Happy Tools بواسطة Automattic: الدليل الشامل للفرق الموزعة

يمكن أن يعني العمل من المنزل الكثير من الأشياء. اعمل في البيجامة ، اعمل عندما تشعر وكأنك ، اعمل عندما تنام بقية العالم. ومع ذلك كنت نهج أسلوب حياة العمل عن بعد، وأنه لا بد من الاعتماد عليها وتنظيمها في بعض الطريق حتى إدارة يمكن أن تعتمد عليها وتنظيم ذلك. المسافة هي حقيقة واقعة اليوم ، ولكن ليس من الضروري أن تقف في طريق العمل الرائع.

أدخل أدوات إدارة الوقت والجدولة. ولكن ليس فقط أي أدوات إدارة الوقت والجدولة. Happy Tools هي من الشركة الأم لـ WordPress.com ، Automattic ، وهي شركة تعرف الكثير عن إدارة ديناميكيات الفريق المعقدة.

تضم شركة Automattic أكثر من 850 موظفًا في 68 دولة. تتم إدارتهم جميعًا بدون مكتب مركزي ، وقد نجحوا في الازدهار لأكثر من 13 عامًا. اكتشفوا أن منتجات الأعمال عادة ما تكون للفريق التقليدي ، وليس لفرق اليوم ، ورأوا فجوة تحتاج إلى سد: الأدوات الداخلية التي تؤدي بالطريقة التي تحتاجها الفرق الحديثة. تم استخدام جميع منتجات Happy Tools بواسطة Automattic.

أدوات سعيدة وجدول سعيد: نظرة عامة

تتمثل خطة Happy Tools في تحويلها إلى مجموعة من المنتجات. في الوقت الحالي ، على الرغم من ذلك ، هناك أداة واحدة فقط نشطة: تطبيق Happy Schedule لإدارة الوقت والقوى العاملة المستند إلى التقويم. يساعد الجدول السعيد في إدارة جداول الموظفين ودعم العملاء للفرق الموزعة. إنه مفيد للشركات التي لديها جداول زمنية معقدة أو ساعات عمل مرنة ولكنها لا تزال بحاجة إلى تقديم خدمة عملاء 24-7.

قد تفكر ، "Yawn ، تطبيق تقويم آخر. ما الجديد أيضًا؟ " فهمت - هناك الكثير هناك. بصراحة ، على الرغم من ذلك ، فإن معظمهم كريه الرائحة. لا يوجد تقريبًا تطبيق تقويم مرن بما يكفي لحساب كل ما يمر به البشر في أسبوع - جداول قياسية يريدون الالتزام بها ، وتغيير الجداول عندما تتغير مطالب الشركة ، وأحداث الحياة والأحداث التي تلغي كل شيء ، وما إلى ذلك.

يعمل برنامج Happy Schedule على أساس أن الجداول الزمنية تحدث في العالم الحقيقي ، وأنها لا تعمل بشكل مثالي لمجرد أنها مكتوبة. الموظفون بشر ويحتاجون إلى المرونة ، خاصة إذا كنت ترغب في الحصول على أفضل النتائج منهم.

من يمكنه استخدام أدوات Happy؟

قد يبدو أن Happy Tools مخصصة فقط للفرق الكبيرة الموجودة في جميع أنحاء البلاد أو العالم. بينما ستستفيد هذه الفرق بالتأكيد من Happy Tools ، يمكن للشركات الصغيرة أيضًا. أيضًا ، قد تكون Happy Tools مخصصة للفرق الموزعة ، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنها موزعة على نطاق واسع. يمكن أن يعني توزيعها على ثلاثة مبان ، مما يجعل من الصعب الالتقاء معًا في اجتماعات أسبوعية. لا تمتلك شركة Automattic مكتبًا أساسيًا ، ولكن عملك قد لا يزال بإمكانك الاستفادة من Happy Tools.

كيفية استخدام جدول سعيد

دعنا ننتقل إلى كيفية استخدام Happy Schedule وميزاته البارزة.

اشتراك

من الصفحة الرئيسية ، انقر فوق "البدء" في الوسط أو "تسجيل الدخول" في أعلى اليمين. يمكنك بعد ذلك الاشتراك في WordPress أو Google. بعد ذلك ، ستقوم بإنشاء ملف التعريف الخاص بك.

