Pelatihan Karyawan: Apa Itu Dan Bagaimana Mendekatinya Di Perusahaan Anda

Program pelatihan karyawan yang efektif berkorelasi langsung dengan keberhasilan bisnis apa pun. Mempersiapkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka secara akurat, efisien, dan aman membuat perbedaan besar bagi karyawan dan laba. Volume telah ditulis tentang bagaimana merancang program pelatihan! Ada begitu banyak yang bisa dibicarakan tentang topik ini. Jadi agar semuanya tetap fokus, dalam artikel ini kita akan mendefinisikan apa sebenarnya pelatihan itu, mengeksplorasi dampak pelatihan terhadap bisnis, dan metode serta alat apa yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan rencana pelatihan Anda.

Apa itu Pelatihan Karyawan?

Sebelum kita masuk ke inti dan baut membangun program pelatihan karyawan yang efektif, penting untuk memahami perbedaan antara orientasi, pelatihan, dan pengembangan.

• Onboarding memastikan bahwa karyawan baru mengetahui peran mereka, kontribusi apa yang diharapkan dari mereka sebagai anggota tim, dan bagaimana menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan. Program on-boarding biasanya terikat waktu dan berakhir setelah seorang karyawan berkinerja sesuai harapan
• Program pelatihan mempersiapkan karyawan untuk melakukan tugas pekerjaan tertentu dengan tujuan memenuhi standar tertentu. Pelatihan lebih tentang membuat kemajuan dalam jangka pendek. Namun, pelatihan karyawan harus menjadi proses berkelanjutan di mana karyawan terus-menerus mempelajari keterampilan baru untuk membantu mereka mengembangkan atau mempertahankan kemahiran dalam apa yang sudah mereka ketahui.
• Program pengembangan lebih dalam dengan fokus pada pertumbuhan pribadi dan profesional. Pengembangan adalah tentang membantu karyawan Anda berpikir ke depan dan mempersiapkan tujuan jangka panjang mereka.
• Ketiga konsep tersebut saling terkait dan membangun satu sama lain, meskipun secara teknis tidak sama.

Berikut adalah beberapa contoh dari setiap konsep untuk menggambarkan perbedaannya:

• Orientasi dapat mencakup menjelaskan etika, nilai, proses, manajemen, dan gaya komunikasi Anda sebagai bagian dari budaya perusahaan Anda.
• Pelatihan akan melibatkan mengajar karyawan Anda cara menavigasi CRM Anda, cara menggunakan perangkat lunak penagihan, atau, sederhananya, cara menggunakan sistem telepon Anda.
• Pengembangan mungkin melibatkan penugasan karyawan Anda ke program mentoring atau menyediakan daftar bacaan buku yang direkomendasikan untuk bacaan santai yang terkait dengan bidang mereka.

Manfaat Pelatihan Karyawan yang Efektif

Mungkin sulit untuk meyakinkan pekerja dewasa untuk menghadiri kelas pelatihan. Banyak yang mungkin memiliki kesan negatif tentang pendidikan awal di ruang kelas yang hambar yang dipimpin oleh seorang guru yang mengoceh dengan sedikit atau tanpa interaksi dengan kelas. Bersamaan dengan itu, mungkin sulit untuk meyakinkan anggota tim kepemimpinan bahwa program pelatihan sepadan dengan waktu dan uang yang mereka butuhkan. Saat Anda merancang program pelatihan karyawan Anda, ingatlah manfaat ini untuk memotivasi pelajar dan menyoroti dampak positif mereka terhadap bisnis.

Keterikatan

Ketika karyawan tahu Anda akan berinvestasi di dalamnya, Anda akan mengalami lebih sedikit pergantian karyawan. Uang bukanlah motivator utama bagi sebagian besar pekerja, uang mengetahui bahwa nilai mereka diakui. Memberikan pelatihan karyawan yang berkelanjutan menunjukkan bahwa Anda bersedia mendukung mereka dalam peran mereka secara kognitif dan emosional. Ini mengarah pada peningkatan loyalitas, keterlibatan, dan kemauan untuk mengerahkan upaya penuh dalam pekerjaan mereka.

