Bagaimana Menjadi Asisten Virtual

Asisten virtual (VA) adalah seseorang yang melakukan sejumlah tugas administratif, kreatif, atau pemasaran untuk klien. Klien mungkin VA lain yang membutuhkan bantuan, individu atau solopreneur, atau perusahaan atau organisasi. Sementara beberapa VA mungkin mengerjakan jadwal penuh waktu untuk satu klien utama, banyak yang memilih untuk bekerja sebagai kontraktor atau pekerja lepas untuk beberapa klien sekaligus (meskipun ini juga dapat menambah beban kerja penuh waktu, atau bahkan lebih).

Keuntungan menjadi VA adalah mengatur jadwal fleksibel Anda sendiri, tetapi Anda juga harus memenuhi kebutuhan dan jadwal setiap klien. Menjadi VA tidak memerlukan terlalu banyak pelatihan atau peralatan khusus untuk memulai, selain keterampilan admin, pengetahuan bisnis, dan pengetahuan internet. Seiring waktu, Anda dapat berspesialisasi dalam ceruk dan mengembangkan bisnis Anda untuk melayani klien bernilai tinggi.

Jumlah yang dapat Anda peroleh sebagai VA akan bergantung pada keahlian Anda, kedalaman keahlian, dan apakah Anda bekerja untuk perusahaan VA atau untuk diri Anda sendiri. Sebagai VA tingkat pemula dengan sebuah perusahaan, Anda dapat menghasilkan sedikitnya $ 10 hingga $ 12 per jam, yang mungkin bukan upah yang layak, terutama jika ini adalah satu-satunya sumber penghasilan Anda. Namun, jika Anda bekerja untuk diri sendiri, Anda dapat mengenakan biaya $ 20 atau lebih per jam dan terus menaikkan tarif Anda saat Anda mengembangkan keterampilan tingkat tinggi atau sesuai permintaan.

Keterampilan Apa yang Dibutuhkan Asisten Virtual?

Saat bertanya-tanya bagaimana menjadi asisten virtual, Anda mungkin berasumsi bahwa VA hanya menangani tugas admin kering. Itu bagian dari itu (klien tidak ingin melakukan tugas-tugas yang membosankan), tetapi Anda juga dapat menawarkan layanan yang lebih canggih yang benar-benar Anda nikmati.

Apa pun layanan yang Anda tawarkan, selalu komunikasikan nilai di balik tugas tersebut. Menarik apa yang paling dibutuhkan klien. Apa yang membuat mereka terjaga di malam hari? Bagaimana Anda bisa memecahkan masalah itu untuk mereka? Alih-alih hanya menyatakan layanan Anda, bicarakan juga mengapa ini akan membantu mereka. Jelaskan seperti apa kehidupan mereka setelah Anda menangani email, media sosial, dll.

Manajemen Blog

Untuk menawarkan manajemen blog sebagai layanan, Anda memerlukan pengalaman WordPress. Blogging dilengkapi dengan tugas administratif harian yang klien tidak akan punya waktu, seperti:

• Memformat dan mengoptimalkan posting untuk menyertakan tajuk, tautan, dan SEO
• Menambahkan gambar, data meta, dan keterangan
• Mengoreksi draf dan menjadwalkan posting untuk ditayangkan
• Menyetujui, menghapus, dan membalas komentar
• Mengisi informasi plugin, seperti kata kunci dan alternatif di Yoast SEO
• Mengatur dan memperbarui posting dengan kategori dan tag

Pelayanan pelanggan

Saat klien ingin Anda mengambil alih tugas layanan pelanggan, Anda harus mengetahui praktik dan produk bisnis mereka yang berhubungan dengan pelanggan. Anda mungkin akan menawarkan dukungan pelanggan melalui email untuk melakukan hal-hal seperti menjawab pertanyaan produk, memproses pengembalian dana, dan memecahkan masalah akun.

