Come diventare un assistente virtuale

Un assistente virtuale (VA) è qualcuno che esegue un numero qualsiasi di attività amministrative, creative o di marketing per i clienti. Il cliente può essere un altro VA che ha bisogno di assistenza, un individuo o un imprenditore, un'azienda o un'organizzazione. Mentre alcuni VA possono lavorare a tempo pieno per un cliente importante, molti scelgono di lavorare come appaltatori o liberi professionisti per più clienti contemporaneamente (sebbene questo possa anche aggiungere un carico di lavoro a tempo pieno o anche di più).

Un vantaggio per essere un VA è impostare il tuo programma flessibile, ma devi anche soddisfare le esigenze e il programma di ciascun cliente. Essere un VA non richiede troppa formazione specialistica o attrezzature per iniziare, oltre a competenze di amministrazione, esperienza aziendale e know-how su Internet. Con il tempo, puoi specializzarti in una nicchia e far crescere la tua attività per servire clienti di alto valore.

L'importo che puoi guadagnare come VA dipenderà dalle tue competenze, dalla profondità delle tue competenze e dal fatto che lavori per un'azienda VA o per te stesso. Come VA entry-level con un'azienda, potresti guadagnare da $ 10 a $ 12 all'ora, che potrebbe non essere un salario vivibile, soprattutto se questa è la tua unica fonte di reddito. Se lavori per te stesso, tuttavia, puoi addebitare $ 20 o più all'ora e continuare ad aumentare la tua tariffa man mano che sviluppi competenze di alto livello o richieste.

Di quali competenze hanno bisogno gli assistenti virtuali?

Quando ti chiedi come diventare un assistente virtuale, puoi presumere che i VA gestiscano solo attività amministrative a secco. Fa parte di esso (i clienti non vogliono fare quei compiti noiosi), ma puoi anche offrire servizi più avanzati che ti piacciono davvero.

Indipendentemente dai servizi che offri, comunica sempre il valore dietro l'attività. Fare appello a ciò di cui il cliente ha più bisogno. Cosa li tiene svegli la notte? Come puoi risolvere quel problema per loro? Invece di dichiarare semplicemente i tuoi servizi, parla anche del perché questo li aiuterà. Descrivi come sarà la loro vita una volta che avrai gestito le loro email, i social media, ecc.

Gestione del blog

Per offrire la gestione del blog come servizio, è necessaria l'esperienza di WordPress. Il blogging viene fornito con attività amministrative quotidiane per le quali i clienti non avranno tempo, come ad esempio:

• Formattazione e ottimizzazione dei post per includere intestazioni, collegamenti e SEO
• Aggiunta di immagini, metadati e didascalie
• Correzione di bozze e programmazione dei post da pubblicare
• Approvare, eliminare e rispondere ai commenti
• Compilazione di informazioni sui plug-in, come parole chiave e alternative in Yoast SEO
• Organizzare e aggiornare i post con categorie e tag

Assistenza clienti

Quando i clienti vogliono che tu ti occupi delle attività del servizio clienti, dovrai aggiornarti sulle pratiche e sui prodotti aziendali rivolti ai clienti. Probabilmente offrirai assistenza clienti via e-mail per fare cose come rispondere alle domande sui prodotti, elaborare i rimborsi e risolvere i problemi relativi all'account.

Gestione della posta elettronica

I professionisti impegnati non possono semplicemente ignorare le loro caselle di posta, ma poiché la gestione della posta elettronica può richiedere così tanto tempo, è una priorità assoluta che i clienti devono gestire. La gestione della posta elettronica include:

• Eliminazione, ordinamento e risposta all'e-mail
• Spostare le e-mail in cartelle chiaramente etichettate in modo che il cliente possa dire rapidamente cosa ha la priorità, cosa necessita di una risposta e quali e-mail sono solo informative
• Elaborazione delle e-mail, come l'approvazione dei commenti ai post del blog, l'annullamento o il rinnovo degli abbonamenti e la conferma degli appuntamenti

In sostanza, vuoi che la loro casella di posta sia il più ordinata e pulita possibile per quando la controllano ogni mattina.

