Happy Tools de Automattic: la guía definitiva para equipos distribuidos

Trabajar desde casa puede significar muchas cosas. Trabaja en pijama, trabaja cuando quieras, trabaja cuando el resto del mundo está durmiendo. Independientemente de cómo se acerque a un estilo de vida de trabajo remoto, debe ser confiable y estar organizado de alguna manera para que la administración pueda depender de él y organizarlo. La distancia es una realidad hoy en día, pero no tiene por qué obstaculizar un gran trabajo.

Ingrese a las herramientas de administración y programación del tiempo. Pero no cualquier herramienta de programación y gestión del tiempo. Happy Tools es de la empresa matriz de WordPress.com, Automattic, una empresa que sabe bastante sobre la gestión de dinámicas de equipo complejas.

Automattic tiene más de 850 empleados en 68 países. Todos se administran sin una oficina central y han prosperado durante más de 13 años. Descubrieron que los productos comerciales suelen ser para el equipo tradicional, no para los equipos de hoy, y vieron un vacío que necesitaba llenarse: herramientas internas que funcionan de la forma en que los equipos modernos las necesitan. Todos los productos Happy Tools han sido utilizados por Automattic.

Happy Tools y Happy Schedule: una descripción general

El plan de Happy Tools es convertirlo en un conjunto de productos. Sin embargo, en este momento, solo una herramienta está activa: la aplicación de administración de tiempo y fuerza laboral basada en el calendario Happy Schedule. Happy Schedule ayuda a administrar los horarios de los empleados y la atención al cliente para equipos distribuidos. Es útil para empresas que tienen horarios complejos u horarios flexibles, pero que aún necesitan ofrecer servicio al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana.

Quizás estés pensando, “Bostezo, otra aplicación de calendario. ¿Qué más hay de nuevo?" Lo entiendo, hay muchos por ahí. Honestamente, sin embargo, la mayoría apesta. Casi no hay una aplicación de calendario que sea lo suficientemente flexible para dar cuenta de todo lo que los seres humanos atraviesan en una semana: horarios estándar que quieren cumplir, horarios cambiantes cuando cambian las demandas de la empresa, eventos de la vida y sucesos que arruinan todo, etc.

Happy Schedule funciona con la premisa de que los horarios ocurren en el mundo real y que no funcionan a la perfección solo porque están escritos. Los empleados son humanos y necesitan flexibilidad, especialmente si quieres sacarles el máximo partido.

¿Quién puede usar Happy Tools?

Puede parecer que Happy Tools es solo para grandes equipos ubicados en todo el país o el mundo. Si bien esos equipos ciertamente se beneficiarán de Happy Tools, las empresas más pequeñas también pueden hacerlo. Además, Happy Tools puede ser para equipos distribuidos, pero eso no tiene por qué significar distribuidos a lo largo y ancho. Puede significar estar distribuido en tres edificios, lo que aún puede hacer que sea una molestia reunirse para reuniones semanales. Automattic no tiene una oficina central, pero su negocio puede beneficiarse de Happy Tools, y usted puede hacerlo.

Cómo utilizar Happy Schedule

Repasemos cómo usar Happy Schedule y sus características destacadas.

Inscribirse

Desde la página de inicio, haga clic en "Comenzar" en el centro o "Iniciar sesión" en la parte superior derecha. Luego puede registrarse con WordPress o Google. Luego, creará su perfil.

En especial, me encanta que puedas elegir comenzar la semana el domingo o el lunes. Muchas aplicaciones de calendario no tienen esta opción y puede desechar completamente la planificación. Soy una chica de "empezar la semana el lunes". (También puede ajustar esto en su Configuración de administrador).

Configurar tareas y equipos

Configurará y editará tareas y equipos en su Configuración de administrador. Cree tareas y grupos de tareas (las subtareas se ubican debajo de los grupos de tareas), agregue usuarios y cree equipos aquí. Cuando agregue un nuevo usuario y este haya aceptado, aparecerá en el Planificador; tuve que actualizar un par de veces para que esto sucediera, pero finalmente sucedió.

