 표시하려면 캘린더를 클릭하고 끌어 15분 단위로 시간 슬롯을 강조 표시합니다. (캘린더는 군용이므로 익숙해지는 데 시간이 걸립니다.) 드래그하면 몇 시간 동안 일정을 잡고 있는지 알 수 있습니다.

또한 사이드바를 클릭하여 전체 "근무일"인지, 제한된 가용성의 "반나절 휴무"에서 완전한 "휴일"인지 빠르게 선택할 수 있습니다.

일정 조정 및 자동 적용

하단의 "기타 조정"을 클릭하여 이 창에서 몇 가지 다른 작업을 수행할 수 있습니다.

• AFK 요청
• 사용 가능한 시간 설정
• 작업을 채울 시간 설정
• 시간대 변경
• 메모 추가

나는 다른 이용 가능한 시간과 예약 가능한 시간을 설정할 수 있는 기능을 좋아 합니다. 12시간을 채울 수 있는 날이 많지만 12시간을 일하고 싶지는 않습니다(누가 합니까?). 12시간에 걸친 특정 시간에 근무할 수 있지만 7시간의 작업만 채우고 싶다고 말할 수 있습니다.

기본적으로 "예상 가용성"은 8시간이고 "할당 작업"은 6시간입니다. "기타 조정" 보기에서 이를 조정할 수 있으며 관리자는 관리자 설정에서 기본값을 조정할 수 있습니다. 시간대 왼쪽에서 일정 내역을 확인하고 클릭하면 자세히 볼 수 있습니다.

템플릿을 생성하여 평상시 사용 가능한 주를 자동으로 채우고 미리 채울 수 있습니다. 여기에서 마스터 템플릿을 동일하게 유지하면서 일일 또는 주간 변경 사항을 설명하도록 조정할 수 있습니다.

키보드에서 멀리(AFK)

AFK는 일종의 Happy Schedule의 초석이라 조금 더 다루고 싶습니다. AFK는 일할 수 없는 시간입니다. 내 AFK 탭에서 예정, 보류 및 보관된 AFK를 볼 수 있습니다. 이 창에서 AFK 요청을 클릭할 수도 있습니다.

AFK에는 두 가지 유형이 있습니다.

• 일반 AFK 요청은 관리자 또는 팀 리더의 승인이 필요합니다.
• 마지막 순간 AFK 요청은 승인을 기다릴 수 없는 시간을 위한 것입니다. 마지막 순간 AFK는 가장 책임감 있는 팀원이라도 가족 구성원이 아프거나 응급 상황이 발생하면 "괜찮다"고 기다릴 수 없기 때문에 자동 승인됩니다.

관리자와 팀 리더는 AFK 관리 탭의 보류 섹션에서 AFK 요청을 확인하고 응답할 수 있습니다. 이 창에는 승인됨, 거부됨 및 보관된 요청도 있습니다.

보류 보기에서 충돌이 빨간색으로 표시됩니다. 이는 AFK 요청이 이미 할당된 작업과 일치함을 의미합니다. 빨간색 강조 표시 위로 마우스를 가져가면 AFK가 충돌하는 작업(작업, 날짜 및 시간)이 표시됩니다. 충돌을 즉시 처리할 수 있도록 마지막 순간 AFK 요청에 대한 알림을 생성합니다.

팀원의 AFK가 승인되면 내 일정 탭과 플래너에 표시됩니다. 특정 시간을 이미 사용 가능한 것으로 표시한 경우 하루 종일 또는 여러 날 AFK가 있는 경우 사용 가능한 시간은 숨겨집니다. 반나절 AFK를 요청한 경우 사용 가능/예약 가능한 시간이 줄어듭니다. 관리자와 관리자는 관리자 설정에서 기본 AFK 이유(휴가, 개인, 병가, 휴가 등)를 변경할 수 있습니다.

휴가

"Day Off"는 파란색이고 "Half Day Off"는 보라색입니다. 반나절 쉬는 동안 여전히 하루 중 일부를 일할 것이기 때문에 가용성이 사라지지 않을 것입니다. 자동으로 4시간으로 단축됩니다(일반 가용성 또는 기본 가용성이 8시간 미만인 경우에도).

