Tworzenie wydajnych procedur dla biznesu Divi Web Design

Witamy w części 1 z 5 naszej serii Organizowanie i przejmowanie kontroli nad Twoim biznesem Divi Web Design. W tej serii odkrywamy kilka taktyk, narzędzi i strategii, które pomogą Ci przezwyciężyć codzienne zmagania, z którymi wszyscy mamy do czynienia jako Divi Web Designers. Od optymalizacji codziennych czynności, przez tworzenie systemów i procesów, po zapewnianie klientom najlepszych doświadczeń w projektowaniu stron internetowych; dostarczamy przydatne elementy i kroki, które możesz wdrożyć natychmiast, aby pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim biznesem Divi Web Design, niezależnie od tego, czy jesteś samotnym freelancerem, małą agencją czy zdalnym zespołem.

Przejęcie kontroli nad firmą zaczyna się od przejęcia kontroli nad swoim czasem. Świetnym sposobem na przejęcie kontroli nad swoim czasem jest tworzenie codziennych i cotygodniowych rutyn, aby upewnić się, że TY prowadzisz swoją firmę, a Twoja firma nie prowadzi Ciebie. W tym poście omówimy kilka praktycznych, praktycznych procedur, które możesz zastosować do swojego codziennego i tygodniowego harmonogramu prac projektowych!

Zanim zagłębisz się w temat, oto krótki przegląd tej serii, dzięki czemu dowiesz się, czego się spodziewać:

1. Tworzenie wydajnych procedur dla biznesu Divi Web Design
2. Taktyki i praktyki organizacji dla biznesu Divi Web Design
3. Skuteczne procesy onboardingu klientów dla Twojego biznesu Divi Web Design
4. Udoskonalenie i standaryzacja procesu projektowania i rozwoju Divi
5. Jak skutecznie zarządzać wieloma projektami Divi Web Design

Chociaż ta seria jest skierowana do Divi Web Designers, możesz zastosować wiele z tych taktyk i praktyk w każdym rodzaju działalności związanej z projektowaniem stron internetowych i wszelkiego rodzaju pracy w tym zakresie. Ok, teraz, gdy wiesz, czego się spodziewać i jesteś przygotowany na resztę serii, zanurkujmy!

Tworzenie wydajnych procedur dla biznesu Divi Web Design

Na początek podzielę się z wami dwoma głównymi praktykami, które drastycznie pomogły mi w utrzymaniu i przejęciu kontroli nad moim biznesem Divi Web Design:

Codzienne i cotygodniowe rutyny

W ciągu 6 i pół roku mojego niezależnego projektowania stron internetowych, wdrożenie tych dwóch praktyk pomogło mi zachować świeżość i kreatywność podczas żonglowania administracyjnymi i monotonnymi obowiązkami projektowania stron internetowych i prowadzenia firmy. Teraz może to wyglądać inaczej w zależności od Twojej sytuacji – np. czy pracujesz w domu, czy w agencji, czy jesteś singlem, czy masz rodzinę i dzieci, czy jesteś samotnym freelancerem, czy pracujesz w zespole itp. Ale niezależnie Twojej sytuacji, ważne jest, aby ustalić rutyny, które działają na Ciebie, aby pomóc Ci zachować porządek.

1) Wdrażanie codziennej rutyny i harmonogramu dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi

Podczas codziennych czynności związanych z prowadzeniem firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi, będziesz żonglować wieloma stanowiskami. Będziesz sprzedawcą, IT, wsparciem, dyrektorem kreatywnym, HR i tak, jeśli pracujesz w domu, nawet woźny Ustalanie zdyscyplinowanych codziennych rutyn i praktyk może pomóc ci pozostać na dobrej drodze podczas żonglowania obowiązkami wszystkich tych ról.

