Happy Tools par Automattic : Le guide ultime pour les équipes distribuées

Le travail à domicile peut signifier beaucoup de choses. Travaillez en pyjama, travaillez quand vous en avez envie, travaillez quand le reste du monde dort. Quelle que soit votre approche du mode de vie du travail à distance, celui-ci doit être fiable et organisé d' une manière ou d' une autre afin que la direction puisse en dépendre et l'organiser. La distance est une réalité aujourd'hui, mais elle ne doit pas entraver un excellent travail.

Entrez dans les outils de gestion du temps et de planification. Mais pas n'importe quels outils de gestion du temps et de planification. Happy Tools provient de la société mère de WordPress.com, Automattic, une entreprise qui en sait beaucoup sur la gestion de dynamiques d'équipe complexes.

Automattic compte plus de 850 employés dans 68 pays. Ils sont tous gérés sans bureau central et prospèrent depuis plus de 13 ans. Ils ont découvert que les produits commerciaux sont généralement destinés à l'équipe traditionnelle, et non aux équipes d'aujourd'hui, et ils ont constaté une lacune qu'il fallait combler : des outils internes qui fonctionnent comme les équipes modernes en ont besoin. Tous les produits Happy Tools ont été utilisés par Automattic.

Happy Tools et Happy Schedule : un aperçu

Le plan pour Happy Tools est de le transformer en une suite de produits. À l'heure actuelle, cependant, un seul outil est actif : l'application de gestion du temps et de la main-d'œuvre basée sur le calendrier Happy Schedule. Happy Schedule permet de gérer les horaires des employés et le support client pour les équipes distribuées. C'est utile pour les entreprises qui ont des horaires complexes ou des horaires flexibles, mais qui doivent tout de même offrir un service client 24h/24 et 7j/7.

Vous pensez peut-être : « Bâillement, une autre application de calendrier. Quoi de neuf?" Je comprends - il y en a beaucoup là-bas. Honnêtement, cependant, la plupart d'entre eux puent. Il n'y a presque pas d'application de calendrier suffisamment flexible pour tenir compte de tout ce que les êtres humains traversent en une semaine - des horaires standard auxquels ils veulent s'en tenir, des horaires décalés lorsque les demandes de l'entreprise changent, des événements de la vie et des événements qui gâchent tout, etc.

Happy Schedule fonctionne en partant du principe que les horaires se produisent dans le monde réel et qu'ils ne fonctionnent pas parfaitement simplement parce qu'ils sont écrits. Les employés sont des humains et ils ont besoin de flexibilité, surtout si vous voulez en tirer le meilleur parti.

Qui peut utiliser Happy Tools ?

Il peut sembler que Happy Tools soit réservé aux grandes équipes situées à travers le pays ou le monde. Bien que ces équipes bénéficieront certainement de Happy Tools, les petites entreprises le peuvent également. De plus, Happy Tools peut être destiné aux équipes distribuées, mais cela ne signifie pas nécessairement distribué à grande échelle. Cela peut signifier réparti sur trois bâtiments, ce qui peut toujours compliquer la tâche de se réunir pour des réunions hebdomadaires. Automattic n'a pas de bureau principal, mais votre entreprise peut et vous pouvez toujours bénéficier de Happy Tools.

Comment utiliser Happy Schedule

Voyons comment utiliser Happy Schedule et ses fonctionnalités exceptionnelles.

Inscrivez-vous

Depuis la page d'accueil, cliquez sur "Commencer" au centre ou sur "Connexion" en haut à droite. Vous pouvez ensuite vous inscrire avec WordPress ou Google. Ensuite, vous créerez votre profil.

J'aime particulièrement que vous puissiez choisir de commencer la semaine le dimanche ou le lundi. Beaucoup d'applications de calendrier n'ont pas cette option et cela peut complètement perturber la planification. Je suis une fille de « commencer la semaine le lundi ». (Vous pouvez également ajuster cela dans vos paramètres administrateur.)

Configuration des tâches et des équipes

Vous configurerez et modifierez les tâches et les équipes dans vos paramètres d'administration. Créez des tâches et des groupes de tâches (sous-tâches se nichent sous des groupes de tâches), ajoutez des utilisateurs et créez des équipes ici. Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur et qu'il a accepté, il s'affichera dans le planificateur.