أنا أحب بشكل خاص أنه يمكنك اختيار بدء الأسبوع يوم الأحد أو الاثنين. لا يتوفر هذا الخيار في الكثير من تطبيقات التقويم ويمكن أن تتخلص تمامًا من التخطيط. أنا فتاة "ابدأ الأسبوع يوم الاثنين". (يمكنك ضبط هذا في إعدادات المسؤول أيضًا.)

إعداد المهام والفرق

ستقوم بإعداد وتحرير المهام والفرق في إعدادات المسؤول الخاصة بك. أنشئ المهام ومجموعات المهام (تقع المهام الفرعية ضمن مجموعات المهام) ، وأضف المستخدمين وأنشئ فرقًا هنا. عندما تضيف مستخدمًا جديدًا وقد وافق ، سيظهر في Planner - اضطررت للتحديث عدة مرات لتحقيق ذلك ، ولكن في النهاية حدث ذلك.

لوحة القيادة

تمنحك لوحة القيادة نظرة عامة على عملك ووقت غير عملك ، بما في ذلك عملك المجدول ووقت إجازتك و AFK الخاص بك ، والذي يقف من "بعيدًا عن لوحة المفاتيح". لن ترى حقًا أي شيء على لوحة المعلومات حتى تقوم بملء علامات تبويب وأقسام Happy Schedule الأخرى ، ولكن إليك فكرة عما سيبدو عليه الأمر:

جدولي

علامة التبويب "الجدول الزمني الخاص بي" ، على يمين "لوحة المعلومات" ، هي المكان الذي ستحدد فيه ساعات الأسبوع ، بما في ذلك تفاصيل جدولك الزمني والأيام التي تقلع فيها. يمكنك فقط تعيين جدولك الزمني - لا يمكن للمسؤول تعيين الجدول الزمني لأعضاء الفريق الفرديين.

لتسجيل وإظهار فريقك عندما تكون متاحًا للعمل ، انقر واسحب على التقويم لتمييز الفترات الزمنية ، والتي تكون بزيادات قدرها 15 دقيقة. (التقويم في الوقت العسكري ، والذي يستغرق بعض الوقت لتعتاد عليه.) ​​أثناء السحب ، سترى عدد الساعات التي تقوم بجدولتها.

يمكنك أيضًا النقر فوق الشريط الجانبي لاختيار ما إذا كان "يوم عمل" كاملًا أو "إجازة" كاملة أو "نصف يوم إجازة" مع توفر محدود.

ضبط الجدول الزمني الخاص بك وتطبيقه تلقائيًا

يمكنك القيام ببعض الأشياء الأخرى في هذه النافذة من خلال النقر على "تعديلات أخرى" في الأسفل:

• طلب AFK
• حدد عدد الساعات المتاحة لديك
• حدد عدد الساعات لملء المهام
• تغيير المنطقة الزمنية الخاصة بك
• أضف ملاحظات

أحب القدرة على تعيين ساعات مختلفة متاحة وجدولتها. هناك الكثير من الأيام التي يكون لديك فيها 12 ساعة يمكنك شغلها ، لكنك لا تريد القيام بـ 12 ساعة من العمل (لأن من يفعل؟). يمكنك القول إنك متاح خلال أوقات معينة تمتد 12 ساعة ولكنك تريد فقط ملء 7 ​​ساعات من العمل.

بشكل افتراضي ، يكون "التوفر المتوقع" هو 8 ساعات و "العمل المطلوب تعيينه" هو 6 ساعات. يمكنك ضبط هذا في عرض "تعديلات أخرى" ، ويمكن للمسؤولين ضبط الإعدادات الافتراضية في إعدادات المسؤول. اعرض تفاصيل الجدول الزمني الخاص بك على يسار الفترات الزمنية ، وانقر عليها لرؤيتها بمزيد من التفصيل.

يمكنك أيضًا إنشاء قوالب ، بحيث يمكنك ملء الأسابيع تلقائيًا ومسبقًا بتوافرك العادي. من هناك ، يمكنك إجراء تعديلات لحساب التغييرات اليومية أو الأسبوعية ، كل ذلك مع الاحتفاظ بالقالب الرئيسي كما هو.

