Taktyki i praktyki organizacji dla biznesu Divi Web Design

Witamy w części 2 z 5 naszej serii Organizowanie i przejmowanie kontroli nad Twoim biznesem Divi Web Design. W tej serii odkrywamy kilka taktyk, narzędzi i strategii, które pomogą Ci przezwyciężyć codzienne zmagania, z którymi wszyscy mamy do czynienia jako Divi Web Designers. Od optymalizacji codziennych czynności, przez tworzenie systemów i procesów, po zapewnianie klientom najlepszych doświadczeń w projektowaniu stron internetowych; dostarczamy przydatne elementy i kroki, które możesz wdrożyć natychmiast, aby pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim biznesem Divi Web Design, niezależnie od tego, czy jesteś samotnym freelancerem, małą agencją czy zdalnym zespołem.

Organizacja jest głównym kluczem do sukcesu w każdej firmie. Gdy już masz kontrolę nad swoim czasem dzięki codziennym i tygodniowym rutynom, które działają dla Ciebie, nadszedł czas, aby skupić się na organizowaniu technologii i narzędzi, których używasz na co dzień. W tym poście zamierzamy zbadać kilka praktycznych sposobów, które pomogą Ci zachować porządek, abyś mógł lepiej kontrolować swój biznes Divi Web Design.

Taktyki i praktyki organizacji dla biznesu Divi Web Design

W tym poście skupimy się na niektórych tematach, które często są pomijane, ale mają kluczowe znaczenie dla naszych codziennych działań jako projektantów stron internetowych. Niektóre z nich mogą wydawać się bezmyślne, ale myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że jako doświadczeni twórcy stron internetowych miło jest pamiętać o prostych rzeczach. A jeśli dopiero zaczynasz, te rzeczy można łatwo przejrzeć. Więc zanurkujmy!

1) Organizowanie zakładek

Jeśli jesteś projektantem stron internetowych, tak jak ja, prawdopodobnie masz w swojej przeglądarce setki zakładek z samouczkami, inspirującymi witrynami i linkami, narzędziami online i kilkoma kategoriami zakładek. Jedna taktyka, która zależy wyłącznie od Ciebie, to jak je zorganizować! To może wydawać się prostym tematem, ale pracowałem ze zbyt wieloma osobami, które otwierają swoje przeglądarki i wywołują u mnie dreszcze, widząc ich niezorganizowane, porozrzucane zakładki. Nie wyobrażam sobie zmarnowanego czasu na szukanie zakładek sprzed miesięcy lub lat, kiedy nie ma zorganizowanego systemu.

Tak więc gorąco polecam organizowanie zakładek w systemie działającym dla Ciebie, abyś mógł szybko i sprawnie dostać się do swoich linków. Zaoszczędzi to zaskakująco dużo czasu i energii, które możesz wykorzystać gdzie indziej. Ciągle też przypominam sobie o usunięciu linków, których już nie potrzebuję. Oprócz moich spersonalizowanych zakładek do rachunków i wszystkich innych zabawnych rzeczy, chcę dać Ci wyobrażenie o tym, jak skonfigurowałem zakładki związane z projektowaniem stron internetowych, aby móc szybko i łatwo znaleźć zapisane linki. Oczywiście nie ma dobrego ani złego sposobu, aby to zrobić, ale oto w przybliżeniu, jak organizuję mój pod kątem wydajności projektowania stron internetowych:

Rzeczy biznesowe – W tym folderze mam wszystkie moje linki biznesowe, takie jak login do hostingu, narzędzia do zarządzania projektami i linki do moich najczęściej używanych linków do stron internetowych. Łączę również wiele stron moich klientów, takich jak strona Pierwsze kroki i strona Przejście do przodu, dzięki czemu nie muszę wyszukiwać ich w przeglądarce, aby wysłać je do klienta.

Web Stuff – Mój folder „Web Stuff” jest podzielony na 3 główne części:

1. Narzędzia internetowe, na które składają się narzędzia, z których korzystam na co dzień lub co tydzień. Rzeczy takie jak narzędzia kształtów CSS, narzędzia do kolorowania, wyszukiwarka identyfikatorów wtyczek Facebooka itp.
2. Samouczki internetowe, które są podzielone na podkategorie dla samouczków dla wszystkich używanych przeze mnie narzędzi. Staram się je aktualizować, więc nie mam samouczków sprzed lat, których już nie potrzebuję
3. Divi Stuff, który zawiera samouczki specyficzne dla Divi, do których często wracam. Wtyczki i produkty Divi, które zapisałem i obsługują linki logowania do produktów Divi itp.