Manajemen Email

Profesional yang sibuk tidak bisa begitu saja mengabaikan kotak masuk mereka, tetapi karena manajemen email dapat memakan banyak waktu, ini adalah prioritas utama yang harus ditangani klien. Manajemen email meliputi:

• Menghapus, menyortir, dan membalas email
• Memindahkan email ke folder berlabel jelas sehingga klien dapat dengan cepat mengetahui apa yang menjadi prioritas, apa yang perlu ditanggapi, dan email mana yang hanya bersifat informasi
• Memproses email, seperti menyetujui komentar posting blog, membatalkan atau memperbarui langganan, dan mengonfirmasi janji temu

Pada dasarnya, Anda ingin kotak masuk mereka serapi dan sebersih mungkin saat mereka memeriksanya setiap pagi.

Desain Grafis

Anda tidak memerlukan keahlian desain tingkat lanjut untuk menawarkan desain grafis sebagai layanan, selama Anda jujur ​​tentang kemampuan dan keterbatasan Anda. Dengan mata yang bagus, keterampilan desain dasar, dan alat yang mudah digunakan seperti Canva, Anda dapat membuat grafik seperti:

• Iklan
• Gambar unggulan untuk posting blog
• pamflet
• Cerita Instagram
• Pin Pinterest
• Kartu pos
• Materi promosi
• Sampul profil media sosial

Media sosial

Media sosial adalah salah satu hal pertama yang jatuh di pinggir jalan, tetapi itu tidak membuatnya kurang penting bagi kesehatan bisnis. Karena klien tahu bahwa mereka harus menangani media sosial tetapi tampaknya tidak dapat menemukan waktu atau mempelajari keterampilan yang dibutuhkan, ini adalah keterampilan yang sangat baik untuk dikembangkan oleh seorang VA. Plus, manajemen media sosial adalah tugas tingkat tinggi yang dapat Anda kenakan sedikit lebih banyak. Seperti manajemen email, manajemen media sosial memerlukan konsistensi, jadi jika Anda akan menawarkan layanan ini kepada klien, pastikan Anda memiliki waktu untuk mendedikasikannya setiap minggu atau bahkan setiap hari.

Transkripsi

Saat klien memiliki podcast, video, atau webinar, layanan transkripsi Anda akan berguna. Setelah menyalin konten, Anda dapat mengubahnya menjadi bentuk lain, seperti posting blog, buletin, atau posting media sosial. Anda tidak memerlukan keterampilan lanjutan untuk transkripsi selain kemampuan mengetik dengan cepat, meskipun Anda dapat berinvestasi dalam perangkat lunak transkripsi jika Anda akan melakukan ini untuk banyak klien.

Bahkan Lebih Banyak Tugas Asisten Virtual untuk Ditawarkan

Masih banyak lagi layanan VA yang perlu dipertimbangkan saat memutuskan bagaimana menjadi asisten virtual, baik dasar maupun lanjutan:

• Pengembangan aplikasi
• Pengeditan audio, foto, atau video
• Pembukuan dan entri data
• Kalender dan manajemen jadwal
• Moderasi dan manajemen komunitas
• Ghostwriting atau copyediting
• Riset kata kunci
• Generasi pemimpin dan penjangkauan
• Pemrograman
• Manajemen proyek
• Meneliti
• Agenda Perjalanan
• Desain situs web

Cara Niche Down sebagai Asisten Virtual

Pada awalnya, Anda mungkin akan menjadi VA generalis, menawarkan beragam keterampilan umum. Ini adalah sesuatu yang setiap VA harus bisa lakukan. Bahkan ketika sudah waktunya untuk niche down, klien Anda mungkin masih membutuhkan spesialisasi Anda ditambah satu atau dua layanan rutin.

Sebagai VA umum, Anda akan menjadi seperti pesuruh klien, melakukan apa saja dan semua yang mereka inginkan dilakukan dalam daftar layanan dasar Anda. Setelah Anda melakukannya untuk sementara waktu, Anda akan mempelajari tugas mana yang Anda sukai dan apa yang paling Anda kuasai. Anda kemudian dapat mempelajari lebih lanjut tentang ceruk khusus tersebut dan mengembangkan keterampilan Anda. Pertimbangkan untuk membuat sub-niche dari niche Anda juga, untuk menargetkan audiens tertentu. Misalnya, Anda dapat menangani manajemen email khusus untuk fotografer atau desain grafis untuk vendor pernikahan.

