Créer des routines efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi

Publié: 2017-05-30

Bienvenue dans la partie 1 sur 5 de notre série Organiser et prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi. Dans cette série, nous explorons plusieurs tactiques, outils et stratégies qui vous aideront à surmonter les difficultés quotidiennes auxquelles nous sommes tous confrontés en tant que concepteurs Web Divi. De l'optimisation de vos routines quotidiennes à la création de systèmes et de processus, en passant par la meilleure expérience de conception Web pour vos clients ; nous fournissons des éléments et des étapes exploitables que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement dans le but de vous aider à prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi, que vous soyez un indépendant en solo, une petite agence ou une équipe à distance.

Prendre le contrôle de votre entreprise commence par prendre le contrôle de votre temps. Et un excellent moyen de contrôler votre temps est de créer des routines quotidiennes et hebdomadaires pour vous assurer que VOUS dirigez votre entreprise et que votre entreprise ne vous dirige pas. Dans cet article, nous allons explorer quelques routines pratiques et exploitables que vous pouvez appliquer à votre horaire de travail quotidien et hebdomadaire de conception de sites Web !

Avant de plonger, voici un petit aperçu de cette série pour que vous sachiez à quoi vous attendre :

Créer des routines efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi
Tactiques et pratiques d'organisation pour votre entreprise de conception Web Divi
Processus d'intégration des clients efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi
Affiner et standardiser votre processus de conception et de développement Divi
Comment gérer efficacement plusieurs projets de conception Web Divi

Bien que cette série s'adresse aux concepteurs de sites Web Divi, vous pouvez appliquer bon nombre de ces tactiques et pratiques à tout type d'entreprise de conception de sites Web et à tout type de travail. Ok, maintenant que vous savez à quoi vous attendre et que vous êtes prêt pour le reste de la série, plongeons-nous !

Créer des routines efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi

Pour commencer, je vais partager avec vous deux pratiques majeures qui m'ont drastiquement aidé à maintenir et prendre le contrôle de mon activité Divi Web Design :

Routines quotidiennes et routines hebdomadaires

Au cours de mes 6 ans et demi de conception de sites Web indépendants, la mise en œuvre de ces 2 pratiques m'a aidé à rester frais et créatif tout en jonglant avec les tâches administratives et monotones de la conception de sites Web et de la gestion d'une entreprise. Maintenant, cela peut sembler différent selon votre situation – c'est-à-dire que vous travailliez à domicile ou en agence, que vous soyez célibataire ou que vous ayez une famille et des enfants, que vous soyez un indépendant en solo ou que vous travailliez en équipe, etc. de votre situation, il est important d'établir des routines qui vous conviennent pour vous aider à rester organisé.

1) Mettre en œuvre une routine et un calendrier quotidiens pour votre entreprise de conception Web Divi

Au cours des activités quotidiennes de gestion d'une entreprise de conception de sites Web Divi, vous allez jongler avec de nombreuses positions. Vous serez le vendeur, l'informatique, le support, le directeur créatif, les RH et oui si vous travaillez à domicile, même le concierge.

Ce qui m'a vraiment aidé à garder le contrôle de mon entreprise, c'est de définir les paramètres de ma journée. Par exemple; pour commencer la journée, je ne regarde généralement pas mon téléphone ou un écran dans la première demi-heure. En général, je me lève, je fais du café et je lis un « vrai » livre ou je m'assois dehors et je laisse à mon esprit le temps de se réchauffer avant d'affronter le stress de la journée. Certains peuvent appeler ce moment « amorçage » ou une sorte de méditation. Quel que soit le nom que vous choisissez de lui donner, c'est le moment d'organiser vos pensées, de planifier votre journée et de décider comment VOUS allez l'exécuter avant qu'elle ne commence à vous diriger. Après cela, je peux commencer mon travail et je sais quels sont mes principaux objectifs pour la journée.

Quand il s'agit de commencer la journée, vous devez faire ce qui fonctionne pour vous. Certains blogueurs se sentent plus créatifs le matin et aiment écrire en premier. Certains concepteurs aiment commencer à concevoir immédiatement avant de faire tout travail d'administration. Et certains développeurs aiment s'occuper de toute demande d'assistance avant de passer à autre chose. Personnellement, j'aime accéder à mes e-mails au début de ma journée de travail et en effacer autant que possible pour m'aider à me libérer pour commencer mon travail créatif. Je m'occupe des e-mails les plus urgents et contacte les clients sur lesquels je travaille peut-être actuellement, puis je peux passer à la conception et au développement.

