Tactiques et pratiques d'organisation pour votre entreprise de conception Web Divi

Bienvenue dans la partie 2 sur 5 de notre série Organiser et prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi. Dans cette série, nous explorons plusieurs tactiques, outils et stratégies qui vous aideront à surmonter les difficultés quotidiennes auxquelles nous sommes tous confrontés en tant que concepteurs Web Divi. De l'optimisation de vos routines quotidiennes à la création de systèmes et de processus, en passant par la meilleure expérience de conception Web pour vos clients ; nous fournissons des éléments et des étapes exploitables que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement dans le but de vous aider à prendre le contrôle de votre entreprise de conception Web Divi, que vous soyez un indépendant en solo, une petite agence ou une équipe à distance.

L'organisation est une clé majeure du succès dans toute entreprise. Une fois que vous avez le contrôle de votre temps avec des routines quotidiennes et hebdomadaires qui vous conviennent, il est temps de vous concentrer sur l'organisation de la technologie et des outils que vous utilisez au quotidien. Dans cet article, nous allons explorer quelques moyens pratiques qui vous aideront à rester organisé afin que vous puissiez mieux contrôler votre entreprise Divi Web Design.

Tactiques et pratiques d'organisation pour votre entreprise de conception Web Divi

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur certains sujets qui sont souvent négligés mais qui sont cruciaux pour nos opérations quotidiennes en tant que concepteurs de sites Web. Certains d'entre eux peuvent sembler évidents, mais je pense que nous pouvons tous convenir qu'en tant que développeurs Web expérimentés, il est agréable de se rappeler les choses simples. Et si vous débutez, ces choses peuvent facilement être passées en revue. Alors plongeons-nous !

1) Organiser vos signets

Si vous êtes un concepteur de sites Web comme moi, vous avez probablement des centaines de signets avec des tutoriels, des sites et des liens d'inspiration, des outils en ligne et plusieurs catégories de signets sur votre navigateur. Une tactique qui dépend entièrement de vous est de savoir comment les organiser ! Cela peut sembler un sujet élémentaire, mais j'ai travaillé avec trop de gens qui ouvrent leur navigateur et me font frémir après avoir vu leurs signets désorganisés et dispersés. Je ne peux pas imaginer le temps perdu à essayer de trouver des signets d'il y a des mois ou des années lorsqu'il n'y a pas de système organisé en place.

Donc, je vous recommande fortement d'organiser vos signets dans un système qui vous convient afin que vous puissiez accéder à vos liens rapidement et efficacement. Cela vous fera économiser une quantité surprenante de temps et d'énergie que vous pourrez utiliser ailleurs. Je me rappelle aussi continuellement de supprimer les liens dont je n'ai plus besoin. Mis à part mes signets personnalisés pour les factures et tous ces trucs amusants, je veux vous donner une idée de la façon dont je configure mes signets liés à la conception de sites Web afin que je puisse trouver mes liens enregistrés rapidement et facilement. Maintenant, bien sûr, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de le faire, mais voici à peu près comment j'organise la mienne pour l'efficacité de la conception Web :

Business Stuff - J'ai tous mes liens commerciaux tels que mon identifiant d'hébergement, des outils de gestion de projet et des liens vers mes liens de sites Web les plus utilisés dans ce dossier. Je relie également plusieurs de mes pages clientes telles que ma page de démarrage et ma page aller de l'avant afin que je n'aie pas à les rechercher dans mon navigateur pour les envoyer à un client.

Web Stuff – Mon dossier « Web Stuff » est organisé en 3 parties principales :

1. Web Tools qui comprend des outils que j'utilise quotidiennement ou hebdomadairement. Des choses comme les outils de forme CSS, les outils de couleur, le chercheur d'identifiant de plugin Facebook, etc.
2. Tutoriels Web qui sont divisés en sous-catégories pour les tutoriels de tous les outils que j'utilise. J'essaie de les mettre à jour pour ne pas avoir de tutoriels datant d'il y a des années dont je n'ai plus besoin
3. Divi Stuff qui contient des tutoriels spécifiques à Divi auxquels je me réfère souvent. Les plugins et produits Divi que j'ai enregistrés et prennent en charge les liens de connexion aux produits Divi, etc.