Bila Anda ingin mengembangkan keahlian di suatu bidang – layanan pelanggan e-niaga, pemasaran Pinterest, periklanan media sosial, manajemen WordPress, dll. – bantuan tersedia di semua titik harga. Misalnya, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang pemasaran media sosial dengan mendalami podcast khusus, kemudian mengikuti kursus sertifikasi gratis, lalu mendapatkan sertifikasi lanjutan yang disertai dengan label harga.

Cara Mencari Pekerjaan sebagai Asisten Virtual

Klien potensial Anda nongkrong di suatu tempat secara online, dan tugas Anda adalah mencari tahu di mana itu. Apakah mereka ada di Reddit atau di forum online lain? Apakah mereka membaca artikel di situs web tertentu dan meninggalkan komentar? Apakah ada grup Facebook atau tagar Twitter yang mereka ikuti? Pergilah ke tempat mereka berada dan tawarkan saran secara gratis. Setelah Anda mengembangkan hubungan baik, sebutkan dengan ringan bahwa Anda adalah seorang VA.

Pertimbangkan juga untuk terhubung dengan VA lain secara online, seperti di komunitas media sosial. VA berpengalaman dapat menolak pekerjaan, dan jika mereka memiliki Anda sebagai kontak, mereka dapat mengirim beberapa klien ke arah Anda.

Papan pekerjaan juga akan memiliki daftar untuk VA, atau daftar untuk layanan lain yang Anda lakukan, seperti pemasaran media sosial. Jika Anda cocok untuk peran itu, bahkan jika itu tidak menyebutkan "asisten virtual," melamar. Klien mungkin memerlukan beberapa layanan tambahan yang Anda tawarkan selain dari apa yang mereka rekrut.

Ada juga pilihan untuk bekerja di perusahaan VA sebelum bercabang sendiri. Ada pro dan kontra untuk ini. Perusahaan akan menarik klien untuk Anda dan memasangkan Anda dengan pekerjaan, tetapi mereka mungkin menetapkan tarif Anda atau memotong penghasilan Anda. Namun, ketika Anda memulai, ini adalah cara yang baik untuk mempelajari tali dan meningkatkan keterampilan Anda tanpa bertanggung jawab sepenuhnya atas hubungan klien-VA, dan Anda dapat memanfaatkan sumber daya perusahaan untuk mengasah keterampilan Anda.

Cara Menemukan Klien Ideal Anda sebagai Asisten Virtual

Untuk membangun daftar klien yang Anda sukai, Anda harus membuat persona klien dan memeriksa klien potensial secara menyeluruh, kemudian bergerak maju secara perlahan dan hati-hati. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menempatkan setiap klien baru melalui masa percobaan singkat, seperti tiga bulan. Dengan begitu, jika salah satu atau Anda berdua tidak senang dengan cara kerja, Anda tidak terikat kontrak panjang.

Tentukan Klien Ideal Anda

Mendefinisikan klien ideal Anda memungkinkan Anda bekerja dengan orang-orang yang Anda inginkan untuk bekerja sambil menyingkirkan orang-orang yang tidak akan membantu Anda mengembangkan karir Anda. Bangun visi klien ideal Anda dengan mengklarifikasi ciri-ciri berikut:

• Industri
• Ceruk dan keahlian
• Rentang usia
• Usia wirausaha (mulai vs. mapan)
• Penghasilan
• Anggaran untuk menyewa VA
• Kekhawatiran dan perjuangan
• Keterampilan yang tidak mereka miliki

Tentukan juga seberapa besar Anda ingin klien berpartisipasi dalam pekerjaan Anda. Menanyakan seseorang apakah mereka seorang manajer mikro tidak akan memberi Anda jawaban yang jujur, tetapi mengetahui batasan Anda akan membantu Anda memutuskan apakah akan melanjutkan hubungan profesional atau tidak.

