Happy Tools by Automattic: o guia definitivo para equipes distribuídas

Trabalhar em casa pode significar muitas coisas. Trabalhe de pijama, trabalhe quando quiser, trabalhe quando o resto do mundo estiver dormindo. Independentemente de como você aborda um estilo de vida de trabalho remoto, ele deve ser confiável e organizado de alguma forma para que a administração possa depender e organizá-lo. A distância é uma realidade hoje, mas não deve atrapalhar um bom trabalho.

Insira as ferramentas de gerenciamento de tempo e agendamento. Mas não qualquer ferramenta de gerenciamento e agendamento de tempo. Happy Tools é da controladora do WordPress.com, Automattic, uma empresa que sabe um pouco sobre como gerenciar dinâmicas de equipe complexas.

A Automattic tem mais de 850 funcionários em 68 países. Eles são todos gerenciados sem um escritório central e têm prosperado por mais de 13 anos. Eles descobriram que os produtos de negócios geralmente são para a equipe tradicional, não para as equipes de hoje, e viram uma lacuna que precisava ser preenchida: ferramentas internas que funcionam da maneira que as equipes modernas precisam. Todos os produtos da Happy Tools foram usados ​​pela Automattic.

Boas ferramentas e boa programação: uma visão geral

O plano do Happy Tools é transformá-lo em um pacote de produtos. No momento, porém, apenas uma ferramenta está ativa: o aplicativo de gerenciamento de força de trabalho e tempo baseado em calendário Happy Schedule. Happy Schedule ajuda a gerenciar agendas de funcionários e suporte ao cliente para equipes distribuídas. É útil para empresas com programações complexas ou horários flexíveis, mas que ainda precisam oferecer atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Você pode estar pensando: “Bocejo, outro aplicativo de calendário. O que mais é novo?" Eu entendo - há muitos por aí. Honestamente, porém, a maioria deles fede. Quase nenhum aplicativo de calendário é flexível o suficiente para dar conta de tudo o que os seres humanos passam em uma semana - programações padrão que eles desejam cumprir, programação de mudanças quando as demandas da empresa mudam, eventos de vida e acontecimentos que confundem tudo, etc.

O Happy Schedule funciona com base na premissa de que os cronogramas acontecem no mundo real e não funcionam perfeitamente só porque estão anotados. Os funcionários são humanos e precisam de flexibilidade, especialmente se você quiser obter o melhor deles.

Quem pode usar as ferramentas da Happy?

Pode parecer que as Happy Tools são apenas para grandes equipes localizadas em todo o país ou no mundo. Embora essas equipes certamente se beneficiem das Happy Tools, empresas menores também podem. Além disso, Happy Tools pode ser para equipes distribuídas, mas isso não significa necessariamente distribuídas em todos os lugares. Pode significar estar distribuído por três edifícios, o que ainda pode dificultar a reunião para reuniões semanais. A Automattic não tem um escritório central, mas sua empresa pode e você ainda pode se beneficiar com as Ferramentas da Happy.

Como usar uma programação feliz

Vamos ver como usar o Happy Schedule e seus recursos de destaque.

Inscrever-se

Na página inicial, clique em “Começar” no centro ou “Login” no canto superior direito. Você pode então se inscrever com WordPress ou Google. Então, você criará seu perfil.

Gosto especialmente de poder escolher começar a semana no domingo ou na segunda-feira. Muitos aplicativos de calendário não têm essa opção e isso pode atrapalhar completamente o planejamento. Eu sou uma garota que “começa a semana na segunda-feira”. (Você também pode ajustar isso nas Configurações de administrador.)

Configurando Tarefas e Equipes

Você configurará e editará tarefas e equipes nas configurações de administrador. Crie tarefas e grupos de tarefas (subtarefas aninhadas em grupos de tarefas), adicione usuários e crie equipes aqui. Quando você adiciona um novo usuário e ele aceita, ele aparece no Planejador - tive que atualizar algumas vezes para que isso acontecesse, mas acabou acontecendo.