Tablero

El panel le brinda una descripción general de su tiempo de trabajo y no laboral, incluido su trabajo programado, su tiempo libre y su AFK, que se encuentra en "Lejos del teclado". Realmente no verá nada en el Panel de control hasta que haya completado las otras pestañas y secciones de Happy Schedule, pero aquí tiene una idea de cómo se verá:

Mi horario

La pestaña "Mi horario", a la derecha de "Panel de control", es donde establecerá sus horas de la semana, incluidos los detalles de su horario y los días en que se despegará. Solo usted puede establecer su horario; el administrador no puede establecer el horario para miembros individuales del equipo.

Para iniciar sesión y mostrarle a su equipo cuándo está disponible para trabajar, haga clic y arrastre en el calendario para resaltar las franjas horarias, que se encuentran en incrementos de 15 minutos. (El calendario está en horario militar, lo que lleva un tiempo acostumbrarse). A medida que arrastra, verá cuántas horas está programando.

También puede hacer clic en la barra lateral para elegir rápidamente si es un "Día de trabajo" completo, un "Día libre" completo y un "Medio día libre" con disponibilidad limitada.

Ajustar y aplicar automáticamente su horario

Puede hacer algunas otras cosas en esta ventana haciendo clic en "Otros ajustes" en la parte inferior:

• Solicitar AFK
• Establezca su número de horas disponibles
• Establezca su número de horas para llenar con tareas
• Cambia tu zona horaria
• Agregar notas

Me encanta la posibilidad de establecer diferentes horas disponibles y programables. Hay muchos días en los que tendrá 12 horas que puede llenar, pero no quiere hacer 12 horas de trabajo (porque ¿quién lo hace?). Puede decir que está disponible durante ciertos horarios que abarcan 12 horas, pero que solo desea completar 7 horas de trabajo.

Por defecto, la "Disponibilidad esperada" es de 8 horas y el "Trabajo a asignar" es de 6 horas. Puede ajustar esto en la vista "Otros ajustes", y los administradores pueden ajustar los valores predeterminados en la Configuración de administrador. Vea el desglose de su horario a la izquierda de las franjas horarias y haga clic en él para verlo con más detalle.

También puede crear plantillas para que pueda autocompletar y precompletar semanas con su disponibilidad normal. A partir de ahí, puede hacer ajustes para tener en cuenta los cambios diarios o semanales, todo mientras mantiene la plantilla maestra igual.

Lejos del teclado (AFK)

AFK es una especie de piedra angular de Happy Schedule, así que quiero cubrirlo un poco más. AFK es cualquier momento en el que no pueda trabajar. En la pestaña Mi AFK, puede ver su AFK Próximo, Pendiente y Archivado. También puede hacer clic en Solicitar AFK en este panel.

Hay dos tipos de AFK:

• Las solicitudes regulares de AFK necesitan la aprobación de un gerente o líder de equipo.
• Las solicitudes AFK de última hora son para aquellos momentos en los que no puede esperar la aprobación. Last Minute AFK está autoaprobado porque incluso el miembro más responsable del equipo no puede esperar un "visto bueno" si un miembro de la familia está enfermo o hay una emergencia.

Los gerentes y líderes de equipo pueden verificar y responder a las solicitudes de AFK en la sección Pendiente de la pestaña Administrar AFK. Este panel también tiene solicitudes aprobadas, rechazadas y archivadas.

Cuando esté en la vista Pendiente, verá los conflictos en rojo; esto significa que la solicitud AFK coincide con el trabajo ya asignado. Al pasar el cursor sobre el resaltado rojo, verá con qué está en conflicto el AFK: la tarea, el día y la hora. Cree notificaciones para solicitudes AFK de última hora para que pueda manejar los conflictos de inmediato.

