Automattic 的 Happy Tools：分佈式團隊的終極指南

在家工作可能意味著很多事情。 穿著睡衣工作，在你感覺喜歡的時候工作，在世界其他地方睡覺時工作。 無論您採用哪種遠程工作生活方式，它都必須可靠且以某種方式組織起來，以便管理層可以依賴和組織它。 距離在今天已成為現實，但它不必妨礙出色的工作。

輸入時間管理和調度工具。 但不僅僅是任何時間管理和調度工具。 Happy Tools 來自 WordPress.com 的母公司 Automattic，該公司對管理複雜的團隊動態非常了解。

Automattic 在 68 個國家/地區擁有 850 多名員工。 它們都在沒有中央辦公室的情況下進行管理，並且它們已經蓬勃發展了 13 年多。 他們發現業務產品通常是為傳統團隊服務的，而不是今天的團隊，他們看到了一個需要填補的空白：按照現代團隊需要的方式運行的內部工具。 Automattic 使用了所有 Happy Tools 產品。

快樂工具和快樂日程：概述

Happy Tools 的計劃是將其變成一套產品。 不過，目前只有一種工具處於活動狀態：基於日曆的時間和勞動力管理應用程序 Happy Schedule。 Happy Schedule 有助於管理分佈式團隊的員工日程安排和客戶支持。 這對於具有復雜時間表或靈活工作時間但仍需要提供 24-7 客戶服務的企業很有幫助。

您可能會想，“打哈欠，另一個日曆應用程序。 還有什麼是新的？” 我明白了——那裡有很多。 不過，老實說，他們中的大多數都很臭。 幾乎沒有一個日曆應用程序足夠靈活，可以解釋人類一周內經歷的一切——他們想要堅持的標準時間表，當公司需求發生變化時改變時間表，生活事件和發生的事情讓一切都變得糟糕等等。

Happy Schedule 運行的前提是日程安排在現實世界中發生，並且它們不會僅僅因為它們被記錄下來而完美運行。 員工也是人，他們需要靈活性，特別是如果您想充分利用他們的話。

誰可以使用快樂工具？

聽起來Happy Tools 只適用於遍布全國或全球的大型團隊。 雖然這些團隊肯定會從 Happy Tools 中受益，但小公司也可以。 此外，Happy Tools 可能適用於分佈式團隊，但這並不一定意味著分佈廣泛。 這可能意味著分佈在三座建築物中，這仍然會使每週舉行一次會議變得很麻煩。 Automattic 沒有核心辦公室，但您的企業可能並且仍然可以從 Happy Tools 中受益。

如何使用快樂日程

讓我們來看看如何使用 Happy Schedule 及其突出的功能。

註冊

在主頁上，單擊中間的“開始使用”或右上角的“登錄”。 然後，您可以使用 WordPress 或 Google 進行註冊。 然後，您將創建您的個人資料。

我特別喜歡你可以選擇在周日或週一開始一周。 許多日曆應用程序沒有這個選項，它可以完全擺脫計劃。 我是一個“週一開始一周”的女孩。 （您也可以在管理設置中進行調整。）

設置任務和團隊

您將在管理設置中設置和編輯任務和團隊。 在此創建任務和任務組（子任務位於任務組下）、添加用戶和創建團隊。 當您添加一個新用戶並且他們已經接受時，他們將顯示在 Planner 中——我不得不刷新幾次才能實現這一點，但最終它做到了。

儀錶盤

儀表板為您提供工作和非工作時間的概覽，包括您的預定工作、您的休息時間和您的 AFK，它代表“遠離鍵盤”。 在填寫其他“快樂日程”選項卡和部分之前，您不會在儀表板上真正看到任何內容，但這裡有一個關於它的外觀的想法：

我的日程表

在“儀表板”右側的“我的日程安排”選項卡中，您可以設置一周的工作時間，包括日程安排的詳細信息和您要休假的天數。 只有您可以設置您的日程安排——管理員無法為單個團隊成員設置日程安排。

要在您有空工作時記錄並顯示您的團隊，請在日曆上單擊並拖動以突出顯示時間段，這些時間段以 15 分鐘為增量。 （日曆是軍用時間，需要一些時間來適應。）拖動時，您會看到您安排了多少小時。

