Happy Tools oleh Automattic: Panduan Utama untuk Tim Terdistribusi

Bekerja dari rumah bisa berarti banyak hal. Bekerja-dengan-piyama Anda, bekerja-saat-Anda-merasa-suka, bekerja-saat-sisa dunia-adalah-tidur. Bagaimanapun Anda mendekati gaya hidup kerja jarak jauh, itu harus dapat diandalkan dan diatur dalam beberapa cara sehingga manajemen dapat bergantung dan mengaturnya. Jarak adalah kenyataan hari ini, tetapi itu tidak harus menghalangi pekerjaan besar.

Masukkan alat manajemen waktu dan penjadwalan. Tapi bukan sembarang alat manajemen waktu dan penjadwalan. Happy Tools berasal dari perusahaan induk WordPress.com, Automattic, sebuah perusahaan yang tahu sedikit tentang mengelola dinamika tim yang kompleks.

Automattic memiliki lebih dari 850 karyawan di 68 negara. Mereka semua dikelola tanpa kantor pusat, dan mereka telah berkembang selama lebih dari 13 tahun. Mereka menemukan bahwa produk bisnis biasanya untuk tim tradisional, bukan tim saat ini, dan mereka melihat celah yang perlu diisi: alat internal yang melakukan cara yang dibutuhkan tim modern. Semua produk Happy Tools telah digunakan oleh Automattic.

Alat Bahagia dan Jadwal Bahagia: Gambaran Umum

Rencana Happy Tools adalah mengubahnya menjadi rangkaian produk. Namun, saat ini, hanya satu alat yang aktif: aplikasi manajemen waktu dan tenaga kerja berbasis kalender, Happy Schedule. Happy Schedule membantu mengelola jadwal karyawan dan dukungan pelanggan untuk tim terdistribusi. Ini berguna untuk bisnis yang memiliki jadwal yang rumit atau jam kerja yang fleksibel tetapi masih perlu menawarkan layanan pelanggan 24-7.

Anda mungkin berpikir, “Menguap, aplikasi kalender lain. Apalagi yang baru?" Saya mengerti - ada banyak di luar sana. Sejujurnya, kebanyakan dari mereka bau. Hampir tidak ada aplikasi kalender yang cukup fleksibel untuk memperhitungkan semua yang dilalui manusia dalam seminggu – jadwal standar yang ingin mereka patuhi, jadwal yang berubah ketika tuntutan perusahaan berubah, peristiwa dan kejadian kehidupan yang mengacaukan segalanya, dll.

Happy Schedule berfungsi berdasarkan premis bahwa jadwal terjadi di dunia nyata, dan bahwa jadwal tersebut tidak berjalan dengan sempurna hanya karena ditulis. Karyawan adalah manusia dan mereka membutuhkan fleksibilitas, terutama jika Anda ingin mendapatkan yang terbaik dari mereka.

Siapa yang Dapat Menggunakan Alat Bahagia?

Kedengarannya seperti Happy Tools hanya untuk tim besar yang berlokasi di seluruh negara atau dunia. Sementara tim-tim itu pasti akan mendapat manfaat dari Happy Tools, perusahaan yang lebih kecil juga bisa. Juga, Alat Bahagia mungkin untuk tim terdistribusi, tetapi itu tidak berarti didistribusikan jauh-jauh. Itu bisa berarti didistribusikan di tiga gedung, yang masih bisa menyulitkan untuk berkumpul bersama untuk pertemuan mingguan. Automattic tidak memiliki kantor inti, tetapi bisnis Anda mungkin dan Anda masih dapat memperoleh manfaat dari Happy Tools.

Cara Menggunakan Jadwal Bahagia

Mari kita bahas cara menggunakan Happy Schedule dan fitur-fiturnya yang menonjol.

Daftar

Dari beranda, klik "Memulai" di tengah atau "Masuk" di kanan atas. Anda kemudian dapat mendaftar dengan WordPress atau Google. Kemudian, Anda akan membuat profil Anda.

Saya terutama suka bahwa Anda dapat memilih untuk memulai minggu pada hari Minggu atau Senin. Banyak aplikasi kalender tidak memiliki opsi ini dan itu benar-benar dapat membuang perencanaan. Saya seorang gadis "mulai minggu pada hari Senin". (Anda juga dapat menyesuaikan ini di Pengaturan Admin Anda.)

Menyiapkan Tugas dan Tim

Anda akan menyiapkan dan mengedit tugas dan tim di Pengaturan Admin. Buat tugas dan grup tugas (sub-tugas terletak di bawah grup tugas), tambahkan pengguna, dan buat tim di sini. Saat Anda menambahkan pengguna baru dan mereka menerimanya, mereka akan muncul di Planner – saya harus menyegarkan beberapa kali untuk mewujudkannya, tetapi akhirnya berhasil.