Tableau de bord

Le tableau de bord vous donne un aperçu de votre temps de travail et de non-travail, y compris votre travail prévu, vos congés et votre AFK, qui signifie « Away From Keyboard ». Vous ne verrez rien sur le tableau de bord tant que vous n'aurez pas rempli les autres onglets et sections Happy Schedule, mais voici une idée de ce à quoi cela ressemblera :

Mon emploi du temps

L'onglet « Mon horaire », à droite de « Tableau de bord », est l'endroit où vous définissez vos heures pour la semaine, y compris les détails de votre horaire et les jours de votre départ. Vous seul pouvez définir votre horaire - l'administrateur ne peut pas définir l'horaire pour les membres individuels de l'équipe.

Pour vous connecter et montrer à votre équipe quand vous êtes disponible pour travailler, cliquez et faites glisser sur le calendrier pour mettre en surbrillance les plages horaires, qui sont par incréments de 15 minutes. (Le calendrier est en temps militaire, ce qui prend un certain temps pour s'y habituer.) Au fur et à mesure que vous faites glisser, vous verrez combien d'heures vous programmez.

Vous pouvez également cliquer sur la barre latérale pour choisir rapidement s'il s'agit d'une « journée de travail », d'un « jour de congé » complet d'une « demi-journée de congé » avec une disponibilité limitée.

Ajuster et appliquer automatiquement votre horaire

Vous pouvez faire quelques autres choses dans cette fenêtre en cliquant sur « Autres ajustements » en bas :

• Demander l'AFK
• Définissez votre nombre d'heures disponibles
• Définissez votre nombre d'heures à remplir avec des tâches
• Changez votre fuseau horaire
• Ajouter des notes

J'adore la possibilité de définir différentes heures disponibles et planifiables. Il y a plein de jours où tu auras 12 heures à remplir, mais tu ne veux pas faire 12 heures de travail (car qui le fait ?). Vous pouvez dire que vous êtes disponible pendant certaines heures qui s'étendent sur 12 heures mais que vous ne souhaitez remplir que 7 heures de travail.

Par défaut, la « Disponibilité attendue » est de 8 heures et le « Travail à attribuer » est de 6 heures. Vous pouvez ajuster cela dans cette vue "Autres ajustements", et les administrateurs peuvent ajuster les paramètres par défaut dans les paramètres d'administration. Visualisez le détail de votre emploi du temps à gauche des plages horaires, et cliquez dessus pour le voir plus en détail.

Vous pouvez également créer des modèles afin de pouvoir remplir automatiquement et pré-remplir les semaines avec votre disponibilité normale. À partir de là, vous pouvez apporter des modifications pour tenir compte des modifications quotidiennes ou hebdomadaires, tout en conservant le même modèle principal.

Loin du clavier (AFK)

AFK est en quelque sorte la pierre angulaire de Happy Schedule, donc je veux en parler un peu plus. AFK est à tout moment que vous ne pouvez pas travailler. Dans l'onglet Mon AFK, vous pouvez voir vos AFK à venir, en attente et archivés. Vous pouvez également cliquer sur Demander AFK dans ce volet.

Il existe deux types d'AFK :

• Les demandes AFK régulières nécessitent l'approbation d'un responsable ou d'un chef d'équipe.
• Les demandes AFK de dernière minute concernent les moments où vous ne pouvez pas attendre l'approbation. L'AFK de dernière minute est auto-approuvé car même le membre le plus responsable de l'équipe ne peut pas attendre un « OK » si un membre de sa famille est malade ou s'il y a une urgence.

Les responsables et les chefs d'équipe peuvent consulter et répondre aux demandes AFK dans la section En attente de l'onglet Gérer AFK. Ce volet contient également les demandes approuvées, refusées et archivées.

Dans la vue En attente, vous verrez les conflits en rouge - cela signifie que la demande AFK coïncide avec le travail déjà attribué. Le survol de la surbrillance rouge vous montrera avec quoi l'AFK est en conflit - la tâche, le jour et l'heure. Créez des notifications pour les demandes AFK de dernière minute afin de pouvoir gérer les conflits immédiatement.