Disegno grafico

Non hai bisogno di competenze di progettazione avanzate per offrire la progettazione grafica come servizio, a patto che tu sia onesto sulle tue capacità e limiti. Con un buon occhio, capacità di progettazione di base e uno strumento facile da usare come Canva, puoi creare elementi grafici come:

• Annunci
• Immagini in evidenza per i post del blog
• Volantini
• Storie di Instagram
• Pin Pinterest
• Cartoline
• Materiale promozionale
• Copertine dei profili sui social media

Social media

I social media sono una delle prime cose che cadono nel dimenticatoio, ma ciò non li rende meno importanti per la salute di un'azienda. Poiché i clienti sanno che dovrebbero gestire i social media ma non riescono a trovare il tempo o ad apprendere le competenze necessarie, è un'abilità eccellente da sviluppare per un VA. Inoltre, la gestione dei social media è un'attività di livello superiore per cui puoi addebitare un po' di più. Come la gestione della posta elettronica, la gestione dei social media richiede coerenza, quindi se hai intenzione di offrire questo servizio ai clienti, assicurati di avere il tempo da dedicare settimanalmente o addirittura quotidianamente.

Trascrizione

Quando un cliente ha un podcast, un video o un webinar, i tuoi servizi di trascrizione torneranno utili. Dopo aver trascritto il contenuto, puoi trasformarlo in altre forme, come post di blog, newsletter o post sui social media. Non hai bisogno di competenze avanzate per la trascrizione oltre alla capacità di digitare velocemente, anche se puoi investire in software di trascrizione se lo farai per molti clienti.

Ancora più attività di assistente virtuale da offrire

Ci sono tanti altri servizi VA da considerare quando si decide come diventare un assistente virtuale, sia di base che avanzato:

• Sviluppo di app
• Editing audio, foto o video
• Contabilità e inserimento dati
• Calendario e gestione degli orari
• Moderazione e gestione della comunità
• Ghostwriting o copyediting
• Ricerca per parole chiave
• Generazione di contatti e sensibilizzazione
• Programmazione
• Gestione del progetto
• ricercando
• L'organizzazione del viaggio
• Progettazione del sito web

Come diventare un assistente virtuale di nicchia

All'inizio, probabilmente sarai un VA generalista, che offre una vasta gamma di abilità generali. Questo è qualcosa che ogni VA dovrebbe essere in grado di fare. Anche quando è il momento di ritagliarsi una nicchia, i tuoi clienti potrebbero comunque aver bisogno della tua specialità più uno o due servizi di routine.

Come VA generale, sarai una sorta di gofer del cliente, facendo qualsiasi cosa e tutto ciò che desidera venga fatto all'interno del tuo elenco di servizi di base. Dopo averlo fatto per un po', imparerai quali attività ti piacciono e in cosa sei più bravo. Puoi quindi saperne di più su quelle nicchie specifiche e sviluppare le tue abilità. Prendi in considerazione la possibilità di creare anche una sotto-nicchia della tua nicchia per rivolgerti a un pubblico specifico. Ad esempio, puoi gestire la gestione della posta elettronica specificamente per i fotografi o la progettazione grafica per i fornitori di matrimoni.

Quando vuoi sviluppare competenza in un'area - servizio clienti e-commerce, marketing Pinterest, pubblicità sui social media, gestione WordPress, ecc. - L'aiuto è disponibile a tutti i prezzi. Ad esempio, puoi saperne di più sul social media marketing immergendoti in podcast di nicchia, quindi seguire un corso di certificazione gratuito, quindi ottenere una certificazione avanzata che viene fornita con un cartellino del prezzo.

Come trovare lavoro come assistente virtuale

I tuoi potenziali clienti sono in giro da qualche parte online, e il tuo lavoro è capire dove si trova. Sono su Reddit o in un altro forum online? Leggono articoli su siti Web specifici e lasciano commenti? C'è un gruppo Facebook o un hashtag Twitter a cui partecipano? Vai dove sono e offri consigli gratis. Una volta che hai sviluppato un rapporto, menziona leggermente che sei un VA.

Considera anche la possibilità di connetterti con altri VA online, come nelle comunità dei social media. I VA esperti possono rifiutare il lavoro e, se hanno te come contatto, potrebbero mandarti alcuni clienti.

Le bacheche di lavoro avranno anche elenchi per VA o elenchi per altri servizi che esegui, come il social media marketing. Se sei adatto per il ruolo, anche se non viene menzionato "assistente virtuale", candidati. Il cliente potrebbe aver bisogno di alcuni dei servizi aggiuntivi che offri oltre a quello per cui sta assumendo.