Dasbor

Dasbor memberi Anda gambaran umum tentang waktu kerja dan non-kerja Anda, termasuk pekerjaan terjadwal, waktu istirahat, dan AFK Anda, yang merupakan singkatan dari “Away From Keyboard.” Anda tidak akan benar-benar melihat apa pun di Dasbor sampai Anda mengisi tab dan bagian Jadwal Bahagia lainnya, tetapi berikut adalah gambaran tentang tampilannya:

Jadwal saya

Tab "Jadwal Saya", di sebelah kanan "Dasbor", adalah tempat Anda mengatur jam kerja selama seminggu, termasuk rincian jadwal dan hari keberangkatan Anda. Hanya Anda yang dapat mengatur jadwal Anda – admin tidak dapat mengatur jadwal untuk masing-masing anggota tim.

Untuk mencatat dan menunjukkan kepada tim Anda saat Anda siap bekerja, klik dan seret pada kalender untuk menyorot slot waktu, yang dalam peningkatan 15 menit. (Kalender dalam waktu militer, yang membutuhkan waktu untuk membiasakan diri.) Saat Anda menyeret, Anda akan melihat berapa jam yang Anda jadwalkan.

Anda juga dapat mengklik bilah sisi untuk memilih dengan cepat apakah itu "Hari Kerja" penuh, "Hari Libur" lengkap dari "Setengah Hari Libur" dengan ketersediaan terbatas.

Menyesuaikan dan Menerapkan Jadwal Anda Secara Otomatis

Anda dapat melakukan beberapa hal lain di jendela ini dengan mengklik "Penyesuaian lainnya" di bagian bawah:

• Minta AFK
• Tetapkan jumlah jam yang tersedia
• Tetapkan jumlah jam Anda untuk diisi dengan tugas
• Ubah zona waktu Anda
• Tambahkan catatan

Saya suka kemampuan untuk mengatur jam yang tersedia dan terjadwal yang berbeda. Ada banyak hari ketika Anda memiliki 12 jam yang dapat Anda isi, tetapi Anda tidak ingin melakukan 12 jam kerja (karena siapa yang melakukannya?). Anda dapat mengatakan bahwa Anda tersedia selama waktu-waktu tertentu yang mencakup 12 jam tetapi Anda hanya ingin mengisi 7 jam kerja.

Secara default, "Ketersediaan yang diharapkan" adalah 8 jam dan "Pekerjaan yang akan ditugaskan" adalah 6 jam. Anda dapat menyesuaikan ini dalam tampilan "Penyesuaian lainnya", dan admin dapat menyesuaikan default di Pengaturan Admin. Lihat rincian jadwal Anda di sebelah kiri slot waktu, dan klik untuk melihatnya lebih detail.

Anda juga dapat membuat template, sehingga Anda dapat mengisi minggu secara otomatis dan sebelumnya dengan ketersediaan normal Anda. Dari sana, Anda dapat membuat penyesuaian untuk memperhitungkan perubahan harian atau mingguan, sambil menjaga template master tetap sama.

Jauh Dari Keyboard (AFK)

AFK adalah semacam landasan Happy Schedule, jadi saya ingin membahasnya lebih lanjut. AFK adalah setiap saat Anda tidak dapat bekerja. Di tab AFK Saya, Anda dapat melihat AFK Mendatang, Tertunda, dan Diarsipkan. Anda juga dapat mengklik Minta AFK dari panel ini.

Ada dua jenis AFK:

• Permintaan AFK reguler memerlukan persetujuan dari manajer atau pemimpin tim.
• Permintaan AFK Menit Terakhir adalah untuk saat-saat ketika Anda tidak bisa menunggu persetujuan. AFK Menit Terakhir disetujui secara otomatis karena bahkan anggota tim yang paling bertanggung jawab pun tidak dapat menunggu "oke" jika ada anggota keluarga yang sakit atau ada keadaan darurat.

Manajer dan pemimpin tim dapat memeriksa dan menanggapi permintaan AFK di bagian Tertunda pada tab Kelola AFK. Panel ini juga memiliki permintaan Disetujui, Ditolak, dan Diarsipkan.

Saat dalam tampilan Tertunda, Anda akan melihat konflik berwarna merah – ini berarti bahwa permintaan AFK bertepatan dengan pekerjaan yang sudah ditetapkan. Mengarahkan kursor ke sorotan merah akan menunjukkan kepada Anda apa yang bertentangan dengan AFK – tugas, hari, dan waktu. Buat notifikasi untuk permintaan AFK Menit Terakhir sehingga Anda dapat segera menangani konflik.