Painel

O painel oferece uma visão geral do seu trabalho e do seu tempo livre, incluindo seu trabalho agendado, seu tempo livre e seu AFK, que significa "Away From Keyboard". Você realmente não verá nada no Painel até preencher as outras guias e seções Happy Schedule, mas aqui está uma ideia de como será:

Meu horário

A guia “Minha programação”, à direita de “Painel”, é onde você definirá o horário da semana, incluindo detalhes de sua programação e dias de folga. Só você pode definir sua programação - o administrador não pode definir a programação para membros individuais da equipe.

Para registrar e mostrar à sua equipe quando você está disponível para trabalhar, clique e arraste no calendário para destacar os intervalos de tempo, que são em incrementos de 15 minutos. (O calendário está no horário militar, o que leva algum tempo para se acostumar.) À medida que arrasta, você verá quantas horas está programando.

Você também pode clicar na barra lateral para escolher rapidamente se é um "Dia de trabalho" completo, um "Dia de folga" completo um "Meio dia de folga" com disponibilidade limitada.

Ajustando e aplicando automaticamente sua programação

Você pode fazer algumas outras coisas nesta janela clicando em “Outros ajustes” na parte inferior:

• Solicitar AFK
• Defina o seu número de horas disponíveis
• Defina o seu número de horas para preencher as tarefas
• Altere seu fuso horário
• Adicionar notas

Eu amo a capacidade de definir diferentes horários disponíveis e programáveis. Existem muitos dias em que você terá 12 horas para preencher, mas não quer fazer 12 horas de trabalho (porque quem quer?). Você pode dizer que está disponível em determinados horários que duram 12 horas, mas que deseja preencher apenas 7 horas de trabalho.

Por padrão, a “Disponibilidade esperada” é de 8 horas e o “Trabalho a ser atribuído” é de 6 horas. Você pode ajustar isso na visualização “Outros ajustes” e os administradores podem ajustar os padrões nas Configurações de administrador. Visualize o detalhamento de sua programação à esquerda dos intervalos de tempo e clique nele para ver mais detalhes.

Você também pode criar modelos, para que possa preencher automaticamente e pré-preencher semanas com sua disponibilidade normal. A partir daí, você pode fazer ajustes para contabilizar as alterações diárias ou semanais, mantendo o modelo mestre o mesmo.

Longe do teclado (AFK)

AFK é uma espécie de base do Happy Schedule, então quero abordá-lo um pouco mais. AFK é qualquer momento em que você não pode trabalhar. Na guia Meu AFK, você pode ver seu AFK Futuro, Pendente e Arquivado. Você também pode clicar em Solicitar AFK neste painel.

Existem dois tipos de AFK:

• As solicitações regulares do AFK precisam da aprovação de um gerente ou líder de equipe.
• As solicitações AFK de última hora são para aqueles momentos em que você não pode esperar pela aprovação. O AFK de última hora é aprovado automaticamente porque mesmo o membro da equipe mais responsável não pode esperar por um “ok” se um membro da família estiver doente ou houver uma emergência.

Os gerentes e líderes de equipe podem verificar e responder às solicitações do AFK na seção Pendente da guia Gerenciar AFK. Este painel também contém solicitações aprovadas, recusadas e arquivadas.

Quando estiver na visualização Pendente, você verá conflitos em vermelho - isso significa que a solicitação AFK coincide com o trabalho já atribuído. Passar o mouse sobre o destaque vermelho mostrará com o que o AFK está em conflito - a tarefa, o dia e a hora. Crie notificações para solicitações AFK de última hora para que você possa lidar com conflitos imediatamente.