그러나 하루 중 어느 반을 떠날 것인지 구체적으로 말할 필요는 없습니다. 오후에 일하고 하루의 첫 부분과 마지막 부분을 쉬고 싶더라도 원하는 대로 가용성을 조정할 수 있습니다.

Happy Schedule에서 특히 유용한 점은 주말을 설정할 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 토요일 및/또는 일요일에 일하는 것을 좋아할 수 있습니다. 다른 사람이 일하지 않기 때문에 받는 이메일 수가 제한되기 때문입니다. 당신의 "주말"은 수요일일 수 있습니다. Happy Schedule은 비정규직 근로자를 염두에 두고 있기 때문에 비정규직 한 주를 처리할 수 있습니다.

입안자

일정이 설정되면 플래너 탭으로 이동합니다. 여기에서 처리가 필요한 작업뿐만 아니라 가용성 및 팀 구성원 가용성을 볼 수 있습니다. 여기에서 작업을 할당할 수도 있습니다.

사용 가능한 시간에는 배경색이 단순하고 밝은 색으로 표시됩니다. 다른 팀원의 가용 시간에는 줄무늬 배경이 표시됩니다. 원하는 경우 사용 가능한 시간 외에 작업을 예약할 수 있습니다.

플래너에는 오전 12시부터 오후 12시까지의 하루 종일이 포함되어 있습니다. 또한 12시간 뒤를 보거나 앞을 볼 수 있으므로 다른 시간대의 팀원을 예약하고 관리할 수 있습니다. 다른 요일에 작업을 예약하려면 왼쪽 상단의 날짜로 스캔하세요.

직원이 가능한 시간에 작업을 예약하려면 내 일정에서 일정을 설정할 때와 마찬가지로 클릭하여 드래그하세요. 기본 설정과 다른 작업을 선택해야 하는 경우 해당 작업을 클릭하여 새 작업을 선택하기만 하면 됩니다. 다른 팀 구성원에게 작업을 할당하려면 작업을 올바른 행으로 끕니다.

작업을 할당하면 해당 시간 블록의 헤더가 작업 중인 사람 수와 필요한 작업자 수를 반영하도록 변경됩니다. 인력이 부족한지, 과잉인지 또는 완벽하게 인력이 부족한지 알 수 있습니다. 이 예에서 이 시간대에 "전화" 작업을 처리하려면 12명이 필요하지만 지금까지는 한 사람만 담당합니다.

직원이 부족한 경우 열을 아래로 스크롤하여 사용 가능/예약 가능한 시간이 더 있는 팀 구성원이 있는지 확인한 다음 할당할 수 있습니다.

플래너 보기 문제

Planner 보기가 약간 혼란스럽습니다. "직원 필요"에서 일요일 13:15부터 17:00까지 "전화" 작업 범위가 필요하도록 설정했습니다.

Planner에서 내가 이 교대 근무를 담당하도록 예약한 것을 볼 수 있습니다.

"채팅" 작업을 클릭하면 여전히 모든 작업에 대한 하루 일정이 표시되지만 필요한 "전화" 작업이 더 이상 표시되지 않습니다. 그것은 영원히 사라지지 않았습니다. "전화"를 다시 클릭하면 다시 올 것입니다. 그러나 이 플래너 페이지의 모든 작업에 대한 모든 인력 충원을 보고 싶습니다.

인력 필요

여기에서 보장 목표를 변경할 수 있습니다. 각 작업에 대해 요일과 시간에 따라 필요한 직원 수를 변경할 수 있습니다.

적용 범위 요구 사항을 설정하려면 클릭하고 끕니다. 더 많은 시간을 처리하려면 오른쪽이나 왼쪽으로 끕니다. 다른 요일의 동일한 시간 블록을 포함하려면 위아래로 끕니다. 기본 직원 수는 0이므로 클릭하여 변경할 수 있습니다.

인력 충원에서 모든 작업을 동시에 볼 수 있기를 바랍니다. 지금 당장은 두 가지 작업에 대한 요구 사항을 확인하기 위해 작업 간에 전환해야 합니다. Happy Schedule이 더 유연하고 유용할 수 있는 몇 가지 방법이 있으며 이것은 확실히 그 중 하나입니다.