Gunakan Formulir Aplikasi Klien

Sebelum Anda secara resmi memutuskan untuk menerima klien, Anda harus memeriksakannya ke dokter hewan. Jika tidak, Anda bisa menemukan pemecah kesepakatan setelah Anda bergerak maju dengan kesepakatan atau kontrak.

Formulir aplikasi klien Anda akan membantu Anda mempelajari tentang klien Anda dan mengidentifikasi tugas-tugas utama yang memerlukan bantuan. Anda juga akan menentukan apa yang tidak dapat Anda bantu, yang membuatnya lebih mudah untuk menetapkan batasan dan harapan sejak awal. Kumpulkan informasi berikut:

• Nama lengkap
• Nama Bisnis
• Kontak informasi
• Gaya kontak pilihan
• Titik kontak
• Zona waktu
• Profil sosial dan situs web
• Sumber rujukan
• Produk/layanan yang mereka sediakan
• Target audiens/pasar mereka
• Tugas yang membutuhkan bantuan
• Berapa jam per hari, minggu atau bulan yang mereka butuhkan dari Anda
• Anggaran untuk menyewa VA
• VA mereka yang lain yang akan Anda ajak berkomunikasi

Anda mungkin juga ingin bertanya tentang VA atau perusahaan VA lain yang pernah mereka tangani dan apakah pengalamannya positif atau negatif. Ini akan memberi tahu Anda apa yang Anda butuhkan untuk menjualnya. Misalnya, jika mereka merasa VA sebelumnya tidak merespons, beri tahu mereka bagaimana dan kapan Anda dapat dihubungi, dan pastikan untuk selalu membalas dengan cepat.

Adakan Wawancara

Selalu lakukan satu wawancara telepon atau video sebelum membuat keputusan akhir. Anda dapat belajar banyak tentang seseorang dari cara mereka berbicara. Apakah klien sulit untuk menarik informasi? Anda mungkin tidak mendapatkan panduan yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik. Apakah mereka bersinggungan dan memutar wawancara 30 menit menjadi obrolan 90 menit? Pad berapa biaya yang Anda kenakan untuk komunikasi reguler.

Kirim Paket Selamat Datang

Setelah Anda memutuskan ingin menerima klien baru, kirimkan paket selamat datang kepada mereka. Mulailah dengan sesuatu yang sederhana untuk saat ini dan kemudian rancang paket sambutan bermerek saat Anda punya waktu. Paket sambutan Anda harus mencakup:

• Proposal Anda untuk layanan yang mereka butuhkan, termasuk harga
• Panduan faktur yang jelas, seperti jenis pembayaran yang diterima, frekuensi penagihan, dan tanggal jatuh tempo
• Daftar layanan lengkap Anda jika mereka perlu menambahkan layanan di masa mendatang
• Perjanjian atau kontrak untuk mereka tinjau, tandatangani, dan kembalikan

Memelihara Basis Data Klien

Setiap kali Anda terhubung dengan klien potensial, simpan informasinya, termasuk:

• Nama dan nama bisnis
• Kontak informasi
• Tanggal dan tujuan kontak
• Harga yang dikutip
• Catatan, terutama tentang bendera merah

Sudah umum bagi klien potensial untuk menyambung kembali berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun ke depan. Ketika seseorang menjangkau dan berkata, "Saya tidak tahu apakah Anda ingat saya, tapi ..." Anda dapat merujuk ke database Anda dan menarik semua info yang Anda miliki tentang mereka.