Une fois que l'AFK d'un membre de l'équipe est approuvé, il apparaîtra dans son onglet Mon horaire et dans le planificateur. Si vous avez déjà marqué certaines heures comme disponibles, ces heures disponibles sont masquées si vous avez un AFK sur plusieurs jours ou sur plusieurs jours. Si vous avez demandé une demi-journée AFK, vos heures disponibles/programmables seront réduites. Les administrateurs et les gestionnaires peuvent modifier les motifs AFK par défaut (congé, personnel, maladie, vacances, etc.) dans les paramètres d'administration.

Jours de congés

Un « jour de congé » est en bleu, tandis qu'un « demi-journée de congé » est en violet. Puisque vous travaillerez toujours une partie de la journée pendant une demi-journée de congé, votre disponibilité ne disparaîtra pas. Il descendra automatiquement à 4 heures (même si votre disponibilité normale ou votre disponibilité par défaut est inférieure à 8).

Cependant, vous n'avez pas besoin d'être précis sur la moitié de la journée que vous partez. Vous pouvez ajuster vos disponibilités comme bon vous semble, même si vous souhaitez travailler l'après-midi et prendre la première et la dernière partie de la journée.

Ce qui est particulièrement utile avec Happy Schedule, c'est que vous pouvez définir votre week-end. Par exemple, vous pouvez aimer travailler le samedi et/ou le dimanche parce que personne d'autre ne travaille, ce qui limite le nombre d'e-mails que vous recevez. Votre « week-end » peut être le mercredi. Étant donné que Happy Schedule a en tête le travailleur non traditionnel, vous pouvez tenir compte de votre semaine non traditionnelle.

Planificateur

Une fois votre emploi du temps défini, rendez-vous dans l'onglet Planificateur. C'est là que vous verrez votre disponibilité et la disponibilité des membres de l'équipe, ainsi que les tâches à traiter. C'est également là que vous assignerez des tâches.

Votre temps disponible aura un fond uni de couleur plus claire. Le temps disponible des autres membres de l'équipe aura un fond rayé. Vous pouvez programmer une tâche en dehors du temps disponible si vous le souhaitez.

Le planning comprend la journée complète, de 12h à 12h. Vous pouvez également regarder en arrière ou en avant 12 heures, ce qui permet de programmer et de gérer les membres de l'équipe dans différents fuseaux horaires. Pour planifier des tâches à des jours différents, numérisez simplement le jour en haut à gauche :

Pour planifier une tâche pendant le temps disponible d'un employé, cliquez et faites glisser, comme vous l'avez fait lors de la configuration de votre emploi du temps dans Mon emploi du temps. Si vous devez sélectionner une tâche différente de celle par défaut, cliquez simplement dessus pour en choisir une nouvelle. Pour affecter la tâche à un autre membre de l'équipe, faites glisser la tâche vers la bonne ligne.

Lorsque vous affectez une tâche, l'en-tête de cette plage horaire change pour refléter le nombre de personnes qui travaillent par rapport au nombre requis de travailleurs. Vous pouvez dire si vous êtes en sous-effectif, en sureffectif ou parfaitement en effectif. Dans cet exemple, j'ai besoin de 12 personnes pour couvrir la tâche « Téléphone » pendant cette plage horaire, mais jusqu'à présent, je n'ai qu'une seule personne dessus.

Si vous manquez de personnel, vous pouvez faire défiler la colonne vers le bas pour voir s'il y a un membre de l'équipe qui a plus d'heures disponibles/programmables, puis les insérer.

Problème avec la vue du planificateur

Je trouve la vue Planificateur un peu déroutante. Dans « Besoins en personnel », j'ai défini que j'ai besoin d'une couverture des tâches « Téléphone » le dimanche de 13h15 à 17h00.

Dans le planificateur, vous pouvez voir que je me suis programmé pour couvrir ce changement.

Si je clique sur la tâche « Discuter », cependant, il affiche toujours mon emploi du temps pour la journée pour toutes les tâches, mais ce qui est nécessaire manque - la tâche « Téléphone » requise ne s'affiche plus. Ce n'est pas parti pour de bon - il reviendra si je clique à nouveau sur "Téléphone" - mais je veux voir tous les besoins en personnel pour toutes les tâches sur cette page du planificateur.

Besoins en personnel

C'est ici que vous apporterez des modifications à vos objectifs de couverture. Pour chaque tâche, vous pouvez modifier le nombre de personnes dont vous avez besoin en fonction du jour de la semaine et de l'heure de la journée.