C'è anche la possibilità di lavorare per un'azienda VA prima di espandersi da solo. Ci sono pro e contro in questo. L'azienda attirerà clienti per te e ti accoppierà con il lavoro, ma potrebbe fissare la tua tariffa o tagliare il tuo reddito. Quando inizi, però, è un buon modo per imparare le basi e migliorare le tue abilità senza essere l'unico responsabile della relazione cliente-VA, e puoi sfruttare le risorse dell'azienda per affinare le tue abilità.

Come trovare il tuo cliente ideale come assistente virtuale

Per creare un elenco di clienti di cui sei entusiasta, devi creare un personaggio cliente e controllare a fondo i potenziali clienti, quindi andare avanti lentamente e con attenzione. È anche una buona idea sottoporre ogni nuovo cliente a un breve periodo di prova, come tre mesi. In questo modo, se uno o entrambi non sei soddisfatto di come stanno andando le cose, non sei legato a un lungo contratto.

Definisci il tuo cliente ideale

Definire il tuo cliente ideale ti consente di lavorare con le persone con cui vuoi lavorare mentre elimini quelle che non ti aiuteranno a far crescere la tua carriera. Costruisci una visione del tuo cliente ideale chiarendo i seguenti tratti:

• Industria
• Nicchia e competenza
• Fascia di età
• Età imprenditoriale (startup vs. stabilito)
• Reddito
• Budget per assumere un VA
• Preoccupazioni e lotte
• Competenze che mancano

Determina anche quanto vuoi che il cliente partecipi al tuo lavoro. Chiedere a qualcuno se è un micro-manager non ti darà una risposta veritiera, ma conoscere i tuoi limiti ti aiuterà a decidere se continuare o meno il rapporto professionale.

Utilizzare un modulo di domanda del cliente

Prima di decidere ufficialmente di assumere un cliente, dovrai esaminarlo. Altrimenti, potresti scoprire i rompicapo dopo che sei andato avanti con un accordo o un contratto.

Il modulo di domanda del cliente ti aiuterà a conoscere il tuo cliente e identificare le attività chiave per le quali ha bisogno di aiuto. Potrai anche determinare in cosa non puoi aiutarli, il che rende più facile stabilire limiti e aspettative fin dall'inizio. Raccogli le seguenti informazioni:

• Nome e cognome
• Nome commerciale
• Informazioni sui contatti
• Stile di contatto preferito
• Punto(i) di contatto
• Fuso orario
• Profili social e sito web
• Fonte di riferimento
• Prodotti/servizi che forniscono
• Il loro pubblico/mercato di destinazione
• Compiti per cui hanno bisogno di assistenza
• Di quante ore al giorno, alla settimana o al mese hanno bisogno da te
• Budget per l'assunzione di un VA
• Gli altri loro VA con cui comunicherai

Potresti anche chiedere informazioni su altri VA o società VA con cui hanno lavorato in passato e se l'esperienza è stata positiva o negativa. Questo ti indicherà ciò di cui hai bisogno per venderli. Ad esempio, se hanno ritenuto che un precedente VA non rispondesse, fagli sapere come e quando puoi essere contattato e cerca di rispondere sempre rapidamente.

Tieni un colloquio

Fai sempre un colloquio telefonico o video prima di prendere qualsiasi decisione finale. Puoi imparare molto su qualcuno dal modo in cui parla. È difficile per il cliente estrarre informazioni? Potresti non ricevere la guida di cui hai bisogno per svolgere bene il tuo lavoro. Se ne vanno per la tangente e trasformano un'intervista di 30 minuti in una chat di 90 minuti? Imbottisci quanto addebiti per una comunicazione regolare.

Invia un pacchetto di benvenuto

Una volta che hai deciso di voler assumere un nuovo cliente, inviagli un pacchetto di benvenuto. Inizia con qualcosa di semplice per ora e poi progetta un pacchetto di benvenuto personalizzato quando hai tempo. Il tuo pacchetto di benvenuto dovrebbe includere:

• La tua proposta per i servizi di cui hanno bisogno, compresi i prezzi
• Linee guida chiare per la fatturazione, come i tipi di pagamento accettati, la frequenza di fatturazione e le date di scadenza
• Il tuo elenco completo dei servizi nel caso in cui debbano aggiungere servizi in futuro
• L'accordo o il contratto da rivedere, firmare e restituire

Mantenere un database dei clienti

Ogni volta che ti connetti con un potenziale cliente, salva le informazioni, tra cui:

• Nome e ragione sociale
• Informazioni sui contatti
• Date di contatto e finalità
• Prezzi quotati
• Note, in particolare sulle bandiere rosse

È comune per i potenziali clienti riconnettersi a distanza di mesi o addirittura anni. Quando qualcuno ti contatta e dice: "Non so se ti ricordi di me, ma..." puoi fare riferimento al tuo database e recuperare tutte le informazioni che hai su di loro.