Una vez que se aprueba el AFK de un miembro del equipo, aparecerá en la pestaña Mi programa y en el Planificador. Si ya ha marcado ciertos horarios como disponibles, esos horarios disponibles están ocultos si tiene AFK de día completo o de varios días. Si solicitó AFK de medio día, se reducirán sus horas disponibles / programables. Los administradores y gerentes pueden cambiar los motivos de AFK predeterminados (licencia, personal, enfermedad, vacaciones, etc.) en la Configuración de administrador.

Días de descanso

Un "día libre" está en azul, mientras que un "medio día libre" está en violeta. Como seguirá trabajando parte del día durante medio día libre, su disponibilidad no desaparecerá. Se reducirá automáticamente a 4 horas (incluso si su disponibilidad normal o la disponibilidad predeterminada es inferior a 8).

Sin embargo, no tiene que ser específico sobre qué mitad del día se despegará. Puedes ajustar tu disponibilidad como quieras, incluso si quieres trabajar por la tarde y tomarte la primera y la última parte del día libre.

Lo que es especialmente útil sobre Happy Schedule es que puede establecer su fin de semana. Por ejemplo, puede que te guste trabajar los sábados y / o domingos porque nadie más está trabajando, lo que limita la cantidad de correos electrónicos que recibes. Su "fin de semana" puede ser el miércoles. Dado que Happy Schedule tiene en mente al trabajador no tradicional, puede dar cuenta de su semana no tradicional.

Planificador

Una vez que haya configurado su horario, diríjase a la pestaña Planificador. Aquí es donde verá su disponibilidad y la disponibilidad de los miembros del equipo, así como las tareas que deben manejarse. Aquí también es donde asignará tareas.

Su tiempo disponible tendrá un fondo liso y de color más claro. El tiempo disponible de otros miembros del equipo tendrá un fondo de rayas. Puede programar una tarea fuera del tiempo disponible si lo desea.

El planificador incluye el día completo, de 12 a.m. a 12 p.m. También puede mirar hacia atrás o hacia adelante 12 horas, lo que permite programar y administrar a los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Para programar tareas en diferentes días, simplemente escanee al día en la parte superior izquierda:

Para programar una tarea durante el tiempo disponible de un empleado, haga clic y arrastre, tal como lo hizo al configurar su horario en Mi horario. Si necesita seleccionar una tarea diferente a la predeterminada, simplemente haga clic en ella para elegir una nueva. Para asignar la tarea a un miembro diferente del equipo, arrastre la tarea a la fila correcta.

Cuando asigna una tarea, el encabezado de ese bloque de tiempo cambiará para reflejar cuántas personas están trabajando frente a la cantidad requerida de trabajadores. Puede saber si no tiene suficiente personal, si tiene exceso de personal o si tiene el personal perfecto. En este ejemplo, necesito 12 personas para cubrir la tarea "Teléfono" durante este intervalo de tiempo, pero hasta ahora solo tengo una persona en ella.

Si no tiene suficiente personal, puede desplazarse hacia abajo en la columna para ver si hay algún miembro del equipo que tenga más horas disponibles / programables y luego ubicarlo.

Problema con la vista Planificador

Encuentro la vista Planificador un poco confusa. En "Necesidades de personal", tengo configurado que necesito cobertura de tareas de "Teléfono" los domingos de 13:15 a 17:00.

En el Planificador, puede ver que me he programado para cubrir este turno.

Sin embargo, si hago clic en la tarea "Chat", todavía muestra mi programa del día en todas las tareas, pero falta lo que se necesita: la tarea "Teléfono" requerida ya no se muestra. No se ha ido para siempre; volverá a aparecer si hago clic en "Teléfono" de nuevo, pero quiero ver todas las necesidades de personal en todas las tareas en esta página del Planificador.

Necesidades de personal

Aquí es donde hará cambios en sus objetivos de cobertura. Para cada tarea, puede cambiar la cantidad de personal que necesita según el día de la semana y la hora del día.