您還可以單擊側邊欄快速選擇是否是完整的“工作日”、完整的“休假”或“半休假”，但可用性有限。

調整和自動應用您的日程安排

您可以通過單擊底部的“其他調整”在此窗口中執行其他一些操作：

• 請求AFK
• 設置您的可用小時數
• 設置完成任務的小時數
• 更改時區
• 添加筆記

我喜歡能夠設置不同的可用時間和可安排時間。 有很多天你有 12 個小時可以完成，但你不想做 12 個小時的工作（因為誰呢？）。 您可以說您在 12 小時的特定時間內有空，但您只想完成 7 小時的工作。

默認情況下，“預期可用性”為 8 小時，“待分配工作”為 6 小時。 您可以在“其他調整”視圖中進行調整，管理員可以在“管理設置”中調整默認值。 在時間段左側查看您的日程安排明細，然後單擊它以查看更多詳細信息。

您也可以創建模板，以便您可以使用正常的可用性自動填充和預填充週。 從那裡，您可以進行調整以應對每日或每週的變化，同時保持主模板相同。

遠離鍵盤 (AFK)

AFK 是 Happy Schedule 的基石，所以我想再介紹一下。 AFK 是您無法工作的任何時間。 在“我的 AFK”選項卡中，您可以看到即將進行、待處理和已存檔的 AFK。 您還可以在此窗格中單擊請求 AFK。

AFK有兩種類型：

• 常規 AFK 請求需要得到經理或團隊負責人的批准。
• 最後一分鐘 AFK 請求適用於您等不及批准的情況。 最後一分鐘 AFK 是自動批准的，因為如果家人生病或出現緊急情況，即使是最負責任的團隊成員也不能等待“好”。

經理和團隊負責人可以在“管理 AFK”選項卡的“待處理”部分查看和響應 AFK 請求。 此窗格還包含已批准、已拒絕和已存檔的請求。

在 Pending 視圖中，您會看到紅色衝突 - 這意味著 AFK 請求與已分配的工作重合。 將鼠標懸停在紅色突出顯示上將向您顯示 AFK 的衝突內容——任務、日期和時間。 為最後一分鐘 AFK 請求創建通知，以便您可以立即處理衝突。

一旦團隊成員的 AFK 獲得批准，它將顯示在他們的我的日程選項卡和計劃器中。 如果您已經將某些時間標記為可用，那麼如果您有全天或多天的 AFK，這些可用時間將被隱藏。 如果您要求半天 AFK，您的可用/可安排時間將減少。 管理員和經理可以在管理員設置中更改默認的 AFK 原因（請假、個人、生病、休假等）。

休息日

“休假”為藍色，而“半休假”為紫色。 由於在半天假期間您仍將在一天中的一部分時間工作，因此您的空閒時間不會消失。 它會自動減少到 4 小時（即使您的正常可用時間或默認可用時間少於 8 小時）。

不過，您不必具體說明您要起飛的那半天。 您可以隨心所欲地調整您的空閒時間，即使您想在下午工作並在一天的前半段休息。

Happy Schedule 的特別有用之處在於您可以設置週末。 例如，您可能喜歡在周六和/或週日工作，因為沒有其他人在工作，這限制了您收到的電子郵件數量。 你的“週末”可能是周三。 由於Happy Schedule考慮的是非傳統工作者，因此您可以考慮非傳統的一周。

規劃師

設置好日程後，轉到“計劃器”選項卡。 您將在此處查看您的可用性和團隊成員的可用性，以及需要處理的任務。 這也是您分配任務的地方。

您的空閒時間將有一個簡單的、顏色較淺的背景。 其他團隊成員的可用時間將具有條紋背景。 如果需要，您可以在可用時間之外安排任​​務。

計劃器包括全天，從上午 12 點到下午 12 點您還可以向前或向後查看 12 小時，這樣可以安排和管理不同時區的團隊成員。 要在不同的日子安排任務，只需掃描左上角的日期：

要在員工的可用時間內安排任務，請單擊並拖動，就像在我的日程安排中設置日程一樣。 如果您需要選擇與默認任務不同的任務，只需單擊它即可選擇一個新任務。 要將任務分配給不同的團隊成員，請將任務拖到正確的行。

當您分配任務時，該時間塊的標題將更改以反映有多少人在工作與所需的工人數量。 您可以判斷您是人手不足、人手過多還是人手充足。 在這個例子中，我需要 12 人在這個時間段內完成“電話”任務，但到目前為止我只有一個人。