To, co naprawdę pomogło mi zachować kontrolę nad moim biznesem, to ustawianie parametrów w moim dniu. Na przykład; na początek dnia zazwyczaj nie patrzę na telefon lub ekran przez pierwsze pół godziny. Zazwyczaj wstaję, robię kawę i czytam „prawdziwą” książkę lub siedzę na zewnątrz i po prostu daję umysłowi trochę czasu na rozgrzanie się przed stresem dnia. Niektórzy mogą nazwać ten czas „gruntowaniem” lub jakimś rodzajem medytacji. Bez względu na to, jaką nazwę mu nadasz, jest to czas na uporządkowanie myśli, zaplanowanie dnia i podjęcie decyzji, jak zamierzasz go poprowadzić, zanim zacznie się nim kierować. Potem mogę zacząć pracę i wiem, jakie są moje główne cele na dany dzień.

Jeśli chodzi o rozpoczęcie dnia, musisz zrobić to, co działa dla Ciebie. Niektórzy blogerzy czują się bardziej kreatywni rano i lubią pisać jako pierwsze. Niektórzy projektanci lubią rozpocząć projektowanie bezpośrednio przed wykonaniem jakichkolwiek prac administracyjnych. A niektórzy programiści lubią załatwiać wszelkie zapytania dotyczące pomocy technicznej, zanim dotrą do czegokolwiek innego. Osobiście lubię dostawać na mój e-mail na początku dnia pracy i usuwać jak najwięcej, aby pomóc mi w rozpoczęciu pracy twórczej. Zajmuję się najpilniejszymi e-mailami i docieram do klientów, nad którymi aktualnie pracuję, po czym mogę przejść do projektowania i rozwoju.

Oto integralna część mojej codziennej rutyny – generalnie dzielę swój dzień na 3 lub 4 główne segmenty i pracuję tylko nad 2 lub 3 projektami co najwyżej z pracą e-mailową/administracyjną i szybkimi aktualizacjami pomiędzy tymi segmentami. I chyba najważniejszą codzienną rutyną, którą ostatnio dodałem, jest poświęcenie przynajmniej jednej godziny dziennie na „reakcyjną” pracę. Dzięki mojej firmie Divi Web Design W Transit Studios oferuję usługi utrzymania strony internetowej, hostingu i SEO, co oznacza, że ​​otworzyłem się na niektóre role wsparcia, więc nie mogę po prostu wyłączyć poczty przez cały dzień. Bardzo zależy mi na kreatywnym czasie i przestrzeni, ale także daję czas w ciągu dnia, aby zająć się problemami z moimi miesięcznymi klientami, gdy się pojawią.

Zanim świadomie zdecydowałem się na ten „reakcyjny czas pracy”, byłem całkowicie zaskoczony, gdy klienci mieli problemy. Musiałbym wyrwać się z projektu, aby poradzić sobie z jakimś problemem, a to całkowicie wyrzuciłoby moją kreatywność. W zależności od pilności lub sytuacji, oczywiście zajmę się nagłym wypadkiem, ale odkryłem, że większość problemów może poczekać, aż dotrę do nich w moim reakcyjnym czasie, który zwykle jest po południu. Dzięki temu mogę skupić się na pracy, a jeśli zdarzy mi się zobaczyć maila z aktualizacją strony lub szybką poprawką, wiem, że wkrótce będę mógł do niego dotrzeć, a dla mojego klienta nadal będę wyglądać jak gwiazda rocka. A jeśli nie ma nic, z czym muszę się zająć w wyznaczonym przeze mnie czasie reakcji… to jest dodatkowy czas, który mogę poświęcić na projekt lub wpis na blogu ET

Oto jak wygląda dla mnie typowy dzień projektowania stron internetowych:

• 8:30-9:30 (Po porannej rozgrzewce i zaplanowaniu tego, co chcę osiągnąć w ciągu dnia) Zaangażuj się z niesamowitymi ludźmi Divi w mojej grupie Divi Web Designers. Odpowiadaj na jak najwięcej e-maili dotyczących bieżących projektów i zajmuj się pilnymi pracami administracyjnymi.
• 9:30-11:30 Projekt pierwszy
• 11:30-12:30p Druga runda e -maili , zaplanowane rozmowy i szybka praca/dodatki lub aktualizacje oraz wszelkie prace związane z fakturowaniem lub administracją.
• 1p-3p Projekt drugi
• 3p-4p Czas pracy reakcyjnej
• 4p-5p Podsumowanie wiadomości e - mail, szybkie aktualizacje, czas w mojej grupie Divi Web Designers itp.