Setelah AFK anggota tim disetujui, AFK akan muncul di tab Jadwal Saya dan di Perencana. Jika Anda telah menandai waktu tertentu sebagai tersedia, waktu yang tersedia tersebut disembunyikan jika Anda memiliki AFK penuh atau beberapa hari. Jika Anda meminta AFK setengah hari, jam yang tersedia/terjadwal akan dikurangi. Admin dan pengelola dapat mengubah alasan AFK default (cuti, pribadi, sakit, liburan, dll) di Pengaturan Admin.

Hari libur

"Hari Libur" berwarna biru, sedangkan "Setengah Hari Libur" berwarna ungu. Karena Anda masih akan bekerja setengah hari selama Setengah Hari Libur, ketersediaan Anda tidak akan hilang. Ini akan secara otomatis turun ke 4 jam (bahkan jika ketersediaan normal atau ketersediaan default Anda kurang dari 8).

Namun, Anda tidak harus spesifik tentang setengah hari yang Anda ambil. Anda dapat menyesuaikan ketersediaan Anda sesuka Anda, bahkan jika Anda ingin bekerja di sore hari dan mengambil bagian pertama dan terakhir hari libur.

Apa yang sangat membantu tentang Happy Schedule adalah Anda dapat mengatur akhir pekan Anda. Misalnya, Anda mungkin suka bekerja pada hari Sabtu dan/atau Minggu karena tidak ada orang lain yang bekerja, yang membatasi jumlah email yang Anda terima. "Akhir pekan" Anda mungkin pada hari Rabu. Karena Happy Schedule mempertimbangkan pekerja yang tidak tradisional, Anda dapat memperhitungkan minggu tidak tradisional Anda.

Perencana

Setelah jadwal Anda diatur, buka tab Planner. Di sinilah Anda akan melihat ketersediaan dan ketersediaan anggota tim, serta tugas yang perlu ditangani. Ini juga tempat Anda akan menetapkan tugas.

Waktu Anda yang tersedia akan memiliki latar belakang yang polos dan berwarna lebih terang. Waktu yang tersedia anggota tim lainnya akan memiliki latar belakang bergaris. Anda dapat menjadwalkan tugas di luar waktu yang tersedia jika Anda mau.

Perencana mencakup hari penuh, dari jam 12 pagi hingga 12 siang. Anda juga dapat melihat ke belakang atau ke depan 12 jam, yang memungkinkan untuk menjadwalkan dan mengelola anggota tim di zona waktu yang berbeda. Untuk menjadwalkan tugas pada hari yang berbeda, cukup pindai ke hari di kiri atas:

Untuk menjadwalkan tugas selama waktu karyawan yang tersedia, klik dan seret, seperti yang Anda lakukan saat mengatur jadwal di Jadwal Saya. Jika Anda perlu memilih tugas yang berbeda dari yang default, cukup klik untuk memilih yang baru. Untuk menetapkan tugas ke anggota tim yang berbeda, seret tugas ke baris yang benar.

Saat Anda menetapkan tugas, tajuk untuk blok waktu itu akan berubah untuk mencerminkan berapa banyak orang yang bekerja vs. jumlah pekerja yang dibutuhkan. Anda dapat mengetahui apakah Anda kekurangan staf, kelebihan staf, atau staf sempurna. Dalam contoh ini, saya membutuhkan 12 orang untuk menangani tugas "Telepon" selama slot waktu ini, tetapi sejauh ini saya hanya memiliki satu orang di dalamnya.

Jika Anda kekurangan staf, Anda dapat menggulir ke bawah kolom untuk melihat apakah ada anggota tim yang memiliki lebih banyak jam kerja yang tersedia/terjadwal, lalu masukkan mereka.

Masalah dengan Tampilan Perencana

Saya menemukan tampilan Planner sedikit membingungkan. Dalam “Kebutuhan Kepegawaian”, saya menetapkan bahwa saya memerlukan cakupan tugas “Telepon” pada hari Minggu dari pukul 13:15 hingga 17:00.

Di Planner, Anda dapat melihat bahwa saya telah menjadwalkan diri saya untuk meliput shift ini.

Jika saya mengklik tugas "Obrolan", itu masih menunjukkan jadwal saya untuk hari itu di semua tugas, tetapi apa yang diperlukan tidak ada - tugas "Telepon" yang diperlukan tidak muncul lagi. Itu tidak hilang untuk selamanya – itu akan kembali jika saya mengklik “Telepon” lagi – tetapi saya ingin melihat semua Kebutuhan Kepegawaian di semua tugas di halaman Planner ini.

Kebutuhan Kepegawaian

Di sinilah Anda akan membuat perubahan pada sasaran cakupan Anda. Untuk setiap tugas, Anda dapat mengubah jumlah staf yang Anda butuhkan berdasarkan hari dalam seminggu dan waktu.