بعيدًا عن لوحة المفاتيح (AFK)

AFK هو نوع من حجر الزاوية في Happy Schedule ، لذلك أريد تغطيته أكثر. AFK هو أي وقت لا يمكنك فيه العمل. في علامة التبويب My AFK ، يمكنك رؤية AFK القادم والمعلق والمؤرشف. يمكنك أيضًا النقر فوق طلب AFK من هذا الجزء.

هناك نوعان من AFK:

• تحتاج طلبات AFK العادية إلى موافقة من مدير أو قائد فريق.
• طلبات AFK في آخر لحظة مخصصة لتلك الأوقات التي لا تنتظر فيها الموافقة. تمت الموافقة تلقائيًا على Last Minute AFK لأنه حتى أكثر أعضاء الفريق مسؤولية لا يمكنهم انتظار "الموافقة" إذا كان أحد أفراد العائلة مريضًا أو كانت هناك حالة طوارئ.

يمكن للمديرين وقادة الفريق التحقق من طلبات AFK والرد عليها في قسم "معلق" من علامة التبويب "إدارة AFK". يحتوي هذا الجزء أيضًا على طلبات تمت الموافقة عليها ورفضها وأرشفتها.

عندما تكون في طريقة العرض المعلقة ، سترى تعارضات باللون الأحمر - وهذا يعني أن طلب AFK يتزامن مع العمل المعين بالفعل. سيظهر لك التمرير فوق التمييز الأحمر ما يتعارض مع AFK - المهمة واليوم والوقت. أنشئ إشعارات لطلبات Last Minute AFK حتى تتمكن من التعامل مع التعارضات على الفور.

بمجرد الموافقة على AFK لأحد أعضاء الفريق ، سيظهر في علامة تبويب جدولي الخاصة بهم وفي المخطط. إذا كنت قد حددت بالفعل أوقاتًا معينة على أنها متاحة ، فستختفي تلك الأوقات المتاحة إذا كان لديك AFK كامل أو لعدة أيام. إذا طلبت AFK لمدة نصف يوم ، فسيتم تقليل ساعات العمل المتاحة / المجدولة. يمكن للمسؤولين والمديرين تغيير أسباب AFK الافتراضية (إجازة ، شخصية ، مرضية ، إجازة ، إلخ) في إعدادات المسؤول.

أيام العطلة

تظهر عبارة "Day Off" باللون الأزرق ، بينما تظهر كلمة "Half Day Off" باللون الأرجواني. نظرًا لأنك ستظل تعمل جزءًا من اليوم خلال نصف يوم إجازة ، فلن يختفي تواجدك. سينخفض ​​تلقائيًا إلى 4 ساعات (حتى إذا كان التوافر العادي أو التوافر الافتراضي أقل من 8).

ليس عليك أن تكون محددًا بشأن نصف اليوم الذي تنطلق فيه. يمكنك ضبط التوافر الخاص بك كيفما تشاء ، حتى إذا كنت ترغب في العمل في فترة ما بعد الظهر وأخذ إجازة في الجزأين الأول والأخير من اليوم.

ما هو مفيد بشكل خاص في Happy Schedule هو أنه يمكنك تحديد عطلة نهاية الأسبوع. على سبيل المثال ، قد تحب العمل يوم السبت و / أو الأحد لأنه لا يوجد شخص آخر يعمل ، مما يحد من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها. قد تكون "عطلة نهاية الأسبوع" يوم الأربعاء. نظرًا لأن Happy Schedule تضع العامل غير التقليدي في الاعتبار ، يمكنك حساب أسبوعك غير التقليدي.

مخطط

بمجرد تعيين جدولك ، توجه إلى علامة التبويب Planner. هذا هو المكان الذي سترى فيه مدى تواجدك وتوافر أعضاء الفريق ، بالإضافة إلى المهام التي تحتاج إلى معالجة. هذا هو المكان الذي ستقوم بتعيين المهام فيه.