Haga clic y arrastre para establecer las necesidades de cobertura. Para cubrir más tiempo, arrastre hacia la derecha o hacia la izquierda. Para cubrir los mismos bloques de tiempo en diferentes días, arrastre hacia arriba y hacia abajo. El recuento predeterminado de miembros del personal será cero, por lo que querrá hacer clic para cambiarlo.

Ojalá pudieras ver todas las tareas al mismo tiempo en Necesidades de personal. En este momento, debe alternar entre las tareas para ver sus necesidades para ambas. Hay algunas formas en que Happy Schedule podría ser más flexible y útil, y esta es definitivamente una de ellas.

Informes

Hay varios informes que puede ejecutar para obtener una vista de la carga de trabajo, las tareas y la disponibilidad:

Mis características de Happy Schedule menos favoritas

Debería poder intercambiar su tarea con un compañero de trabajo de My Schedule. Sin embargo, cuando lo intenté, no me dio la opción de elegir al otro miembro del equipo, a pesar de que mi tarea era durante su tiempo disponible. Es una gran idea ... si puede hacer que funcione.

Además, debe hacer clic en "Guardar" cada vez que intente salir de una página o incluso cada vez que cambie entre diferentes secciones de una página. Si hizo clic en algo en la página, incluso si en realidad no realizó ningún cambio, se le pedirá que presione "Guardar" y, si no lo hace, perderá los cambios. Esto puede llevarlo a pensar que hizo un cambio cuando en realidad no lo hizo, lo que se vuelve confuso. Además, quiero que mis cambios se guarden automáticamente, como en Google Drive. Esta es la característica menos intuitiva de Happy Schedule y se vuelve molesta rápidamente.

Precios

Siempre comienza con la prueba gratuita de 30 días. A partir de ahí, puede decidir si desea continuar usando Happy Tools con un plan pago. El costo es de $ 5 por usuario por mes, pero hay un gasto mensual mínimo de $ 60, por lo que si eres un equipo de menos de 12 años, aún tienes que gastar $ 60 por mes.

Atención al cliente

Me encanta la documentación de Happy Schedule. La primera sección incluye los términos que debes conocer para aprovecharla al máximo (como ese "AFK" del que nunca había oído hablar antes). Si necesita ponerse en contacto con Happy Tools, puede enviarles un mensaje.

El futuro de las herramientas felices

Happy Schedule se anunció en abril de 2019, pero en los próximos años planean lanzar más Happy Tools utilizadas por Automattic. Según Venture Beat, una herramienta de chat para clientes está en el horizonte, que se integrará con Happy Schedule. Automattic dice que si hay una herramienta que ya existe en el mercado que hace un gran trabajo, no crearán una Happy Tool como alternativa. No quieren reinventar la rueda; quieren inventar nuevos tipos de ruedas que necesitan las empresas de hoy.

Terminando

Happy Tools y las soluciones de gestión de la fuerza laboral que se adaptan a los equipos distribuidos no se tratan de no conectarse. No tienen el objetivo de mantener a las personas lo más separadas posible. En cambio, ayudan a los miembros del equipo a conectarse de una manera significativa que hace el trabajo y sin que la ubicación se interponga en el camino. Eso significa contratar más trabajadores remotos; perder menos tiempo viajando a las reuniones; y los clientes obtienen la ayuda que necesitan sin importar su zona horaria. Se trata de cerrar brechas, no de crear más distancia.

Happy Schedule tiene sus defectos, pero es el calendario más flexible que he probado y tiene mucho espacio para las necesidades de programación humana. En este momento, definitivamente es asequible y animo a los equipos a que lo prueben, especialmente si todavía está buscando un WFM que se adapte.

¿Ha utilizado Happy Schedule o cualquier otro sistema WFM que le guste? ¡Cuéntanoslo! Además, consulte este increíble artículo sobre la vida de un teletrabajador.

Imagen destacada a través de AV Bitter / shutterstock.com