보고서

워크로드, 작업 및 가용성을 보기 위해 실행할 수 있는 여러 보고서가 있습니다.

내가 가장 좋아하는 행복한 일정 기능

내 일정에서 동료와 작업을 교환할 수 있어야 합니다. 그러나 내가 하려고 했을 때 다른 팀원을 선택할 수 있는 선택권이 없었습니다. 내 작업은 그가 가능한 시간 동안이었음에도 불구하고. 그것은 좋은 생각입니다… 당신이 그것을 작동시킬 수 있다면.

또한 페이지를 떠나려고 할 때마다 또는 페이지의 다른 섹션 간에 전환할 때마다 "저장"을 클릭해야 합니다. 페이지에서 아무 것도 클릭하지 않았다면 실제로 변경하지 않았더라도 "저장"을 누르라는 메시지가 표시되며 클릭하지 않으면 변경 사항이 손실됩니다. 이렇게 하면 실제로 변경하지 않았는데 변경했다고 생각하게 되어 혼란스러울 수 있습니다. 또한 Google 드라이브와 같이 변경 사항을 자동으로 저장하고 싶습니다. 이것은 Happy Schedule의 가장 직관적이지 않은 기능이며 빠르게 성가시게 됩니다.

가격

항상 30일 무료 평가판으로 시작합니다. 거기에서 유료 플랜으로 Happy Tools를 계속 사용할 것인지 결정할 수 있습니다. 비용은 사용자당 월 $5이지만 최소 월간 지출액은 $60입니다. 따라서 팀이 12세 미만인 경우에도 한 달에 $60를 지출해야 합니다.

고객 지원

나는 Happy Schedule에 대한 문서를 좋아합니다. 첫 번째 섹션에는 이를 최대한 활용하기 위해 알아야 할 용어가 포함되어 있습니다(예: 전에는 들어본 적이 없는 "AFK"). Happy Tools에 연락해야 하는 경우 메시지를 보낼 수 있습니다.

행복한 도구의 미래

Happy Schedule은 2019년 4월에 발표되었지만 앞으로 몇 년 동안 Automattic에서 사용하는 Happy Tools를 더 많이 출시할 계획입니다. Venture Beat에 따르면 Happy Schedule과 통합될 고객 채팅 도구가 곧 출시될 예정입니다. Automattic은 시장에 이미 존재하는 훌륭한 작업을 수행하는 도구가 있다면 대안으로 Happy Tool을 만들지 않을 것이라고 말합니다. 그들은 바퀴를 재발명하고 싶지 않습니다. 그들은 오늘날의 회사에 필요한 새로운 유형의 바퀴를 발명하기를 원합니다.

마무리

분산된 팀을 수용하는 Happy Tools 및 인력 관리 솔루션은 연결 하지 않는 것이 아닙니다 . 그들은 사람들을 가능한 한 분리시키려는 목표를 가지고 있지 않습니다. 대신, 위치가 방해가 되지 않고 팀 구성원이 의미 있는 방식으로 연결하여 작업을 완료할 수 있도록 도와줍니다. 즉, 더 많은 원격 작업자를 고용해야 합니다. 회의에 가는 데 시간을 덜 낭비합니다. 고객은 시간대에 관계없이 필요한 도움을 받습니다. 더 많은 거리를 만드는 것이 아니라 간격을 메우는 것입니다.

Happy Schedule에는 결점이 있지만 내가 테스트한 캘린더 중 가장 유연한 캘린더이며 사람이 일정을 잡을 수 있는 여지가 많습니다. 지금 당장은 확실히 저렴하며, 특히 적합한 WFM을 여전히 찾고 있는 경우 팀에서 사용해 볼 것을 권장합니다.

Happy Schedule이나 좋아하는 다른 WFM 시스템을 사용해 보셨습니까? 그것에 대해 알려주십시오! 또한 재택 근무자의 삶에 대한 이 멋진 기사를 확인하십시오.

AV Bitter/Shutterstock.com을 통한 추천 이미지