Assim que o AFK de um membro da equipe for aprovado, ele aparecerá na guia Minha programação e no Planejador. Se você já marcou determinados horários como disponíveis, esses horários disponíveis serão ocultados se você tiver AFK de dia inteiro ou de vários dias. Se você solicitou AFK de meio período, suas horas disponíveis / programadas serão reduzidas. Administradores e gerentes podem alterar motivos AFK padrão (licença, pessoal, doença, férias, etc.) nas Configurações de administrador.

Dias de folga

Um “Dia de folga” está em azul, enquanto um “Meio dia de folga” está em roxo. Como você ainda trabalhará parte do dia durante meio dia de folga, sua disponibilidade não desaparecerá. Ele irá diminuir automaticamente para 4 horas (mesmo se sua disponibilidade normal ou disponibilidade padrão for inferior a 8).

No entanto, você não precisa ser específico sobre qual metade do dia está tirando. Você pode ajustar sua disponibilidade como quiser, mesmo se quiser trabalhar à tarde e tirar a primeira e a última parte do dia de folga.

O que é especialmente útil sobre Happy Schedule é que você pode definir seu fim de semana. Por exemplo, você pode adorar trabalhar no sábado e / ou domingo porque ninguém mais está trabalhando, o que limita a quantidade de e-mails que você recebe. Seu “fim de semana” pode ser na quarta-feira. Como a Happy Schedule tem o trabalhador não tradicional em mente, você pode contabilizar sua semana não tradicional.

Planejador

Assim que sua programação for definida, vá para a guia Planejador. É aqui que você verá a sua disponibilidade e a disponibilidade dos membros da equipe, bem como as tarefas que precisam ser realizadas. Aqui também é onde você atribuirá tarefas.

Seu tempo disponível terá um fundo simples e de cor mais clara. O tempo disponível de outros membros da equipe terá um fundo listrado. Você pode agendar uma tarefa fora do tempo disponível, se desejar.

O planejador inclui o dia inteiro, das 12h às 12h. Você também pode antecipar ou atrasar as 12 horas, o que permite agendar e gerenciar membros da equipe em diferentes fusos horários. Para agendar tarefas em dias diferentes, basta digitalizar para o dia no canto superior esquerdo:

Para agendar uma tarefa durante o tempo disponível de um funcionário, clique e arraste, assim como você fez ao definir sua agenda em Minha agenda. Se você precisar selecionar uma tarefa diferente do padrão, basta clicar para escolher uma nova. Para atribuir a tarefa a um membro da equipe diferente, arraste a tarefa para a linha correta.

Quando você atribui uma tarefa, o cabeçalho desse bloco de tempo muda para refletir quantas pessoas estão trabalhando em comparação com o número necessário de trabalhadores. Você pode dizer se você tem uma equipe insuficiente, excessiva ou perfeita. Neste exemplo, preciso de 12 pessoas para cobrir a tarefa “Telefone” durante esse intervalo de tempo, mas até agora só tenho uma pessoa nela.

Se você não tiver mais funcionários, poderá rolar a coluna para baixo para ver se há algum membro da equipe que tenha mais horas disponíveis / programadas e, em seguida, incluí-los.

Problema com o Planner View

Acho a visualização do Planner um pouco confusa. Em “Necessidades de pessoal”, defini que preciso de cobertura de tarefas por “telefone” aos domingos, das 13h15 às 17h.

No Planejador, você pode ver que me programei para cobrir esse turno.

Se eu clicar na tarefa “Chat”, no entanto, ela ainda mostra minha programação do dia em todas as tarefas, mas o que é necessário está faltando - a tarefa necessária “Telefone” não aparece mais. Não foi embora para sempre - ele voltará se eu clicar em “Telefone” novamente - mas quero ver todas as necessidades de pessoal em todas as tarefas nesta página do planejador.

Necessidades de pessoal

É aqui que você fará alterações em suas metas de cobertura. Para cada tarefa, você pode alterar a quantidade de pessoal necessária com base no dia da semana e na hora do dia.