Cliquez et faites glisser pour définir les besoins de couverture. Pour couvrir plus de temps, faites glisser vers la droite ou la gauche. Pour couvrir les mêmes plages horaires sur des jours différents, faites glisser vers le haut et vers le bas. Le nombre de membres du personnel par défaut sera zéro, vous devrez donc cliquer pour le modifier.

J'aimerais que vous puissiez afficher toutes les tâches en même temps dans Besoins en personnel. Pour le moment, vous devez basculer entre les tâches pour voir vos besoins pour les deux. Happy Schedule pourrait être plus flexible et utile de plusieurs manières, et celle-ci en fait certainement partie.

Rapports

Vous pouvez exécuter un certain nombre de rapports pour obtenir une vue d'ensemble de la charge de travail, des tâches et de la disponibilité :

Mes fonctionnalités de calendrier heureux les moins préférées

Vous devriez pouvoir échanger votre tâche avec un collègue de Mon horaire. Lorsque j'ai essayé, cependant, cela ne m'a pas donné la possibilité de choisir l'autre membre de l'équipe, même si ma tâche était pendant son temps disponible. C'est une excellente idée… si vous pouvez le faire fonctionner.

En outre, vous devez cliquer sur "Enregistrer" chaque fois que vous essayez de quitter une page ou même chaque fois que vous basculez entre différentes sections d'une page. Si vous avez cliqué sur quelque chose sur la page, même si vous n'avez apporté aucune modification, vous êtes invité à cliquer sur « Enregistrer » et si vous ne le faites pas, vous perdrez vos modifications. Cela peut vous amener à penser que vous avez fait un changement alors que vous ne l'avez pas fait, ce qui devient déroutant. De plus, je souhaite que mes modifications soient enregistrées automatiquement, comme dans Google Drive. C'est la fonctionnalité la moins intuitive de Happy Schedule, et cela devient vite ennuyeux.

Prix

Vous commencez toujours par l'essai gratuit de 30 jours. À partir de là, vous pouvez décider si vous souhaitez continuer à utiliser Happy Tools avec un forfait payant. Le coût est de 5 $ par utilisateur et par mois, mais il y a une dépense mensuelle minimale de 60 $ – donc si vous êtes une équipe de moins de 12 ans, vous devez quand même dépenser 60 $ par mois.

Service client

J'adore la documentation de Happy Schedule. La première section comprend les termes que vous devez connaître pour en tirer le meilleur parti (comme ce "AFK" dont je n'avais jamais entendu parler auparavant). Si vous avez besoin de contacter Happy Tools, vous pouvez leur envoyer un message.

L'avenir des outils heureux

Happy Schedule a été annoncé en avril 2019, mais au cours des prochaines années, ils prévoient de publier davantage d'outils Happy utilisés par Automattic. Selon Venture Beat, un outil de chat client est à l'horizon, qui s'intégrera à Happy Schedule. Automattic dit que s'il existe déjà sur le marché un outil qui fait un excellent travail, il ne créera pas un Happy Tool comme alternative. Ils ne veulent pas réinventer la roue ; ils veulent inventer de nouveaux types de roues dont les entreprises d'aujourd'hui ont besoin.

Emballer

Les Happy Tools et les solutions de gestion des effectifs qui s'adressent aux équipes distribuées ne consistent pas à ne pas se connecter. Ils n'ont pas pour objectif de garder les gens aussi séparés que possible. Au lieu de cela, ils aident les membres de l'équipe à se connecter d'une manière significative qui fait le travail, et sans que l'emplacement ne gêne. Cela signifie embaucher plus de travailleurs à distance ; perdre moins de temps à se rendre aux réunions ; et les clients obtiennent l'aide dont ils ont besoin, quel que soit leur fuseau horaire. Il s'agit de combler les écarts, pas de créer plus de distance.

Happy Schedule a ses défauts, mais c'est le calendrier le plus flexible que j'ai testé, et il a beaucoup de place pour les besoins de planification humaine. Pour le moment, c'est définitivement abordable, et j'encourage les équipes à l'essayer, surtout si vous êtes toujours à la recherche d'un WFM qui vous convient.

Avez-vous utilisé Happy Schedule ou tout autre système WFM que vous aimez ? Dis nous à propos de cela! Consultez également cet article génial sur la vie d'un télétravailleur.

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