如果您人手不足，您可以向下滾動該列以查看是否有任何團隊成員有更多可用/可安排的時間，然後將他們放入。

規劃器視圖的問題

我發現 Planner 視圖有點混亂。 在“人員需求”中，我設置了我需要周日 13:15 到 17:00 的“電話”任務覆蓋。

在 Planner 中，您可以看到我已經安排好自己來完成這個班次。

但是，如果我單擊“聊天”任務，它仍會顯示我當天所有任務的日程安排，但缺少所需的內容——所需的“電話”任務不再顯示。 它並沒有永遠消失——如果我再次單擊“電話”，它會回來——但我想在這個計劃頁面上查看所有任務中的所有人員配備需求。

人員需求

您將在此處更改您的承保目標。 對於每項任務，您可以根據一周中的哪一天和一天中的時間更改需要多少員工。

單擊並拖動以設置覆蓋需求。 要覆蓋更多時間，請向右或向左拖動。 要覆蓋不同日期的相同時間塊，請向上和向下拖動。 默認員工人數為零，因此您需要單擊以進行更改。

我希望您可以在人員配備需求中同時查看所有任務。 現在，您必須在任務之間切換以查看您對兩者的需求。 有幾種方法可以讓 Happy Schedule 變得更加靈活和有用，這絕對是其中之一。

報告

您可以運行許多報告來查看工作負載、任務和可用性：

我最不喜歡的快樂日程功能

您應該能夠與我的日程安排中的同事交換您的任務。 然而，當我嘗試這樣做時，它並沒有給我選擇其他團隊成員的選項，即使我的任務是在他的空閒時間。 這是一個好主意……如果你能讓它發揮作用。

此外，每次嘗試離開頁面時，甚至每次在頁面上的不同部分之間切換時，您都必須單擊“保存”。 如果您單擊頁面上的任何內容，即使您實際上並未進行任何更改，系統也會提示您點擊“保存”，否則，您將丟失所做的更改。 這可能會導致您認為您確實進行了更改，而實際上並沒有，這只會讓人感到困惑。 此外，我希望我的更改自動保存，就像在 Google Drive 中一樣。 這是 Happy Schedule 最不直觀的功能，而且很快就會變得煩人。

價錢

您總是從 30 天免費試用開始。 從那裡，您可以決定是否要通過付費計劃繼續使用 Happy Tools。 費用為每位用戶每月 5 美元，但每月最低支出為 60 美元 - 因此，如果您是一個 12 歲以下的團隊，您仍需每月支出 60 美元。

客戶支持

我喜歡 Happy Schedule 的文檔。 第一部分包括為了充分利用它而必須知道的術語（例如我以前從未聽說過的“AFK”）。 如果您需要與Happy Tools取得聯繫，您可以給他們留言。

快樂工具的未來

Happy Schedule 於 2019 年 4 月宣布，但在未來幾年，他們計劃發布更多 Automattic 使用的 Happy Tools。 據 Venture Beat 稱，即將推出一款客戶聊天工具，該工具將與 Happy Schedule 集成。 Automattic 表示，如果市場上已經存在一種可以很好地工作的工具，他們將不會創建 Happy Tool 作為替代方案。 他們不想重新發明輪子； 他們想發明當今公司需要的新型輪子。

包起來

迎合分佈式團隊的快樂工具和勞動力管理解決方案並不是沒有連接。 他們的目標不是讓人們盡可能地分開。 相反，他們幫助團隊成員以一種有意義的方式聯繫，以完成工作，而不受位置的影響。 這意味著僱傭更多的遠程工作者； 花更少的時間去開會； 並且無論時區如何，客戶都能獲得所需的幫助。 這是關於彌合差距，而不是創造更多距離。

Happy Schedule 有它的缺陷，但它是我測試過的最靈活的日曆，它有很大的空間來滿足人工調度需求。 現在，它絕對是負擔得起的，我鼓勵團隊嘗試一下，特別是如果您仍在尋找適合的 WFM。

您是否使用過 Happy Schedule 或任何其他您喜歡的 WFM 系統？ 告訴我們吧！ 另外，請查看這篇關於遠程辦公人員生活的精彩文章。

精選圖片來自 AV Bitter / shutterstock.com