سيكون للوقت المتاح لديك خلفية ملونة أفتح. الوقت المتاح لأعضاء الفريق الآخرين سيكون له خلفية مخططة. يمكنك جدولة مهمة خارج الوقت المتاح إذا كنت تريد ذلك.

يشتمل المخطط على يوم كامل ، من الساعة 12 صباحًا حتى الساعة 12 ظهرًا ، كما يمكنك أيضًا النظر إلى ما بعد أو قبل 12 ساعة ، مما يجعل من الممكن جدولة أعضاء الفريق وإدارتهم في مناطق زمنية مختلفة. لجدولة المهام في أيام مختلفة ، ما عليك سوى المسح إلى اليوم الموجود في أعلى اليمين:

لجدولة مهمة أثناء الوقت المتاح للموظف ، انقر واسحب ، تمامًا كما فعلت عند تعيين جدولك في الجدول الزمني الخاص بي. إذا كنت بحاجة إلى تحديد مهمة مختلفة عن المهمة الافتراضية ، فما عليك سوى النقر عليها لاختيار مهمة جديدة. لتعيين المهمة إلى عضو مختلف في الفريق ، اسحب المهمة إلى الصف الصحيح.

عند تعيين مهمة ، سيتغير رأس الكتلة الزمنية ليعكس عدد الأشخاص الذين يعملون مقابل العدد المطلوب من العمال. يمكنك معرفة ما إذا كنت تعاني من نقص في الموظفين ، أو زيادة في عدد الموظفين ، أو في حالة وجود موظفين مثاليين. في هذا المثال ، أحتاج إلى 12 شخصًا لتغطية مهمة "الهاتف" خلال هذه الفترة الزمنية ، ولكن حتى الآن لدي شخص واحد فقط.

إذا كنت تعاني من نقص الموظفين ، فيمكنك التمرير لأسفل العمود لمعرفة ما إذا كان هناك أي عضو في الفريق لديه المزيد من الساعات المتاحة / القابلة للجدولة ، ثم قم بوضعها في مكانها.

مشكلة في عرض المخطط

أجد طريقة عرض Planner مربكة بعض الشيء. في "احتياجات التوظيف" ، حددت أنني بحاجة إلى تغطية مهمة "الهاتف" يوم الأحد من الساعة 13:15 إلى الساعة 17:00.

في المخطط ، يمكنك أن ترى أنني قمت بجدولة نفسي لتغطية هذا التحول.

إذا قمت بالنقر فوق مهمة "الدردشة" ، فإنها لا تزال تعرض الجدول الزمني الخاص بي لليوم عبر جميع المهام ، ولكن ما هو مطلوب مفقود - مهمة "الهاتف" المطلوبة لم تعد تظهر. لم تختف للأبد - ستعود مرة أخرى إذا نقرت على "الهاتف" مرة أخرى - لكني أريد أن أرى جميع احتياجات الموظفين عبر جميع المهام في صفحة Planner هذه.

احتياجات التوظيف

هذا هو المكان الذي ستجري فيه تغييرات على أهداف التغطية الخاصة بك. لكل مهمة ، يمكنك تغيير عدد الموظفين الذين تحتاجهم بناءً على يوم الأسبوع والوقت من اليوم.

انقر واسحب لتعيين احتياجات التغطية. لتغطية المزيد من الوقت ، اسحب إلى اليمين أو اليسار. لتغطية الكتل الزمنية نفسها على مدار أيام مختلفة ، اسحب لأعلى ولأسفل. سيكون العدد الافتراضي لأعضاء فريق العمل صفرًا ، لذا سترغب في النقر لتغييره.

أتمنى أن تتمكن من عرض جميع المهام في نفس الوقت في احتياجات التوظيف. في الوقت الحالي ، يجب عليك التبديل بين المهام لمعرفة احتياجاتك لكليهما. هناك عدة طرق يمكن أن يكون بها برنامج Happy Schedule أكثر مرونة وفائدة ، وهذه بالتأكيد واحدة منها.