Klik dan seret untuk mengatur kebutuhan cakupan. Untuk menutupi lebih banyak waktu, seret ke kanan atau kiri. Untuk menutupi blok waktu yang sama selama hari yang berbeda, seret ke atas dan ke bawah. Jumlah anggota staf default akan menjadi nol, jadi Anda ingin mengklik untuk mengubahnya.

Saya berharap Anda dapat melihat semua tugas secara bersamaan di Kebutuhan Kepegawaian. Saat ini, Anda harus beralih di antara tugas-tugas untuk melihat kebutuhan Anda akan keduanya. Ada beberapa cara agar Jadwal Bahagia bisa lebih fleksibel dan bermanfaat, dan ini pasti salah satunya.

Laporan

Ada sejumlah laporan yang dapat Anda jalankan untuk mendapatkan tampilan beban kerja, tugas, dan ketersediaan:

Fitur Jadwal Bahagia Favorit Saya

Anda harus dapat menukar tugas Anda dengan rekan kerja dari Jadwal Saya. Namun, ketika saya mencoba, itu tidak memberi saya pilihan untuk memilih anggota tim lain, meskipun tugas saya adalah selama waktu yang tersedia. Itu ide yang bagus ... jika Anda bisa membuatnya bekerja.

Juga, Anda harus mengklik "Simpan" setiap kali Anda mencoba meninggalkan halaman atau bahkan setiap kali Anda beralih di antara bagian yang berbeda pada halaman. Jika Anda mengklik apa pun di halaman, bahkan jika Anda tidak benar-benar membuat perubahan apa pun, Anda akan diminta untuk menekan "Simpan", dan jika tidak, Anda akan kehilangan perubahan Anda. Hal ini dapat membuat Anda berpikir bahwa Anda benar-benar membuat perubahan padahal sebenarnya tidak, yang justru akan membingungkan. Juga, saya ingin perubahan saya disimpan secara otomatis, seperti di Google Drive. Ini adalah fitur Happy Schedule yang paling tidak intuitif, dan cepat mengganggu.

Harga

Anda selalu memulai dengan uji coba gratis 30 hari. Dari sana, Anda dapat memutuskan apakah ingin terus menggunakan Happy Tools dengan paket berbayar. Biayanya $5 per pengguna per bulan, tetapi ada pembelanjaan bulanan minimum $60 – jadi jika Anda adalah tim di bawah 12 tahun, Anda masih harus membelanjakan $60 per bulan.

Dukungan Pelanggan

Saya suka dokumentasi untuk Happy Schedule. Bagian pertama mencakup istilah-istilah yang harus Anda ketahui untuk memanfaatkannya (seperti "AFK" yang belum pernah saya dengar sebelumnya). Jika Anda perlu menghubungi Happy Tools, Anda dapat mengirimi mereka pesan.

Masa Depan Alat Bahagia

Happy Schedule diumumkan pada April 2019, tetapi selama beberapa tahun mendatang mereka berencana untuk merilis lebih banyak Alat Bahagia yang digunakan oleh Automattic. Menurut Venture Beat, alat obrolan pelanggan ada di cakrawala, yang akan terintegrasi dengan Happy Schedule. Automattic mengatakan bahwa jika ada alat yang sudah ada di pasar yang melakukan pekerjaan dengan baik, mereka tidak akan membuat Alat Bahagia sebagai alternatif. Mereka tidak ingin menemukan kembali roda; mereka ingin menemukan jenis roda baru yang dibutuhkan perusahaan saat ini.

Membungkus

Happy Tools dan solusi manajemen tenaga kerja yang melayani tim terdistribusi bukan berarti tidak terhubung. Mereka tidak memiliki tujuan untuk membuat orang terpisah sejauh mungkin. Sebaliknya, mereka membantu anggota tim terhubung dengan cara yang berarti untuk menyelesaikan pekerjaan, dan tanpa menghalangi lokasi. Itu berarti mempekerjakan lebih banyak pekerja jarak jauh; membuang lebih sedikit waktu untuk bepergian ke pertemuan; dan pelanggan mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan terlepas dari zona waktu mereka. Ini tentang menjembatani kesenjangan, bukan menciptakan jarak yang lebih jauh.

Happy Schedule memiliki kekurangan, tetapi ini adalah kalender paling fleksibel yang pernah saya uji, dan memiliki banyak ruang untuk kebutuhan penjadwalan manusia. Saat ini, harganya pasti terjangkau, dan saya mendorong tim untuk mencobanya, terutama jika Anda masih mencari WFM yang cocok.

Sudahkah Anda menggunakan Happy Schedule atau sistem WFM lain yang Anda sukai? Beritahu kami tentang hal itu! Juga, lihat artikel luar biasa ini tentang kehidupan seorang telecommuter.

Gambar Unggulan melalui AV Bitter / shutterstock.com