Teraz oczywiście nie na co dzień tak wygląda. Są spotkania, rozmowy telefoniczne i wiele innych rzeczy, które wchodzą w grę na co dzień. Ale sprawy mogą szybko wymknąć się spod kontroli, jeśli nie masz ustalonej codziennej rutyny, którą TY wyznaczyłeś i której się trzymasz. Ta codzienna rutyna pomogła mi zarządzać i zrównoważyć mój biznes na bardzo efektywnym poziomie i nie tylko pomogła mi pozostać na szczycie moich projektów, ale także zachować świeżość w mojej pracy twórczej i rozwiązywania problemów. Więc teraz, gdy mamy dobry pomysł na stworzenie wydajnej codziennej rutyny, następną jest… tak, zgadliście, cotygodniowa rutyna!

2) Wdrażanie cotygodniowej rutyny i harmonogramu dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych Divi

Mam jedno cotygodniowe spotkanie w każdy piątek rano z moją grupą networkingową (z której pochodzi prawie 50% moich leadów i poleconych), więc rzadko tęsknię za tym. Reszta mojego tygodnia jest otwarta, ale jeśli nie będę ostrożna i jeśli pozwolę moim klientom dyktować mój harmonogram, szybko mogę się załatwić. Przez lata moje spotkania były sporadyczne i rezerwowane losowo. Już tak nie jest. Teraz generalnie planuję wszystkie inne spotkania i rozmowy we wtorki, środy i czwartki i rzadko więcej niż 2 dni w tygodniu. Powodów tego jest wiele.

Po pierwsze, z mojego doświadczenia wynika, że ​​poniedziałki nie są dobrymi dniami na spotkania na stronie internetowej. Odkryłem, że klienci dopiero zaczynają działać w swoim tygodniu i są rozpraszani przez SWOJE zadania i czynności, które utrudniają programiście internetowemu planowanie strategii strony internetowej, uzyskiwanie informacji zwrotnych itp. Z drugiej strony, na Pod koniec tygodnia piątki również okazały się dość nieproduktywne. Jest to prawdopodobnie nieco bardziej oczywiste, ponieważ pod koniec tygodnia większość ludzi planuje weekend i generalnie wymeldowuje się wczesnym popołudniem. Dlatego wszystkie moje osobiste spotkania i większość rozmów zachowuję w środku tygodnia.

Bardzo ważną lekcją, której nauczyłem się, jeśli chodzi o spotkania osobiste, jest grupowanie ich, jeśli to możliwe. Jednogodzinne spotkanie, powiedzmy pół godziny drogi, to mniej więcej 3-4 godzinne zobowiązanie. Dlatego; pomyśl o wszystkim, co dzieje się w czasie przed i po właściwym spotkaniu. Jeśli umówisz się na spotkanie o godzinie 10 rano i musisz wyjść na, powiedzmy, 9:30, najprawdopodobniej przygotujesz materiały między godziną 9 a godziną wyjazdu. Jeśli spotkanie trwa mniej więcej godzinę, oznacza to mniej więcej 11a. Weź pod uwagę jazdę powrotną i czas potrzebny na dekompresję ze spotkania i powrót do rozmachu swoich zadań. Teraz jest bliżej południa. Aha, a potem czas na lunch. Tak więc to, co brzmi jak „krótkie” spotkanie, może bardzo szybko zamienić się w półdniową próbę.