Rzeczy klientów — często moi klienci przysyłają mi przykładowe witryny lub mają własne platformy, na które muszę się zalogować. Kiedyś traciłem z nimi kontakt i musiałem przeszukiwać e-maile i kwestionariusze, aby znaleźć linki, ale teraz po prostu ustawiłem folder dla tego klienta w moim folderze Client Stuff i zapisałem tam wszystkie linki w celach informacyjnych. Następnie, gdy witryna jest gotowa, usuwam ich folder i idę dalej!

Tak więc poza moimi osobistymi zakładkami, tak zorganizowałem moje linki „projektowanie stron internetowych”, aby jak najszybciej znaleźć moje linki. Ponownie, to tylko przykład tego, co robię, więc pamiętaj, aby wziąć te pomysły i zrobić to, co działa dla Ciebie!

2) Tworzenie zorganizowanej struktury plików

Jedną z rzeczy, na które nie byłem przygotowany, kiedy zaczynałem swoją firmę, było skuteczne organizowanie plików, które szybko gromadziły się na moim komputerze. Nie jest to zbyt duży problem na początku, ale gdy Twoja firma się rozrasta i zaczynasz zdobywać wielu klientów z potencjalnie setkami plików, bardzo szybko może wymknąć się spod kontroli. Jeśli jesteś podobny do mnie, wzdrygasz się, gdy widzisz zbyt wiele plików na pulpicie, dlatego ważne jest, aby mieć zorganizowaną strukturę, w której możesz łatwo zlokalizować swoje pliki. Teraz oczywiście będziesz mieć osobiste pliki, zdjęcia i nie tylko, więc ważne jest, aby nie powiązać tych plików z plikami biznesowymi.

Jeśli chodzi o biznes, mam folder „główny”, w którym znajdują się wszystkie moje pliki klientów. Wszystkich moich klientów oddzielam w ich własnych folderach i mam ustandaryzowany system podfolderów, który często wygląda tak:

W folderze klienta:

• Logo
• Treść i dokumentacja
• Niestandardowy kod i ręczne kopie zapasowe
• Grafika i pliki robocze
• Obrazy i grafika internetowa na żywo
• Loginy klientów
• Różne pliki

W zależności od złożoności klienta i projektu foldery te mogą zawierać podfoldery. Na przykład, jeśli klient ma kilku członków zespołu i zdjęcia dla każdej osoby, mogę mieć osobny folder na zdjęcia głowy. Wszystko zależy od ilości plików, obrazów itp. Ale trzymanie się tej sformalizowanej struktury plików pomogło mi śledzić rzeczy i móc łatwo odwoływać się w razie potrzeby. Mam również osobne foldery dla wszystkich moich najczęściej używanych wtyczek WordPress, wtyczek Divi, skryptów Divi i kodu niestandardowego itp.

Więc znowu, może się to wydawać podstawowym tematem, ale nie ma formalnego szkolenia na temat organizowania plików w szkole. A zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz projektowanie stron internetowych, musisz być na to przygotowany, ZANIM zaczniesz gromadzić setki i tysiące plików.

3) Organizowanie oddzwonień, e-maili i przypomnień o potencjalnych klientach

Przez cały dzień jako projektant stron internetowych często otrzymujesz telefony i e-maile z prośbą o odpowiedź, gdy tylko będziesz dostępny. W poprzednim poście omówiłem pomysł segmentacji codziennej rutyny, aby umożliwić oddzwonienia i „reakcyjną” pracę, ale pozostaje pytanie, jak zorganizować te połączenia lub e-maile. Oto zasada numer jeden, według której żyję, jeśli chodzi o pamiętanie o wysyłaniu e-maili i oddzwanianiu: wyrzuć to z głowy i przenieś na papier lub do akt . Jeśli zadzwoni do ciebie klient, ale jesteś w trakcie projektu i nie chcesz wyłamywać się z rytmu, bardzo łatwo jest sobie pomyśleć, oddzwonię za kilka godzin. Ale częściej niż nie będziesz się rozpraszać i bardzo łatwo zapomnisz o rozmowie całkowicie. Sposób, w jaki pomogłem tego uniknąć, to zapisanie ich od razu w moim codziennym planie.

Używam ActionDay Planner, który leży na moim biurku i jest bardzo pomocnym, praktycznym sposobem na zapisywanie połączeń i e-maili, które muszę wykonać tego dnia. Istnieje oczywiście wiele narzędzi i platform internetowych, które pomagają w tego typu rzeczach, ale wolę mieć przed sobą coś do pisania. Możesz używać samoprzylepnych karteczek, ale te bardzo szybko zaśmiecają biurko

A co z perspektywami? Często korzystam z mojego codziennego planowania, aby przypominać mi o propozycjach wyjścia i potencjalnych e-maili, na które mogę odpowiedzieć, ale potencjalni klienci często wymagają kilku kroków przypomnienia. Kiedy klient skontaktuje się z Tobą na początku, będzie oczekiwał szybkiego kontaktu zwrotnego, a ja staram się odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Następnie po nawiązaniu kontaktu i zebraniu informacji ustawiam przypomnienie o przygotowaniu oferty. Po wysłaniu propozycji, jeśli nie otrzymam odpowiedzi w ciągu 1 do 2 dni, zawsze wysyłam przyjazne e-maile z przypomnieniem, aby upewnić się, że otrzymali propozycję i jeśli mają jakieś pytania.