Clique e arraste para definir as necessidades de cobertura. Para cobrir mais tempo, arraste para a direita ou esquerda. Para cobrir os mesmos blocos de tempo em dias diferentes, arraste para cima e para baixo. A contagem padrão de membros da equipe será zero, portanto, clique para alterá-la.

Gostaria que você pudesse ver todas as tarefas ao mesmo tempo em Necessidades de pessoal. No momento, você precisa alternar entre as tarefas para ver as necessidades de ambas. Existem algumas maneiras de o Happy Schedule ser mais flexível e útil, e esta é definitivamente uma delas.

Relatórios

Existem vários relatórios que você pode executar para obter uma visão da carga de trabalho, tarefas e disponibilidade:

Meus recursos menos favoritos do Happy Schedule

Você deve ser capaz de negociar sua tarefa com um colega de trabalho de Minha programação. Quando tentei, no entanto, não me deu a opção de escolher o outro membro da equipe, embora minha tarefa fosse durante o tempo disponível dele. É uma ótima ideia ... se você conseguir fazer funcionar.

Além disso, você deve clicar em “Salvar” toda vez que tentar sair de uma página ou até mesmo toda vez que alternar entre as diferentes seções de uma página. Se você clicou em qualquer coisa na página, mesmo que na verdade não tenha feito nenhuma alteração, será solicitado que você pressione “Salvar” e, se não fizer isso, perderá as alterações. Isso pode levar você a pensar que fez uma mudança, mas na verdade não fez, o que só fica confuso. Além disso, quero que minhas alterações sejam salvas automaticamente, como no Google Drive. Este é o recurso menos intuitivo do Happy Schedule e fica irritante rapidamente.

Preços

Você sempre começa com o teste gratuito de 30 dias. A partir daí, você pode decidir se deseja continuar usando o Happy Tools com um plano pago. O custo é de $ 5 por usuário por mês, mas há um gasto mínimo mensal de $ 60 - então, se você for uma equipe de menos de 12 anos, ainda terá que gastar $ 60 por mês.

Suporte ao cliente

Adoro a documentação do Happy Schedule. A primeira seção inclui os termos que você precisa saber para tirar o máximo proveito dela (como aquele “AFK” de que eu nunca tinha ouvido falar). Se precisar entrar em contato com a Happy Tools, você pode enviar uma mensagem.

O futuro das ferramentas felizes

Happy Schedule foi anunciado em abril de 2019, mas nos próximos anos eles planejam lançar mais Happy Tools usadas pela Automattic. De acordo com a Venture Beat, está no horizonte uma ferramenta de chat com o cliente, que se integrará ao Happy Schedule. A Automattic diz que se houver uma ferramenta que já existe no mercado que faz um ótimo trabalho, eles não criarão uma Happy Tool como alternativa. Eles não querem reinventar a roda; eles querem inventar novos tipos de rodas de que as empresas de hoje precisam.

Empacotando

Happy Tools e soluções de gerenciamento de força de trabalho que atendem a equipes distribuídas não têm a ver com não se conectar. Eles não têm o objetivo de manter as pessoas o mais separadas possível. Em vez disso, eles ajudam os membros da equipe a se conectar de uma maneira significativa que execute o trabalho e sem que a localização atrapalhe. Isso significa contratar mais trabalhadores remotos; perdendo menos tempo viajando para reuniões; e os clientes obtendo a ajuda de que precisam, independentemente do fuso horário. Trata-se de preencher lacunas, não criar mais distância.

Happy Schedule tem suas falhas, mas é o calendário mais flexível que testei e tem muito espaço para as necessidades de programação humana. No momento, é definitivamente acessível e incentivo as equipes a experimentá-lo, especialmente se você ainda estiver procurando por um WFM que se encaixa.

Você já usou o Happy Schedule ou algum outro sistema WFM que adora? Conte-nos sobre isso! Além disso, verifique este artigo incrível sobre a vida de um telecomutador.

Imagem em destaque via AV Bitter / shutterstock.com