Produktifitas

Dalam bisnis, produktivitas berhubungan langsung dengan profitabilitas. Seperti yang ditunjukkan artikel ini, ketika seorang karyawan baru bergabung, mereka tidak sepenuhnya produktif, tetapi Anda membayar mereka seolah-olah mereka sudah produktif. Semakin cepat mereka dapat memenuhi atau mengalahkan standar produktivitas, semakin cepat Anda akan melihat laba atas investasi Anda.

Efisiensi

Latih karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan pola pikir efisiensi, dan mereka akan terus menemukan cara untuk menghemat waktu dan uang dalam pekerjaan. Ketika sepenuhnya terlibat dan diberdayakan untuk melakukan yang terbaik, karyawan secara aktif mencari cara untuk memberikan layanan pelanggan terbaik dan menghindari kesalahan. Mereka dipaksa untuk melakukan pekerjaan dengan benar untuk pertama kalinya.

Keamanan

Jika Anda melatih karyawan untuk melakukan tugas dengan aman, Anda meningkatkan kesadaran semua orang tentang tindakan keselamatan. Memiliki kesadaran ini meningkatkan kemungkinan bahwa karyawan akan melaporkan masalah keselamatan sebelum seseorang benar-benar terluka, menghindari litigasi karena cedera di tempat kerja. Maka Anda akan membuat tempat kerja Anda lebih aman secara keseluruhan, menghabiskan lebih sedikit uang untuk klaim kompensasi pekerja dan menghindari kehilangan waktu kerja karena cedera atau sakit.

Dapatkan Hasil Maksimal dari Program Pelatihan Anda

Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari program pelatihan Anda, Anda harus menginvestasikan waktu dalam merencanakan dan menyelaraskannya dengan tujuan bisnis Anda. Pertimbangkan elemen-elemen berikut dalam fase perencanaan Anda:

Buatlah Terukur

Tentukan bagaimana mengukur dampak pelatihan Anda terhadap bisnis. Dampaknya harus terukur dan tidak subjektif. Spesifik dan lampirkan nomor padanya, yaitu “mengurangi kesalahan dalam pemrosesan penagihan sebesar 5% dalam 3 bulan ke depan.” Anda akan mendapatkan pembelian yang lebih mudah dari para eksekutif jika Anda dapat mengaitkan dampak pelatihan pada intinya. Pelajar akan lebih kooperatif jika Anda dapat menunjukkan bagaimana pelatihan dapat memengaruhi metrik produktivitas mereka. Jika Anda merancang program, Anda akan dapat menunjukkan kemampuan Anda untuk mendorong kinerja melalui desain kurikulum.

Temukan Kesenjangannya

Untuk memenuhi tujuan yang Anda tetapkan, Anda perlu mengidentifikasi di mana letak kesenjangan pembelajaran sehingga Anda dapat mengisinya dengan tepat. Pendekatan yang efektif untuk ini adalah analisis kebutuhan pelatihan.

Proses ini memiliki beberapa komponen, yang paling penting adalah mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk mencapai tujuan program pelatihan. Anda harus berbicara dengan karyawan dan manajer mereka untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dan tidak ketahui. Kemudian, Anda perlu mengevaluasi sumber daya dan alat Anda saat ini untuk menentukan apakah mereka memadai. Jika alat-alat ini ketinggalan zaman atau tidak selaras dengan tujuan Anda, Anda harus membangun tepat waktu untuk mencari yang baru. Mengatasi komponen ini akan memastikan pelatihan memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Temukan Taktik dan Alat Anda

Setelah Anda mengetahui apa yang perlu Anda latih, Anda perlu menentukan cara melatihnya. Taktik Anda, atau tindakan Anda, dapat menginformasikan pilihan alat Anda, dan sebaliknya. Memilih dengan bijak adalah kunci untuk membuat pelatihan Anda efisien dan berdampak.

Memakukan

Jenis program pelatihan yang tersedia terlalu banyak untuk dicantumkan di sini. Namun, beberapa program yang paling efektif melapisi pendekatan yang berbeda untuk menjaga agar pelatihan tetap menarik dan fleksibel untuk semua jenis pelajar. Ini adalah pendekatan yang paling umum:

• Instructor Led training (ILT) adalah cara belajar yang paling tradisional. Dalam pendekatan ini seorang instruktur memfasilitasi diskusi suatu topik dengan individu atau kelompok. ILT dapat dilakukan di ruang kelas fisik atau diadakan secara virtual. Manfaat utama dari pendekatan ini adalah memberikan siswa akses real-time ke guru untuk umpan balik dan diskusi.
• Pembelajaran online (atau pembelajaran virtual) biasanya mengacu pada pelatihan yang dilakukan melalui komputer, dengan modul dan materi yang tersedia sehingga pelajar dapat belajar sesuai jadwal mereka sendiri. Pendekatan ini menawarkan fleksibilitas maksimum bagi pelajar.
• Experiential atau pembelajaran langsung bermanfaat karena memungkinkan peserta didik untuk benar-benar melakukan tugas. Kombinasi pembelajaran pendengaran dan memori otot dalam "melakukan sesuatu" terbukti lebih efektif dalam retensi pembelajaran.
• Simulasi/Permainan Peran memungkinkan pelajar untuk mempraktikkan keterampilan menggunakan alat kerja dalam skenario kehidupan nyata yang dimodelkan. Ini biasanya melibatkan interaksi dengan beberapa jenis teknologi untuk mensimulasikan skenario atau menguji keterampilan pada tingkat yang berbeda. Gamification telah berkembang dari konsep ini menjadi komponen yang sangat bervariasi dari industri pelatihan.

Peralatan

Jadi bagaimana Anda memilih pendekatan mana yang terbaik? Pilihan Anda akan sangat bergantung pada empat faktor utama:

• yang perlu dilatih
• apa yang perlu mereka pelajari
• seberapa cepat mereka perlu belajar, dan
• di mana peserta didik kami berada

Menjawab pertanyaan kunci tersebut dapat membantu Anda mempersempit pendekatan yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda. Dari sana, Anda dapat memutuskan alat apa yang terbaik untuk digunakan. Jika pelatihan yang dipimpin instruktur diperlukan, Anda harus mencari lokasi pelatihan dan menjadwalkan fasilitator dan karyawan Anda untuk hadir. Untuk pendekatan lain, dalam beberapa kasus, PDF atau video demo pelajaran akan menyelesaikan pekerjaan. Untuk pelatihan berlapis yang lebih kompleks, berinvestasi dalam Sistem Manajemen Pembelajaran atau LMS dapat membantu Anda mengatur, mendistribusikan, dan melacak kemajuan peserta didik melalui kursus.

Evaluasi dan Iterate

Untuk memahami apakah program pelatihan Anda telah mencapai tujuannya, Anda harus mengevaluasi hasil Anda. Dari sisi peserta didik, berikan formulir evaluasi di akhir program pelatihan untuk mendapatkan umpan balik langsung tentang program itu sendiri. Evaluasi pertama ini dapat memberi tahu Anda apakah program itu menarik dan relevan dengan pekerjaan mereka. Kemudian, terbitkan formulir evaluasi kedua setelah mereka memiliki kesempatan untuk menerapkan apa yang mereka pelajari di tempat kerja. Evaluasi kedua ini akan memberi tahu Anda apakah pelatihan tersebut benar-benar berdampak pada pekerjaan mereka yang sebenarnya dan mengisi kesenjangan yang Anda identifikasi dalam analisis kebutuhan Anda. Sama pentingnya, dalam periode interim antara akhir pelatihan dan evaluasi kedua, Anda juga harus melacak data yang Anda butuhkan untuk mengukur dampak pelatihan Anda terhadap bisnis. Data ini adalah kunci untuk membuktikan apakah pelatihan Anda berfungsi sebagaimana dimaksud atau tidak.

Dari hasil evaluasi dan data, menentukan bagaimana untuk bergerak maju. Pertahankan bagian yang berfungsi, dan perbaiki bagian yang tidak berfungsi. Kemungkinannya adalah Anda tidak perlu memulai dari awal, tetapi ulangi saja sampai fokus dan efektif seperti yang Anda inginkan.

Jelas ada banyak informasi yang tersedia tentang topik ini. Mencoba menerima semuanya sekaligus bisa sedikit berlebihan. Mulailah dengan mendefinisikan kebutuhan pelatihan dengan jelas dan bagaimana Anda akan mengukur kemampuan program pelatihan Anda untuk mengatasinya. Setelah mereka diidentifikasi, siapa, apa, bagaimana dan di mana terwujud cukup cepat.

Apa pendekatan Anda untuk merancang pelatihan karyawan? Apakah informasi di sini sesuai dengan pengalaman Anda? Beritahu kami di komentar!

Gambar Unggulan melalui Irina Strelnikova / shutterstock.com