Teraz, jeśli skompilujesz kilka spotkań tygodniowo, możesz zobaczyć, jak 3 lub 4 „szybkie” spotkania mogą zająć cały tydzień i pozostawić niewiele czasu na twórczą i produktywną pracę. Więc nauczyłem się grupować je razem, jeśli to możliwe. Zazwyczaj staram się planować spotkania wcześnie, jeśli to możliwe, i nakładać je na siebie. Więc mogę mieć spotkanie o 9a z jednym klientem, a potem o 10:30 lub 11a z innym w pobliżu. Pozwala mi to na odbycie obu spotkań i pozostawienie co najmniej pół dnia na moje projekty i codzienną rutynę, o której mowa powyżej.

Kilka końcowych krótkich wskazówek dotyczących maksymalizacji codziennych i tygodniowych czynności:

• Konfigurując spotkanie lub rozmowę, bądź konkretny. Daj klientowi kilka opcji do wyboru tej pracy dla Ciebie. Na przykład: nie pytaj potencjalnego klienta „Czy możesz spotkać się w przyszłym tygodniu?” Zamiast tego zapytaj: „Czy jesteś dostępny we wtorek o 9:00, 14:00 czy w czwartek w południe?” Ta praktyka może zaoszczędzić Ci godzin w tę iz powrotem e-maili i zmarnowanego czasu, próbując znaleźć czas, który będzie odpowiedni dla was obojga. Podaj 2 lub 3 razy, które działają dla CIEBIE i sprawdź, czy któraś z tych opcji okaże się skuteczna dla Twojego klienta lub współpracownika.
• Grupując spotkania razem, pamiętaj, aby nie grupować ich zbyt blisko siebie w czasie lub zbyt daleko od siebie. Upewnij się, że dajesz sobie czas na podróże, dekompresję poznawczą itp. Nie chcesz opuszczać jednego spotkania i ruszać na drugie, mając za dużo czasu na pierwsze spotkanie. Nie chcesz też pędzić i znaleźć się w stresującym oknie czasu, próbując przedostać się z jednego spotkania na drugie, jeśli są daleko od siebie.
• Kiedy wymyślasz codzienną rutynę, która Ci odpowiada, upewnij się, że jest realistyczna, osiągalna i elastyczna w zależności od Twojej sytuacji. Jeśli coś się wydarzy, a mój dzień nie ułoży się dokładnie tak, jak go zaplanowałem, w porządku – często przenoszę pracę, którą przegapiłem, na następny dzień w moich otwartych segmentach. Przekonałem się, że jeśli trzymam się codziennej rutyny i skupiam się na jednym lub dwóch projektach i mam trochę reaktywnego czasu pracy, to niesamowite, co mogę zrobić i mogę nadrobić zaległości, jeśli przegapiłem coś do zrobienia z poprzedniego dnia.

W zamknięciu

Cóż, mam nadzieję, że codzienne i cotygodniowe procedury, które wdrożyłem w mojej firmie, zainspirowały Cię do ustalenia pewnych procedur w harmonogramach projektowania stron internetowych! Znowu są to praktyki, które pracowały dla mnie w mojej samotnej pracy z domu, ale może się różnić w zależności od sytuacji. Więc rób to, co działa dla Ciebie! Czy masz jakieś codzienne lub tygodniowe czynności, które pomogły Tobie i Twojej firmie Divi Web Design? Jeśli tak, wspomnij o nich w komentarzach poniżej i daj nam znać, czy te pomysły Ci pomogły lub zainspirowały!

Jutro: taktyki i praktyki organizacji dla biznesu Divi Web Design

Organizacja jest kluczem do sukcesu w każdej firmie. Gdy już masz kontrolę nad swoim czasem dzięki codziennym i tygodniowym rutynom, które działają dla Ciebie, nadszedł czas, aby skupić się na organizowaniu technologii i narzędzi, których używasz na co dzień. Zamierzamy zbadać kilka praktycznych sposobów, które pomogą Ci zachować porządek, abyś mógł lepiej kontrolować swoją działalność Divi Web Design. Do tej pory!

Pamiętaj, aby zapisać się do naszego biuletynu e-mail i kanału YouTube, aby nigdy nie przegapić ważnego ogłoszenia, przydatnej wskazówki lub gratisów Divi!