Voici une partie intégrante de ma routine quotidienne - je divise généralement ma journée en 3 ou 4 segments principaux et ne travaille que sur 2 ou 3 projets au maximum avec un travail de courrier électronique/administratif et des mises à jour rapides entre ces segments. Et peut-être que la routine quotidienne la plus importante que j'ai ajoutée récemment est de prévoir au moins une heure par jour pour le travail « réactionnaire » . Avec mon entreprise de conception de sites Web Divi In Transit Studios, je propose des services de maintenance de sites Web, d'hébergement Web et de référencement, ce qui signifie que je me suis ouvert à certains rôles de support, je ne peux donc pas simplement désactiver mon courrier électronique toute la journée. Je suis très intentionnel d'avoir du temps et de l'espace créatifs, mais aussi de laisser du temps dans la journée pour régler les problèmes de mes clients mensuels lorsqu'ils surviennent.

Avant d'être intentionnel sur ce « temps de travail réactionnaire », je me suis retrouvé complètement pris au dépourvu lorsque les clients avaient des problèmes. Il faudrait que je me libère d'un projet pour gérer un problème et cela déstabiliserait complètement ma créativité. En fonction de l'urgence ou de la situation, bien sûr, je gérerai une urgence immédiatement, mais j'ai constaté que la plupart des problèmes peuvent attendre que je les résolve pendant mon temps de réaction, qui est généralement l'après-midi. Cela m'a permis de me concentrer sur mon travail et s'il m'arrive de voir un e-mail avec une mise à jour du site Web ou une solution rapide, je sais que je pourrai y accéder sous peu et que je ressemblerai toujours à une rock star pour mon client. Et s'il n'y a rien que je doive gérer dans mon temps de réaction alloué… alors il y a du temps supplémentaire que je peux consacrer à un projet ou à un article de blog ET

Alors, voici à quoi ressemble pour moi une journée type de conception de sites Web :

8h30-9h30 (Après mon temps d'échauffement matinal et la planification de ce que je veux accomplir dans la journée) Engagez-vous avec des personnes géniales de Divi dans mon groupe de concepteurs Web Divi. Répondez à autant de courriels que possible concernant les projets en cours et prenez en charge tout travail administratif urgent.
9h30-11h30a Projet 1
11h30-12h30 Envoi d'e- mails au tour 2, appels programmés et travail rapide/ajouts ou mises à jour et tout travail de facturation ou administratif.
1p-3p Projet 2
3p-4p Temps de travail réactionnaire
4p-5p Conclusions d' e -mails , mises à jour rapides, temps passé dans mon groupe Divi Web Designers, etc.

Maintenant, bien sûr, tous les jours ne ressemblent pas à ça. Il y a des réunions, des appels et bien d'autres choses qui entrent en jeu au quotidien. Mais les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables si vous n'avez pas de routine quotidienne que VOUS avez définie et suivie. Cette routine quotidienne m'a aidé à gérer et à équilibrer mon entreprise à un niveau très efficace et m'a non seulement aidé à rester au top de mes projets, mais aussi à rester frais pour mon travail créatif et de résolution de problèmes. Alors maintenant que nous avons une bonne idée de mettre en place une routine quotidienne productive, la prochaine est… oui vous l'avez deviné, une routine hebdomadaire !

2) Mettre en œuvre une routine et un calendrier hebdomadaires pour votre entreprise de conception Web Divi

J'ai une réunion hebdomadaire tous les vendredis matin avec mon groupe de réseautage (d'où proviennent près de 50% de mes prospects et références), donc je manque rarement celle-ci. Le reste de ma semaine est ouvert mais peut vite être complet si je ne fais pas attention et si je laisse mes clients dicter mon emploi du temps . Pendant des années, mes réunions étaient sporadiques et réservées au hasard. Ce n'est plus le cas. Maintenant, je programme généralement toutes mes autres réunions et appels les mardis, mercredis et jeudis et rarement plus de 2 jours par semaine. Il y a de nombreuses raisons à cela.

Tout d'abord, d'après mon expérience, les lundis ne sont généralement pas de bons jours pour les réunions sur le site Web. J'ai constaté que les clients commencent tout juste leur semaine et sont distraits par LEURS tâches et choses à faire, ce qui complique certaines tâches pour un développeur Web qui planifie une stratégie de site Web, reçoit des commentaires, etc. Et d'un autre côté, au à la fin de la semaine, les vendredis se sont également avérés être des jours de réunion assez improductifs. C'est probablement un peu plus évident car à la fin de la semaine, la plupart des gens planifient le week-end et sont généralement sortis en début d'après-midi. Je garde donc toutes mes réunions en personne et la plupart des appels au milieu de la semaine.