Client Stuff - Souvent, mes clients m'enverront des exemples de sites ou ils auront leurs propres plates-formes auxquelles je dois me connecter. J'avais l'habitude de perdre la trace de ceux-ci et de passer au crible les e-mails et les questionnaires pour trouver les liens, mais maintenant je viens de créer un dossier pour ce client dans mon dossier Client Stuff et j'y ai tous les liens enregistrés pour référence. Puis une fois le site terminé, je supprime leur dossier et je passe à autre chose !

Donc en dehors de mes favoris personnels, c'est ainsi que j'ai organisé mes liens « web design » pour retrouver efficacement mes liens le plus rapidement possible. Encore une fois, ce n'est qu'un exemple de ce que je fais, alors assurez-vous de prendre ces idées et de faire ce qui fonctionne pour vous !

2) Création d'une structure de fichiers organisée

Une chose à laquelle je n'étais pas du tout préparé lorsque j'ai démarré mon entreprise était de savoir comment structurer efficacement les fichiers qui s'accumulaient rapidement sur mon ordinateur. Ce n'est pas un gros problème au démarrage, mais lorsque votre entreprise se développe et que vous commencez à avoir plusieurs clients avec potentiellement des centaines de fichiers, cela peut devenir incontrôlable très rapidement. Si vous êtes comme moi, vous frémissez de voir trop de fichiers sur votre bureau, il est donc important d'avoir une structure organisée où vous pouvez facilement localiser vos fichiers. Maintenant, bien sûr, vous allez avoir des fichiers personnels, des photos et plus encore, il est donc important de ne pas mêler ces fichiers à vos fichiers professionnels.

Pour ce qui est des affaires, j'ai un dossier « maître » où se trouvent tous mes fichiers clients. Je sépare tous mes clients dans leurs propres dossiers et j'ai un système de sous-dossiers standardisé qui ressemble souvent à ceci :

Dans le dossier client :

• Logo
• Contenu et documentation
• Code personnalisé et sauvegardes manuelles
• Graphiques et fichiers de travail
• Images et graphiques Web en direct
• Connexions client
• Fichiers divers

Selon la complexité du client et du projet, ces dossiers peuvent contenir des sous-dossiers. Par exemple, si un client a plusieurs membres de l'équipe et des photos pour chaque personne, je peux avoir un dossier séparé pour les photos de tête. Tout dépend de la quantité de fichiers, d'images, etc. Mais s'en tenir à cette structure de fichiers formalisée m'a aidé à garder une trace des choses et à pouvoir facilement m'y référer en cas de besoin. J'ai également des dossiers séparés pour tous mes plugins WordPress, plugins Divi, scripts Divi et code personnalisé, etc.

Encore une fois, cela peut sembler un sujet élémentaire mais il n'y a pas de formation formelle sur la façon d'organiser vos dossiers à l'école. Et surtout si vous débutez dans la conception de sites Web, vous devez vous y préparer AVANT de commencer à accumuler des centaines et des milliers de fichiers.

3) Organiser vos rappels, e-mails et rappels de prospects

Tout au long de la journée en tant que concepteur de sites Web, vous recevrez souvent des appels et des e-mails à la recherche d'une réponse dès que vous serez disponible. J'ai évoqué l'idée de segmenter votre routine quotidienne pour permettre les rappels et le travail « réactionnaire » dans le post précédent mais la question reste de savoir comment organiser ces appels ou e-mails. Voici la règle numéro un selon laquelle je vis quand il s'agit de ne pas oublier d'envoyer des e-mails et des rappels : sortez-le de votre tête et sur papier ou dans un dossier . Si un client vous appelle mais que vous êtes au milieu d'un projet et que vous ne voulez pas casser votre rythme, c'est très facile de penser à vous-même, je le rappellerai dans quelques heures. Mais le plus souvent, vous serez distrait et vous oublierez très facilement l'appel. La façon dont j'ai aidé à éviter cela est de les noter immédiatement sur mon agenda quotidien.

J'utilise le planificateur ActionDay qui se trouve sur mon bureau et qui est un moyen très utile et pratique de noter les appels et les e-mails que je dois passer ce jour-là. Il existe bien sûr de nombreux outils et plateformes en ligne pour aider avec ce type de choses, mais je préfère avoir quelque chose à écrire devant moi. Vous pouvez utiliser des post-it mais ceux-ci peuvent encombrer un bureau très rapidement

Et les perspectives maintenant ? J'utiliserai souvent mon agenda quotidien pour me rappeler les propositions à envoyer et les e-mails de prospection auxquels répondre, mais les clients potentiels ont souvent besoin de quelques rappels. Lorsqu'un client vous contacte initialement, il s'attend à être recontacté rapidement et j'essaie de vous répondre dans les 24 heures. Ensuite, une fois que j'ai pris contact et recueilli des informations, je mets en place un rappel pour préparer une proposition. Après l'envoi de la proposition, si je n'ai aucune réponse dans un délai de 1 à 2 jours, j'envoie toujours un e-mail de rappel amical en vérifiant simplement qu'ils ont reçu la proposition et s'ils ont des questions.