Możesz ustawić te przypomnienia praktycznie, umieszczając je w swoim kalendarzu, dziennym planerze, a nawet konfigurując filtry e-maili, aby przechowywać wszystkich potencjalnych klientów i e-maile „docierać” w osobnym folderze. Tak czy inaczej, ważne jest, aby śledzić komunikację z potencjalnymi klientami, ponieważ jest to siła napędowa Twojej firmy. Wypróbuj więc niektóre z tych metod i rób to, co działa dla Ciebie!

4) Tworzenie kopii zapasowych plików

Wreszcie, jeśli nie myślisz jeszcze poważnie o tworzeniu kopii zapasowych plików, czas na poważnie. Oto kilka pytań, które chciałbym ci zadać:

Co by się stało, gdyby Twój komputer został skradziony lub zniszczony podczas pożaru domu lub biura?
Jakie byłyby konsekwencje utraty wszystkich plików klienta, loginów i haseł?

Kilka lat temu miałem kopię zapasową wszystkich moich plików, nie dość często, na jednym zewnętrznym dysku twardym. Ten dysk twardy uległ uszkodzeniu po kilku latach użytkowania na wielu urządzeniach i podczas gdy był oglądany przez lokalny sklep komputerowy, mój główny komputer również miał problemy z uruchamianiem. Byłem w bardzo realnej i niebezpiecznej sytuacji potencjalnej utraty wszystkich moich danych. Na szczęście udało mi się ręcznie przenieść pliki z mojego komputera na nowy zewnętrzny dysk twardy, zanim trzeba było go przywrócić, ale prawie straciłem praktycznie każdy plik, obraz, hasło i całą pracę, którą wykonałem dla siebie i mojej klienteli do ten punkt.

To nauczyło mnie bardzo ważnej życiowej lekcji, którą chcę Ci przekazać:

„Dwa to jedno, a jedno to nic.”

Oznacza to, że miałem kopię zapasową wszystkich moich plików na zewnętrznym dysku twardym 1, ale został on uszkodzony i był bezużyteczny. Nawet jeśli masz kopię zapasową na jednym urządzeniu, jeśli coś się z nim stanie, nie masz nic. Potrzebujesz co najmniej 2! Od tego momentu stworzyłem nowy system tworzenia kopii zapasowych, który od tamtej pory dobrze mi służy. Mam teraz 2 zewnętrzne dyski twarde: jeden do cotygodniowych kopii zapasowych i jeden do comiesięcznych kopii zapasowych. Gdyby mój komputer miał się zepsuć, nie miałbym kłopotów, ponieważ mam kopię zapasową wszystkiego dwukrotnie i przechowywany w osobnych lokalizacjach.

Możesz także poeksperymentować z tworzeniem kopii zapasowych plików za pomocą Dropbox, Google Dive i innych usług kopii zapasowych opartych na chmurze. Głównym celem jest upewnienie się, że nie wszystkie pliki znajdują się na jednym urządzeniu, ponieważ jeśli coś się wydarzy, możesz stracić wszystkie pliki klientów i ciężką pracę.

W zamknięciu

Mam nadzieję, że niektóre z taktyk i praktyk organizacji, które wdrożyłem w mojej firmie, zachęciły Cię do tego samego! Właśnie zarysowujemy powierzchnię sposobów organizacji swojej firmy, więc przetestuj niektóre z tych pomysłów i zrób to, co działa dla Ciebie. A jeśli masz jakieś techniki organizacyjne, które chciałbyś przekazać, daj nam znać w komentarzach poniżej!

Jutro: efektywne procesy onboardingu klientów dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi

Rozpoczynanie nowego projektu Divi Web Design wiąże się z kilkoma wyzwaniami; od upewnienia się, że klient jest przygotowany i zna Twój proces, po zdobywanie treści, ustalanie oczekiwań i realistycznych terminów – to problemy, z którymi borykamy się wszyscy jako projektanci stron internetowych. Jutro omówimy kilka praktycznych sposobów na stworzenie skutecznego procesu onboardingu dla Ciebie i Twoich klientów!

Pamiętaj, aby zapisać się do naszego biuletynu e-mail i kanału YouTube, aby nigdy nie przegapić ważnego ogłoszenia, przydatnej wskazówki lub gratisów Divi!