Cara Membuat Situs Web Asisten Virtual

Siapkan situs web VA Anda sesegera mungkin. Bahkan jika Anda akan bekerja untuk sebuah perusahaan untuk sementara waktu, situs web Anda dapat menarik klien potensial, dan Anda akan memiliki tempat untuk mengarahkan orang ketika Anda mulai membangun daftar klien Anda sendiri. Berikut adalah elemen yang Anda butuhkan di situs web VA Anda, bersama dengan beberapa elemen opsional yang dapat Anda tambahkan nanti:

• Daftar layanan dengan deskripsi
• Harga untuk layanan dan paket a la carte
• FAQ
• Tentang info
• halaman kontak
• Blog
• Gambar atau galeri unggulan
• Formulir keikutsertaan buletin
• halaman sumber daya
• Tautan atau umpan media sosial
• Testimonial

Jika Anda memiliki layanan khusus, Anda juga dapat menyertakan studi kasus untuk menunjukkan bagaimana Anda membantu klien lain. Misalnya, jika Anda membantu iklan Facebook, Anda dapat berbicara tentang iklan sukses yang Anda jalankan dan bagaimana hal itu memberi dorongan kepada perusahaan.

Artikel dan Postingan Blog

Untuk menunjukkan keahlian Anda dan menarik klien baru, berikan bantuan gratis di situs web Anda. Buat konten yang menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah untuk klien potensial. Misalnya, jika Anda menawarkan layanan desain grafis dasar, Anda dapat menulis posting tentang "10 Hal yang Harus Disertakan di Setiap Pin" untuk klien yang menggunakan Pinterest untuk pemasaran.

Anda tidak akan pernah bisa memberikan semua yang Anda ketahui secara gratis, jadi jangan khawatir tentang menawarkan begitu banyak sehingga orang tidak perlu mempekerjakan Anda. Seringkali, menunjukkan seberapa banyak yang Anda ketahui tentang suatu topik membuat calon klien berpikir, "Wow, saya tidak akan pernah punya waktu untuk mempelajarinya sebanyak itu, lebih baik saya mempekerjakan orang itu."

FAQ dan Cetak Halus

FAQ atau halaman “Cara Kerja” Anda harus menjawab pertanyaan klien tentang ketersediaan, metode komunikasi, faktur, waktu penyelesaian, dan informasi pengaturan batas dan alur kerja lainnya yang harus mereka miliki. Setelah Anda menetapkan harapan itu, jangan menyerah. Jika bulan berlalu dan Anda menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu, tentu saja, ubah strategi Anda. Namun, sampai saat itu, patuhi itu.

Menetapkan parameter sejak awal dan menunjukkan kepada klien bahwa Anda mematuhinya akan membuat mereka lebih menghormati Anda, dan Anda akan dapat menjalani kehidupan di luar pekerjaan. Jika Anda berada di ceruk yang memiliki keadaan darurat terkait pekerjaan, buatlah rencana darurat yang mencakup bagaimana Anda dapat dihubungi dan apa yang merupakan keadaan darurat.

Pemikiran Terakhir tentang Menjadi Asisten Virtual

Menjadi asisten virtual memiliki hambatan masuk yang cukup rendah, tidak diperlukan peralatan atau pelatihan canggih. Menjadi VA adalah cara yang fantastis untuk bekerja dari rumah dan mendapatkan uang, dan juga merupakan jalan yang bagus untuk mencari tahu bidang mana yang ingin Anda spesialisasi. Ingatlah bahwa Anda adalah penyedia layanan, bukan karyawan. Lapangan bermain lebih seimbang daripada dalam situasi majikan-karyawan tradisional. Anda memilih klien Anda sama seperti mereka memilih VA mereka.

Terakhir, untuk memiliki hubungan kerja yang sehat dengan klien, Anda harus jelas mengapa Anda bekerja dengan mereka, bukan hanya apa yang Anda lakukan. Tanyakan tentang strategi dan tujuan di balik tugas Anda. Anda tidak hanya akan diinvestasikan dalam pekerjaan, tetapi Anda akan menemukan cara yang efisien untuk menyelesaikan pekerjaan. Semakin terintegrasi Anda dengan bisnis klien, semakin tak tergantikan Anda sebagai asisten virtual mereka.

Siap untuk membuat situs web asisten virtual Anda aktif dan berjalan? Kami memiliki koleksi Tema Anak Divi untuk Asisten Virtual!

Gambar Unggulan via tanyabosyk / shutterstock.com