Une leçon très importante que j'ai apprise en ce qui concerne les réunions en personne est de les regrouper si possible. Une réunion d'une heure, disons à une demi-heure, représente environ un engagement de 3 à 4 heures. Voici pourquoi; pensez à tout ce qui se passe avant et après la réunion proprement dite. Si vous fixez une réunion à 10h et que vous devez partir à 9h30, par exemple, vous préparez plus que probablement votre matériel entre 9h et l'heure de votre départ. Si la réunion dure environ une heure, cela vous place à environ 11h. Tenez compte du retour en voiture et du temps qu'il faut pour décompresser de la réunion et reprendre le rythme de vos tâches. Il est maintenant plus proche de midi. Oh et puis c'est l'heure du déjeuner. Ainsi, ce qui ressemble à une réunion «courte» peut très rapidement se transformer en une épreuve d'une demi-journée.

Maintenant, si vous compilez plusieurs réunions par semaine, vous pouvez voir comment 3 ou 4 réunions « rapides » peuvent occuper toute votre semaine et vous laisser peu de temps pour votre travail créatif et productif. J'ai donc appris à les regrouper si possible. J'essaierai généralement de planifier des réunions tôt si possible et de les superposer. Je peux donc avoir un rendez-vous à 9h avec un client, puis 10h30 ou 11h avec un autre à proximité. Cela me permet de faire les deux réunions et d'avoir au moins une demi-journée pour mes projets et la routine quotidienne indiqués ci-dessus.

Quelques derniers conseils rapides pour maximiser vos routines quotidiennes et hebdomadaires :

Lorsque vous organisez une réunion ou un appel, soyez précis. Donnez au client quelques options parmi lesquelles choisir. Par exemple : ne demandez pas à un client potentiel « Êtes-vous disponible pour vous rencontrer la semaine prochaine ? » Au lieu de cela, demandez : « Êtes-vous disponible le mardi à 9h ou à 14h ou le jeudi à midi ? » Cette pratique peut vous faire économiser des heures d'échanges d'e-mails et de temps perdu à essayer de trouver un moment qui fonctionne pour vous deux. Fournissez 2 ou 3 fois qui fonctionnent pour VOUS et voyez si l'une de ces options fonctionne pour votre client ou collègue.
Lorsque vous regroupez des réunions, veillez à ne pas les regrouper trop près dans le temps ou trop éloignées les unes des autres. Assurez-vous de vous donner une fenêtre pour le voyage, la décompression cognitive, etc. Vous ne voulez pas quitter une réunion et vous diriger vers une autre avec la première réunion trop en tête. Vous ne voulez pas non plus avoir à vous précipiter et à vous retrouver dans une fenêtre de temps stressante pour essayer de passer d'une réunion à une autre si elles sont éloignées.
Lorsque vous élaborez une routine quotidienne qui vous convient, assurez-vous qu'elle est réaliste, réalisable et flexible en fonction de votre situation. Si les choses se présentent et que ma journée ne se déroule pas exactement comme je l'avais prévu, ce n'est pas grave – je réaffecterai souvent le travail que j'ai manqué au lendemain dans mes segments ouverts. J'ai découvert que si je m'en tiens à une routine quotidienne et que je me concentre sur un ou deux projets et que j'ai un temps de travail réactionnaire, c'est incroyable ce que je peux faire et je peux rattraper mon retard si j'ai raté une tâche de la veille.

En clôture

Eh bien, j'espère que les routines quotidiennes et hebdomadaires que j'ai mises en place dans mon entreprise vous ont aidé à définir des routines dans vos plannings de conception de sites Web ! Encore une fois, ce sont des pratiques qui ont fonctionné pour moi dans mon travail en solo, mais cela peut varier en fonction de votre situation. Alors faites ce qui fonctionne pour vous ! Avez-vous des routines quotidiennes ou hebdomadaires qui vous ont aidé vous et votre entreprise Divi Web Design ? Si tel est le cas, n'hésitez pas à les mentionner dans les commentaires ci-dessous et faites-nous savoir si ces idées vous ont aidé ou inspiré !

À venir demain: Tactiques et pratiques d'organisation pour votre entreprise de conception Web Divi

L'organisation est la clé de votre succès dans toute entreprise. Une fois que vous avez le contrôle de votre temps avec des routines quotidiennes et hebdomadaires qui vous conviennent, il est temps de vous concentrer sur l'organisation de la technologie et des outils que vous utilisez au quotidien. Nous allons explorer quelques moyens pratiques pour vous aider à rester organisé afin que vous puissiez mieux contrôler votre entreprise de conception Web Divi. Jusque là!

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