Come creare un sito Web di assistente virtuale

Prepara il tuo sito web VA il prima possibile. Anche se lavorerai per un'azienda per un po', il tuo sito web può attirare potenziali clienti e avrai un posto dove indirizzare le persone quando inizierai a creare la tua lista di clienti. Ecco gli elementi di cui hai bisogno sul tuo sito web VA, insieme ad alcuni elementi opzionali che puoi aggiungere in seguito:

• Elenco dei servizi con descrizioni
• Prezzi per servizi à la carte e pacchetti
• FAQ
• Informazioni
• Pagina dei contatti
• Blog
• Immagine o galleria in primo piano
• Modulo di iscrizione alla newsletter
• Pagina delle risorse
• Link o feed di social media
• Testimonianze

Se disponi di servizi specializzati, puoi anche includere casi di studio per mostrare come hai aiutato altri clienti. Ad esempio, se aiuti con la pubblicità su Facebook, puoi parlare di un annuncio di successo che hai pubblicato e di come ha dato una spinta all'azienda.

Articoli e post sul blog

Per mostrare la tua esperienza e attirare nuovi clienti, fornisci assistenza gratuita sul tuo sito web. Crea contenuti che rispondano alle domande e risolvano i problemi per i potenziali clienti. Ad esempio, se offri servizi di progettazione grafica di base, puoi scrivere un post su "10 cose da includere in ogni pin" per i clienti che utilizzano Pinterest per il marketing.

Non sarai mai in grado di dare via tutto ciò che sai gratuitamente, quindi non preoccuparti di offrire così tanto che le persone non avranno bisogno di assumerti. Spesso, mostrare quanto sai su un argomento fa pensare al potenziale cliente: "Wow, non avrò mai il tempo di imparare così tanto, è meglio che assuma quella persona".

Domande frequenti e stampa fine

Le tue domande frequenti o la pagina "Come funziona" dovrebbero rispondere alle domande dei clienti su disponibilità, metodi di comunicazione, fatturazione, tempi di consegna e qualsiasi altra informazione sui limiti e sul flusso di lavoro che dovrebbero avere. Una volta stabilite queste aspettative, non cedere. Se passano i mesi e trovi che c'è un modo migliore per fare le cose, con tutti i mezzi, cambia la tua strategia. Fino ad allora, però, attenersi ad esso.

Impostare i parametri fin dall'inizio e mostrare ai clienti che li rispetti ti farà rispettare di più e sarai in grado di condurre una vita al di fuori del lavoro. Se ti trovi in ​​una nicchia che ha emergenze legate al lavoro, escogita un piano di emergenza che copra come puoi essere contattato e cosa costituisce un'emergenza.

Considerazioni finali su come diventare un assistente virtuale

Diventare un assistente virtuale ha una barriera all'ingresso piuttosto bassa, non sono necessarie attrezzature avanzate o formazione. Essere un VA è un modo fantastico per lavorare da casa e guadagnare denaro, ed è anche un ottimo modo per capire in quali aree vuoi specializzarti. Ricorda che sei un fornitore di servizi, non un dipendente. Il campo di gioco è più uniforme che in una tradizionale situazione datore di lavoro-dipendente. Scegli i tuoi clienti tanto quanto loro scelgono i loro VA.

Infine, per avere un sano rapporto di lavoro con un cliente, devi essere chiaro sul motivo per cui stai lavorando con loro, non solo su cosa stai facendo. Chiedi informazioni sulla strategia e lo scopo dietro i tuoi compiti. Non solo sarai investito nel lavoro, ma troverai modi efficienti per portare a termine il lavoro. Più sarai integrato con l'attività del cliente, più sarai insostituibile come suo assistente virtuale.

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Immagine in primo piano via tanyabosyk / shutterstock.com