Vous pouvez définir ces rappels de manière pratique en les plaçant dans votre calendrier, votre agenda quotidien ou même en configurant des filtres de messagerie pour conserver tous vos prospects et « contacter » les e-mails dans un dossier séparé. Quoi qu'il en soit, il est important de garder une trace de la communication avec vos prospects, car c'est la pierre angulaire de votre entreprise. Alors essayez certaines de ces méthodes et faites ce qui fonctionne pour vous !

4) Sauvegarder vos fichiers

Enfin, si vous n'êtes pas encore sérieux au sujet de la sauvegarde de vos fichiers, il est temps de passer aux choses sérieuses. Voici quelques questions que j'aimerais vous poser :

Que se passerait-il si votre ordinateur était volé ou détruit dans un incendie dans une maison ou un bureau ?
Quelles seraient les répercussions si vous perdiez tous vos fichiers clients, identifiants et mots de passe ?

Il y a plusieurs années, j'avais tous mes fichiers sauvegardés, pas assez souvent, attention, sur un seul disque dur externe. Ce disque dur est devenu corrompu après plusieurs années d'utilisation sur plusieurs appareils et pendant qu'il était examiné par un magasin informatique local, mon ordinateur principal avait également des problèmes de démarrage. J'étais dans une situation très réelle et dangereuse de perte potentielle de toutes mes données. Heureusement, j'ai pu transférer manuellement les fichiers de mon ordinateur vers un nouveau disque dur externe avant qu'il ne doive être restauré, mais j'ai presque perdu pratiquement tous les fichiers, images, mots de passe et tout le travail que j'avais créé pour moi et ma clientèle jusqu'à ce point.

Cela m'a appris une leçon de vie très importante que je veux vous transmettre :

"Deux est un et un n'est aucun."

Cela signifie que tous mes fichiers ont été sauvegardés sur 1 disque dur externe, mais cela est devenu corrompu et était inutile. Même si vous avez une sauvegarde sur un appareil, si quelque chose arrive à cet appareil, vous n'avez rien. Il vous en faut au moins 2 ! À partir de ce moment, j'ai créé un nouveau système de sauvegarde qui m'a bien servi depuis. J'ai maintenant 2 disques durs externes : un pour les sauvegardes hebdomadaires et un pour les sauvegardes mensuelles. Si mon ordinateur venait à tomber en panne, je n'aurais pas de problèmes car j'ai tout sauvegardé deux fois et stocké dans des emplacements séparés.

Vous pouvez également expérimenter la sauvegarde de fichiers à l'aide de Dropbox, Google Dive et d'autres services de sauvegarde basés sur le cloud. L'objectif principal est de vous assurer que tous vos fichiers ne se trouvent pas sur un seul appareil, car si quelque chose devait arriver, vous pourriez perdre tous les fichiers de vos clients et travailler dur.

En clôture

J'espère que certaines des tactiques et pratiques d'organisation que j'ai mises en œuvre dans mon entreprise vous ont encouragé à faire de même ! Nous ne faisons qu'effleurer la surface des façons dont vous pouvez organiser votre entreprise, alors assurez-vous de tester certaines de ces idées et de faire ce qui fonctionne pour vous. Et si vous avez des techniques d'organisation que vous aimeriez transmettre, assurez-vous de nous le faire savoir dans les commentaires ci-dessous !

Demain : des processus d'intégration client efficaces pour votre entreprise de conception Web Divi

Il existe plusieurs défis lors du démarrage d'un nouveau projet de conception Web Divi; de s'assurer que le client est préparé et connaît votre processus, à l'obtention de contenu, à la définition d'attentes et de délais réalistes - ce sont des difficultés auxquelles nous sommes tous confrontés en tant que concepteurs de sites Web. Demain, nous explorerons quelques moyens pratiques de créer un processus d'intégration efficace pour vous et vos clients !

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