التقارير

هناك عدد من التقارير التي يمكنك تشغيلها للحصول على عرض لأعباء العمل والمهام والتوافر:

ميزات الجدول الزمني السعيدة المفضلة لدي

يجب أن تكون قادرًا على تداول مهمتك مع زميل في العمل من My Schedule. لكن عندما حاولت ذلك ، لم يمنحني ذلك خيار اختيار عضو الفريق الآخر ، على الرغم من أن مهمتي كانت خلال الوقت المتاح له. إنها فكرة رائعة ... إذا كان بإمكانك جعلها تعمل.

أيضًا ، يجب عليك النقر فوق "حفظ" في كل مرة تحاول فيها مغادرة صفحة أو حتى في كل مرة تقوم فيها بالتبديل بين الأقسام المختلفة في الصفحة. إذا قمت بالنقر فوق أي شيء في الصفحة ، حتى إذا لم تقم بإجراء أي تغييرات فعليًا ، فسيُطلب منك الضغط على "حفظ" ، وإذا لم تقم بذلك ، فستفقد تغييراتك. قد يقودك هذا إلى الاعتقاد بأنك أجريت تغييرًا في حين أنك لم تفعل ذلك بالفعل ، وهو أمر محير. أيضًا ، أريد أن يتم حفظ التغييرات تلقائيًا ، كما هو الحال في Google Drive. هذه هي الميزة الأقل سهولة في برنامج Happy Schedule ، وهي تصبح مزعجة بسرعة.

التسعير

تبدأ دائمًا بالنسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا. من هناك ، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد الاستمرار في استخدام Happy Tools مع خطة مدفوعة. تبلغ التكلفة 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، ولكن يوجد حد أدنى للإنفاق الشهري يبلغ 60 دولارًا - لذلك إذا كنت فريقًا أقل من 12 عامًا ، فلا يزال يتعين عليك إنفاق 60 دولارًا في الشهر.

دعم العملاء

أنا أحب وثائق الجدول السعيد. يتضمن القسم الأول المصطلحات التي يجب أن تعرفها من أجل تحقيق أقصى استفادة منها (مثل "AFK" لم أسمع بها من قبل). إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع Happy Tools ، فيمكنك إرسال رسالة إليهم.

مستقبل الأدوات السعيدة

تم الإعلان عن Happy Schedule في أبريل 2019 ، ولكنهم يخططون خلال السنوات القادمة لإصدار المزيد من الأدوات السعيدة التي يستخدمها Automattic. وفقًا لـ Venture Beat ، هناك أداة دردشة للعملاء في الأفق ، والتي ستتكامل مع Happy Schedule. يقول Automattic أنه إذا كانت هناك أداة موجودة بالفعل في السوق تقوم بعمل رائع ، فلن يقوموا بإنشاء أداة Happy Tool كبديل. لا يريدون إعادة اختراع العجلة. يريدون ابتكار أنواع جديدة من العجلات التي تحتاجها شركات اليوم.

تغليف

أدوات Happy Tools وحلول إدارة القوى العاملة التي تلبي احتياجات الفرق الموزعة لا تتعلق بعدم الاتصال. ليس لديهم هدف إبقاء الناس منفصلين قدر الإمكان. بدلاً من ذلك ، يساعدون أعضاء الفريق على التواصل بطريقة هادفة تؤدي إلى إنجاز المهمة ، ودون أن يعيق الموقع الطريق. وهذا يعني توظيف المزيد من العمال عن بعد ؛ إضاعة وقت أقل في السفر لحضور الاجتماعات ؛ ويحصل العملاء على المساعدة التي يحتاجونها بغض النظر عن منطقتهم الزمنية. يتعلق الأمر بسد الفجوات ، وليس خلق المزيد من المسافات.

يحتوي برنامج Happy Schedule على عيوبه ، ولكنه التقويم الأكثر مرونة الذي اختبرته ، ولديه متسع كبير لاحتياجات الجدولة البشرية. في الوقت الحالي ، إنها ميسورة التكلفة بالتأكيد ، وأنا أشجع الفرق على تجربتها ، خاصة إذا كنت لا تزال تبحث عن WFM يناسبك.

هل استخدمت برنامج Happy Schedule أو أي نظام WFM آخر تحبه؟ اخبرنا عنها! تحقق أيضًا من هذه المقالة الرائعة حول حياة العامل عن بعد.

صورة مميزة عبر AV Bitter / shutterstock.com